프로젝트 관리 삼각형이란 무엇이며 팀에 도움이 되는 점은?

프로젝트 관리 삼각형은 최종 결과물의 품질을 높은 수준으로 유지하기 위해 범위, 비용, 시간을 균형 있게 유지해야 하는 ‘3가지 제약’을 시각화한 것입니다. 시간이 부족하거나, 예산이 충분하지 않거나, 달성할 수 없을 정도로 범위가 너무 큰 상황에서도 팀의 생산성을 유지해야 하는 어려움을 겪은 적이 있는 모든 프로젝트 매니저가 프로젝트 관리 삼각형을 실제로 경험하고 있습니다.

프로젝트 삼각형의 그 어떠한 변수도 삼각형의 다른 두 요소와 절충하지 않고는 변경할 수 없습니다. 프로젝트 범위의 요건을 충족하면서 예산에 맞춰 프로젝트를 기한 내에 수행하기 위해 세 가지 요소 모두의 균형을 맞추는 것은 프로젝트 매니저의 일입니다.

프로젝트 관리 삼각형의 세 꼭짓점과 각각의 관련성, 프로젝트 매니저가 프로젝트를 성공시키기 위해 어떻게 균형을 유지할 수 있는지를 아래와 같이 분석하고 검토했습니다.

프로젝트 관리 삼각형이란?

프로젝트 관리 삼각형은 프로젝트의 품질을 결정하는 세 가지 변수인 범위, 비용, 시간으로 구성됩니다.

삼각형은 이 세 가지 변수가 어떻게 연결되어 있는지 보여줍니다. 즉, 변수 중 하나가 변경되면 삼각형을 연결된 상태로 유지하기 위해 나머지 두 변수를 조정해야 합니다. 삼각형이 깨지면, 즉 하나의 꼭짓점을 움직이고 그에 따라 다른 꼭짓점을 조정하지 않으면 프로젝트 품질이 저하됩니다.

예산 내에서 마감일을 지키고 프로젝트 요건을 준수하면서 가능한 최상의 품질을 달성하기 위해 삼각형 세 꼭짓점의 균형을 맞추는 것은 프로젝트 매니저의 일입니다.

범위, 비용, 시간의 상관관계

프로젝트 삼각형에는 두 가지 유형의 관계가 있습니다. 첫 번째는 범위와 다른 두 가지 프로젝트 변수 간 관계입니다. 범위는 시간과 비용 모두에 정비례합니다. 즉, 이러한 요소와 같은 방향으로 이동합니다. 범위가 증가하면 더 큰 프로젝트를 처리하기 위해 시간과 비용도 반드시 증가합니다.

관계의 두 번째 유형은 시간과 비용의 관계입니다. 이 두 요소는 반비례 관계로, 반대 방향으로 움직입니다. 비용을 줄여야 하는 경우 마감일을 연장해야 합니다. 그러나 갑작스럽게 시간이 부족하면 더 짧은 일정에 맞추기 위해 추가 예산이 필요합니다.

이 두 관계는 변경할 수 없습니다. 정비례나 반비례와 관계없이 프로젝트 삼각형에서 하나의 변수를 그에 대응하는 다른 두 가지 변수에 영향을 주지 않고 변경할 수는 없습니다. 이러한 이유로 프로젝트 삼각형은 3가지 제약으로 구성된 철의 삼각형이라고 불리기도 합니다. 프로젝트 매니저가 아무리 뛰어나더라도 철의 삼각형을 마음대로 바꿀 수 없습니다.

삼각형의 3가지 제약

세 가지 요소를 잘 제어하려면 프로젝트 매니저는 각각의 변수를 잘 알고 있어야 하며, 프로젝트 전반에서 변화에 유연하게 대응할 기회가 어디에 있는지를 파악해야 합니다.

범위

범위는 프로젝트 결과물의 품질, 세부 사항, 규모 측면에서 프로젝트의 “크기”입니다. 프로젝트 규모가 커질수록 완료하기 위해 당연히 더 많은 시간과 비용이 필요하게 됩니다.

프로젝트 범위의 요소에는 다음이 포함됩니다.

• 프로젝트 복잡성

• 완성품 수량

• 결과물의 품질

• 강도(예: 앱이 지원할 수 있는 동시 사용자 수)

• 세부 사항 수준

• 기능 개수와 복잡성

제작을 시작하기 전에 프로젝트 계획을 확정하고, 프로젝트 이해관계자로부터 모든 승인을 받아서 "범위 변동"을 방지하세요.

비용

프로젝트 삼각형에서 비용은 단순히 문자 그대로의 금액으로만 제한되지 않습니다. 종종 “리소스”라고도 하는 이 삼각형 꼭짓점에는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 툴, 장비, 지원이 포함됩니다.

범위 요소에는 다음이 포함됩니다.

• 재정 예산

• 팀원 수

• 장비 및 시설

• 핵심 기회

비용/리소스 변수에는 문자 그대로의 금액 이상의 것이 포함되지만, 일반적으로 이 요소에 포함되는 모든 것은 재정적 가치와 연결될 수 있습니다. 예를 들어, 직원을 채용하려면 급여에 대한 추가 예산이 필요합니다. 사무실을 더 오래 운영하려면 전기 사용 시간에 대한 추가 예산이 필요합니다.

시간

시간을 조정할 때 측정하는 시간의 유형만큼 시간의 양이 중요하다는 점을 명심하세요. 다른 요소와의 균형에 따라 마감일 연장, 팀 캘린더 소프트웨어 조정, 계획 단계 생략 등이 필요할 수 있습니다.

시간 요소에는 다음이 포함됩니다.

• 전체 프로젝트 타임라인

• 프로젝트 수행 시간

• 내부 일정 및 조건

• 계획 및 전략에 배정된 시간

• 프로젝트 단계 수

예산이 삭감되거나 범위가 확대되면 마감일을 연장하거나, 시간을 추가하거나, 기타 일정을 조정하여 프로젝트의 시간 제약 중 한 개 이상을 완화하여 효과적으로 보완할 방법을 찾아야 합니다.

만능 요소: 혁신

비용 효율성이나 속도를 높이는 새로운 방법을 찾으면 프로젝트 관리 삼각형의 다른 요소를 변경하지 않고도 조정을 할 수 있습니다.

예를 들어, 팀의 누군가가 프로젝트에 필요한 툴의 기능을 개선하는 방법을 찾았다고 가정해 보겠습니다. 이렇게 제작 방법을 개선하면 단기간에 더 많은 것을 달성하고 소규모 프로젝트 팀과 함께 작업할 수 있습니다.

마찬가지로, 흐름을 표준화하고 의사 결정 시간을 줄이는 등 제작 프로세스가 업데이트되면 팀은 품질을 포기하지 않고도 더 효율적으로 업무를 수행할 수 있습니다. 표준화된 영업 템플릿이나 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 관리 툴에 투자하면 프로젝트의 품질이나 범위에 영향을 미치지 않으면서 불필요한 시간과 비용을 줄일 수 있습니다.

프로젝트 삼각형 관리를 위한 전략

지금까지 프로젝트 삼각형이 무엇인지 알아보았으니, 이제 일상 업무에 이를 활용하는 몇 가지 팁을 소개합니다. 프로젝트 관리 5단계를 참조하여 중복된 부분을 확인하는 것이 좋습니다.

우선순위 선택

프로젝트 삼각형의 핵심 개념은 세 개의 요소가 단단히 고정된 프로젝트는 성공할 수 없다는 것입니다. 필요할 때 조정할 여지가 있도록 최소한 1가지 요소는 유연해야 합니다.

우선순위가 예산을 유지하는 것이라면 문제를 신속하게 해결하기 위해 더 많은 직원을 채용하는 대신에 마감을 연기하여 예기치 않은 문제에 대응할 수 있습니다. 고객의 일정이 빡빡한 경우, 추가 예산에 대한 승인을 미리 얻어 제작을 지연시키지 않고 문제를 해결할 수 있는 리소스를 확보하는 것이 좋습니다.

명확한 기대치 설정

프로젝트의 제약과 우선순위를 파악한 뒤 클라이언트와 프로젝트 이해관계자에게 명확하게 전달하여 기대치를 충족하지 못하거나 불만이 생기는 일을 방지할 수 있습니다.

건설과 엔지니어링과 같이 예상치 못한 문제에 자주 영향을 받는 업계에서는 프로젝트 시작 전에 프로젝트 매니저가 모든 이해관계자에게 정보를 제공하는 데 도움이 되는 특별한 요소가 계약서에 포함됩니다. 이러한 요소에는 다음이 포함됩니다.

1. 클라이언트가 사전에 승인한 긴급 예산

2. 일반적인 잠재적 지연 요인 목록(날씨, 자연재해, 지역 이벤트 등)

3. 예기치 못한 사태가 발생했을 때 추가로 필요한 비용과 시간을 추정한 지연 요인별 자주 사용되는 비상 대책 목록

발생할 수 있는 상황, 이러한 상황이 비용과 타임라인에 미칠 수 있는 영향을 이해관계자에게 명확하게 설명하고 이에 대해 클라이언트가 원하는 것을 기록하면 나중에 프로젝트 삼각형을 조정할 때 참조할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트가 종료될 때 이러한 조정이 이루어진 이유에 대해 혼란이 생기지 않을 것입니다.

자주 업데이트

예상되는 다양한 상황에 대한 잠재적 예산, 일정, 범위 조정을 포함한 합의된 행동 계획을 수립한 후에는 프로젝트를 진행하는 동안 생기는 변경 사항과 예측을 모든 이해관계자에게 계속 전달하세요.

공급업체에서 필요한 리소스가 부족하다고 한다면 고객과 프로젝트 소유자에게 지연 가능성을 알리세요. 이렇게 하면 리소스가 부족할 때에도 이해관계자가 상황을 파악하고 필요한 조정에 대비하게 됩니다. 리소스가 부족하지 않다면, 모든 상황에 대응할 준비를 갖추고 있다는 자신감을 가지고 업무에 임할 수 있습니다.

관리 스타일에 맞게 삼각형 조정

프로젝트 관리에는 다양한 프로젝트 변수의 우선순위를 지정하고 그에 따라 프로젝트 삼각형 형태가 달라지는 수많은 방법이 있습니다. 아래에서는 7가지 일반적인 프로젝트 관리 방법을 낮은 비용을 우선시하는 방법과 시간 절약을 우선시하는 방법으로 분류했습니다.

리소스 절약 프로젝트 방법

예산이 더 제한되어 있고 타임라인이 더 유연한 프로젝트는 효율적인 리소스 사용을 우선시하는 이러한 프로젝트 관리 방법을 적용하는 것이 효과적입니다.

• 워터폴(Waterfall): 프로젝트 단계를 순차적으로 완료하는 방법으로, 한 단계가 지연되면 모든 후속 단계를 조정해야 하므로 타임라인이 유연해야 합니다

• 린(Lean): 비용과 리소스 최소화를 우선시하는 방법으로, 더 긴 일정이나 범위 절감을 통해 프로젝트를 예산 내에 유지합니다

• 프로젝트 관리 지식 체계(PMBOK® 워터폴): 기존의 순차적 워터폴 프로세스에 Project Management Institute의 프로젝트 관리 지식 체계에서 정의한 표준을 도입한 파생 방법으로, 프로세스 효율성을 개선합니다

시간 절약 프로젝트 방법

시간이 가장 중요한 상황에서 이러한 프로젝트 관리 방법을 적용하면 불필요한 다운 타임을 없애고 프로젝트 프로세스를 촉진하여 팀이 신속하게 추진할 수 있습니다.

• 애자일: 유연한 프로세스를 우선시하여 팀이 시간이나 비용 증가를 최소화하면서 변경 요청에 대응할 수 있습니다. 이 접근 방식을 사용하는 대부분의 팀은 특정 애자일 관리 소프트웨어를 사용합니다

• 스크럼: 소프트웨어 개발에서 가장 흔히 볼 수 있는 애자일 프로젝트 관리의 일종으로, 스프린트와 일일 팀 스탠드업 미팅과 같은 스크럼 방법론을 활용하여 진행 중인 단계에서 시간 낭비를 최소화합니다

• 칸반: 업무 수행 시간을 최소화하기 위해 지속적이고 가시성이 높은 협업 프로세스를 사용합니다. 이 접근 방식을 사용하는 대부분의 팀은 특정 칸반 소프트웨어를 사용합니다

• 스크럼반: 칸반 프로세스의 협업적이고 지속적인 특성을 스크럼의 일일 팀 검토와 결합한 방법으로, 업무 수행 시간을 최소화합니다

물론, 모든 방법의 목표는 저비용, 빠른 속도, 고품질 사이에서 최적의 균형을 찾는 것입니다. 그러나 프로젝트 관리 삼각형은 적어도 하나의 요소를 우선시해야 하므로 팀에 가장 중요한 요소가 향하는 방향으로 움직일 수 있습니다.

3가지 제약을 유리하게 활용

철의 삼각형과 3가지 제약 시스템이 처음에는 제한적으로 보일 수 있지만, 일단 기업 프로젝트 관리 프로세스에 적용하는 방법을 알면 이러한 방법을 통해 실제로 프로젝트를 더 원활하게 수행할 수 있다는 점을 알게 될 것입니다. 한계와 유연성을 미리 잘 이해하고 있으면 프로젝트가 차질을 빚는 일을 피할 수 있습니다.

또한, 철의 삼각형은 적합한 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하고, 프로세스를 생성하고, 제작에 착수하는 데 도움이 되어 팀이 업무를 곧바로 시작할 수 있습니다. 그 후에도 팀과 협업하여 많은 일을 달성할 수 있을 것입니다.