명확한 프로젝트 브리프를 작성하기 위한 5가지 단계

프로젝트 이해관계자 중 한 명이 프로젝트에 관한 주요 정보를 요약한 내용을 쉽게 파악할 방법이 필요하다면, 무엇을 보내면 좋을까요?

무엇을 보내야 할지 잘 모르겠다면, 프로젝트 브리프가 필요할 수 있습니다. 프로젝트 브리프가 있으면 팀이 중요한 프로젝트 정보를 얻을 수 있는 한 곳에 집중된 단일 정보 소스를 갖추게 됩니다. 훌륭한 브리프는 좋은 프로젝트 계획을 만들기 위한 시작점이 되며, 이는 성공적인 프로젝트라는 결과로 이어집니다.

프로젝트 브리프란?

프로젝트 브리프는 프로젝트의 주요 요소를 짧게 소개하는 설명입니다. 프로젝트 브리프를 프로젝트 이해관계자와 여러 부서의 협업 참여자를 위한 간단한 요약본이라고 생각하세요. 프로젝트 브리프는 프로젝트 요건을 전달해야 하지만, 지나치게 많은 상세 정보에 파묻히지 않게 만들어야 합니다.

프로젝트 관리의 대부분의 요소와 마찬가지로 모든 상황에서 사용할 수 있는 프로젝트 브리프 템플릿이나 스타일은 없습니다. 프로젝트 브리프는 프로젝트의 범위와 복잡도에 맞게 만들어야 합니다. 어떤 프로젝트는 브리프가 한 단락 정도로 짧을 수 있지만, 한 페이지에 달하는 프로젝트도 있을 것입니다.

프로젝트를 맨 처음 시작할 때 프로젝트 브리프 작성을 계획하세요. 프로젝트 관리를 통해 프로젝트를 시작한다면 초기에 프로젝트 계획을 수립할 때 필요한 다른 요소를 본 적이 있을 것입니다. 이제 프로젝트 브리프와 프로젝트 관리의 다른 요소를 비교해 보겠습니다.

프로젝트 브리프 vs. 크리에이티브 브리프

이름에서 알 수 있듯이 크리에이티브 브리프는 크리에이티브 프로젝트를 위한 가이드입니다. 크리에이티브 브리프에는 프로젝트 대상, 메시지 및 톤, 배포 프로세스, 프로젝트 예산, 타임라인이 포함되어야 합니다. 외부 대행사나 크리에이티브 팀과 협력한다면 크리에이티브 브리프는 프로젝트 범위와 프로젝트 결과물을 정의하는 작업 명세서(Statement of Work, SOW)로 기능할 수도 있습니다.

프로젝트 브리프는 프로젝트의 주요 요소를 요약한 것입니다. 크리에이티브 프로젝트를 진행한다면 프로젝트 디자인에는 타임라인과 프로젝트 대상처럼 크리에이티브 브리프의 일부 요소가 포함될 수도 있습니다. 하지만 프로젝트 브리프는 크리에이티브 브리프보다 짧고 간결해야 합니다.

프로젝트 브리프 vs. 프로젝트 계획

본래, 프로젝트 브리프는 프로젝트 계획의 축소판이어야 합니다. 프로젝트 계획에는 다음 7가지 요소를 포함해야 합니다.

1. 프로젝트 목표

2. 성공 지표

3. 이해관계자 및 역할

4. 예산

5. 마일스톤 및 결과물

6. 타임라인 및 일정

7. 프로젝트 커뮤니케이션 계획

프로젝트 브리프에는 프로젝트 목표, 타임라인, 스케줄, 목표 대상, 프로젝트 범위만 포함되어야 합니다. 프로젝트 브리프를 높은 직급의 이해관계자가 읽을 수 있고 프로젝트 팀원이 자주 확인할 수 있는 짧은 문서라고 생각하세요.

프로젝트 브리프 vs. 핵심 요약

프로젝트 브리프를 만들지 핵심 요약을 만들지는 프로젝트 규모와 참여하는 이해관계자에 따라 달라집니다. 프로젝트 브리프와 마찬가지로 핵심 요약은 프로젝트 정보의 개요입니다. 하지만, 경영진을 대상으로 합니다. 직급이 높은 경영진과 광범위한 프로젝트를 진행하고 있거나 이니셔티브의 비즈니스 케이스초안을 작성한다면 핵심 요약이 적합할 것입니다. 반면에 여러 부서 간 이해관계자가 협업하는 이니셔티브를 진행한다면 프로젝트 브리프를 작성하는 것이 좋습니다.

프로젝트 브리프의 주요 요소

프로젝트 브리프는 예정된 프로젝트의 개요입니다. 프로젝트 브리프에는 프로젝트의 중요한 상세 정보가 포함되어야 하므로 프로젝트 팀이 이니셔티브를 이해하는 데 도움이 됩니다. 기본적으로 프로젝트 브리프에는 다음 4가지 주요 요소가 포함됩니다.

배경 정보

프로젝트 브리프의 첫 부분에는 프로젝트 배경 정보를 포함해야 합니다. 프로젝트 배경 정보 섹션은 프로젝트 이해관계자가 모를 수도 있는 정보를 제공하기 위한 공간입니다. 다음과 같은 질문에 대답하는 것을 목표로 배경 정보를 작성하세요.

• 이 프로젝트를 진행하는 이유는 무엇인가요?

• 이 프로젝트를 시작할 계기가 된 비즈니스 필요성, 조사, 고객 피드백은 무엇인가요?

• 이 프로젝트와 관련된 이전 프로젝트가 있나요? 만약 있다면, 그 프로젝트는 어떻게 진행되었고 이를 통해 팀이 배운 점은 무엇인가요?

프로젝트 목표 및 성공 지표

초기 프로젝트 계획 문서의 대부분은 어떤 형식으로든 프로젝트 목표를 포함해야 합니다. 일상 업무를 팀이나 회사 목표에 연결하면 팀원들이 동기를 부여받고, 목표를 달성하기 위해 노력하고, 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다. 실제로 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 자신의 업무가 조직에 어떻게 기여하는지 파악하는 팀원은 그렇지 않은 팀원보다 2배나 더 동기 부여가 되는 것으로 나타났습니다.

프로젝트 타임라인

프로젝트 브리프에 타임라인을 추가하세요. 프로젝트 타임라인은 팀이 주요 일정과 중요한 프로젝트 마일스톤을 명확하게 파악할 수 있는 최고의 수단입니다. 결국, 프로젝트의 성공은 프로젝트 타임라인을 지키고 프로젝트 목표를 일정에 맞춰 달성할 수 있는지에 달려 있습니다.

목표 대상

목표 대상은 프로젝트를 진행하는 이유입니다. 어떤 프로젝트를 진행하든 프로젝트 브리프에 목표 대상을 추가하여 프로젝트가 목표로 하는 대상이 누구인지 팀원 모두가 파악할 수 있도록 해야 합니다.

예시를 통해 알아보는 명확한 프로젝트 브리프를 작성하기 위한 5가지 단계

프로젝트 브리프에는 4가지 주요 요소가 있으며, 완성하기까지 5가지 단계를 거칩니다. 이제 막 브리프를 만들려 한다면 모든 섹션을 한꺼번에 구성하는 데 익숙해질 때까지 브리프를 네 단락이나 섹션으로 나누세요. 더불어 글머리 기호나 다른 문서로 연결되는 링크를 사용하거나, 필요에 따라 이미지를 사용해 보세요. 결국 프로젝트 브리프는 만든 사람과 사용하는 사람이 유용하다고 느껴야 효과를 발휘합니다.

1. 관련 맥락을 추가합니다

프로젝트 브리프는 관련 맥락이나 배경 정보를 추가하는 일부터 시작하는 것이 최선입니다. 이렇게 하면 모두가 동일한 정보를 바탕으로 프로젝트를 시작할 수 있으며, 부서 간 관계자가 필요한 배경 정보를 파악하고 나머지 프로젝트 브리프나 프로세스 문서를 확인할 수 있습니다.

예시:

사람들이 친구들과 함께 가상 게임을 플레이할 수 있는 게임 앱을 회사에서 개발했다고 가정해 보겠습니다. 신제품 출시를 지원하기 위한 마케팅 캠페인으로 인앱 라이브 동영상 경험을 개발하는 프로젝트를 진행하려 합니다. 프로젝트 브리프를 먼저 다음과 같이 작성하여 시작할 수 있습니다.

현재, 채팅은 두 번째로 인기 있는 기능입니다(첫 번째로 인기 있는 기능은 이메일을 통해 친구와 연결하는 기능입니다). 사용자의 84%는 채팅을 어느 정도 이용하고 있습니다. 또한, 사용자 피드백 세션에서 사용자의 63%는 저희 앱을 사용하는 동안 다른 플랫폼에서 친구와 영상 통화나 음성 통화를 하는 것으로 나타났습니다. 화상 채팅 기능을 앱에 연동하면 유지율을 증가시킬 수 있으며, 무료 사용자가 월간 플랜으로 업그레이드할 것으로 기대할 수 있습니다.

2. 프로젝트 목표와 성공 지표를 포함합니다

프로젝트 목표는 프로젝트가 끝날 때 전달하고자 계획한 에셋과 결과물입니다. 훌륭한 프로젝트 목표는 프로젝트를 명확하게 이해하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 목표는 성공 지표를 결정하며, 성공 지표로 프로젝트를 완료했을 때 프로젝트의 성공을 평가할 수 있습니다. SMART 프로젝트 목표를 설정하는 것을 목표로 하세요. SMART는 훌륭한 목표를 설정하는 데 도움이 되는 요소들의 줄임말로, 다음을 의미합니다.

• Specific(구체적인)

• Measurable(측정 가능한)

• Achievable(달성 가능한)

• Realistic(현실적인)

• Time-bound(기한이 정해진)

동영상 채팅 예시(계속):

대부분의 사용자는 저희 앱을 플레이하는 동안 다른 동영상 서비스를 사용하고 있습니다. 이 마케팅 캠페인을 통해 새로운 기능에 관한 이해를 높이고 홍보하여 당사 서비스의 도입률을 높이고 사용자가 다른 플랫폼의 동영상 채팅을 사용하는 대신 당사 앱에서 새로운 인앱 기능을 사용하도록 유도할 것입니다. 프로젝트 목표는 마케팅 캠페인이 종료되는 5월 말까지 일주일에 1번 이상 로그인하는 사용자의 40%가 한 달에 최소 2번 인앱 동영상 채팅을 사용하는 것입니다.

성공 기준:

• 달성: 40%

• 달성에 가까움: 35%

• 부분적으로 달성: 30%

• 실패: 30% 미만

3. 프로젝트 타임라인을 명확하게 합니다

SMART의 “T” 즉, Time-bound(기한이 정해진)를 달성할 수 있도록 프로젝트 목표에 날짜나 기간을 포함할 것입니다. 하지만, 프로젝트 타임라인에는 단지 프로젝트 기간만 설정하는 것이 아니라, 주요 마일스톤이나 기타 중요 일정을 포함할 수 있습니다.

동영상 채팅 예시(계속):

프로젝트 기간: 5월 15일~5월 29일

주요 마일스톤:

• 5월 15일: 킥오프 미팅

• 4월 5일: 제품팀이 동영상 채팅 제품 최종본의 베타 버전을 전달합니다

• 4월 22일: 초기 디자인 에셋이 전달됩니다

• 5월 7일: 디자인 에셋이 승인됩니다

• 5월 17일: 제품이 마무리되고 론칭할 준비를 마칩니다

• 5월 29일: 출시일

4. 목표 대상에 집중합니다

목표 대상이나 페르소나를 파악하는 것은 프로젝트 성공에 있어 매우 중요합니다. 프로젝트 팀은 가능한 한 최고의 결과를 달성하기 위해 관련 대상의 인구 통계 정보에 관한 인사이트가 필요합니다. 이 예시에서 프로젝트 팀은 목표 대상을 겨냥한 앱을 개발하고 앱 출시를 확대하기 위한 마케팅 캠페인을 실시합니다.

일찍 목표 대상을 정의하면 프로젝트의 범위가 당초 프로젝트 목표나 타임라인을 벗어나는 범위 변동을 방지할 수 있습니다. 목표 대상을 명확히 파악하지 못하면 프로젝트의 일부 업무를 다시 작업해야 할 수 있으며, 이에 따라 시간이 지연되거나 예산이 압박되는 형태로 범위 변동이 발생할 수 있습니다.

동영상 채팅 예시(계속):

이 캠페인의 목표 대상은 방과 후나 주말에 친구와 소통하려 하는 15살에서 18살 사이의 고등학생입니다. 목표 대상의 인구 통계 정보를 말하자면 이들은 최신 기술에 빠삭하지만 기능이 별로이거나, 버그나 지연을 잘 참지 못합니다.

5. 프로젝트 이해관계자를 다른 리스스에 연결합니다

이 단계에 이르면 프로젝트 브리프가 거의 완성됩니다. 프로젝트 브리프는 이해관계자나 프로젝트에 참여하는 팀원들에게 프로젝트의 주요 상세 정보를 제공하기 위한 것임을 기억해야 합니다. 예산, 커뮤니케이션 계획, 프로젝트 역할과 같은 다른 관련 리소스가 있을 수 있습니다.

프로젝트 브리프의 마지막에는 팀이 필요로 할 수 있는 관련 문서의 링크를 포함하세요. 예를 들어, 프로젝트 계획을 이미 만들어 놓았다면 프로젝트 브리프 마지막에 추가하세요. RACI 차트, 프로젝트 제안서, 프로젝트 로드맵 링크를 추가할 수도 있습니다.

동영상 채팅 예시(계속):

자세한 정보는 프로젝트 계획을 확인하거나 프로젝트 로드맵을 참조하세요.

프로젝트 브리프 예시

프로젝트 브리프는 단지 몇 단락으로 이루어진 프로젝트 정보에만 그치지 않습니다. 프로젝트 팀 전체에 중요한 세부 정보와 일정을 전달하는 수단입니다. 프로젝트 브리프를 사용하기 쉽고 한곳에 집중된 단일 정보 소스에 두세요. 지금까지의 모든 단계를 마치면 프로젝트 브리프는 아래와 같은 모습이 됩니다.

프로젝트 브리프를 사용하기 적합한 경우

프로젝트 관리에는 여러 가지 요소가 있습니다. 시작한 지 얼마 안된 프로젝트 매니저라면 무엇을 만들어야 할지 헷갈릴 수 있습니다. 다음은 프로젝트 관리의 각 요소와 사용하기 적합한 경우를 짧게 요약한 가이드입니다.

• 프로젝트 목적은 프로젝트가 비즈니스 목표에 어떻게 연결되는지에 관한 전반적인 개요입니다.

• 프로젝트 목표는 프로젝트가 끝날 때 완성되는 구체적인 실제 결과물입니다.

• 프로젝트 로드맵은 프로젝트 결과물, 주요 마일스톤, 프로젝트 목표에 관한 전반적인 개요입니다. 프로젝트 로드맵은 복잡한 이니셔티브에 특히 유용합니다.

• 킥오프 미팅은 프로젝트를 시작할 때 수행하는 미팅입니다. 킥오프 미팅은 프로젝트 팀과 주요 이해관계자의 의견을 듣기 위해 소통할 기회입니다.

• 프로젝트 개요라고도 불리는 프로젝트 계획은 실제로 프로젝트를 시작하기 위해 필요한 정보입니다.

• 프로젝트 브리프는 팀이 주요 프로젝트 정보를 파악할 수 있는 한곳에 집중된 단일 정보 소스입니다.

• 핵심 요약은 고위 이해관계자를 위한 프로젝트 계획의 개요입니다.

• 프로젝트 상태 보고서는 프로젝트 팀이 업무를 계획대로 진행할 수 있도록 프로젝트를 진행하는 동안 프로젝트 매니저가 전달해야 하는 진행 상태 업데이트입니다.

• 프로젝트 사후 분석은 프로젝트 팀과 함께 무엇이 제대로 진행되었는지와 진행되지 않았는지를 되돌아보고 배운 점 중 다음 프로젝트에 활용할 수 있는 것이 무엇인지 논의할 기회입니다.

요점: 지금 바로 프로젝트 브리프 작성을 시작하세요

프로젝트 브리프는 프로젝트의 주요 정보를 정리하여 모든 프로젝트 이해관계자가 쉽게 사용할 수 있는 형태로 제공하는 훌륭한 수단입니다. 프로젝트 브리프를 사용하면 이해관계자와 프로젝트 팀에게 부담을 주지 않고 프로젝트의 개요를 전달할 수 있습니다.

훌륭한 프로젝트 브리프를 능가하는 유일한 한 가지는 무엇일까요? 바로 업무 관리 툴을 사용하여 프로젝트를 관리하는 것입니다. 업무 관리 툴을 사용하면 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 모든 구성원이 정확히 파악할 수 있습니다. Asana와 같은 업무 관리 툴을 사용하는 것에 관해 자세히 알아보세요.