모든 이벤트 매니저를 위한 7가지 이벤트 계획 수립 툴

이벤트를 계획하다 보면 스트레스를 받기 쉽습니다. 실제로 가장 스트레스를 많이 받는 직업의 목록을 기재한 CareerCast의 연간 목록에 따르면 이벤트 코디네이터가 경찰관, 항공기 조종사, 소방관 다음으로 스트레스를 많이 받는 직업으로 나타났습니다. 특히 2020년에는 코로나바이러스로 인한 팬데믹 때문에 대부분의 대면 이벤트를 가상 이벤트로 전환해야 했으므로 이벤트를 계획하느라 정신없이 바빴을 것입니다.

대면 이벤트나 가상 이벤트 모두 이를 시작하려면 상당한 멀티태스킹과 전문가 수준의 정리가 필요합니다. 바로 이러한 이유로 수많은 이벤트 계획, 실행, 후속 조치의 모든 측면을 지원하는 툴이 시장에 존재합니다.

사실, 너무 많은 앱이 있습니다.

거추장스러운 툴을 관리하거나 정보를 추적하는 등 일을 위한 일에 시간을 쏟는 것이 아니라 중요한 업무에 집중하길 원할 것입니다. 해결할 문제를 파악하고 적절한 툴만을 사용하여 이러한 문제를 해결하는 것이 목표가 되어야 합니다.

이벤트 관리를 간소화하고 생산성을 높이는 데 도움이 되는 7가지 툴을 소개합니다.

고객 관계 관리 툴(CRM)

이벤트를 주최하는 비즈니스와 같이 고객 관계가 가장 중요한 비즈니스에서는 CRM(Customer Relationship Management) 툴이 가장 중요합니다. CRM은 참석자의 정보를 관리하고 이벤트 전후에 고객과 견고한 관계를 유지하는 데 도움이 됩니다.

참석자의 정보를 쉽고 깔끔하게 수집하는 것은 매우 중요합니다. 참석자, 잠재 고객, 고객의 정보를 CRM에 저장하면 거래가 구매로 이어질 때까지 개개인의 여정을 추적하고 관리할 수 있습니다. 각 여정을 추적하는 것은 주최한 이벤트별 ROI와 팀이 수익에 미친 영향을 나타내는 데 핵심적인 역할을 합니다.

훌륭한 CRM 툴 2가지는 다음과 같습니다.

• Salesforce: Salesforce는 수많은 다른 툴과 연동할 수 있는 강력한 CRM입니다. 이벤트 전후로 원활하게 리드를 생성하고, 후속 조치를 취하고, 조정하는 데 도움이 됩니다.

• Hubspot: Hubspot은 Salesforce처럼 대규모 테크 기업은 아니지만, 수많은 연동과 Hubspot Academy를 제공하는 강력한 CRM입니다. 또한, 예산에 제약이 있거나 정식으로 사용하기 전에 체험해 볼 수 있는 무료 버전을 제공합니다.

참석자 등록 관리하기

참석자 등록을 관리할 때는 두 가지 측면을 고려해야 합니다. 하나는 참석자의 관점에서 보는 것이며 다른 하나는 이벤트 매니저의 관점에서 보는 것입니다.

참석자의 관점에서는 최대한 많은 참석자를 확보하려면 사용자의 등록 프로세스가 원활하고 매끄러워야 합니다. 이벤트 매니저의 관점에서는 스트레스를 받거나 예기치 못한 상황이 발생하지 않게 하면서도 등록을 관리하고 수집한 모든 귀중한 데이터를 유용하고 유의미한 방식으로 정리할 수 있는 백엔드를 갖춘 소프트웨어가 필요합니다.

단순한 거래 기능 이상의 다양한 기능을 제공하며 이벤트를 처음부터 끝까지 관리하는 데 도움이 되는 툴을 선택해야 합니다. 또한, 적절한 때 전략적 결정을 내리기 위해 사용할 수 있는 귀중한 데이터와 보고서를 제공해야 합니다. Asana에서는 다음 2가지 툴을 추천합니다.

• Eventbrite: Evenbrite를 사용하면 시각적 분석, 차트, 보고서를 사용하여 이벤트 참석자에 관한 상세한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 이와 더불어 Eventbrite Organizer 앱을 사용하면 휴대전화에서 실시간으로 티켓 판매 현황을 추적하고, 모바일로 이벤트 체크인을 수월하게 수행하고, 라이브 참석자를 추적하여 최신 정보를 업데이트할 수 있습니다.

• Bevy: Bevy는 대면 이벤트나 가상 커뮤니티 이벤트를 주최할 수 있는 툴입니다. 모든 유형의 이벤트를 계획하고, 홍보하고, 실행할 수 있는 올인원 플랫폼입니다. 또한, 전체상을 파악하기 위한 분석 기능을 제공하며, 평소 사용하는 툴과 연동할 수 있습니다.

이메일로 참석자와 소통하기

Eventbrite에서 실시한 설문 조사에 따르면 이벤트 전문가의 73%는 2019년에 가장 개선되어야 할 마케팅 전략으로 이메일을 꼽았습니다. 잠재적 참석자에게 다가가고 꾸준히 소식을 전하기 위해 이메일만큼 좋은 채널은 없습니다.

이와 동시에 이벤트 전문가의 52%는 2019년에 이메일을 통해 판매를 유도하는 것이 더욱 힘들어질 것으로 전망했습니다. 바로 이러한 이유로 활동을 추적하고 판매량을 높이기 위해 이메일 마케팅 플랫폼이 필수적입니다.

이메일로 참석자와 소통할 수 있는 2가지 강력한 툴은 다음과 같습니다.

• Marketo: Marketo는 이메일 마케팅 세계를 이끄는 툴입니다. Marketo의 가장 기본적인 기능은 행동을 추적하고 특정 사용자를 대상으로 캠페인을 실시하는 것입니다. 잠재 고객을 대상으로 후속 조치를 취하고, 조성하고, 판매로 이어지게 하려는 이벤트를 진행한다면 Marketo가 최적의 선택입니다.

• Iterable: Iterable은 귀사의 제품을 이미 사용하고 있는 고객들에게 도달하기 위한 훌륭한 이메일 마케팅 툴입니다. 고객 이벤트를 계획하고 있다면 Iterable이 적합합니다.

처음부터 끝까지 이벤트 프로젝트 계획하기

이벤트가 순조롭게 진행되면 참석자는 컨벤션 센터의 연회장에 있든 거실 소파에서 웨비나를 시청하든 이벤트를 편안히 즐길 수 있습니다. 하지만 이를 위해 이벤트를 계획하는 사람은 모든 세부 사항과 마감일을 파악하기 위한 전략을 도출해야 합니다.

바로 이럴 때 Asana와 같은 업무 관리 플랫폼이 도움이 될 수 있습니다.

업무 관리 플랫폼을 사용하면 첫 브레인스토밍 세션부터 담당자에게 작업을 배정하고 마일스톤을 추적하기에 이르기까지 한 곳에서 모든 세부 정보를 파악할 수 있습니다. 업무를 시각화하는 다양한 방법을 통해 목록을 캘린더나 타임라인으로 간편히 전환할 수 있어 할 일 목록뿐만 아니라 적절한 시기도 확실하게 관리할 수 있습니다.

Asana를 사용하여 관리하는 이벤트마다 프로젝트를 생성하고 마감일을 기준으로 역산한 일정에 모든 단계를 표시할 수 있습니다. 그런 다음, 프로젝트 및 워크플로, 역할, 마감일을 조직 내에서 이벤트에 관여하는 모든 사람과 공유하세요. 이렇게 하면 모든 구성원이 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 파악할 수 있으며, 계획에 따라 진행 상태를 모니터링할 수 있습니다.

대규모 조직에 속해 있든 혼자 업무를 수행하든, 원하는 대로 설정할 수 있는 Asana의 이벤트 계획 템플릿을 사용하여 할 일 목록과 특정 이벤트 워크플로의 진행 상태를 추적할 수 있습니다. 또는 이벤트 계획 템플릿을 직접 만들어 더욱 신속하게 이벤트를 시작할 수도 있습니다.

이벤트 계획 수립 툴은 시작에 불과합니다

서로 원활히 연동되는 이벤트 계획 수립 툴을 사용하면 투자한 이상의 가치를 얻을 수 있습니다. 툴과 기술 스택에 대한 걱정이 줄어들수록 훌륭한 이벤트를 계획하기 위해 더 많은 시간을 확보할 수 있습니다.