프로젝트 착수: 성공적인 프로젝트 관리를 위한 첫 번째 단계

“맨 처음부터 시작해 볼게요. 맨 처음은 시작하기 아주 좋은 곳이죠.”

오스트리아 알프스를 배경으로 도레미 송을 부르는 것은 아니만, Julie Andrews의 충고는 음악에 적용되는 것과 마찬가지로 프로젝트 관리에도 적용됩니다. 시작을 잘하면 성공적인 프로젝트 관리에 필요한 토대를 마련할 수 있다는 것입니다. 그리고 프로젝트 착수 단계에서는 프로젝트를 시작하기 전에 확인해야 할 사항을 점검할 수 있습니다.

프로젝트 착수란?

프로젝트 착수는 새로운 프로젝트를 시작하는 첫 단계입니다. 프로젝트 착수 단계 동안, 프로젝트를 진행하는 이유와 비즈니스가 전달하려는 가치를 수립하게 되고, 해당 정보로 핵심 이해관계자의 승인을 얻습니다.

‘프로젝트 착수’라는 용어는 PMI(Project Management Institute)의 5단계 모델에서 유래되었습니다. PMI는 PMBOK® Guide로도 알려진, 프로젝트 관리 지식 체계 가이드에서 이 5단계 모델을 설명합니다. 이 모델은 프로젝트의 라이프 사이클을 5단계로 나눕니다.

• 프로젝트 착수: 프로젝트를 광범위하게 정의하고 승인을 얻습니다.

• 프로젝트 계획: 상세한 목표와 프로젝트 로드맵을 생성합니다.

• 프로젝트 실행: 처음 두 단계의 정보를 사용하여 프로젝트를 실시합니다.

• 프로젝트 성과: KPI(핵심 성과 지표)를 사용하여 효과를 측정합니다.

• 프로젝트 종료: 이해관계자에게 보고합니다.

프로젝츠 착수 vs. 프로젝트 계획

프로젝트 착수 단계에서는 프로젝트의 비즈니스 가치를 증명하기 위해 프로젝트를 개략적인 수준에서 정의합니다. 핵심 이해관계자로부터 승인을 얻고, 프로젝트가 타당성이 있다는 것을 증명하고 나면, 프로젝트 계획 단계로 넘어갑니다. 바로 이 단계에서 구체적인 목표, 결과물, 프로젝트 로드맵을 더 상세하게 정의합니다. 착수 단계에서는 승인을 얻기 위해 충분한 정보를 제공해야 합니다. 승인받은 후에는 프로젝트 계획 단계에서 세부 사항을 다듬고 계획하는 데 시간을 사용한다고 생각하면 됩니다.

프로젝트 착수 단계가 중요한 이유?

새로운 프로젝트를 시작하는 것은 신나는 일이지만, 계획 단계로 넘어가기 전에 이니셔티브가 실제로 가치를 더하는 일인지 확인하는 것은 중요합니다. 바로 이때, 프로젝트 착수 단계가 도움이 됩니다. 프로젝트 착수 단계를 거치면 체계적으로 프로젝트의 비즈니스 케이스를 설명할 수 있으며 추진하는 업무가 타당성이 있는지 증명하는 기회를 제공합니다. 프로젝트 착수 단계는 초기에 이해관계자에게 정보를 제공하여, 필수적인 리소스를 확보하고, 프로젝트의 가시성을 높이고, 업무를 진행하면서 발생하는 비용 문제를 방지할 수 있습니다.

프로젝트 착수 프로세스: 시작을 위한 4단계

매력적인 신규 프로젝트 아이디어를 구상했다면, 이제는 무엇을 하면 될까요? 프로젝트 관리의 첫 번째 단계에 접근하는 방법과 신규 프로젝트를 위한 튼튼한 토대를 마련하는 방법을 소개하겠습니다.

1. 프로젝트 헌장이나 비즈니스 케이스 작성하기

이 첫 번째 단계에서, 추진하려는 프로젝트가 왜 필요한지, 어떤 이익을 가져다줄지에 대해 설명합니다. 프로젝트 헌장이나 비즈니스 케이스를 작성하여 이에 관해 설명할 수 있습니다. 이 두 문서는 모두 핵심 프로젝트 세부 사항을 요약하여 설명하고, 이해관계자들에게 이니셔티브를 피칭하기 위해 사용되기 때문에, 근본적으로 같은 개념을 따릅니다. 프로젝트 헌장과 비즈니스 케이스의 주요 차이점은 범위입니다. 프로젝트 헌장은 규모가 좀 더 작은 이니셔티브에 사용되고, 비즈니스 케이스는 많은 양의 리소스가 필요한 규모가 좀 더 큰 프로젝트에 사용됩니다. 예를 들어, 회사의 홈페이지를 다시 디자인하기 위해서는 프로젝트 헌장을 사용할 것이며, 회사 전체를 다시 브랜딩하는 경우에는 비즈니스 케이스를 사용할 것입니다.

프로젝트 헌장과 비즈니스 케이스 중 어느 것을 사용하든, 프로젝트가 비즈니스에 어떤 가치를 더할 수 있는지 입증할 기회이며, 예산, 장비, 팀원과 같은 특정 리소스가 필요한 이유를 설명할 기회입니다. 다음에서 이 두 문서가 일반적으로 포함하는 사항에 대한 대략적인 템플릿을 확인해 보세요.

프로젝트 헌장

프로젝트 헌장은 다음 요소를 사용하여 왜 프로젝트가 중요한지, 어떤 내용을 수반하는지, 누가 진행할지에 관한 내용을 설명합니다.

• 왜: 프로젝트의 목표와 목적

• 무엇을: 프로젝트 예산의 개요를 포함한 프로젝트 범위.

• 누가: 주요 이해관계자, 프로젝트 후원자, 프로젝트 팀원

비즈니스 케이스

비즈니스 케이스는 프로젝트 헌장이 가진 모든 요소를 비롯하여 다음의 요소도 함께 포함합니다.

• 프로젝트가 가져올 ROI(투자 수익률) 추정치를 포함한 종합적인 재무 분석

• 프로젝트 리스크 분석과 리스크 관리 계획

• 의사결정 방법(예:RACI 차트), 커뮤니케이션 계획 및 비즈니스 케이스가 승인될 경우 취할 다음 단계를 포함하는 실행 계획

2. 핵심 이해관계자를 파악하고 프로젝트 피칭하기

다음은 프로젝트 헌장이나 비즈니스 케이스를 누가 승인하는지 결정하는 것입니다. 여기에는 프로젝트의 결과에 대해 발언권이 있는 핵심 이해관계자가 포함됩니다. 예를 들어, 임원, 프로젝트 후원자 혹은 예산이나 리소스 요청을 처리해주는 부서 간 팀이 여기에 해당합니다. 핵심 이해관계자가 누구인지 확신할 수 없는 경우, 다음과 같이 자문해 보세요.

• 이 프로젝트를 승인하는 사람은 누구인가?

• 이 프로젝트를 위한 리소스를 제공하는 사람은 누구인가?

• 이 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 사람은 누구인가?

중요한 참여자를 간과하지 않도록 하기 위해서 프로젝트 이해관계자 분석을 작성할 수도 있습니다. 이 방법론은 이해관계자를 높은 영향력과 높은 관심을 가진 사람, 높은 영향력과 낮은 관심을 가진 사람, 낮은 영향력과 높은 관심을 가진 사람, 낮은 영향력과 낮은 관심을 가진 사람의 네 가지 주요 그룹으로 나눕니다. 높은 영향력과 높은 관심을 가진 사람에 포함되는 사람이 착수 단계 동안 프로젝트를 승인해야 하는 주요 이해관계자일 가능성이 큽니다.

이때는 주요 이해관계자 뿐만 아니라 프로젝트에 영향을 받거나 관심이 있는 다른 참여자를 확인하는 좋은 기회이기도 합니다. 이 참여자들이 이니셔티브를 공식적으로 승인할 필요는 없지만, 내용을 미리 알리는 것이 좋습니다. 특히, 이 프로젝트가 이들의 업무에 영향을 미치는 경우에는 더욱 그렇습니다. 이 참여자들은 통찰을 제공하거나 리소스를 제공하는 방식으로 프로젝트에 추가적인 지원을 제공할 수도 있습니다.

착수 단계에서 이해관계자의 승인을 얻으면 확정된 승인, 지원 및 리소스를 확보하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 프로젝트의 가시성을 높이고 프로젝트 라이프 사이클에서 비용이 발생하는 문제를 방지하는 데에도 도움이 됩니다.

3. 타당성 조사 실시

프로젝트가 가치를 더하고 회사의 전반적인 전략적 계획에 부합한다는 것을 입증하며 프로젝트를 피칭했으니 이제는 현재 보유하고 있는 리소스로 프로젝트 목표를 달성할 수 있는지 확인하는 타당성 조사를 실시할 때입니다.

간단하게 말하면, 타당성 조사는 프로젝트가 성공할 수 있는지를 평가합니다. 타당성 조사는 다음의 질문에 답합니다.

1. 우리 팀은 이 프로젝트를 마치는 데 필요한 리소스를 가지고 있는가?

2. 프로젝트를 추진할 가치가 있을 만큼 계획 추진을 통해 얻는 투자 수익률(ROI)이 높은가?

두 가지 질문 모두에 ‘예’라고 답했다면, 프로젝트를 진행해도 될 만큼 확실한 근거가 있는 것입니다. 타당성 조사를 통해 충분한 예산이나 리소스가 없다고 결론이 났다면, 이해관계자에게 돌아가 추가 예산 또는 리소스를 요청해야 합니다. 또한, 프로젝트의 투자수익률(ROI)이 충분히 높지 않다면, 해당 자료를 이용하여 프로젝트 계획을 수정하는 데 사용하거나 완전히 다른 기회를 추구하는 근거로 사용할 수 있습니다.

모든 프로젝트에 타당성 조사가 필요할까요?

타당성 조사는 일반적으로 회사의 상당한 리소스를 필요로 하는 대규모 프로젝트에 사용됩니다. 장기적 영향이 아주 낮은 작은 프로젝트에 대해서는 타당성 조사를 진행해야 할 필요가 없을 수도 있습니다. 만약 이전에 비슷한 프로젝트를 관리한 적이 있거나, 경쟁사가 이미 비슷한 이니셔티브를 성공적으로 진행하고 있거나, 최근 3년 이내에 비슷한 타당성 조사를 진행한 적이 있다면, 타당성 조사를 건너 뛸 수 있습니다. 타당성 조사는 완료하는 데 시간과 리소스가 필요합니다. 그러므로 타당성 조사를 진행하기 전에 반드시 필요한 절차인지 확인하고 진행하는 것이 중요합니다.

4. 팀과 툴 모으기

프로젝트가 승인되고, 프로젝트 타당성이 입증되었다면, 드디어 팀, 작업 공간, 툴을 모으는 작업을 시작할 수 있습니다. 지금부터 팀과 툴을 준비하는 데 활용할 수 있는 팁을 소개합니다.

• 좋은 팀이 있으면 프로젝트를 성공으로 이끌 수 있습니다. 그리고 적절한 경험과 기술이 있는 팀원을 구성하는 데는 시간이 걸립니다. 프로젝트가 확정되면, 팀을 꾸리는 프로세스를 최대한 빨리 시작하는 것이 좋습니다. 특히 신규 직원을 고용해야 하거나 계약자를 온보딩해야 한다면, 특히 더 그렇습니다. 회사의 절차에 따라, 프로젝트에 기존 직원을 재배정하려면 미리 요청해야 할 수도 있습니다.

• 팀 구조를 어떻게 조직하고 싶은지 고려합니다. 예를 들어, 단순한 계층적 구조로 팀원이 개별 팀 리더에게 보고하는 구조를 원하는지, 아니면 팀을 지리적인 기준으로 나누는 것이 적합할지 생각해야 합니다.

• 업무 장소는 업무를 수행하는 방식에 영향을 줄 수 있습니다. 만약 프로젝트를 원격으로 관리하려고 한다면, 가상 팀 관리를 위한 적절한 인프라가 준비되어 있어야 합니다. 또한 팀이 현장에서 일한다면, 프로젝트 킥오프 미팅에 앞서 사무실 공간을 요청해야 한다는 것을 기억하세요.

• 적절한 툴을 선택합니다. 팀이 일상 업무를 어떤 방식으로 협력할지 고려합니다. 예를 들어, 이메일을 사용할지, Google 문서를 사용할지, 혹은 더 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 것인지 고려해야 합니다. 팀 커뮤니케이션을 한 곳으로 일원화하고, 명확한 소유자와 마감일을 지정하여 작업을 배정하고, 팀에게 맞는 방식으로 프로젝트를 손쉽게 정리할 수 있게 해주는 Asana같은 툴 사용을 고려해보아야 합니다.

다음 순서: 프로젝트 계획

프로젝트 착수 단계는 프로젝트를 위한 튼튼한 토대를 마련하도록 해줍니다. 여러분의 프로젝트를 위한 비즈니스 요구 사항을 입증하도록 하고, 필요한 승인을 확보하고, 업무의 타당성을 확인하고, 팀을 모으도록 해줍니다.

프로젝트 착수 단계를 완료하고 나면, 프로젝트 계획의 세부 사항을 마무리하고, 구체적인 목표, 결과물, 마일스톤 및 프로젝트 로드맵을 결정할 수 있습니다. 이제 계획 단계에 들어선 것을 축하합니다. 앞으로 멋진 프로젝트 시작과 프로젝트 성공을 기대할 수 있습니다.