업무 관리 소개

몇 년 전 Viessmann의 대표이사인 Martin Viessmann 박사와 그의 아들이자 현 공동 CEO인 Max는 난방 및 냉동 시스템 기업이 스마트 설비와 사물 인터넷의 시대로 나아가는 것이 얼마나 중요한 일인지 깨달았습니다. 제품 혁신을 시작하면서 Martin은 회사가 내부적으로 운영되는 방식 역시 개선하여 Viessmann의 비즈니스와 운영팀을 “효과적인 협업의 시대”로 이끌길 원했습니다.

Viessmann사가 기술의 가치를 믿고 적극적으로 받아들인 것은 타당한 일이었습니다. Viessmann은 창립된 지 약 100년이 지났으므로 Martin과 Max는 회사가 몇십 년간 계속해서 성공을 거두려면 제품과 직장 모두를 지속적으로 현대화할 필요가 있다고 생각했습니다.

이를 실현하기 위해 Viessmann의 스마트 오피스 및 협업 매니저인 Alexander Pöllmann은 Viessmann에서 “미래의 직장”을 계획 및 구현하고 “효과적인 협업의 시대”를 여는 임무를 맡았습니다. 이를 통해 창립된 지 한 세기가 지난 기업이 초현대적인 첨단 설비의 세계로 나아가게 될 것이었습니다.

Alex는 새로운 기술을 도입하기 전에 시간을 들여 조직에 필요한 점을 더 확실히 파악했습니다.

그가 알아낸 것은 무엇이었을까요? 직원들은 갈수록 분산된 기업 환경 속에서 쉽게 연결되고, 협업하며, 더 많은 작업을 함께 수행할 수 있도록 해 줄 툴이 필요했습니다. Viessmann이 몇십 년에 걸쳐 성장하면서 많은 직원이 다양한 국가와 시간대에서 근무하게 되었고, 이에 따라 협업하기가 더 복잡해졌습니다. 특히 여러 팀 간의 업무를 관리하기 위해 모두가 사용할 수 있는 단일 정보 소스가 존재하지 않은 것이 문제였습니다.

Alex의 목표는 Viessmann 직원 모두가 협력하는 방식을 바꿀 수 있도록 조직 전체에 걸쳐 디지털 전환을 순조롭게 이루어 내는 것이었습니다. 이는 단일 프로젝트나 팀 차원을 뛰어넘는 더 큰 변혁을 의미했습니다. 이러한 디지털 전환에서 핵심적인 요소는 바로 업무 관리 플랫폼을 도입하는 일이었습니다.

업무 관리 vs. 프로젝트 관리

그렇다면, 업무 관리란 무엇일까요? 업무 관리를 간혹 프로젝트 관리와 같은 의미로 사용하는 경우도 있지만, 두 가지는 다릅니다. 물론 관련이 있긴 하지만, 엄연히 다른 것입니다.

어떤 점이 다른지 알아보기 전에 먼저 업무 관리란 무엇인지 정의해 보겠습니다. Asana가 바라보는 업무 관리는 다음과 같습니다.

업무 관리는 프로젝트, 진행 중인 프로세스, 또는 일상적인 작업과 같은 조직의 업무 흐름을 조율하는 체계적인 접근 방식으로, 팀이 더욱 신속하게 목표를 달성하는 데 필요한 명확성을 제공합니다. 조직 내 모든 직위의 구성원과 모든 수준의 업무를 조율하여 모두가 가장 중요한 업무를 완수하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있도록 합니다.”

즉, 업무 관리란 광범위한 시스템이자 프로젝트, 계획, 프로세스를 비롯한 업무를 완수하는 방식입니다. 따라서 프로젝트 계획이나 프로젝트 관리는 업무 관리의 일부이지, 그 자체는 아닙니다. 요약하자면 프로젝트 관리는 나무에 해당하고 업무 관리는 숲 전체라고 할 수 있습니다.

업무 관리를 통해 프로젝트를 더 쉽게 조율하는 방법

업무 관리의 개념이 점점 인기를 얻으면서 적어도 이론상으로는 많은 사람이 이를 이해하고 있습니다. 그러나 실제로 업무 관리가 어떤 형태를 띠고 어떤 방식으로 스트레스를 줄이면서도 더 명확하게 팀의 프로젝트를 조율할 수 있는 걸까요?

Viessmann의 사례에서 알 수 있듯이, 업무 관리 플랫폼이 있으면 팀이 사무실에서 일하든 원격으로 근무하거나 서로 다른 지역에서 근무하는 팀이든 업무를 손쉽게 조율할 수 있는 길이 열립니다. 이에 관해 자세히 살펴보겠습니다.

업무 관리는 협업의 배경 정보를 제공하는 일입니다. 즉, 무엇을 그리고 어떻게를 팀이 업무를 수행하는 장소와 결합하는 것입니다. 짐작하셨을 수도 있지만, 많은 사람이 툴을 사용하여 업무를 수행한다는 점을 생각해 보면 협업을 위해 배경 정보를 제공하는 일이 그리 간단하지는 않다는 것을 알 수 있습니다. 원격 근무 환경이라면 특히 더 그렇지요. 따라서 자신이 보유한 기술 스택과 이것이 어떻게 그 간극을 빈틈없이 메울 수 있을지에 대해 깊이 생각해 볼 필요가 있습니다. 아래의 세 가지 기술 스택 계층을 활용하면 관련 배경 정보를 제공하고 더 자연스럽게 업무를 조율하는 데 도움이 될 것입니다.

• 커뮤니케이션: 아마 Zoom, Slack, 이메일과 같은 커뮤니케이션 툴을 몇 가지 사용 중이실 겁니다. 이제 팀 차원에서 이러한 툴 간의 적절한 커뮤니케이션 비중과 커뮤니케이션 유형별로 어떤 툴을 사용하면 좋을지를 결정해야 합니다.

• 콘텐츠: 콘텐츠 저장소는 모든 정보와 문서를 보관하는 곳입니다. Dropbox, Google 드라이브, OneDrive와 같은 플랫폼은 안심하고 업무를 저장하고 공유할 수 있는 보관소입니다.

• 조율: 커뮤니케이션 툴과 콘텐츠 저장소가 중요한 만큼, Asana와 같은 업무 관리 플랫폼 없이는 팀이 효과적으로 협업하고 조율하기가 어렵습니다. 이 마지막 계층이 누가 어떤 일을 언제까지 완료하는지 등을 명확하게 하고 팀이 수행하는 업무에 대한 배경 정보를 단일 정보 소스로 제공합니다.

팀의 성공을 위해서는 업무 관리 플랫폼으로 조율 계층과 단일 정보 소스를 기술 스택에 더하는 것이 필수입니다. 이로써 모두가 한 곳에서 팀의 우선순위를 확인하고, 논의하고, 실행할 수 있는, 살아 움직이는 시스템을 갖출 수 있게 됩니다.

이전에는 팀이 원하는 툴을 사용하여 업무를 계획했습니다. 하지만 그렇게 하면 협업과 커뮤니케이션이 힘들어지면서 사일로 현상이 생겼습니다. 따라서 이제는 한 가지 툴로 일원화하는 데 힘쓰고 있습니다.”

업무 관리로 프로세스를 간소화하고 시간 절약하기

일단 팀이나 조직이 업무 관리 솔루션을 갖추게 되면, 프로세스 간소화에 착수하여 팀의 시간과 에너지를 아낄 수 있습니다.

우리가 수행하는 업무의 상당 부분이 지속되거나 반복되는 프로세스로 이루어집니다. 이러한 점을 자각하지 못했을 수도 있습니다. 일단 팀이 달성해야 하는 일과 누가 무엇을 언제까지 끝낼 것인지를 명확히 파악했다면 시간을 절약하고 계획을 효과적으로 실행하는 가장 좋은 방법은 생략할 수 있는 부분을 찾는 것입니다. 템플릿으로 만들거나 자동화할 수 있는 반복적인 프로세스를 찾으면 팀이 목표 달성을 향해 더 효율적이고 효과적으로 나아갈 수 있습니다.

대규모 편집 프로젝트를 수행할 때마다 매번 같은 단계를 반복했습니다. 따라서 이를 프로젝트 템플릿으로 만들어 계획 단계에서 팀의 수고를 많이 덜 수 있었습니다.”

업무 관리 시스템이 곧 단일 정보 소스입니다

Asana 앰배서더인 Jerod Hillard는 이렇게 말합니다. “저는 단일 정보 소스의 엄청난 지지자입니다. 저희 팀에는 Asana가 딱이죠. Asana에서 필요한 모든 배경 정보를 제공하고 클라우드 저장 공간 플랫폼, 재무 툴이나 다른 Asana 영역으로 팀원을 안내하여 추가적인 자료를 제공할 수 있습니다.”

이러한 명확성을 확보하면 모든 팀원이 확신을 가지고 공통된 목표를 향해 계속 나아갈 수 있습니다. 사무실 밖에서 일하든 분산된 환경에서 일하든 상관없습니다. 바로 Viessmann이 필요로 했던 것이죠.

개인과 팀은 자신이 수행하는 업무가 회사 전체의 우선순위에 어떻게 기여하는지 이해해야 하며, 이로써 자율권이 보장되고, 참여하고 있으며, 가장 중요한 업무에 연관되어 있다고 느낄 수 있어야 합니다. 업무 관리는 이러한 명확성을 팀에 제공하여 가장 중요한 업무를 척척 해 나갈 수 있다는 자신감을 심어주며, 예기치 않은 문제에 직면하지 않을 것이라는 확신을 줍니다.

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