간트 차트 개론: 프로젝트 일정을 계획하기 위한 완벽 가이드

직장에서나 프로젝트 킥오프 미팅에서 간트 차트에 대해 들어 본 적이 있을 것입니다. 그렇다면 간트 차트가 무엇인지, 프로젝트 관리에 어떻게 도움이 되는지, 어떻게 만드는지 잘 알고 계시나요?

간트 차트는 꽤 복잡할 수 있지만, 기본 사항을 간단하게 습득할 수 있습니다. 이 가이드에서는 간트 차트가 무엇인지, 어떤 경우에 사용해야 하는지, 만들기 위한 팁은 무엇인지 등을 명확하게 설명하겠습니다.

간트 차트란?

간트 차트는 프로젝트와 프로젝트에 포함된 작업의 타임라인을 표시하기 위해 사용하는 가로 막대 차트입니다. 간트 차트를 통해 팀은 프로젝트 일정, 예정된 마일스톤, 전반적인 프로젝트 타임라인을 시각적으로 파악할 수 있습니다.

간트 차트에서 각각의 가로 막대는 작업을 나타내며, 각 막대의 길이는 단계나 작업에 걸리는 시간을 나타냅니다. 간트 차트를 전체적으로 바라볼 때 프로젝트 매니저와 팀은 누가 무엇을 언제까지 완료해야 하는지에 개략적으로 파악할 수 있습니다.

일반적으로 간트 차트는 다음과 같은 요소로 구성되어 있습니다.

• 작업 날짜 및 기간

• 작업

• 작업 소유자

• 마일스톤

대부분의 간트 차트는 프로젝트 작업이 서로 어떻게 연결되어 있는지, 담당자는 누구인지, 예정된 중요 마감일과 마일스톤이 무엇인지에 대한 추가적인 정보를 제공해 줍니다. 간트 차트를 적극적으로 활용하면 팀원은 자신이 담당하는 업무가 무엇이며 자신의 업무가 전반적인 프로젝트에 어떤 영향을 미치는지 한눈에 파악할 수 있습니다.

간트 차트의 크리티컬 패스

간트 차트를 작성할 때 크리티컬 패스의 역할을 이해하는 것이 매우 중요합니다. 크리티컬 패스는 개별 작업으로 인해 후속 작업이 지연되어 프로젝트 전체가 지연되고 잠재적으로 마감일을 놓치게 되는 결과로 이어질 가능성을 줄이는 데 도움이 되는 방법론입니다.

간트 차트를 사용하면 전체 프로젝트가 일정에 맞춰 성공적으로 마무리되기 위해 완료해야 하는 작업이 무엇인지 결정할 수 있습니다. 즉, 크리티컬 패스를 파악할 수 있습니다.

간트 차트의 역사

최초의 간트 차트는 Karol Adamiecki가 1896년에 하모노그램(Harmonogram)이라는 이름으로 고안했습니다. Adamiecki는 연구 결과를 러시아어와 폴란드어로 출판했으며, 따라서 영어권 국가에서는 이를 접하기가 어려웠습니다. 1910년에 Henry Gantt는 공장 노동자들이 주어진 작업에 소요하는 시간을 나타내기 위해 간트 차트와 비슷한 차트를 고안하여 미국에서 대중화했습니다. 이 두 시스템이 통합되어 오늘날 우리가 사용하는 간트 차트가 탄생했습니다.

간트 차트는 공장 노동자의 작업을 추적하는 것에서 시작하여 프로젝트 일정을 추적하기 위해 널리 사용되는 수단이 되었습니다. 처음에는 간트 차트를 종이에 그렸기 때문에 일정이 변경될 때마다 차트를 다시 그려야 했습니다. 이후에 프로젝트 매니저들은 필요할 때마다 옮길 수 있도록 종이 조각이나 블록으로 간트 차트의 막대를 표현했습니다.

간트 차트의 일반적인 활용 사례

다양한 프로젝트와 프로그램에 간트 차트를 사용할 수 있지만, 일반적으로 간트 차트를 활용하는 사례를 살펴보고 간트 차트를 사용하는 이유가 무엇인지 이해하면 도움이 됩니다.

• 복잡한 프로젝트를 구성하고 관리: 프로젝트의 규모가 클수록 관리해야 하는 작업이 많아집니다. 간트 차트를 사용하면 프로젝트 매니저가 쉽게 프로젝트를 시각화하고 프로젝트를 더 작은 작업으로 세분화할 수 있습니다.

• 작업 종속 관계를 모니터링: 프로젝트를 진행하다 보면 프로젝트가 지연되기도 합니다. 간트 차트를 사용하면 프로젝트 매니저가 작업 종속 관계를 자동화하여 이전 단계나 작업이 완료되기 전까지는 다음 단계나 작업이 시작되지 않도록 할 수 있습니다.

• 프로젝트 진행 상태를 지속적으로 추적: 간트 차트로 진행 상태와 마일스톤을 모니터링할 수 있어 필요에 따라 프로젝트 계획을 쉽게 조정할 수 있습니다.

간트 차트를 사용하는 일반적인 방식 세 가지를 소개합니다.

1. 마케팅 캠페인 계획하기

대규모 마케팅 캠페인에는 많은 협업과 조율이 필요하며, 진행 중인 업무를 놓치기 쉽습니다. 간트 차트는 담당자가 지정된 일련의 작업과 각 작업에 소요되는 시간을 표시하여 프로세스를 효율화합니다. 이를 통해 팀은 누가 무엇을 담당하는지 파악할 수 있을 뿐만 아니라 자신의 업무가 다른 업무나 더 큰 목표에 어떻게 영향을 미치는지 알 수 있습니다.

클라이언트에게 결과물의 전반적인 타임라인 제시하기

간트 차트를 사용하여 클라이언트에게 모든 결과물에 대한 타임라인과 각 작업에 걸릴 것으로 예상되는 기간을 제시할 수 있습니다. 이러한 방식으로 전체적인 계획을 설명하면 각 결과물을 완성하는 데 필요한 작업과 시간을 이해관계자와 클라이언트에게 명확히 제시할 수 있습니다. 따라서 이해관계자와 클라이언트는 각 결과물을 전달받는 시기와 업무에 착수하는 시기를 파악할 수 있습니다.

3. 제품 출시 계획하기

제품 출시를 위해 간트 차트를 사용하여 아이디어 도출부터 출시 및 후속 작업에 이르기까지 전체 계획을 수립할 수 있습니다. 간트 차트에서 이를 시각화하여 업무에 착수하기 전에 충돌하는 사항을 손쉽게 포착하고, 각 단계 간의 종속 관계를 확인하고, 출시까지 이어지는 모든 작업에 대한 개요와 일정을 명확히 파악할 수 있습니다.

간트 차트를 만드는 방법

간트 차트는 저마다 모습이 다르지만, 어떤 소프트웨어를 사용하든 시작하기 위해 거쳐야 하는 기본 단계가 있습니다.

1. 기간을 정합니다

간트 차트는 시작일과 종료일이 있는 프로젝트에서 사용되어야 합니다. 간트 차트를 타임라인에 따라 프로젝트를 표시하는 수단이라고 생각해 보세요. 타임라인에는 시작점과 끝점이 필요합니다.

팁: 모든 프로젝트에는 명확한 종료 시점이 있어야 하지만, 프로젝트가 종료된 후에도 클라이언트와 후속 작업을 추가적으로 진행해야 할 가능성이 있습니다. 따라서 프로젝트가 끝난 뒤 후속 작업을 수행할 일정을 추가해야 할 수 있습니다.

2. 작업에 시작일과 마감일을 추가합니다

광범위한 프로젝트 타임라인 내에서 간트 차트는 구체적인 시작일과 종료일이 있는 개별 작업에 사용하기 가장 좋습니다. 작업을 막대 차트로 쉽게 시각화할 수 있기 때문입니다. 작업의 시작일을 추가하지 않으면 작업이 한 시점으로만 표시되어 전체상에서 시각화하기 어려울 수 있습니다.

팁: 시작일과 종료일이 명확하면 팀이 작업을 언제 시작해야 하는지 쉽게 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 중요한 프로젝트가 내일 마감된다는 것을 막바지에 알게 되지 않을 것입니다.

3. 종속 관계를 명확하게 합니다

대규모 프로젝트를 진행하는 경우 다른 작업이 완료되기 전까지 시작할 수 없는 작업이 있기 마련입니다. 프로젝트를 원활하게 진행하고 모든 팀이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 간트 차트에서 작업 간 종속 관계를 시각화할 수 있습니다.

아래 예시를 보면 제품 블로그 게시물을 게시할 수 있을지는 블로그 게시물을 검토하는 데 달려 있으며, 블로그 게시물 검토도 블로그 게시물의 초안 작성에 달려 있습니다. 이와 마찬가지로 팀은 이메일 캠페인의 초안이 작성된 후에 이메일 캠페인을 시작할 수 있습니다. 이처럼 작업 간에 종속 관계를 연결하면 다음 팀은 프로젝트의 다음 단계에서 시작할 수 있는 작업이 무엇인지 항상 파악할 수 있습니다.

4. 정확한 마일스톤을 설정합니다

간트 차트의 대부분의 작업과는 달리 마일스톤은 시점이 고정되어 있습니다. 마일스톤을 업무의 중요한 부분이 완료되었음을 알리는 체크포인트라고 생각하세요. 마일스톤을 사용하면 팀이 우선적으로 처리해야 하는 작업이 무엇인지 파악하고 이를 달성하면 축하할 수 있습니다.

팁: 마일스톤은 프로젝트의 여러 단계에서 마지막에 설정하는 경우가 많지만, 팀에 따라 다릅니다. 특히 모든 팀과 프로젝트가 저마다 다르기 때문에 더욱 그렇습니다. 마일스톤의 예시는 다음과 같습니다.

• 미팅

• 프로젝트 승인

• 작업 시작 지점

• 중간 점검

• 단계 완료 지점

5. 계획이 변경됨에 따라 업무를 조정합니다

계획은 언제나 변경되곤 합니다. 따라서 필요할 때마다 유연하게 조정할 수 있는 간트 차트 소프트웨어가 필요합니다. 작업을 끌어다 놓으면 실시간으로 종속 관계가 자동으로 업데이트되는 툴을 찾아보세요. 이러한 툴을 사용하면 계획이 변경되더라도 프로젝트를 언제나 계획대로 진행할 수 있습니다.

간트 차트의 장단점

간트 차트는 유용하지만, 언제나 모든 프로젝트에 가장 적합한 것은 아닙니다. 타임라인과 비교하여 간트 차트가 프로젝트에 적합한지를 더 잘 이해할 수 있도록 간트 차트를 만들기 전에 다음과 같은 점을 고려하는 것이 좋습니다.

장점

• 프로젝트 타임라인의 전체상을 파악할 수 있습니다. 간트 차트는 프로젝트의 로드맵입니다. 간트 차트를 활용하면 각 마일스톤에 도달해야 하는 때와 마일스톤에 도달하기 위해 계획대로 진행되고 있는지를 추적할 수 있습니다. 간트 차트로 전체상을 파악할 수 있으므로 고위 경영진이나 고객에게 간략한 개요를 설명할 때 특히 유용한 도구입니다.

• 작업이 서로 어떻게 연관되어 있는지 확인할 수 있습니다. 각 작업에 시작일과 마감일을 추가하고 종속 관계로 연결하면 각각의 작업이 다른 작업에 어떻게 영향을 미치는지 시각화할 수 있습니다. 이를 통해 업무를 시작하기 전에 문제를 포착하고 종속 관계 충돌을 해결할 수 있습니다.

• 팀 리소스 관리를 개선할 수 있습니다. 각 업무에 담당자를 지정하면 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 파악할 수 있어 개개인의 업무량을 효과적으로 관리할 수 있습니다. 모든 업무는 순차적으로 진행되기 때문에 팀원이나 팀이 한 번에 너무 많은 업무를 담당하는지 확인하고 필요에 따라 업무를 재배정하거나 일정을 조정할 수 있습니다.

단점

• 만드는 데 시간이 많이 소요됩니다. 간트 차트를 만드는 데 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 특히, Microsoft Excel 스프레드시트를 사용한다면 더더욱 그렇습니다. 템플릿을 사용한다 하더라도 팀의 특정한 필요에 맞게 템플릿을 조정해야 할 수 있습니다.

• 프로젝트를 계획한 곳과 동일한 곳에서 프로젝트를 관리하기 어려울 수 있습니다. 기존의 간트 차트는 프로젝트를 계획하는 단계에서 가장 유용합니다. 하지만, 계획이 끝나면 보통 다른 툴이나 플랫폼에서 매일 수행하는 활동을 관리하는 경우가 많기 때문에 팀의 단일 정보 소스가 어디인지 알기가 어렵습니다.

• 상세한 정보를 추가할수록 혼잡해집니다. 간트 차트에서 프로젝트 계획에 마감일과 협업 참여자와 관련된 정보를 추가하다 보면 간트 차트가 보기 쉬운 계획이 아니라 정보가 넘치는 혼잡한 보기로 변해버릴 수 있습니다.

기존 간트 차트의 대안

다행히도, 업무가 어떻게 구성되어 있는지에 대한 전반적인 보기를 제공하면서도 기존 스프레드시트 기반 간트 차트의 단점을 보완하는 대안이 있습니다.

계획 수립에 적합한 더 효과적인 툴

Asana와 같은 업무 관리 및 프로젝트 관리 툴을 사용하면 모든 업무를 계획하는 데 걸리는 시간이 줄어들 뿐만 아니라 업무를 계획한 곳과 동일한 곳에서 업무를 관리하고, 조율하고, 세부 정보를 추가할 수 있습니다.

예를 들어, 간트 차트와 같은 보기를 제공하는 Asana 타임라인을 사용하여 프로젝트 계획을 세울 수 있습니다. Asana 타임라인은 프로젝트의 모든 업무가 어떻게 구성되어 있는지 표시합니다. 또한, 간트 차트와 같이 각 단계가 시작되는 시점, 예상 기간, 담당자를 표시합니다. 간트 차트와 다르게 Asana 타임라인은 손쉽게 만들고 유지할 수 있으며, 팀이 계획한 곳과 동일한 곳에서 협업할 수 있습니다.

다른 시각적 프로젝트 관리 방법

관리하는 업무 유형에 따라 타임라인에서 프로젝트 계획을 시각화하는 대신 더 가볍고 설정이 간단한 캘린더나 칸반 보드를 사용할 수 있습니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트 보기를 전환할 수 있습니다. 어떠한 프로젝트도 타임라인, 목록, 보드, 캘린더 보기로 표시할 수 있어 팀이 원하는 방식으로 업무를 확인할 수 있습니다. Premium 무료 체험을 통해 이 모든 보기를 사용해 보실 수 있습니다.

Asana로 전문가처럼 프로젝트를 계획하세요

간트 차트나 유사한 대체 수단을 사용하든 프로젝트 계획 시각화는 모든 팀에 중요한 단계입니다. 프로젝트 계획을 시각화하면 프로젝트를 구성하는 모든 작업을 표시하고, 이를 팀과 공유하고, 업무가 진행됨에 따라 계획을 조정할 수 있어 모든 업무를 계획대로 원활하게 진행할 수 있습니다.

Asana를 사용하여 프로젝트를 계획하고 모든 구성 요소를 한 곳에서 확인하세요.