프로젝트 관리에서 결과물이란?

모든 프로젝트에는 목표가 있습니다. 웹사이트를 업데이트하든 에펠탑 같은 건물을 짓든, 여러분과 팀은 무언가를 완성하는 것을 목표로 협력합니다. 궁극적으로, 성공적인 프로젝트를 진행한다는 것은 프로젝트의 마지막 단계에 유의미한 무언가가 완성된다는 것을 의미합니다. 신제품이나 전자책과 같이 눈에 보이는 것일 수도 있고, 해지 이탈률 감소나 NPS 향상과 같이 무형의 것일 수도 있습니다.

현재 완성을 목표로 하는 그 ‘무언가’가 바로 결과물입니다. 결과물이 무엇인지 이해하고 팀과 이해관계자들에게 그 결과물에 대해 명확하게 의사소통하는 것은 프로젝트의 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 이 기사에서는 프로젝트 결과물을 식별하고, 설정하고, 완성하기 위해 알아두어야 할 모든 것을 소개합니다.

프로젝트 결과물이란?

프로젝트 결과물이란 프로젝트가 끝날 때 완성될 것으로 예상하는 산출물입니다. 예를 들어, 신제품, 마케팅 캠페인, 기능 업데이트, 세일즈용 프레젠테이션 슬라이드, 고객 이탈률 감소, NPS 증가 등 무엇이든 될 수 있습니다. 프로젝트에는 여러 결과물이 있을 수 있지만, 어떤 결과물 완성을 목표로 하는지 명확하게 파악하면 팀이 가장 중요한 일을 처리할 수 있도록 작업을 배정하고 우선순위를 정할 수 있습니다.

프로젝트 관리가 처음이라면 프로젝트 결과물과 유사한 다른 용어들을 들어보셨을 수 있습니다. 각 용어를 비교한 내용은 다음과 같습니다.

결과물 vs 프로젝트 목표

프로젝트 목표는 프로젝트 결과물을 설정하는 데 도움이 되지만, 결과물보다는 더 광범위합니다. 프로젝트 목표를 정할 때, 결과물에서 얻을 것으로 예상되는 이익과 결과를 포착하게 됩니다. 특히 이러한 이익과 결과는 더 큰 체계의 프로젝트의 목표와 비즈니스 목표와 관련이 있기 때문입니다.

프로젝트 목표 예시: SSO와 이중 인증 시스템을 도입하여 회사의 보안을 더 강화한다.

결과물 예시: 새로운 SSO 서비스에 회사 전체 온보딩

결과물 vs 프로젝트 마일스톤

마일스톤이란 프로젝트를 진행하는 동안 달성할 것으로 예상되는 체크 포인트입니다. 마일스톤은 업무의 중요한 부분이 달성되었음을 나타내지만, 프로젝트의 끝이 아니라 프로젝트가 진행되는 동안에 발생합니다. 프로젝트 마일스톤을 프로젝트 결과물을 완성하는 데 도움이 되는 구성요소라고 생각하면 됩니다.

결과물 예시:  유료 소셜 미디어, 유튜브 광고 및 인쇄물 전반에 걸쳐 새로운 브랜드 마케팅 캠페인 전개.

프로젝트 마일스톤 예시: 크리에이티브 제작을 위해 에이전시 고용.

두 가지 유형의 결과물

결과물을 완성하려면 목표로 하는 결과물이 어떤 유형인지 아는 것이 중요합니다. 이를 파악하면 결과물을 구성하고 실제로 프로젝트가 완료된 후 결과물을 전달하는 방식이 달라집니다. 결과물에는 두 가지 유형이 있으며, 작업 중인 프로젝트 유형에 따라 완성을 목표로 할 결과물의 유형이 결정됩니다.

외부 결과물

외부 결과물이란 ‘프로젝트 결과물’이라고 하면 떠올리는 개념일 것입니다. 외부 결과물이란 제품, 새로운 기능, 소셜 미디어나 마케팅 캠페인 또는 세일즈용 프레젠테이션 슬라이드 등과 같이 고객을 위해 제작하는 모든 것이 해당합니다. 외부 결과물은 고객 기반을 확보하거나 유지하는 데 도움이 됩니다.

내부 결과물

내부 결과물이란 명칭에서 알 수 있듯이 고객에게 직접적으로 영향을 주지는 않지만, 회사에 이익이 되는 것입니다. 예를 들어, 사내 훈련 과정이나 분기별 예산 보고서 등이 포함됩니다. 만약 프로젝트의 최종 사용자가 여러분의 회사라면 내부 결과물에 대해 작업을 하는 것이라고 할 수 있습니다.

프로젝트 결과물을 관리하고 추적하는 5가지 팁

1. 결과물을 명확하게 정의하기

프로젝트 결과물을 완성하기 전에 우선 프로젝트 결과물이 무엇인지 명확하게 파악해야 합니다. 프로젝트 계획을 수립하고 프로젝트 목표를 규정하는 동안 프로젝트 결과물을 생성하는 것을 목표로 하세요. 이렇게 하면 팀이 프로젝트에 착수할 때부터 완성해야 할 결과물이 무엇인지와 이를 어떻게 추진할지 로드맵을 명확하게 파악할 수 있습니다.

프로젝트 결과물을 정의하기 위해 우선 다음과 같은 몇 가지 질문을 생각해보세요.

• 이 프로젝트에서 달성하고자 하는 것은 무엇인가요?

• 이 프로젝트에서 ‘성공’이란 무엇인가요?

• 내부 결과물을 제공하나요, 외부 결과물을 제공하나요?

• 외부 클라이언트 또는 내부 팀에 전달하고자 하는 최종 결과는 무엇인가요?

2. 주요 이해관계자들과 결과물을 공유하기

프로젝트 결과물을 알고 있어도 주요 이해관계자들이 동의하지 않는다면 의미가 없습니다. 따라서 모든 주요 이해관계자에게 결과물을 효과적으로 자주 전달하여 모두가 동일한 내용을 파악할 수 있게 해야 합니다. 아직 전달하지 않았다면 주요 이해관계자들이 가장 중요한 프로젝트 정보를 이용할 수 있도록 프로젝트 계획을 공유하세요.

3. 시각적 프로젝트 관리 툴로 업무 조정하기

프로젝트 결과물을 완성하려면 팀의 업무를 효과적으로 추적하여 누가 언제까지 무엇을 하는지 정확하게 파악해야 합니다. 그렇게 하려면 한곳에 집중된 단일 정보 소스가 필요합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 팀 전체가 업무를 실행하고 추적할 수 있으므로 누가 언제까지 무엇을 하는지 정확하게 알 수 있습니다. 이러한 방식으로 프로젝트의 목표를 공유할 수 있으며 팀이 수행하는 업무를 실시간으로 추적할 수 있습니다.

시각적 프로젝트 관리에는 세 가지 주요 유형이 있습니다.

• 칸반 보드는 업무가 단계별로 이동하는 것을 시각화할 수 있습니다. 칸반 보드에서 업무는 열로 정리된 프로젝트 보드에 표시됩니다. 보드에서 개별 작업은 시각적 카드로 표시되며, 완료될 때까지 해당하는 열을 따라 이동합니다. 칸반 보드를 사용하면 각 작업이 보드에서 어떤 위치에 있는지 확인하여 프로젝트 결과물 완성 대비 진행 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다.

• 타임라인에서 프로젝트를 보려면 간트 차트를 사용하세요. 간트 차트는 막대 차트와 유사한 차트로, 작업이 막대 차트에서 수평 막대로 표시되는 보기 방식입니다. 작업 마감일 뿐만 아니라 완료하는 데 걸리는 시간도 확인할 수 있습니다. 간트 차트로 제품 출시나 이벤트 계획 같은 복잡한 과정을 추적하세요.  간트 차트 소프트웨어 는 일반적으로 프로젝트 마일스톤을 더 효과적으로 시각화하는 기능을 갖추고 있습니다. 간트 차트를 사용하면 프로젝트 타임라인상에서 어느 지점에 있는지와 결과물 완성 대비 진행 상황을 정확하게 추적할 수 있습니다.

• 한 달 전체의 업무를 한 곳에서 보려면 프로젝트 캘린더를 사용하세요. 명칭에서 알 수 있듯이, 프로젝트 캘린더는 일반 캘린더와 유사하며 작업을 올바른 마감일에 쉽게 끌어다 놓을 수 있습니다. 프로젝트 캘린더는 편집 캘린더나 소셜 미디어 콘텐츠 캘린더처럼 월별 제작 현황을 추적하기 좋은 수단입니다. 이러한 유형의 시각적 프로젝트 관리를 활용하면 프로젝트가 끝날 때 결과물을 완성할 수 있도록 중요한 모든 일일 작업을 달성하는 데 도움이 됩니다.

4. 상태 보고서로 팀에 최신 정보 제공하기

프로젝트 상태 보고서는 프로젝트 결과물 완성 대비 진행 현황에 관해 개략적인 정보를 적시에 업데이트한 보고서입니다. 프로젝트 상태 보고서를 통해 결과물 완성을 향해 프로젝트가 계획대로 진행되는지 팀과 공유할 수 있습니다. 만약 계획대로 진행되고 있지 않다면 프로젝트 기한 막바지에 결과물을 완성하기 위해 허둥대는 대신 더 늦기 전에 방향을 수정할 수 있습니다.

Asana에서는 팀이 프로젝트 목표와 결과물의 최신 상태를 파악할 수 있도록 주간 또는 격주로 보고서를 보내는 것을 추천합니다. 프로젝트 상태 보고서는 프로젝트의 일일 업무를 모두 추적할 필요가 없는 프로젝트 이해관계자에게 전체적인 상황을 공유하는 좋은 수단입니다.

프로젝트 상태 업데이트를 공유하는 가장 좋은 방법은 업무를 추적하는 동일한 툴에서 공유하는 것입니다. 다양한 곳에서 자료를 일일이 수집하는 데 시간을 낭비하는 대신 보고서 및 상태 업데이트 기능을 제공하는  업무 관리 툴 을 찾아보세요. 클릭 한 번으로 프로젝트 현황을 실시간으로 파악할 수 있습니다.

5. 프로젝트가 끝난 후 성공 여부 측정하기

모든 프로젝트 결과물을 완성했기를 바랍니다. 하지만 결과물을 완성했더라도 전체 프로젝트의 성공을 측정하는 지표를 정리하여 성공 여부를 평가하는 것은 여전히 중요합니다. 결과물을 완성했지만, 프로젝트 일정을 넘겼나요? 시간과 리소스에 여유가 있는 상태로 결과물을 완성했나요? 만약 외부 결과물을 작업하고 있었다면 외부 이해관계자의 반응은 어땠나요? 프로젝트 팀과 이를 검토하는 시간을 가지면 다음번 프로젝트의 결과물을 완성하고 관리할 때 배운 점을 활용할 수 있습니다.

프로젝트 결과물을 작성하기 전에 다음 예시를 먼저 확인해보세요

생성하는 결과물은 프로젝트 목표와  프로젝트 계획에 따라 다릅니다. 결과물은 프로젝트 범위에 합당해야 합니다. 즉, 보유한 리소스나 프로젝트 일정 내에 결코 달성할 수 없는 결과물을 완성하는 것을 목표로 삼아서는 안 됩니다. 좋은 프로젝트 결과물을 작성하면 프로젝트를 성공적으로 수행하고 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 몇 가지 일반적인 프로젝트와 현실적으로 산출할 수 있는 결과물의 예시는 다음과 같습니다.

마케팅 캠페인 계획

• 결과물 종류: 외부 결과물

• 외부 결과물 예시: YouTube용으로 제작된 60초짜리 생중계 영상 1개.

영업 계획

• 결과물 유형: 내부 결과물

• 내부 결과물 예시: 2022 사업연도 인바운드 및 아웃바운드 영업 전략, 수익 목표, 대상 고객 및 영업 툴 관련 자세한 내용을 담은 강력한 영업 및 운영 계획.

사용성 테스트 계획

• 결과물 종류: 외부 결과물

• 외부 결과물 예시: 8월 4일에 최소 20명의 참가자와 사용성 테스트 세션을 완료.

제품 출시 마케팅

• 결과물 종류: 외부 결과물

• 외부 결과물 예시: 새로운 제품의 기능을 소셜 미디어, 웹 및 홍보 활동을 통해 프로모션 진행.

회사 이벤트 계획

• 결과물 유형: 내부 결과물

• 내부 결과물 예시: 12월 18일에 온라인으로 회사 홀리데이 파티 개최.

Deputy가 Asana로 사내 협업을 강화하는 방법

Deputy는 손쉽게 근무 명단을 작성하고 업무 시간을 추적하여 고용주가 인력 계획을 간편하게 수행할 수 있는 앱입니다. 또한 직원들이 앱을 사용하여 근무 시간을 기록하고 교대 근무 시간을 바꿀 수 있는 이점이 있습니다. Amazon, Aesop, Nike, Messina, Reliant Healthcare를 포함하여 중소기업부터 대기업까지 모든 규모의 조직에서 Deputy를 사용하고 있습니다.

대규모로 기술을 관리하는 일은 시기가 좋을 때도 까다로운 일이지만, 표준화가 부족한 상황에서는 혼란스러워질 수 있습니다. Deputy에서는 팀이 서로 다른 업무 관리 툴을 사용하고 있어 정보 사일로 현상, 의사소통 오류, 데이터 손실을 겪고 있었습니다. 이러한 비효율성은 회사 전반에 걸쳐 프로젝트와 결과물의 투명성을 저해했습니다.

이 문제에 대한 Deputy의 해결책은 모든 인력 관리툴을 통합하는 것이었습니다. 전사에서 하나의 툴만 사용하여 더 쉽게 협업하고 사업 전반의 투명성을 높이고자 했습니다. Deputy는 회사에 필요한 점을 충족하고 최고의 사용자 경험을 제공하는 Asana를 선택했습니다.

모든 것을 한 곳에 모아둘 수 있어 안심이 됩니다. Asana 덕분에 모두가 훨씬 수월하게 같은 방향으로 나아가고 있습니다.”

현재 Asana는 Deputy 전사의 다양한 부서에서 사용되고 있습니다.

• 마케팅 부서에서는 Asana 양식을 사용하며 요청을 접수하고 모든 캠페인을 Asana 플랫폼에서 관리합니다. 덕분에 팀 내 협업이 더 쉬워졌습니다.

• 고객 지원 부서에서는 Deputy 도움말 센터가 모든 주제를 포괄적으로 다룰 수 있도록 기사 작성을 추적합니다.

• 고객 성공 부서에서는 Asana에서 고객 배포를 관리하여 일정과 책임을 명확히 합니다.

• 재무 및 기타 기업 팀에서는 월말 결산 및 대규모 프로젝트 같은 반복 업무 관리에 Asana 플랫폼을 사용합니다.

• 프로젝트 관리 조직(Project Management Office, PMO)에서는 준법 감시 및 사무실 이전과 같은 대규모 프로젝트를 추적합니다. Asana의 작업을 활용하면 세부 사항도 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• 기업 엔지니어링 부서에서는 Asana에서 분기별 및 월별 스프린트를 계획하고 고객 지원팀을 위해 Zendesk 툴을 도입하는 것과 같은 프로젝트를 관리합니다.

전반적으로 Asana는 단일 정보 소스를 제공하여 전사에서 진행되는 업무에 투명성을 확보하고 모든 부서가 같은 방향으로 나아갈 수 있게 해주었습니다. 오늘날과 같이 근로자의 59%가 동 시간대에서 일하지 않는 원격 근무 환경에서는 신뢰가 특히 중요합니다. Asana 덕분에 프로젝트와 결과물에 대한 가시성이 높아져 신뢰를 강화할 수 있었습니다.

Asana로 팀원들은 모든 사람이 어떤 일을 하고 있으며 결과물이 언제 완성될 예정인지 실시간으로 쉽게 확인할 수 있습니다. 업무가 완료되면 담당자에게 이메일을 보내서 알릴 필요 없이 결과물을 완료로 표시하기만 하면 됩니다. 이를 통해 책임, 결과물, 마감일이 명확해져 조직 전반에 걸쳐 효율성이 증가했습니다.

Deputy 팀이 Asana를 전사에서 사용하는 방법에 관한 자세한 내용은 케이스 스터디 전체를 읽어보세요.

언제나 프로젝트 결과물을 완성하세요

프로젝트 결과물을 완성하면 원하는 것을 성취하는 기쁨을 맛볼 수 있습니다. 궁극적으로, 프로젝트 결과물을 완성하는 것은 명확한 목표를 설정하고 이를 전달한 뒤 프로젝트를 진행하는 동안 목표를 추적하는 것이라고 할 수 있습니다. 팀에 업무에 대한 명확성과 가시성을 제공하고 싶다면 업무 관리 툴을 사용해 보세요.

Asana는 팀이 항상 최신 정보를 파악하고, 마감일을 지키고, 목표를 달성할 수 있도록 개발된 업무 관리 툴입니다.  Asana에 대해 자세히 알아보세요.