Wat is een deliverable in projectbeheer?

Elk project heeft een doel. Of u nu uw website aanpast of de volgende Eiffeltoren bouwt, u en uw team werken ergens naartoe. Uiteindelijk betekent een succesvol project dat u aan het eind van de projecttijd iets kunt laten zien, of dat nu iets tastbaars is, zoals een nieuw product of een e-book, of iets immaterieel, zoals minder klanten of een hogere NPS-score.

Dat "ding" waar u naartoe werkt, is een deliverable. Als u weet wat uw deliverables zijn, en als u die deliverables duidelijk aan uw team en de belanghebbenden meedeelt, kunt u uw projectdoelstellingen bereiken. In dit artikel behandelen we alles wat u moet weten om uw projectdeliverables te identificeren, vast te stellen en te bereiken.

Wat zijn projectdeliverables?

Projectdeliverables zijn de resultaten die u aan het eind van uw project verwacht te hebben. Deliverables kunnen van alles zijn: een nieuw product, een marketingcampagne, een functie-update, een verkoopdossier, een daling van de opzegtermijn, of een stijging van de NPS-score, om er maar een paar te noemen. Uw project kan een of meer deliverables hebben, maar als u duidelijk aangeeft waar u naartoe werkt, kan dat uw team helpen om de taken op elkaar af te stemmen en prioriteiten te stellen, zodat het belangrijkste werk gedaan kan worden.

Als u nieuw bent in projectbeheer, hebt u misschien al enkele andere termen gehoord die vergelijkbaar klinken met een project-deliverable. Hier ziet u hoe ze zich tot elkaar verhouden:

Deliverables vs. projectdoelstellingen

Uw projectdoelstellingen helpen u bij het bepalen van uw projectresultaten, maar projectdoelstellingen zijn breder dan alleen uw resultaten. Wanneer u uw projectdoelstellingen bepaalt, legt u ook de voordelen en resultaten vast die u van die deliverables verwacht, vooral omdat ze verband houden met het grotere geheel van uw projectdoelen en bedrijfsdoelstellingen.

Voorbeeld van een projectdoelstelling: De veiligheid van het bedrijf verhogen door SSO en tweestapsverificatie in te voeren.

Voorbeeld van een deliverable: Met het hele bedrijf overstappen op de nieuwe SSO dienst.

Deliverables vs. projectmijlpalen

Mijlpalen zijn tussenbestemmingen die u tijdens uw project verwacht te bereiken. Ze staan voor de voltooiing van een belangrijk deel van het werk, maar ze vinden plaats tijdens en niet aan het eind van uw project. Zie uw projectmijlpalen als de bouwstenen die u helpen uw projectdeliverables te bereiken.

Voorbeeld van een deliverable: Uitrollen van een nieuwe merkmarketingcampagne via betaalde sociale media, YouTube-advertenties, en print.

Voorbeeld van een projectmijlpaal:Een bureau inhuren voor de creatieve productie.

De twee soorten deliverables

Om uw deliverables te halen, is het belangrijk dat u weet naar welk soort deliverable u toewerkt. Dit zal van invloed zijn op de manier waarop u de deliverables opmaakt en daadwerkelijk overhandigt als het project eenmaal voltooid is. Er zijn twee soorten deliverables, en het soort project waaraan u werkt zal bepalen naar welk soort deliverable u toewerkt.

Externe deliverable

Dit is waarschijnlijk waar u aan denkt als u "projectdeliverable" hoort. Externe deliverables zijn alles wat u voor klanten produceert, zoals een product of een nieuwe functie, een sociale media- of marketingcampagne, of een sales deck. Externe deliverables helpen u uw klantenbestand te winnen of te behouden.

Interne deliverables

Een interne deliverable is, zoals de naam al zegt, iets waar uw bedrijf baat bij heeft, maar dat geen direct gevolgen heeft voor uw klanten. Daartoe behoren dingen als een bedrijfstraining of een driemaandelijks begrotingsverslag. Als de eindgebruiker van uw project uw bedrijf is, dan werkt u waarschijnlijk aan een interne deliverable.

5 tips om projectdeliverables te beheren en bij te houden

1. Definieer duidelijk uw deliverables

Voordat u uw projectdeliverables kunt bereiken, moet u eerst weten wat ze zijn. Streef ernaar uw projectdeliverables te maken terwijl u uw projectplan maakt en uw projectdoelstellingen definieert. Op die manier heeft uw team vanaf het begin van het project een duidelijk idee van waar het naartoe werkt, en ook een duidelijk stappenplan van hoe u daar gaat komen.

Om uw projectdeliverables te definiëren, begint u met uzelf een paar vragen te stellen:

• Wat wil dit project bereiken?

• Hoe ziet "succes" eruit voor dit project?

• Leveren wij interne of externe deliverables?

• Wat is het eindresultaat dat we aan de externe klant of het interne team willen leveren?

2. Deel uw resultaten met de belangrijkste belanghebbenden

Het heeft geen zin om uw projectdeliverables te kennen als de voornaamste belanghebbenden er niet achter staan. Zorg ervoor dat u uw deliverables doeltreffend en regelmatig deelt met alle belangrijke belanghebbenden, zodat iedereen op dezelfde lijn zit. Als u dat nog niet gedaan hebt, deel dan uw projectplan met hen, zodat zij toegang hebben tot uw belangrijkste projectinformatie.

3. Coördineer werk met visuele projectbeheertools

Om uw projectresultaten te halen, moet u het werk van uw team doeltreffend volgen, zodat u precies weet wie wanneer wat doet. Om dat te doen, hebt u een centrale bron van waarheid nodig. Met projectbeheersoftware heeft uw hele team een manier om het werk te volgen en uit te voeren, zodat ze precies weten wie wanneer wat aan het doen is. Zo kunt u het doel van het project delen en ook het werk dat uw team doet in realtime volgen.

Er zijn drie hoofdtypes van visueel projectbeheer:

• Kanbanborden helpen u bij het visualiseren van werk dat in fasen verloopt. In een kanbanbord wordt het werk weergegeven op een projectbord dat per kolom is georganiseerd. Afzonderlijke taken, die als visuele kaarten op het bord worden weergegeven, lopen door de kolommen tot ze voltooid zijn. Met een kanbanbord kunt u in één oogopslag zien hoe u vordert in de richting van de projectresultaten, aan de hand van de positie van elke individuele taak op uw kanbanbord.

• Om uw project in een tijdlijn te zien, gebruikt u Gantt-grafieken. Gantt-grafieken zijn staafdiagram-achtige weergaven, waarbij taken als horizontale balken op het staafdiagram worden weergegeven. Zo kunt u niet alleen zien wanneer een taak voltooid moet zijn, maar ook hoe lang dat moet duren. Volg complexe processen, zoals productlanceringen of evenementenplanning, met Gantt-grafieken. Gantt-grafieksoftware heeft meestal ook een manier waarmee u de mijlpalen van een project beter kunt visualiseren. Met een Gantt-grafiek kunt u precies volgen waar u zich in de tijdlijn van uw project bevindt, en hoe u op weg bent naar uw deliverables.

• Gebruik een projectagenda om het werk van uw hele maand in één centraal overzicht te zien. Zoals de naam al zegt, lijkt een projectagenda op een traditionele agenda, en u kunt gemakkelijk taken naar de juiste vervaldatum slepen. Projectagenda's zijn een geweldige manier om de maandelijkse productie bij te houden, zoals een redactionele agenda of een agenda voor inhoud op sociale media. Dit soort visueel projectbeheer kan u helpen ervoor te zorgen dat u alle belangrijke dagelijkse taken uitvoert, zodat u aan het eind van de projecttijdlijn de gewenste deliverables hebt.

4. Houd uw team op de hoogte met statusrapporten

Een projectstatusrapport is een tijdige update met informatie op hoog niveau over hoe u vordert in de richting van uw projectresultaten. Op die manier kunt u met uw team afstemmen over de voortgang naar uw doelstellingen. Indien nodig, kunt u de koers bijsturen voor het te laat is, in plaats van aan het eind van uw projecttijdlijn te belanden en te moeten proberen uw deliverables af te krijgen.

Bij Asana raden we u aan wekelijkse of tweewekelijkse rapporten te sturen om uw team op één lijn te houden wat betreft uw projectdoelstellingen en -deliverables. Projectstatusrapporten zijn ook een goede manier om het grote geheel te delen met projectbelanghebbenden die het dagelijkse werk van het project misschien niet volgen.

De beste plaats om een projectstatusupdate te delen is op dezelfde plaats waar u uw werk bijhoudt. In plaats van tijd te besteden aan het handmatig verzamelen van gegevens uit allerlei bronnen, zoekt u een werkbeheertool die rapportage- en statusfuncties biedt, zodat u met één klik op de knop realtime inzicht krijgt.

5. Meet het succes wanneer u uw project afrondt

Hopelijk hebt u al uw projectdeliverables bereikt. Maar ook als dat zo is, is het nog steeds belangrijk om meetgegevens te verzamelen en het succes van uw project als geheel te evalueren. Hebt u uw deliverables gehaald, maar uw projectschema overschreden? Hebt u uw deliverables gemakkelijk gehaald en toch nog tijd en middelen over? Als u aan een extern resultaat werkte, hoe hebben de externe belanghebbenden gereageerd? Neem de tijd om met uw projectteam te praten, zodat u al het geleerde kunt meenemen naar de volgende keer dat u projectresultaten creëert en beheert.

Alvorens uw eigen projectdeliverables te schrijven, kunt u deze voorbeelden bekijken

De deliverable die u maakt, hangt af van uw projectdoelstellingen en uw projectplan. Uw deliverable moet redelijk zijn voor de reikwijdte van uw project. Streef er met andere woorden, niet naar iets te leveren dat u nooit zou kunnen verwezenlijken binnen de tijdlijn van het project of met de middelen die u hebt. Een goede projectdeliverable schrijven kan u helpen een succesvol project op te zetten en uw doelen te bereiken. Hier volgen een paar veel voorkomende projecten en realistische deliverables voor elk project.

Marketingcampagneplan

• Soort deliverable: Externe deliverable

• Voorbeeld externe deliverable: Eén live-action video van 60 seconden, geformatteerd voor YouTube.

Verkoopplan

• Soort deliverable: Interne deliverable

• Voorbeeld interne deliverable: Robuuste verkoop- en operationele planning met details over inkomende en uitgaande verkoopstrategie, inkomstendoelstellingen, doelklanten en verkooptools voor het fiscale jaar 2022.

Sjabloon voor bruikbaarheidstesten

• Soort deliverable: Externe deliverable

• Voorbeeld externe deliverable: Voltooiing van de bruikbaarheidstestsessie met tenminste 20 deelnemers op 4 augustus.

Lancering productmarketing

• Soort deliverable: Externe deliverable

• Voorbeeld externe deliverable: Promotie van nieuwe producteigenschappen via social, web en PR.

Planning van bedrijfsevenementen

• Soort deliverable: Interne deliverable

• Voorbeeld interne deliverable: Virtueel bedrijfsfeest op 18 december.

Hoe Deputy de afstemming tussen bedrijven verbetert met Asana

Deputy maakt de personeelsplanning eenvoudiger voor werkgevers met gemakkelijk bij te houden roosters en gewerkte uren. Ook werknemers profiteren ervan doordat ze via een app werkuren kunnen bijhouden en van shift kunnen wisselen. Organisaties van alle groottes - van SMB's tot grote ondernemingen - gebruiken Deputy, waaronder Amazon, Aesop, Nike, Messina, en Reliant Healthcare.

Het kan best lastig zijn om op grote schaal technologie te beheren, maar voeg daarbij een gebrek aan standaardisatie en het kan chaotisch worden. Bij Deputy gebruikten de teams verschillende hulpmiddelen voor werkbeheer, wat leidde tot informatiesilo's, miscommunicatie en verloren gegevens. Deze inefficiënties verminderden de transparantie van projecten en deliverables in het hele bedrijf.

De oplossing van Deputy voor dit probleem was het consolideren van al hun tools voor personeelsbeheer. Er werd nog maar één tool in het hele bedrijf gebruikt, waardoor de samenwerking gemakkelijker werd en de transparantie in het hele bedrijf toenam. Deputy koos voor Asana omdat het aan de behoeften van het bedrijf voldeed en de beste gebruikerservaring bood.

Het is een verademing geweest om alles op één plaats te hebben. Asana maakt het voor ons veel gemakkelijker om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde koers blijft.”

Asana wordt nu in het hele bedrijf gebruikt bij Deputy, door verschillende afdelingen:

• Marketing gebruikt Asana-formulieren voor intakeverzoeken en beheert al hun campagnes in het platform. Dit heeft de samenwerking binnen het team gemakkelijker gemaakt.

• Klantondersteuning volgt de ontwikkeling van artikelen voor het hulpcentrum van Deputy om ervoor te zorgen dat alle onderwerpen uitvoerig worden behandeld.

• Klantsucces beheert klantimplementaties in Asana zodat tijdlijnen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn.

• Finance en andere bedrijfsteams vertrouwen op het platform om hun terugkerende werk te beheren, zoals de maandafsluiting, en grote projecten.

• Project Management Office (PMO) houdt grote projecten bij zoals compliance en kantoorverhuizingen. Asana-taken zorgen ervoor dat er geen detail over het hoofd wordt gezien.

• Bedrijfs-engineering plant hun driemaandelijkse en maandelijkse sprints in Asana en beheert projecten, zoals de implementatie van Zendesk voor het klantondersteuningsteam, in de tool.

In het algemeen heeft Asana één enkele bron van waarheid gecreëerd die transparantie in het hele bedrijf mogelijk maakt en ervoor zorgt dat elke afdeling in dezelfde richting gaat. De grotere zichtbaarheid over projecten en te leveren deliverables heeft ook het vertrouwen verbeterd, wat vooral belangrijk is in de huidige werkomgeving op afstand, waar 59% van de werknemers in asynchrone uren werkt.

Met Asana kunnen teamleden gemakkelijk in realtime zien waar iedereen aan werkt, en wanneer ze kunnen verwachten dat die deliverables klaar zijn. Als het werk af is, hoeft een werknemer alleen maar te markeren dat een deliverable af is, zodat de juiste mensen op de hoogte worden gebracht - er is geen e-mail nodig. Dit heeft bijgedragen tot meer efficiëntie in de hele organisatie, omdat verantwoordelijkheden, deliverables, en deadlines duidelijk zijn.

Om meer te leren over hoe het Deputy team Asana in het hele bedrijf gebruikt, kunt u de volledige casestudy lezen.

Haal elke keer uw projectdeliverables

Het geeft een goed gevoel als u bereikt wat u wilde bereiken - en dat geldt ook voor de deliverables van uw project. Uiteindelijk komt het er op aan duidelijke doelstellingen te bepalen en mee te delen, en die doelstellingen in de loop van het project te volgen. Om uw team duidelijkheid en zichtbaarheid in het werk te geven, kunt u een werkbeheertool proberen.

Asana is een tool voor werkbeheer, ontworpen om teams te helpen synchroon te blijven, hun deadlines te halen, en hun doelen te bereiken. Lees meer over Asana.