작업 범위와 작업 명세서의 차이점

프로젝트를 진행하다 보면 필요한 리소스가 사내 작업 수용량을 초과하는 경우가 있어 외부의 도움이 필요할 때가 있습니다. 외부 계약 인력이나 대행사, 공급 업체를 고용하는 경우 작업 범위나 작업 명세서를 사용하면 프로젝트를 성공으로 이끌고, 효과적으로 커뮤니케이션하고, 일정에 맞게 결과물을 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다.

하지만 작업 범위와 작업 명세서의 차이점은 정확히 무엇이며 두 문서에 포함되는 요소는 무엇일까요? 이 기사에서는 두 문서의 차이점과 두 문서가 유용한 프로젝트 관리 도구인 이유를 설명합니다.

이 기사는 법률 자문을 위한 목적으로 작성되지 않았으므로 조직의 상황에 가장 적절한 접근 방법을 결정하기 위해 사내 법무팀과 상의해야 합니다.

작업 범위 vs 작업 명세서

작업 범위(Scope of Work)와 작업 명세서(Statement of Work)를 모두 SoW라 줄여 말할 때가 많지만 이 둘은 서로 다릅니다.

작업 범위는 비즈니스의 중요한 고려 사항과 프로젝트 목표를 정의하고 공유하기 위한 도구입니다. 프로젝트의 필요에 따라 작업 범위만으로 충분할 수 있습니다. 팀이 외부 클라이언트나 대행사와 함께 협력하는 경우에는 작업 명세서를 만들기로 할 수 있습니다. 외부 이해관계자와 함께 공유하는 이 문서는 프로젝트의 결과물, 요건, 목표, 일정, 비용을 포괄적으로 요약한 개요이며 프로젝트 팀과 이해관계자에게 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 무엇을 해야 하는지 자세하게 설명합니다.

지금부터 두 문서에 대해 자세히 살펴보겠습니다. 먼저 작업 범위부터 알아보겠습니다.

작업 범위란?

작업 범위는 프로젝트에서 다루는 것과 다루지 않는 것이 무엇인지 팀이 파악할 수 있도록 돕는 가이드입니다. 일반적으로 작업 범위는 프로젝트 필요에 관해 논의하고 프로젝트의 목표를 어떻게 달성할지 설명합니다. 보통 이 문서에는 프로젝트를 진행하는 동안 수행할 작업을 간략히 설명하며 결과물, 타임라인, 마일스톤, 보고서에 관한 상세한 정보를 제공합니다.

프로젝트에서 작업 명세서가 필요하지 않을 경우 작업 범위만 단독으로 사용할 수 있습니다. 작업 범위를 작업 명세서로 확장할 필요가 있는지 결정하려면 내부 법무팀과 상의하는 것이 좋습니다.

작업 범위를 사용하면 유용한 경우

프로젝트를 잘 계획하려면 그 기반인 작업 범위가 탄탄해야 하며 작업 범위가 탄탄하게 구축되어 있으면 프로젝트가 원활히 운영될 수 있습니다. 이 문서는 팀과 프로젝트 이해관계자가 프로젝트 요건에 동의하고 일정에 맞게 성공적으로 프로젝트를 완료하는 것을 방해할 수 있는 잠재적인 위험을 식별하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어, 작업 범위의 초안을 작성하는 동안 팀은 한 작업의 완료 일정이 현재 진행되고 있는 다른 작업의 일정과 충돌하는 것을 알게 될 수 있습니다. 이럴 경우 타임라인을 변경하고 이에 따라 작업 범위를 적절히 조정할 수 있습니다.

작업 범위는 프로젝트 결과물과 관련하여 팀이 의견을 합일하여 마감일을 지키고 업무 지연과 비용이 초과되는 일을 피하는 데 도움이 됩니다.

작업 명세서란?

작업 명세서는 두 당사자 사이의 업무 합의입니다. 이 문서는 프로젝트 목표와 관련해 두 당사자가 동일한 인식을 공유하는 데 도움이 됩니다. 작업 명세서는 작업 범위를 바탕으로 만들어집니다. 일반적으로 이 문서는 프로젝트 시작 시 작성되며 프로젝트 목표부터 개별 작업, 프로젝트 비용, 일정 등에 이르기까지 다양한 요소를 정의할 수 있습니다.

작업 명세서는 외부 이해관계자가 참여하는 프로젝트에 가장 많이 사용되며 조직과 클라이언트, 바이어, 대행사, 고용한 계약 업체 사이에서 일종의 계약서 역할을 합니다. 예를 들어, 외부 디자인 대행사와 협업하여 프로젝트를 진행하거나 계약 업체와 협력하여 대규모 건축 프로젝트를 진행하는 경우 작업 명세서를 작성해야 할 수 있습니다.

정부와 계약하기 위해 작성하는 작업 명세서는 가장 복잡한 작업 명세서 중 하나이며 이러한 문서는 보통 제안 요청서(Request for Proposal, RFP)이나 견적 요청서(Request for Quotation, RFQ)의 일부입니다.

두 부서가 협력하는 내부 프로젝트에 작업 명세서를 사용할 수도 있습니다.

일반적으로 작업 명세서를 받는 당사자는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 매니저 또는 리더

• 계약자 및 협업 참여자

• 계약에 관여된 모든 사람

프로젝트에 작업 명세서를 작성해야 할지 여부는 내부 법무팀과 상의해 주시기 바랍니다.

작업 명세서를 사용하면 유용한 경우

효과적인 프로젝트 관리 툴과 함께 잘 작성된 작업 명세서를 사용하면 프로젝트를 성공으로 이끌 준비를 갖출 수 있습니다. 이 문서는 팀과 외부 당사자가 프로젝트 지시 사항을 관리하고 기록하는 데 도움이 됩니다. 이 문서는 프로젝트에 관해 설명하고 있어 분쟁과 오해를 피할 수 있습니다.

프로젝트 막바지에 다다르면 최종 성과가 작업 명세서에 부합하는지 확인하기 위해 결과가 문서에 반영됩니다. 계약과 법무팀의 조언에 따라 작업 명세서는 조직이 전액을 받을지, 보너스를 받을지, 위약금을 물어야 할지 등 추가적인 영향을 미칠 수 있습니다.

작업 범위 작성 방법

작업 범위가 잘 작성되면 비즈니스의 중요한 고려 사항을 식별하고 프로젝트 이해관계자와 프로젝트 목표 및 세부 사항을 공유할 수 있습니다.

작업 범위를 작성할 때는 다음과 같은 사항에 유의해야 합니다.

• 구체적으로 작성합니다. 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 프로젝트 요건과 예상되는 결과와 관련해 동일한 인식을 가질 수 있도록 정확하고 명확한 단어를 사용합니다. 측정 가능한 결과물, 마일스톤, 작업을 기재해 놓으면 나중에 혼란이 생기는 일을 방지할 수 있습니다.

• 시각적 자료를 사용합니다. 업무 분석 체계와 같은 시각적 자료를 사용하면 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 정보를 더 쉽고 빠르게 분석할 수 있습니다. 또한 팀이 업무 지연과 같은 위험을 감지할 수 있어 프로젝트를 계획에 맞게 성공적으로 마칠 수 있습니다.

• 이해관계자와 협업합니다. 앞서 설명한 바와 같이 이 프로세스를 진행하는 동안 법무팀으로부터 조언을 구해야 합니다. 이 특정 작업의 경우 이해관계자와 협업하면 장기적으로 시간을 절약할 수 있습니다. 이렇게 하면 처음부터 모든 사람이 참여하여 오해가 생기는 일을 사전에 방지할 수 있습니다.

범위 관리 계획은 저마다 다릅니다. 어떤 섹션을 포함해야 하는지, 각 섹션이 얼마나 자세해야 하는지는 업계와 프로젝트에 따라 매우 다를 수 있습니다. 확실하지 않다면 내부 법무팀과 상의하세요.

일반적으로 작업 범위는 다음과 같은 섹션으로 구성되어 있습니다.

결과물

작업 범위에서 결과물 섹션은 프로젝트에서 전달하려는 제품이나 서비스에 관해 설명합니다. 이를 위해 업무 분류 체계를 사용하면 좋습니다.

타임라인

프로젝트의 주요 단계를 정확하게 설명하는 타임라인이나 간트 차트를 추가합니다. 이 섹션은 시각적 프로젝트 로드맵의 역할을 하여 프로젝트의 시작부터 끝까지 팀과 이해관계자를 이끕니다.

마일스톤

작업 범위와 마찬가지로 마일스톤은 프로젝트를 관리하기 쉬운 분량으로 나누는 데 도움이 됩니다. 수월하게 모니터링을 진행하고 타임라인을 준수하려면 프로젝트의 모든 마일스톤을 기록해야 합니다.

보고서

일반적으로 작업 범위에는 프로젝트를 진행하는 동안 작성하는 보고서가 포함됩니다. 클라이언트에게 제공하는 상태 보고서이든, 공급 업체에 요구한 진행 상태 보고서이든, 예산과 성과의 차이를 분석하기 위한 재무 보고서이든, 이러한 문서의 상세 정보, 작성자, 전달 예정일을 포함해야 합니다.

이와 같은 보고서는 프로젝트를 진행하는 동안 커뮤니케이션 수단으로 사용되며 프로젝트의 성과에 대한 최신 정보를 파악하기 위해 필요한 데이터와 정보를 모든 이해관계자에게 제공합니다.

일부 작업 범위 문서에는 용어집, 두문자어 및 약어 개요가 포함될 수 있으며 프로젝트를 성공적으로 완료하는 것과 관련된 상세 정보를 더 구체적으로 설명하는 섹션이 포함될 수 있습니다.

작업 명세서 작성 방법

외부 파트너와 책임 범위를 더 명확히 하기 위해 작업 범위를 활용하여 작업 명세서를 작성할 수 있습니다. 작업 명세서를 철저하고 상세하며 정확하게 작성하면 팀이 프로젝트의 모든 상세 정보와 관련하여 동일한 내용을 인식할 수 있습니다.

작업 명세서가 명확하지 않을 경우, 관련된 두 당사자 사이에서 혼란이 야기될 수 있습니다. 따라서 모든 작업과 상세 정보를 명확히 기재하는 것이 매우 중요합니다.

작업 명세서를 준비할 때 고려해야 하는 전략은 다음과 같습니다.

1. 프로젝트를 단계로 나눕니다. 길게 이어지는 작업 목록을 보다 보면 심적으로 지치기 쉽습니다. 프로젝트를 개별 단계로 나누면 팀과 이해관계자의 부담을 덜어줄 수 있습니다.

2. 간결하고 명확한 문장을 사용합니다. 간결하고 명확한 문장을 사용하면 오해의 여지를 최소화할 수 있습니다. 두문자어나 약어를 사용하려는 경우, 해당 단어가 무엇을 의미하는지 모르는 사람이 없도록 용어집을 포함합니다.

3. 프로젝트의 목적을 설명합니다. 프로젝트의 목표와 목적을 설명하면 이해관계자가 프로젝트의 중요성을 이해하는 데 도움이 됩니다.

4. 프로젝트 목표와 목표 달성 방법을 정의합니다. 목표를 명확히 정의하면 목표 달성 계획에 따라 진행할 수 있습니다. 또한 이렇게 하면 최종 목표와 목표를 달성하기 위한 단계에 대해 오해가 생길 가능성을 줄이는 데 도움이 됩니다.

5. 프로젝트 마일스톤과 성공을 함께 정의합니다. 이해관계자와 팀이 작성 과정을 함께 하면 원활하고 성공적인 협업의 기반을 마련할 수 있습니다.

6. 명확하고 간결하며 측정 가능한 경계를 설정합니다. 프로젝트 범위, 목표, 주요 단계와 같이 경계를 명확히 정의하면 분쟁을 피할 수 있습니다. 정량화할 수 있는 경계를 설정하여 오해의 소지가 없도록 해야 합니다.

7. 반드시 법무팀이 작업 명세서를 검토해야 합니다. 이를 통해 위에서 언급한 모든 것이 철저히 잘 수행되었는지 확인할 수 있습니다. 내부 법무팀과 같은 제3자는 위험할 가능성이 있는 섹션을 발견하여 팀이 적절히 수정할 수 있도록 도와줄 수 있습니다.

8. 팀을 대상으로 교육을 실시하고 정기적으로 점검합니다. 작업 명세서가 완성되고 승인을 받았다면 팀과 모든 이해관계자에게 상세 정보를 알리고 프로세스가 진행되는 동안 최신 정보를 놓치지 않도록 지원해야 합니다. 이를 통해 서로가 합의한 상세 내용이 잘 지켜지고 있는지 모니터링할 수 있습니다.

작업 명세서는 법적인 측면을 다루지만, 프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트가 진행되는 동안 프로세스와 성과를 지속적으로 추적할 수 있습니다. 작업 명세서가 완성되면 중요한 정보, 작업, 마감일을 프로젝트 계획으로 옮겨 팀과 이해관계자와 실시간으로 소통하고 협업할 수 있습니다.

작업 명세서의 구성 요소

일반적으로 작업 명세서는 13개의 섹션으로 구성되어 있습니다. 각 섹션은 프로젝트에 참여하는 이해관계자를 대상으로 프로젝트의 특정 영역에 대해 다룹니다. 업계와 프로젝트의 규모에 따라 작업 명세서의 섹션은 13개보다 많거나 적을 수 있습니다.

작업 명세서의 초안을 작성할 때는 업계, 조직, 클라이언트, 계약 업체, 이해관계자의 기준과 특별 요건에 부합할 수 있도록 내부 법무팀에 조언을 구해야 합니다.

예를 들어, 작업 명세서에는 다음과 같은 섹션이 포함될 수 있습니다.

1. 소개

일반적으로 작업 명세서는 읽는 사람이 프로젝트의 목적과 참여하는 사람에 대해 알 수 있도록 간단한 소개말로 시작됩니다.

2. 프로젝트 목적

두 번째 섹션에서는 프로젝트의 목적을 정의합니다. 일반적으로 이 섹션에서는 프로젝트 목표와 프로젝트 목적을 요약하여 해당 프로젝트가 왜 중요한지 읽는 사람이 이해할 수 있도록 합니다.

3. 작업 범위

작업 범위는 작업 명세서에서 가장 상세한 섹션일 것입니다. 이 섹션에서는 프로젝트 목표를 어떻게 달성할 계획인지를 설명합니다.

4. 작업을 수행하는 곳

네 번째 섹션에서는 일반적으로 프로젝트를 수행하는 곳이 어디인지 정의합니다. 예를 들어, 프로젝트를 원격 환경에서 수행하는지 아니면 팀원이 프로젝트를 완료하기 위해 현장에서 모여야 하는지 명확히 합니다.

5. 상세히 분류된 작업

그다음으로 작업 명세서는 프로젝트 범위를 완료해야 하는 작은 작업으로 나눕니다. 이 섹션에서는 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 필요한 구체적인 단계를 관련된 모든 당사자가 이해하는 데 도움이 되는 정보가 포함됩니다. 작업 범위에 따라 이 섹션에 업무 분류 체계를 포함하어 개별 작업을 시각화하고 읽는 사람이 쉽게 이해하도록 할 수 있습니다.

6. 마일스톤

작업 명세서에 작업의 세부 사항을 추가하는 것과 더불어 측정 가능한 프로젝트 마일스톤을 정의하는 섹션을 포함할 수도 있습니다. 이 섹션은 프로젝트를 관리 가능한 분량으로 나누는 데 도움이 되며, 참여하는 모든 당사자가 일정에 맞춰 목표를 달성할 기회를 제공합니다.

7. 결과물

이 섹션에서는 예상되는 모든 결과물을 마감일을 포함하여 나열합니다. 일반적으로 이 섹션에는 오해의 여지가 없도록 구체적이고 정량화할 수 있는 결과물이 포함됩니다.

8. 일정

일정에는 결과물의 마감일, 각 작업의 소요 시간, 청구 가능한 시간이 포함될 수 있습니다. 일반적으로 이 섹션에는 각 작업의 시작일과 마감일을 비롯한 관련 타임라인이 포함됩니다.

9. 기준 및 테스트

프로젝트에 적용되는 업계 고유의 기준이 있다면 이 섹션에서 자세히 설명됩니다. 작업 명세서는 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 모든 테스트 단계를 참조합니다. 각 테스트 단계에는 프로젝트에 참여하는 사람, 필요한 리소스 및 장비, 테스트가 실행되는 단계에 관한 정보가 포함되어야 합니다.

10. 성공의 정의

이 섹션에는 이해관계자가 프로젝트의 성공이 무엇인지 명확히 정의하는 정보가 포함됩니다. 일반적으로, 모든 당사자가 프로젝트 목표에 동의할 수 있도록 이 섹션을 작성하는 과정에 프로젝트 이해관계자가 참여합니다.

11. 요건

작업 명세서의 이 지점에서는 프로젝트 및 작업과 관련된 특별하거나 구체적인 요건을 나열할 수 있습니다. 프로젝트에 필요한 장비, 팀이 획득해야 하는 인증, 계약 업체가 통과해야 하는 기밀 사항 취급 허가 등이 포함될 수 있습니다.

12. 지급

이 섹션에는 프로젝트와 관련된 비용을 포함할 수 있습니다. 일반적으로, 프로젝트의 각 단계를 진행할 때 발생하는 외주비부터 인건비까지 모든 비용이 기재됩니다.

이 섹션에서는 지급 일정과 지급 방식을 설명할 수도 있습니다. 사전에 지급할 계획인지, 각 마일스톤에 도달한 후 지급할 것인지, 아니면 결과물이 성공적으로 전달된 후 지급할 것인지 등을 명시할 수 있습니다. 일반적으로 지급 조건은 일정이나 결과물의 마일스톤을 기준으로 설정됩니다. 팀의 상황에 가장 적합한 조건이 무엇인지 결정하기 위해 법무팀 및 재무팀과 함께 상의하는 것이 좋습니다.

13. 기타

이 섹션에는 아직 기재되지 않은 정보 중 프로젝트와 관련된 정보를 포함해야 합니다. 어떤 정보를 추가할지는 업계에 따라 다르지만, 출장 경비나 요건, 보안 주의 사항, 소프트웨어 또는 하드웨어 제약, 프로젝트 종료 후 지원 및 테스트 등의 정보를 추가할 수 있습니다.

사내 법무팀과 함께 상의하여 이 섹션에서 프로젝트와 관련된 모든 것을 다룰 수 있도록 해야 합니다.

작업 범위를 사용하여 범위 변동을 방지하세요

작업 명세서와 작업 범위 모두 프로젝트의 목표를 정의하고 프로젝트에 참여하는 팀과 이해관계자가 맡은 업무와 성과에 책임을 지게 하는 데 필수적인 역할을 합니다.

범위 변동을 방지하기 위해 가능한 최선을 다해 작업 범위 문서를 따르세요. 이를 통해 기한 내에 프로젝트를 완료하고 기대에 부응하는 결과물을 전달할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어로 작업 범위를 관리하면 팀이 계획대로 프로젝트를 진행하고 목표를 달성할 수 있습니다.

이 기사에서는 팀이 작업 명세서와 작업 범위에 관해 자세히 알아볼 수 있도록 도움이 되는 제안과 고려 사항이 포함되어 있습니다. 이 기사는 법적인 조언을 제공하려는 의도로 작성되지 않았습니다. 조직의 상황에 가장 적합한 접근 방법을 결정하시려면 사내 법무팀에 조언을 구해야 합니다.