프로젝트 마일스톤을 설정하고, 달성하고, 축하하세요

프로젝트 관리의 중요성을 잘 안다면 체계적으로 수립된 계획이 시간과 자원을 절약해 준다는 점을 실감할 겁니다. 실제로 Project Management Institute에 따르면 "프로젝트 관리에 투자하는 조직은 전략적 이니셔티브를 성공적으로 달성하기 때문에 낭비하는 예산이 13배나 적다"라고 합니다.

하지만 모든 프로젝트 계획이 동일하게 만들어지는 것은 아닙니다. 최근의 계획을 작성하고 있다고 하겠습니다. 계획에 목표, 작업, 작업 소유자, 마감일이 포함되어 있으며, 종속 관계와 결과물도 있습니다. 팀을 성공으로 이끌 수 있는 훌륭한 프로젝트 계획이라고 확신합니다. 하지만, 프로젝트 마일스톤을 포함하셨나요?

프로젝트에 마일스톤이 없다면 혼란을 초래할 수 있습니다. 프로젝트 마일스톤을 설정하면 프로젝트 리더의 업무가 간소화됩니다. 팀이 나아가야 하는 목표 지점이 명확해지고, 프로젝트 이해관계자가 고려하는 수준에서 프로젝트 진행 상태를 나타낼 수 있기 때문입니다. 다행히 프로젝트 마일스톤은 이미 진행 중인 프로젝트를 포함하여 어떤 프로젝트에든 쉽게 추가할 수 있으며 여러 이점을 제공합니다.

프로젝트 마일스톤과 그 이점에 대해 살펴보겠습니다.

프로젝트 마일스톤이란?

프로젝트 마일스톤은 프로젝트 타임라인에서 특정 지점을 나타냅니다. 이는 단일 또는 그룹으로 된 활동이 완료된 때나 새로운 단계나 활동이 시작되는 때를 나타내는 체크포인트입니다. 마일스톤을 완료하는 데 시간이 걸리지 않는다는 점에서 타임라인의 다른 요소와 구분할 수 있습니다. 업무를 계획대로 계속 진행하기 위한 이정표라 생각해 주세요.

프로젝트 마일스톤이 중요한 이유

마일스톤은 프로젝트 계획에서 진척 상황을 나타내는 강력한 이정표입니다. 모든 구성원이 마일스톤을 통해 진행 상태를 확인하고 우선순위를 판단할 수 있어 팀을 조율하고 동기를 부여합니다. 또한 마감일을 모니터링하고, 중요한 날짜를 인지하고, 프로젝트를 지연시킬 가능성이 있는 사항을 발견하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 타임라인에서 작업을 삭제하더라도 마일스톤이 있으면 프로젝트 주요 단계의 개요를 파악할 수 있습니다.

프로젝트 마일스톤과 프로젝트 관리의 기타 요소를 혼동하기 쉽습니다. 그 차이점을 살펴보겠습니다.

마일스톤 vs 목표

목표는 앞으로 달성하고자 하는 것입니다. 마일스톤은 이미 달성한 단계를 되돌아보기 위한 것입니다. 마일스톤을 목표를 달성하기 위해 밟고 올라가는 사다리의 발판이라고 생각해 보세요.

예시: 전사적 리브랜딩 이니셔티브(진행 중인 여러 작업으로 구성되어 있는 대규모 프로젝트)를 수행하는 마케팅팀은 3분기 말까지 프로젝트 완료를 목표로 합니다. 마케팅팀은 프로젝트 진행 과정에서 색상 선택, 디자인 템플릿 생성, 출시 계획 승인 등과 같은 주요 결정이나 활동을 마일스톤으로 표시하고 완료할 수 있습니다.

마일스톤 vs 프로젝트 단계

마일스톤은 프로젝트 단계(예: 개시, 계획, 실행, 종료)의 시작이나 완료와 맞물리는 경우가 많습니다. 하나의 프로젝트 단계를 완료하는 데는 몇 주에서 몇 달까지 소요될 수 있으며, 여러 작업과 팀원이 관여합니다. 마일스톤은 시간이 걸리지 않지만 주요 진행 상태를 나타내는 "체크포인트"입니다. 따라서 이를 확인하고 보고하는 것이 중요합니다.

예시: 리브랜딩 프로젝트에서 개시 단계에서는 새로운 브랜딩에 대한 아이디어를 수집하기 위한 포커스 그룹부터 크리에이티브 브레인스토밍 세션에 이르기까지 많은 작업을 처리합니다. 개시 단계의 마지막에 표시된 마일스톤은 팀이 계획 단계로 넘어갈 준비가 되었는지 나타냅니다.

마일스톤 vs 프로젝트 결과물

프로젝트 결과물은 제품이나 결과인 데 반해, 마일스톤은 한 시점을 나타냅니다. 때때로 결과물은 마일스톤을 완료했음을 증명합니다.

예시: 리브랜딩 프로젝트의 결과물에는 업데이트된 스타일 가이드 PDF와 관련된 로고 파일이 포함될 수 있습니다. 프로젝트가 완료된 것은 주목하고 축하할 가치가 있습니다! 따라서 마케팅 매니저는 이러한 달성을 나타내는 마일스톤을 추가할 수 있습니다.

마일스톤 vs 작업

작업은 프로젝트를 구성하는 필수 요소이며, 이를 달성하기 위한 시간이 소요됩니다. 마일스톤은 기간이 없으며, 일련의 작업이 완료되었음을 표시하는 경계선과도 같습니다.

예시: 리브랜딩 프로젝트는 로고 만들기, 소셜 미디어 계정 만들기, 언론 보도 자료 작성하기와 같은 크고 작은 작업으로 구성되어 있습니다. 마일스톤은 관련된 일련의 작업이 완료되었음을 표시할 수 있습니다.

프로젝트 계획에 프로젝트 마일스톤 표시하기

프로젝트 마일스톤은 프로젝트 계획을 원활하게 진행하기 위해 어떠한 유형의 프로젝트 계획에도 추가할 수 있습니다. 마일스톤은 일정을 계획할 때 특히 도움이 될 수 있습니다. 관련된 작업이나 단계에 따라 표시해야 하기 때문입니다. 마일스톤을 설정하면 목표로 한 날짜에 집중하고 필요에 따라 프로젝트 계획을 쉽게 조정할 수 있습니다.

마일스톤을 활용하여 즐거움을 더할 수도 있습니다! 예를 들어, 주요 프로젝트 마일스톤이 완료되었을 때를 위한 축하를 계획할 수 있습니다. 이렇게 축하하고 감사를 나타내면 사기를 끌어올리고 참여도를 높입니다.

어떤 프로젝트 단계에서든 마일스톤을 추가할 수 있으므로 다음 프로젝트가 시작되기를 기다릴 필요가 없습니다. 또한, 반복되는 프로젝트가 있다면 템플릿에 마일스톤을 표시하여 나중에 사용할 수 있습니다.

프로젝트 마일스톤 일정을 생성하는 방법

프로젝트 마일스톤을 목표, 결과물, 작업이 아닌 특정 시점을 나타내는 것이라고 생각하세요. 따라서 프로젝트의 중요한 체크포인트를 나타내는 마일스톤을 만들어야 합니다. 프로젝트 일정을 살펴보고 체크포인트나 중요한 순간을 특정하세요. 예를 들어, 제품 출시를 계획하고 있다면, 출시 메시징 확정, 제품 웹 페이지 개시, 실제 제품 출시를 나타내는 마일스톤을 만드는 것이 좋습니다.

FAQ: 프로젝트에는 얼마나 많은 마일스톤이 있어야 하나요?

프로젝트에 설정해야 하는 마일스톤 수는 정해져 있지 않습니다. 마일스톤이 2~3개 있는 프로젝트가 있는 반면 여러 개가 있는 프로젝트도 있습니다. 특정 개수의 마일스톤을 채워 넣는 것이 아니라, 프로젝트가 진행되는 동안 발생하는 중요한 이벤트를 나타내는 마일스톤을 설정하세요. 마일스톤은 특정 시점을 나타낸다는 점을 명심하세요. 따라서 이러한 마일스톤을 달성하기 위해 수행해야 하는 작업은 프로젝트의 다른 위치에 표시되어야 합니다.

프로젝트 마일스톤 마감일 설정하기

마일스톤은 특정 시점을 나타내며, 해당 시점에 도달하기 위한 프로세스를 추적하는 것이 아니기 때문에 중요한 이니셔티브가 시작되거나 공개되는 때를 마일스톤 마감일로 설정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 버추얼 이벤트를 계획하고 있다면 이벤트가 개최되는 날을 마일스톤으로 설정해야 합니다. 이벤트가 열리기까지의 준비 작업이 아닙니다. 마일스톤은 프로젝트 진행 상태의 중요한 순간을 나타내며, 프로젝트가 성공적이었는지를 평가하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 마일스톤 예시

프로젝트 마일스톤은 중요한 시점을 나타냅니다. 주요 결과물 수취, 프로젝트 첫 단계 완료, 최종 계획 승인, 요건 수집, 디자인 승인, 프로젝트 단계 완료 등과 같은 많은 이벤트를 나타내기 위해 프로젝트에서 마일스톤을 사용할 수 있습니다.

팀이 마일스톤을 활용할 수 있는 4가지 예시를 살펴보겠습니다.

1. 중요한 작업을 표시합니다. 특정 날짜에 완료해야 하는 작업이나 마케팅 캠페인을 위한 크리에이티브 콘셉트 승인과 같이 선행 작업이 완료되길 기다려야 하는 프로젝트를 표시합니다.

2. 단계가 종료되는 때를 강조합니다. 회사 계획을 위해 모든 부서에서 예산 신청을 한데 모으는 것과 같은 중요한 업무의 한 단계가 종료되는 때를 강조합니다.

3. 주요 이벤트나 결과물을 집중 조명합니다. 회사의 신규 오피스가 완공되는 것과 같은 주요 이벤트나 결과물을 마일스톤으로 표시하여 직원들이 이동을 시작할 수 있게 지원합니다.

4. 목표와 주요 결과를 달성하는 것에 집중합니다. 최근 출시된 제품의 3개월 수익 목표를 달성하는 것과 같은 프로젝트 목표와 주요 결과(KR)에 집중합니다.

프로젝트 마일스톤 보고하기

마일스톤을 설정하는 것은 좋은 출발점입니다. 하지만 마일스톤을 추적하고 보고하기 전까지는 이점을 최대로 활용할 수 없습니다. 마일스톤은 작업 수준의 자세한 업데이트를 원하지 않거나 필요로 하지 않는 프로젝트 이해관계자와 커뮤니케이션하기 위한 훌륭한 보고 툴입니다. 이렇게 ‘광범위한 이벤트’ 데이터를 사용하면 어느 단계가 완료되었는지, 다가오는 주요 마일스톤 달성을 향해 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지, 목표에 얼마나 근접한지를 즉시 확인할 수 있습니다. 또한, 마일스톤과 관련된 작업을 확인하여 더 자세하게 살펴볼 수 있습니다. 이를 통해 어느 단계와 담당자가 마일스톤을 달성하는 데 도움이 되었는지 또는 마일스톤에 도달하는 것을 가로막았던 요소가 무엇인지 확인할 수 있습니다.

마일스톤을 추적하면 가장 중요한 업무를 목표로 프로젝트의 실제 현황을 파악할 수 있을 뿐만 아니라 프로젝트 진행 상태를 자신 있게 공유할 수 있습니다. 사용하는 프로젝트 관리 툴에 마일스톤에 대해 보고하는 상태 업데이트가 있는지 확인하세요. 팀이 달성한 마일스톤과 목표로 하는 마일스톤에 대한 정보를 팀원과 이해관계자와 지속적으로 공유할 수 있습니다.

전문가 팁: 마일스톤 목표를 달성할 수 없을 때 대처 방법

때때로 팀이 마일스톤 마감일을 놓칠 수 있습니다. 어쩔 수 없는 일이지만, 마일스톤의 중요성에 따라 이로 인해 이니셔티브나 출시가 지연될 수 있습니다.

마일스톤 목표를 달성하지 못한 경우, 팀과 함께 한 발짝 뒤로 물러나 마일스톤을 놓친 이유를 생각해 보세요. 마일스톤 일정이 정확하게 계획되지 않았나요? 아니면 너무 무리한 계획이었나요? 마일스톤 달성과 관련된 작업과 결과물을 살펴보세요. 그중 지연된 것이 있나요? 진행 중인 작업이 너무 많으면 무엇이 언제 일어나는지 정확히 파악하기 어려울 때가 많습니다. 이러한 실수가 반복되는 것을 막으려면, 시각적 구성 요소가 있는 프로젝트 관리 툴을 찾아보세요. 타임라인, 캘린더, 칸반 보드와 같은 다양한 방식으로 프로젝트를 확인할 수 있습니다.

피해야 할 일: 프로젝트 마일스톤에서 흔히 발생하는 문제

마일스톤 설정은 일종의 예술입니다. 과학이 아니죠. 마일스톤을 설정하는 올바른 방법이나 잘못된 방법은 없습니다. 그렇지만 팀이 처음으로 마일스톤을 설정할 때 흔히 직면하는 문제가 몇 가지 있습니다.

• 너무 많은 마일스톤을 설정합니다. 필요한 마일스톤의 개수는 프로젝트의 규모와 범위에 따라 달라집니다. "단순히" 특정 개수의 마일스톤을 설정하는 것을 목표로 하지 않아야 합니다. 그 대신, 프로젝트를 진행하기 위해 팀이 달성해야 하는 주요 작업에 주목합니다.

• 마일스톤을 작업으로 사용합니다. 마일스톤은 한 시점을 나타냅니다. 마일스톤을 달성하기 위해 수행해야 하는 작업을 추적하려면 작업을 사용하세요. 그런 다음, 마일스톤을 사용하여 일련의 작업이 완료되어야 하는 때를 표시하세요.

• 마일스톤이 다른 업무와 분리되어 있습니다. 마감일을 지키고 프로젝트를 성공으로 이끌기 위해서는 모든 업무를 한 곳에서 관리하는 것이 가장 좋습니다. 한 곳에서 작업을 관리하고, 마일스톤을 설정하고, 프로젝트 진행 상태를 시각화할 수 있는 프로젝트 관리 툴을 사용하세요.

목표를 향해 나아가며 마일스톤을 설정하세요

지금까지 프로젝트 마일스톤이 무엇이며 프로젝트 계획, 실행, 보고에 어떻게 긍정적인 영향을 미치는지 살펴보았습니다. 마일스톤을 프로젝트 관리에 유용하게 사용할 수 있는 도구 중 하나로 생각하세요. 마일스톤으로 프로젝트를 계획하면 그 중요성을 실감하게 될 것입니다.

프로젝트 마일스톤을 가지고 계획할 준비가 되었나요? 우선, 올바른 업무 관리 툴이 필요합니다. 업무 관리 툴의 선두 주자이자 팀을 위한 최고의 업무 관리 툴인 Asana를 활용해 보세요.