De Work Breakdown Structure (WBS) voor projectbeheer: Wat is het en hoe gebruik je het?

A Work Breakdown Structure (WBS) is een visuele uitsplitsing van een project. Beginnend met de reikwijdte van het werk, toont de WBS de deliverables en hoe deze verbonden zijn met het overkoepelende project.

Omdat een Work Breakdown Structure visueel wordt weergegeven, kan er bij het maken gebruik gemaakt worden van een combinatie van workflowbeheersoftware en raamwerken voor projectbeheer. Sommige van deze methodes omvatten tijdlijnen, Kanbanborden en agenda's. 

We laten je stap voor stap zien hoe je een Work Breakdown Structure maakt en wat deze omvat. We tonen je ook voorbeelden van hoe je ze in je eigen werk kunt toepassen.

Wat is de Work Breakdown Structure in projectbeheer?

Een Work Breakdown Structure is een tool die je helpt de hiërarchie van je project te organiseren. Met een WBS kun je deliverables uitsplitsen in sub-deliverables om projecten te visualiseren en de belangrijkste afhankelijkheden uiteen te zetten. Elke Work Breakdown Structure is opgebouwd uit een aantal onderdelen:

• Een projectbasislijn of bereikverklaring, die een projectplan, beschrijving en naam omvat

• Projectbelanghebbenden

• Een geordend projectschema

• Projectdeliverables en ondersteunende subtaken

Projectmanagers gebruiken Work Breakdown Structures om teams te helpen complexe projectbereiken uit te splitsen en projecten en deliverables met afhankelijkheden te visualiseren, en bieden teamleden een visueel overzicht van het project in plaats van een takenlijst.

Vanaf dit punt organiseer je je structuur op basis van de hiërarchische niveaus van subdeliverables. Je project kan ook fasen omvatten, afhankelijk van het werk dat nodig is en de totale tijdlijn van het project.  

De 2 soorten WBS

1. Op deliverables gebaseerde Work Breakdown Structure: Dit is een deliverables-gerichte hiërarchische ontleding van het werk. Maak je geen zorgen als je dat nogal een mond vol vindt, in wezen betekent dit dat je kijkt naar het overkoepelende projectbereik en je je werk opsplitst in deliverables die het ondersteunen. Deze benadering is het beste voor kortere projecten met een heel duidelijk resultaat. Bijvoorbeeld het ontwikkelen van je jaarlijkse winstverslag.

2. Fasegebaseerde Work Breakdown Structure: Hier gebruik je projectfasen om werkpakketten te maken die groepen taken omvatten. Deze taakgroepen worden vervolgens in fasen voltooid. Je kunt een fasegebaseerde WBS het best gebruiken voor langere projecten met minder vastomlijnde resultaten. Je wilt bijvoorbeeld de komende drie jaar je retentie met 20% verbeteren.

Wat zijn de drie niveaus van Work Breakdown Structure?

Niveaus van een Work Breakdown Structure helpen om taken te scheiden naargelang de afhankelijkheden. Aangezien projecten zo sterk kunnen verschillen, zullen de niveaus van uw Work Breakdown Structure dat ook doen. Hoewel de meeste projecten wel enige vorm van afhankelijkheden hebben, is het mogelijk dat u projecten tegenkomt die geen subafhankelijkheden vereisen. 

Er zijn drie hoofdniveaus van afhankelijkheden, hoewel uw structuur er meer of minder dan dat zou kunnen vereisen. Elk niveau is verbonden met een bovenliggende taak, met het werk dat nodig is om de bovenliggende taak te voltooien georganiseerd in afhankelijkheden.  

Laten we eens kijken naar de drie afhankelijkheden van het hoogste niveau binnen een Work Breakdown Structure. 

Niveau 1: de bovenliggende taak

Het eerste niveau van een Work Breakdown Structure is de meest vereenvoudigde vorm van het project, omdat het de bovenliggende taak bevat. Dit is gewoonlijk hetzelfde als de projectdoelstelling. 

Stel, bijvoorbeeld, dat uw projectteam werkt aan de vernieuwing van het ontwerp van uw website. Het eerste niveau van uw WBS zou er ongeveer zo uit kunnen zien:

• Lancering nieuw websiteontwerp

Zoals u ziet, is het eenvoudig en rechtlijnig. Niveau één is de basisdoelstelling en de eerste stap van uw vele fasen van projectbeheer. Het werk dat nodig is om dit doel te bereiken, komt later in niveau twee en drie. 

Niveau 2: afhankelijkheden en taken

Vanaf daar wordt uw Work Breakdown Structure wat ingewikkelder, afhankelijk van de omvang van het project. Niveau twee van uw WBS zal subtaken, ook wel afhankelijkheden genoemd, van de bovenliggende taak bevatten. 

Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar de taken die nodig kunnen zijn om een nieuw websiteontwerp te lanceren. 

• Organiseer een creatieve brainstormsessie

• Vernieuwing van de merkrichtlijnen

• Raamwerk voor berichten ontwikkelen

• Uw logo herontwerpen

• Nieuwe fotografie toevoegen 

Hoewel iets fijnmaziger dan niveau één, is niveau twee nog steeds een overzicht op hoog niveau van de afhankelijkheden die nodig zijn om de projectdoelstelling te bereiken. 

Niveau 3: subtaken

Splits op het derde niveau van de WBS deze afhankelijkheden nog verder uit tot beheersbare componenten, zogenaamde sub-afhankelijkheden. Tijdens deze fase, het laagste niveau van de levenscyclus van het project, definieer je de meest gedetailleerde taken. Deze uitvoerbare taken vereenvoudigen het pad naar het voltooien van al je vereiste deliverables.

Laten we doorgaan met het bovenstaande voorbeeld: dit zijn de taken van het derde niveau die je zou kunnen gebruiken voor een nieuw websiteontwerp.

• Kies merkkleuren

• Bouw een moodbord voor het merk

• Wijs UX-ontwerpers aan

• Bouw een mockup-ontwerp

• Evalueer de mockups en keur ze goed

• Plan een fotoshoot voor het merk

• Bewerk foto's en geef ze de juiste grootte

Zoals je kunt zien is het werk dat moet worden verricht om de projectdoelstelling te realiseren steeds duidelijker. Je kunt er zelfs voor kiezen om extra niveaus aan je WBS toe te voegen, afhankelijk van hoe specifiek je visuele weergave wilt hebben.

Wat zit er in een werkverdelingsstructuur?

Een Work Breakdown Structure is in wezen een gecondenseerd projectplan, georganiseerd in een visuele hiërarchie. Dat betekent dat het alles bevat wat een succesvol projectcharter heeft, waaronder WBS-elementen zoals doelstellingen, deliverables, tijdschema's en belangrijkste belanghebbenden. 

Om je eigen WBS te maken, moet je eerst weten wat je erin opneemt. Gelukkig kunnen we je daarbij helpen. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste onderdelen die je zou moeten opnemen in je Work Breakdown Structure.

WBS-adresbook

Een Work Breakdown Structure-woordenboek is een goede plek om te beginnen wanneer je een nieuwe projectstructuur bouwt. Omdat de visuele aard van een goede WBS geen ruimte laat voor gedetailleerde uitleg, beschrijft het WBS-woordenboek elke taak gedetailleerder. Het maken van een woordenboek is een essentieel onderdeel wanneer je leden van het projectteam wilt helpen de noodzakelijke details van je taken makkelijker te vinden.

Hoewel het door u gemaakt is, kan het nuttig zijn de hulp in te roepen van teamleden van verschillende afdelingen. Zo kunt u ervoor zorgen dat het woordenboek zo nuttig mogelijk is en dat alle punten correct worden uitgelegd.

Enkele velden die u in uw woordenboek moet opnemen zijn:

• Taaknamen: Houd dit duidelijk en eenvoudig, beperk je tot een paar woorden.

• Beschrijvingen: Wees hier een beetje gedetailleerder, maar niet meer dan een zin of twee.

• Deliverables: Nogmaals, specifiek zijn is het belangrijkste. Wees duidelijk over wat je, precies, verwacht dat het team voltooid..

• Budget: Je projectuitgaven, inclusief hoeveel je gaat uitgeven, voor wat en wanneer.

• Mijlpalen: Significante momenten op de projecttijdlijn waarop een batch taken is voltooid.

• Goedkeuringen: Welke taken, als er zulke taken zijn, hebben goedkeuringen nodig?

Hoewel je talloze velden kunt opnemen, moet je vooral stilstaan bij de vraag of je een bron maakt waar leden van het projectteam de informatie over het projectwerk kunnen vinden die ze nodig hebben om de verschillende taken uit te voeren.

Taakbeschrijving

De taakomschrijving omvat zowel een taaknaam als een korte beschrijving van de doelstellingen. Omdat je WBS niet voldoende ruimte zal hebben voor een volledige beschrijving, kun je aanvullende details opnemen in je WBS-woordenboek.

Het doel van de taakbeschrijving is dat de teamleden gemakkelijk kunnen herkennen wat de taak inhoudt, en wel op de kortst mogelijke manier. Laat u dus nog niet te veel in beslag nemen door de vereiste details. 

Taakeigenaar

Wie is aangewezen als taakeigenaar is een belangrijk stuk informatie dat je moet opnemen, zowel vanwege de verantwoordelijkheid als de communicatie. Hoe gemakkelijk het is om informatie te vinden, hoe sneller de taken zullen worden afgemaakt. Hoewel het vaak projectmanagers zijn die taakeigenaren zijn, kunnen, afhankelijk van het type taak, ook afdelingshoofden en managers eigenaren zijn.

Er is niets erger dan tijd verspillen met het zoeken naar projectinformatie. Door taakeigenaars toe te wijzen kan de teamproductiviteit verbeterd worden, omdat de belanghebbenden bij een project dan snel vragen kunnen stellen aan de juiste persoon.   

Taakbegroting

Hoewel het niet altijd nodig is, moeten projecten die grote budgetten vereisen zorgvuldig bijgehouden worden. Het is nuttig om budgetplafonds voor specifieke taken toe te wijzen, zodat u gemakkelijk kunt volgen hoe dicht u bij het toegewezen budget zit. 

Als u uw budget niet bijhoudt, kunt u meer uitgeven dan verwacht, en dat kan uw winstmarge aantasten. Zorg er dus voor dat u niet alleen uw totale budget bijhoudt, maar ook de kosten van de afzonderlijke taken. 

Voltooiingsdatum 

Het zal geen verrassing zijn om te horen dat het bijhouden van uw streefdatum voor voltooiing een belangrijk detail is. Toch is het belangrijk dat u voorbereid bent op veranderingen in uw einddatum. 

Hoewel het moeilijk kan zijn om meerdere projecten te beheren die hun toegewezen tijdschema overschrijden, is het soms onvermijdelijk. Om de voortgang goed te kunnen volgen, moet u elke taak opsplitsen in een tijdlijn of een ander projectbeheertool. Zo kunt u vertragingen in de tijdlijn in realtime opmerken en voorkomen dat deadlineproblemen zich opstapelen en u de oorspronkelijke einddatum doet missen. 

Taakstatus

Samen met het bijhouden van de tijdlijn is het documenteren van de taakstatus belangrijk om snel de voortgang te kunnen controleren. Dit kan op verschillende manieren worden vastgelegd, maar veel teams gebruiken termen als open, in behandeling en voltooid. 

Dit zal niet alleen helpen om de vorderingen bij te houden, maar ook een overzicht op hoog niveau geven van de productiviteit van de teams. Als er bijvoorbeeld een patroon is dat bepaalde teams er niet in slagen taken te voltooien, kan er een onderliggend probleem zijn. Op die manier kunt u werken aan het oplossen van problemen met de teamwerkbelasting of met de communicatie, voordat het grote problemen worden.  

Een werkverdelingsstructuur maken

Nu komt het leuke gedeelte. Aangezien een Work Breakdown Structure de vorm heeft van een visuele hiërarchie, zijn er een aantal manieren om die van u te maken. Het mooiste is dat u zelf kunt kiezen welke methode het beste bij u en uw team past. 

Veelgebruikte visuele methoden die teams gebruiken zijn tijdlijnen, kanbanborden en kalenders. Afhankelijk van de software die u gebruikt, kunnen sommige functies er in elk geval iets anders uitzien. Laten we eens in deze drie methoden duiken, om een dieper inzicht te krijgen in hoe u in elk ervan een Work Breakdown Structure kunt maken. 

Tijdlijnen (of Gantt-grafieken)

Tijdlijnen zijn geweldige hulpmiddelen om het werk op een leuke en kleurrijke manier te visualiseren. Ze zijn ook zeer geschikt om de nodige functionaliteit voor een WBS te verschaffen. Hier zijn enkele van de functies die u krijgt met een tijdlijn, ook bekend als een flowchart of Gantt-grafiek:

• Traditionele spreadsheets bijhouden

• Voortgang bijhouden

• Taken aanpassen

• Taken verbinden via afhankelijkheden

• Deadline-verschuivingen aanpassen

• Taakeigenaars toewijzen

• Ongeplande taken opslaan

• Kleurcodering aanpassen

• Sectie per niveaus

• Taken filteren en sorteren

U kunt op verschillende manieren aan uw WBS beginnen, onder andere door een bestaande spreadsheet te importeren of door het rechtstreeks in tijdlijnsoftware te bouwen. Tijdlijnen verschillen van kanbanborden en agenda's door de visuele lay-out en de aanpasbare functionaliteit. Het is echt aan u om te bepalen welke weergave voor uw team de juiste is. 

Kanbanborden 

Kanbanborden lijken op tijdlijnen, maar verschillen in de manier waarop ze visueel worden georganiseerd. In plaats van op een horizontale lijn te zijn georganiseerd, zijn ze zo ontworpen dat ze eruitzien als borden. Kanbansoftware kan met het volgende helpen om je projecten op schema te houden:

• Voortgang bijhouden

• Taken aanpassen

• Taken verbinden via afhankelijkheden

• Deadline-verschuivingen aanpassen

• Plan workflows

• Communiceer op één plaats

• Plan productroutekaarten

Een kanbanbord is een andere goede optie om uw WBS uit te bouwen, en het is een van de meest gebruikte tools voor het dagelijkse middelenbeheer. Een van de beste dingen aan deze tool is dat u de details van de taken van tevoren kunt zien. Daardoor is het een goede optie als u geen WBS-woordenboek kunt maken.

De beste manier om met deze methode te beginnen is door eerst een hiërarchie binnen uw kanbanbord op te bouwen. 

Agenda's

De derde mogelijkheid om zelf een WBS te maken is door gebruik te maken van teamagendasoftware. Hoewel ze niet zo vaak gebruikt worden voor breakdown-structuren als de vorige opties, zijn ze een geweldig hulpmiddel om projecten te visualiseren. Ze zijn ook bijzonder handig om te schakelen tussen dag-, week-, en maandoverzichten voor grote projecten.

Agenda's zijn geweldige tools voor het maken van een WBS en ze geven je een andere visuele ervaring dan de bovenstaande opties. Om met behulp van een agenda aan je WBS te beginnen, kun je een bestaand spreadsheet importeren of binnen je agendasoftware beginnen met het bouwen van een nieuw project. 

Voorbeeld van een werkverdelingsstructuur

Laten we nu je weet wat er wordt opgenomen in een WBS en hoe je er met behulp van verschillende softwaretools een kunt bouwen, eens kijken naar een tastbaar voorbeeld van een WBS. Hoewel je voorbeeld er, afhankelijk van de methode die je gebruikt voor de bouw, er iets anders uit kan zien, zou je WBS soortgelijke taakhiërarchieën en niveaus moeten bevatten. 

Hier is een voorbeeld van een Work Breakdown Structure om je op weg te helpen.

Hier is een voorbeeld van een Work Breakdown Structure van de bovenstaande gegevens om u op weg te helpen.

WBS-naam: Website-omtwerp

Omschrijving: Vernieuw ons oude websiteontwerp op basis van de nieuwe branding. 

Voltooingsdatum: 15-9-2021

Budget: € 50.000

Niveau 1: 

1. Vernieuwen websiteontwerp 

Niveau 2:

1. Vernieuw de merkrichtlijnen (voltooid)

2. Een raamwerk voor messaging aanmaken (voltooid)

3. Herontwerp logo (in behandeling)

4. Nieuwe foto's toevoegen (Open)

Niveau 3:

1. Vernieuw merkrichtlijnen

• Merkkleuren—Kat Mooney

• Merk-moodboard—Kat Mooney

• Ontwerp gebruikerservaring—Ray Brooks

2. Maak een raamwerk voor messaging

• Koptekst—Daniela Vargas

• Missieverklaring—Daniela Vargas

• Taalrichtlijnen—Daniela Vargas

3. Herontwerp logo

• Schets—Kabir Madan

• Mockups—Kat Mooney

• Definitieve ontwerpen—Kat Mooney

4. Nieuwe foto's toevoegen

• Fotoshoot—Kabir Madan

• Fotoaanpassingen—Kat Mooney

• Definitieve selecties—Kabir Madan

Vergeet niet dat uw WBS er anders zal uitzien, afhankelijk van de grootte van het project, de complexiteit ervan, de tijdlijn, en de door u gekozen software. Elk van deze details zal de afhankelijkheden en de visuele hiërarchie van uw project bepalen. 

Zorg dat je Work Breakdown Structure voor jou werkt

Als het erop aankomt, is een Work Breakdown Structure niet zo moeilijk om te maken. Sterker nog, als u het eenmaal onder de knie hebt, kunnen u en uw team er alleen maar baat bij hebben om een visuele hiërarchie of projecttaken toe te voegen. Of u nu een meer visuele of verbale leerling bent, er is een werkbeheertool voor iedereen. 

Met Asana kunt u gemakkelijk wisselen tussen lijsten, tijdlijnen, borden, en agenda's, zonder ook maar iets te missen. Minder tijd besteed aan werk over werk? Ja, graag.