프로젝트 계획을 시각화하는 3가지 방법: 타임라인, 캘린더, 보드

어떤 프로젝트를 관리하는 경우에도 업무를 계획하고 추적하는 방법이 필요합니다. 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 알아야 할 뿐만 아니라 자신이 관리하는 진행 중인 모든 업무와 정보를 손쉽게 시각화하는 방법도 필요합니다.

목록과 스프레드시트는 프로젝트를 관리하기에 충분하지 않습니다. 목록을 사용하면 여러 페이지의 문서가 되어버리고, 스프레드시트를 사용하면 프로젝트 세부 정보가 포함된 수많은 열이 계속 생기기 때문에 프로젝트 현황을 정확하게 파악하기가 어렵습니다.

시각적 프로젝트 관리란?

시각적 프로젝트 관리는 기존의 할 일 목록을 벗어나 업무를 체계적으로 정리하고 관리하는 방법입니다. 타임라인, 칸반 보드, 캘린더와 같이 다양한 레이아웃으로 프로젝트 정보를 시각화할 수 있습니다. 시각적 프로젝트 관리를 통해 배정된 업무, 프로젝트 결과물, 마감일, 팀 마일스톤 등을 한눈에 확인할 수 있습니다.

프로젝트 진행 상태를 어떻게 시각화하나요?

프로젝트 진행 상태를 시각화하는 데 일반적으로 사용되는 3가지 방법은 다음과 같습니다.

• 타임라인(또는 간트 차트)

• 칸반 보드

• 캘린더

업무를 시각화하는 이러한 방법은 각각 장단점이 있으며, 적합한 방법을 선택하는 것은 계획 중인 프로젝트의 유형에 따라 다릅니다. 따라서 비주얼 프로젝트 관리 소프트웨어에서 여러 보기를 전환할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 개개인부터 경영진에 이르기까지 모두가 프로젝트 관리 소프트웨어의 혜택을 누릴 수 있습니다.

그렇다면 타임라인, 칸반 보드 또는 캘린더 중 무엇을 사용해야 할까요? 이러한 각 시각화 툴의 기능과 어떤 유형의 프로젝트가 가장 적합한지 소개합니다.

1. 프로젝트 타임라인 및 차트

프로젝트 계획을 시각화하는 한 가지 방법은 프로젝트 일정을 표시하는 타임라인이나 간트 차트를 만드는 것입니다. 프로젝트 타임라인은 프로젝트 계획의 개요를 시각적으로 표시합니다. 타임라인 관리를 통해 프로젝트 세부 정보를 막대 차트로 정리하여 프로젝트의 각 업무나 결과물의 마감일, 기간, 업무 수행 순서를 나타낼 수 있습니다.

프로젝트 타임라인 및 간트 차트를 사용하는 경우

타임라인은 모든 업무의 마감일뿐만 아니라 시작일과 완료까지 소요되는 기간을 파악해야 하는 프로젝트에 유용합니다. 모든 업무를 프로젝트 타임라인에서 계획하면 효과적으로 리소스를 배정하고, 서로 다른 단계에 팀원을 배정하고, 종속 관계를 시각화할 수 있습니다.

타임라인 관리를 사용하면 프로젝트의 모든 업무가 어떻게 구성되어 있는지를 표시하는 프로젝트 계획을 작성하고, 필요에 따라 수정하여 사전에 문제를 방지할 수 있습니다. 타임라인은 다음과 같은 프로젝트를 관리하기에 적합합니다.

• 캠페인 관리

• 제품 출시

• 이벤트 계획

프로젝트 타임라인 또는 간트 차트를 사용하지 않는 경우

타임라인 관리는 모든 작업에 시작일과 종료일이 설정되어 있는 프로젝트에 가장 유용합니다. 타임라인은 막대 차트로 표시되므로 작업에 시작일과 종료일이 설정되어 있지 않다면 시각화할 수 있는 요소가 많지 않습니다. 일일 작업이 많은 프로젝트를 계획하고 있다면 프로젝트 캘린더나 칸반 보드로 업무를 시각화하는 것이 더 유용할 수 있습니다.

프로젝트 타임라인 예시

제품 출시를 계획하고 있다고 가정하겠습니다. 제품을 성공적으로 출시하려면 교차 기능팀(제품팀, 엔지니어링 팀, 마케팅팀, 영업팀, 고객 지원팀)의 팀원이 필요하므로 프로젝트가 복잡해질 수밖에 없습니다.

타임라인을 사용하면 시기를 정확하게 예측하고 리소스를 조율하여 발생할 수 있는 문제를 줄이면서 마일스톤을 달성할 수 있습니다. 프로젝트 타임라인은 각 단계나 결과물을 나열하고 각 단계의 시작일과 종료일, 업무 간 종속 관계를 표시합니다. 이렇게 하면 모든 프로젝트 팀원이 처음부터 출시 계획을 정확하게 알 수 있습니다.

팁: 팀원과 타임라인을 공유하고 관리하세요

프로젝트 계획의 타임라인을 작성한 후 팀원과 이해관계자에게 이를 공유하고 프로젝트가 진행되는 과정에서 세부 정보를 업데이트하세요. 동일한 단일 중앙 정보를 공유하면 모든 팀원이 실시간으로 모든 업무의 진행 상태를 파악할 수 있습니다.

Asana에서는 프로젝트를 이해관계자 및 팀원과 손쉽게 공유할 수 있습니다. 타임라인 보기로 업무를 시각화하면 계획에 대한 동의를 얻고 상황이 변경될 때마다 그에 맞게 일정을 조정할 수 있습니다. 또한, 작업 간 종속 관계를 시각화하여 작업을 시작하기 전에 종속 관계 충돌을 정확히 발견할 수 있습니다.

2. 칸반 보드

칸반 보드는 프로젝트를 체계적으로 정리하는 시각화 시스템으로, 각 작업이나 업무의 일부를 카드로 표시합니다. 이 카드는 다시 프로젝트 또는 프로세스의 단계, 작업 소유자, 업무 우선순위 또는 팀에 가장 적합한 체계를 나타내는 여러 열 중 하나에 정렬됩니다. 각 작업이나 결과물이 진행됨에 따라 작업을 나타내는 카드를 해당하는 열로 이동하여 작업이 프로세스에서 어느 단계에 있는지 손쉽게 파악할 수 있습니다.

칸반 보드를 사용하는 경우

칸반 스타일의 프로젝트 관리는 각 작업이 명확한 단계를 거친 후 완료되는 프로젝트에 가장 적합합니다. 칸반 보드는 업무 진행 상황이 명확하게 표시되므로 스프린트 작업을 하는 애자일 팀에 매우 유용한 툴입니다. 특히, 칸반 보드는 다음과 같은 프로젝트를 관리하기에 적합합니다.

• 버그 추적

• 스프린트 플래닝

• 스프린트 회고

• 애자일 일일 스탠드업 미팅

• 웹 프로덕션 관리

• 업무 요청

보드 프로젝트 예시

칸반 보드를 사용하여 관리할 수 있는 프로젝트의 예시로 버그 추적이 있습니다. 버그를 식별하고 수정하기 위해 사용되는 칸반 보드에는 다음 단계를 나타내는 열을 설정합니다.

• 새 버그(즉, 백로그)

• 작업 준비

• 진행 중

• QA 중

• 완료

보고된 모든 버그에 대해 팀이 손쉽게 새 카드를 생성한 후 업무가 진행됨에 따라 카드를 적절한 열로 이동합니다.

팁: 온라인으로 보드를 생성하고 공유하세요

종종 칸반 보드를 실제 보드에 점착 메모지가 부착된 형태로 볼 수 있습니다. 하지만, Asana와 같은 툴로 온라인에서도 칸반 보드를 만들 수 있다는 것을 알고 계셨나요?

Asana에서 칸반 보드를 만들면 각 카드에 사용자 지정 필드, 설명, 파일, 협업 참여자를 추가하는 등 더 많은 기능을 사용할 수 있기 때문에 손쉽게 프로젝트 세부 정보를 파악하여 모든 팀원이 성공적으로 협업할 수 있도록 지원할 수 있습니다.

3. 프로젝트 캘린더

칸반 보드와 타임라인이 많은 종류의 프로젝트를 관리하기에 적합하지만, 가끔은 캘린더가 필요할 때도 있습니다. 캘린더는 간단하고 직관적일 뿐만 아니라 특정 프로젝트를 계획하는 데에도 안성맞춤입니다.

프로젝트 캘린더를 사용하는 경우

캘린더는 마감일이 서로 다른 많은 작업을 관리해야 할 경우에 매우 유용합니다. 어떤 주, 월 또는 연도에 마일스톤을 완료하거나 에셋을 전달해야 하는지 파악할 수 있으므로 미리 계획을 세우고 알맞은 때에 성공적으로 업무를 실행할 수 있습니다. 특히, 프로젝트 캘린더는 다음과 같은 프로젝트를 관리하기에 적합합니다.

• 편집 캘린더

• 소셜 미디어 콘텐츠 캘린더

프로젝트 캘린더를 사용하지 않는 경우

프로젝트 캘린더는 작업을 실행하고 미리 주간, 월간 또는 분기 계획을 수립하는 데 도움이 됩니다. 하지만, 프로젝트 캘린더는 매일 마감되는 작업이 많다면 효과를 발휘하기가 어렵습니다. 실제로 매일 팀이 수행하는 업무를 자세히 확인해야 한다면 칸반 보드나 할 일 목록 스타일의 보기가 더 도움이 될 수 있습니다.

캘린더 프로젝트 예시

매일 할 일이 있는 프로젝트를 계획할 때 프로젝트 캘린더를 사용하면 향후 며칠 또는 몇 주에 예정된 모든 일을 확인할 수 있습니다. 그런 다음 캘린더에 전체 프로젝트를 표시하여 정확히 어떤 일이 예정되어 있고 담당자는 누구인지를 파악할 수 있습니다.

팁: 먼저 작업을 나열한 후 일정을 수립하세요

Asana를 사용하여 프로젝트 캘린더를 관리하고 있다면 프로젝트에서 작업 목록을 생성하고, 마감일을 설정한 후 캘린더 보기로 전환하여 캘린더에 작업이 자동으로 표시되도록 할 수 있습니다. 필요하다면 작업을 캘린더에서 이동하여 마감일을 빠르게 변경할 수 있습니다.

내 프로젝트에 적합한 보기는 무엇인가요?

타임라인, 칸반 보드 또는 캘린더는 중요한 세부 정보를 놓치지 않고도 전반적인 상황을 파악할 수 있기 때문에 프로젝트의 모든 단계를 시각화할 수 있는 좋은 방법입니다. Asana에서는 이러한 보기를 사용하여 프로젝트를 설정할 수 있습니다. 어떤 보기를 사용하든 계획을 팀원과 손쉽게 공유하고 한 곳에서 프로젝트를 실행할 수 있습니다.