프로젝트 관리에서 실현 가능성 조사를 사용하는 방법

조직에 큰 영향을 미칠 가능성이 있는 복잡한 대형 프로젝트를 운영한다는 것은 멋진 일입니다. 진정한 변화를 이끌어 내는 일이기 때문입니다. 하지만 한편으로는 실패에 대한 두려움이 들기도 합니다.

바로 이럴 때 실현 가능성 조사가 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 관리에서 실현 가능성 조사를 해 본 적이 없다면 이 글에서 실현 가능성 조사를 시작할 때 알아야 하는 모든 것을 알아보세요.

실현 가능성 조사란?

실현 가능성 조사란 프로젝트 계획이 성공할 수 있는지 여부를 평가하는 방식으로 때때로 실현 가능성 분석 또는 실현 가능성 보고라고 불리기도 합니다. 타당성 조사는 프로젝트 계획의 실현 가능성을 평가하여 프로젝트를 추진할지 여부를 판단합니다.

이는 두 가지 질문에 대한 답을 구함으로써 이루어집니다.

1. 우리 팀은 이 프로젝트를 마치는 데 필요한 툴이나 리소스를 가지고 있는가?

2. 프로젝트를 추진할 가치가 있을 만큼 계획 추진을 통해 얻는 이익이 높은가?

실현 가능성 조사는 비즈니스에 큰 영향을 미치는 투자 프로젝트를 수행하는 경우 더 중요합니다. 또한 시장 점유율에 큰 영향을 끼칠 수 있는 프로젝트에도 실현 가능성 조사가 필요합니다.

프로젝트 매니저는 실현 가능성 조사에 직접적으로 관여하지 않을 수 있지만 이러한 조사가 어떤 것인지 반드시 알아두어야 합니다. 실현 가능성 조사에 포함되는 여러 가지 요소를 이해함으로써 실현 가능성 조사를 수행하는 팀을 더 잘 지원하고 프로젝트의 최고의 결과를 이끌어 낼 수 있습니다.

실현 가능성 조사가 필요한 경우

실현 가능성 조사는 프로젝트 제안이 이루어진 후 업무가 실제로 시작되기 전 수행되어야 합니다. 실현 가능성 조사는 프로젝트 계획 프로세스의 일부입니다. 실제로 실현 가능성 조사는 특정 프로젝트에 따라 SWOT 분석이나 프로젝트 리스크 평가와 병행하여 이루어질 때가 많습니다.

실현 가능성 조사의 유용성:

• 프로젝트를 본격적으로 시작하기 전에 시장잠재력을 확인

• 비즈니스 대안을 좁혀 나감

• 제안된 이니셔티브의 장단점에 대한 문서 작성

• 진행 여부를 결정하기 전에 더 많은 정보를 확보

실현 가능성 조사가 필요하지 않은 경우:

• 프로젝트의 실현 가능성을 확인한 경우

• 과거에 유사한 프로젝트를 운영해 본 경험이 있는 경우

• 경쟁사가 시장에서 유사한 이니셔티브로 성공을 거둔 경우

• 간단한 소규모 프로젝트이고 장기적으로 비즈니스에 미치는 여향이 극히 미미한 경우

• 최근 3년 이내에 유사한 타당성 조사를 한 적이 있는 경우

한 가지 주의해야 할 것은 타당성 조사는 프로젝트 피치가 아니라는 점입니다. 프로젝트 피치에서는 프로젝트가 회사를 위해 좋은 아이디어인지 여부와 프로젝트의 목표가 전반적인 전략적 계획에 부합하는지 여부를 판단합니다. 일반적으로 프로젝트가 좋은 아이디어라고 결론이 나면 그다음에 타당성 조사를 통해 현재 보유한 툴과 리소스로 프로젝트를 수행할 수 있는지 알아보게 됩니다.

타당성 조사 vs 프로젝트 헌장

프로젝트 헌장은 프로젝트의 당위성을 이해관계자에게 알리기 위한 비교적 격식에 얽매이지 않는 형태로 작성한 문서입니다. 프로젝트 헌장은 프로젝트 목적, 범위, 책임에 대한 엘리베이터 피치라고 볼 수 있습니다. 일반적으로 프로젝트 승인 전에 프로젝트 후원자 또는 경영진 이해관계자가 프로젝트 헌장을 검토합니다.

타당성 조사는 프로젝트 헌장이 승인된 후에 수행해야 합니다. 타당성 조사는 프로젝트가 팀 목표에 부합하는지 여부를 설득하기 위한 문서가 아니라, 프로젝트가 팀이 달성 가능한 목표인지를 확인하는 방식이라고 할 수 있습니다.

타당성 조사 vs 비즈니스 케이스

비즈니스 케이스는 프로젝트 헌장을 좀 더 공식화한 버전입니다. 통상 소규모 또는 간단한 이니셔티브에는 프로젝트 헌장을 작성하고 비즈니스에 큰 영향을 미치는 대규모의 복잡한 이니셔티브에는 비즈니스 케이스를 작성합니다. 더 길고 공식적인 이 문서에는 재무 정보도 포함되며 일반적으로 직급이 더 높은 이해관계자가 관여하게 됩니다.

관련 이해당사자가 비즈니스 케이스를 승인한 후에는 타당성 조사를 실시하여 업무가 수행 가능한 것인지 확인하게 됩니다. 수행 가능하지 않은 것으로 판명되면 경영진 이해관계자에게 리소스나 툴 또는 시간을 더 요청하여 비즈니스 케이스가 실행 가능하도록 해야 합니다.

타당성 조사 vs 비즈니스 계획

비즈니스 계획은 조직의 목표를 천명한 공식적인 문서입니다. 보통 회사를 설립하거나 비즈니스가 중대한 변화를 겪고 있을 때 비즈니스 계획을 작성합니다. 비즈니스 계획을 통해 3년 내지 5년 간의 전략적 계획을 비롯한 수많은 비즈니스 결정에 대해 알 수 있습니다.

비즈니스 및 전략적 계획을 실행할 때에는 개별 프로젝트에 투자하게 됩니다. 타당성 조사는 특정한 개별 프로젝트 또는 이니셔티브의 실행 가능성을 평가하는 방식입니다.

타당성 조사의 4가지 요소

타당성 조사에는 네 가지 주요 요소가 있습니다. 바로 기술적 타당성, 재무적 타당성, 시장 타당성 (또는 시장 적합성), 운영 적합성입니다. 이러한 요소는 타당성 조사의 네 가지 유형이라 불리기도 하는데, 실제로 대부분의 타당성 조사에서 이 네가지 요소 모두를 검토하는 경우가 많습니다.

기술적 타당성

기술적 타당성 조사는 프로젝트에 이용할 수 있는 기술적 리소스를 검토합니다. 이 조사에서는 프로젝트 목적을 달성하는 데 필요한 적절한 장비를 충분하게 확보했는지와 적절한 기술 지식이 있는지를 판단합니다. 예를 들어 프로젝트 계획에서 매달 50,000개의 제품을 생산할 것을 제안했지만 공장에서 매달 30,000개의 제품밖에 생산하지 못한다면 이 프로젝트는 기술적으로 타당하지 않다고 할 수 있습니다.

재무적 타당성

재무적 타당성은 프로젝트가 재정적으로 실행 가능한지 설명합니다. 재무 타당성 보고서에는 프로젝트에 대한 비용/편익 분석이 포함되며 예상 ROI(투자수익률)에 대한 예측과 재무 리스크에 대한 기술도 포함됩니다. 재무적 타당성 조사의 목표는 결국 프로젝트를 통해 어느 정도의 경제적인 이익을 얻을 수 있는지를 이해하는 것입니다.

시장 타당성

시장 타당성 조사는 프로젝트의 결과물이 시장에서 어느 정도의 성과를 낼 것인지 예측하는 것을 분석하는 것입니다. 보고서의 이 부분에는 시장 분석, 시장 경쟁에 대한 설명, 예상 판매액이 포함됩니다.

운영 타당성

운영 타당성 조사는 조직이 이 프로젝트를 잘 마칠 수 있는지 여부를 평가합니다. 여기에는 인력 요구 사항과 조직 구조, 적용 법률의 요구 사항이 포함됩니다. 운영 타당성 조사를 마치면 이 업무를 마치는 데 필요한 리소스, 스킬, 역량이 있는지 이해할 수 있습니다.

타당성 조사 체크리스트

대부분의 타당성 조사는 비슷한 방식으로 구성되어 있습니다. 이러한 조사 문서는 제안 받은 비즈니스 아이디어의 실행 가능성을 평가하는 역할을 합니다. 타당성 조사가 명확히 이루어지면 프로젝트 이해관계자의 의사 결정 프로세스에 도움이 됩니다.

타당성 조사에 포함되는 요소:

• 프로젝트의 전반적인 실행 가능성을 기술하는 핵심 요약

• 프로젝트를 통해 개발하려는 제품 또는 서비스에 대한 설명

• 기술, 장비, 인력 등에 대한 기술적 고려 사항

• 현재 시장 상황과 마케팅 전략을 비롯한 시장 조사

• 현재 팀의 조직 구조가 해당 이니셔티브를 지원할 수 있는지 여부를 평가하는 운영 타당성 조사

• 프로젝트 타임라인

• 재무적 타당성 보고서에 근거한 재무적 추정

타당성 조사를 수행하기 위한 6단계

아마도 여러분은 직접 타당성 조사를 수행하기 보다는 인사이트와 정보를 제공해 달라는 요청을 받는 입장일 것입니다. 타당성 조사를 수행하려면 훈련된 컨설턴트를 고용하거나 사내 PMO(프로젝트 관리 조직)이 있는 경우 이러한 유형의 업무를 담당하는지 문의해 보세요. 일반적인 타당성 조사 단계는 다음과 같습니다.

1. 예비 분석 실행

타당성 조사는 시간이 많이 걸리는 프로세스입니다. 타당성 조사를 시작하기 전에 분명하고 극복 불가능한 장애물이 존재하는지 평가하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 프로젝트에 조직이 사용할 수 있는 예산보다 훨씬 더 많은 돈이 필요하다면 프로젝트를 마칠 수 있는 가능성이 크지 않습니다. 이와 마찬가지로, 프로젝트 결과물을 정해진 날짜까지 시장에 내놓아야 하지만 시장에 내놓은 뒤 몇 달 동안 판매할 수 없다면 이 프로젝트 역시 실행 가능성이 크지 않습니다. 이러한 유형의 거대한 장애물이 있다면 프로젝트가 실행 가능하지 않다는 것이 분명하기 때문에 굳이 타당성 조사를 할 필요가 없습니다.

2. 재무적 타당성 평가

재무적 타당성 조사는 예상 손익계산서라고 생각할 수 있습니다. 타당성 조사의 재무 부분은 예상 수익 추정치를 명확히 하고 프로젝트 목적을 달성하기 위해 조직이 투자해야 하는 것을 시간과 돈의 측면에서 기술합니다.

재무적 타당성 조사를 할 때에는 프로젝트가 비즈니스의 현금 흐름에 영향을 미칠지 여부를 고려하세요. 이니셔티브의 복잡도에 따라 프로젝트에 대한 비용 편익 분석을 위해 사내 PMO 또는 외부 컨설턴트가 재무팀과 협력해야 할 수도 있습니다.

3. 시장 평가 수행

시장 평가 또는 시장 타당성 조사는 시장 수요를 식별하는 기회가 됩니다. 이러한 조사를 통해 프로젝트로부터 기대할 수 있는 수익과 마주칠 수 있는 잠재적 시장 리스크를 파악할 수 있습니다.

시장 평가는 타당성 조사의 다른 어떤 부분보다도 시장에 기회가 존재하는지 여부를 판단할 수 있는 중요한 기회가 됩니다. 이 조사를 할 때에는 경쟁사의 포지션을 평가하고 인구 통계 자료를 분석하여 프로젝트의 결과를 예상하는 것이 매우 중요합니다.

4. 기술 및 운영 타당성을 고려

재무적 여건이 양호해 보이고 시장 진출도 무리가 없어 보이더라도 이 이니셔티브가 조직이 지원 가능한 것이라는 보장은 없습니다. 운영 타당성을 평가하려면 이 프로젝트에 필요한 인력이나 장비에 대해 고려하세요. 시간, 돈, 스킬을 비롯하여 조직에 어떤 리소스가 있어야 프로젝트가 성공할 수 있을까요? 

프로젝트에 따라 이니셔티브의 법률적 영향을 고려할 필요가 있을 수도 있습니다. 예를 들어 제품에 관련된 신규 특허 취득이 프로젝트에 포함된다면 법무팀도 관여해야 하며 그러한 요구 사항을 프로젝트 계획에 통합해야 합니다.

5. 프로젝트의 취약점 검토

이 단계에서는 내부 PMO 팀 또는 외부 컨설턴트가 이미 타당성 조사의 네 가지 요소인 재무, 시장 분석, 기술 타당성, 운영 타당성을 모두 살펴 보았을 것입니다. 또한 여러분과 이해관계자가 의견을 제시할 수 있도록 권고안을 내놓기 전에 먼저 조사 결과에 모순되는 사항은 없는지 데이터를 검토하고 분석할 것입니다. 이러한 데이터 검토와 분석에는 손익계산서가 시장 분석 결과와 부합하는지 확인하는 작업도 포함됩니다. 이제 기술적 타당성 조사를 마쳤으니 큰 위험 신호가 될 수 있는 불리한 점이 있는지 여부도 알 수 있을 것입니다.(만약 있다면 비상 대책을 세워 보세요!) 

프로젝트의 복잡도에 따라 명확한 답을 낼 수 없는 경우가 있을 수 있습니다. 타당성 분석이 복잡한 문제를 간단한 양자택일식의 결정으로 해결할 수 있게 만들어 주는 것은 아닙니다. 하지만 올바른 질문과 대답으로 결정에 임할 수 있게 해주어 프로젝트와 팀을 위한 최선의 선택을 내릴 수 있습니다.

6. 결정안 제시

타당성 조사의 마지막 단계는 간단히 요점을 언급하고 해결책을 제시하는 핵심 요약입니다.

프로젝트의 복잡도와 범위에 따라 내부 PMO 또는 외부 컨설턴트가 이해관계자와 함께 타당성 조사 결과를 공유하거나 이해관계자 그룹에게 결과를 발표하여 실시간으로 질의응답을 진행할 수 있습니다. 어떤 방식이든, 조사 결과를 손에 넣은 팀은 정보에 근거한 결정을 내리는 데 필요한 모든 것을 확보한 것입니다.

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타당성 조사를 모두 마치셨다면 이제 프로젝트를 실행할 준비가 된 것입니다! Asana와 같은 업무 관리 툴에서 진행 상태를 추적하여 프로젝트를 성공으로 이끄세요. 세세한 부분부터 전체적인 상황에 이르기까지 Asana는 업무를 체계적으로 정리하기 때문에 팀은 무엇을, 왜, 어떻게 수행해야 하는지 파악할 수 있습니다.