모든 프로젝트 헌장에 필요한 3가지 요소

새로운 프로젝트나 이니셔티브를 시작할 때는 기대로 가득 찹니다. 하지만 프로젝트를 시작하기 바로 전 단계, 즉 프로젝트를 승인받아야 할 때는 어떤가요?

프로젝트를 제안하고 승인받는 과정을 경험해 본 적이 없다면 눈앞이 깜깜해질 수도 있습니다. 적절한 정보를 모아 프로젝트 이해관계자가 이해할 수 있는 방식으로 전달하기까지의 과정에서 성공적인 결과를 달성하는 데 필요한 자료를 갖추었는지 확인하고 싶을 것입니다. 이를 확인하기 위한 방법 중 하나는 프로젝트 헌장(Project charter)을 활용하는 것입니다.

프로젝트 헌장이란?

프로젝트 헌장은 주요 프로젝트 이해관계자에게 승인을 받기 위해 프로젝트 목표, 프로젝트 범위, 프로젝트 책임을 엘리베이터 피치처럼 제안하는 것입니다. 프로젝트를 시작하기에 앞서 프로젝트 헌장에 프로젝트의 주요 요소에 관한 짧고 간략한 설명을 제공해야 합니다. 프로젝트 헌장을 작성한 뒤 세부적인 프로젝트 계획 문서를 만들면 승인을 받고 필요에 따라 방향을 수정할 수 있습니다.

프로젝트 헌장은 다양한 프로젝트 계획 자료 중 하나입니다. 다른 프로젝트 계획 요소와 비교한 점은 다음과 같습니다.

프로젝트 헌장 vs. 프로젝트 계획

프로젝트 헌장에는 세 가지 요소인 프로젝트의 목표, 범위, 책임만 포함되어야 합니다. 프로젝트 헌장이 승인되면 프로젝트 계획을 만들어야 합니다. 프로젝트 계획은 프로젝트 헌장을 기반으로 프로젝트의 주요 요소에 대해 더 상세한 청사진을 제공해야 합니다.

프로젝트 계획에는 7가지 주요 요소가 있습니다.

• 목표

• 성공 지표

• 이해관계자 및 역할

• 범위 및 예산

• 마일스톤 및 결과물

• 타임라인 및 일정

• 커뮤니케이션 계획

프로젝트 헌장 vs. 프로젝트 브리프

프로젝트 브리프는 프로젝트가 공식적으로 승인된 후 작성하는 간략한 문서입니다. 브리프는 프로젝트 팀과 이해관계자가 자주 참조할 수 있는 프로젝트 계획의 요약 버전입니다. 프로젝트 헌장과 마찬가지로 프로젝트 브리프에는 프로젝트를 진행하는 동안 해야 할 업무가 무엇인지와 더불어 해당 프로젝트가 좋은 아이디어인 이유에 관해 맥락을 설명합니다.

프로젝트 브리프는 4가지 부분으로 이루어져 있습니다.

• 배경 정보

• 프로젝트 목표 및 성공 기준

• 프로젝트 타임라인

• 목표 대상

프로젝트 헌장 vs. 비즈니스 케이스

프로젝트 헌장과 비즈니스 케이스는 근본적으로 동일합니다. 모두 적절한 이해관계자에게 프로젝트를 제안하기 위한 도구입니다. 프로젝트 헌장과 비즈니스 케이스의 주된 차이점은 범위입니다.

비즈니스 케이스는 중요한 비즈니스 투자의 이점과 위험을 설명하는 공식적인 문서입니다. 예를 들어, 외부 대행사와 함께 진행하는 대규모 투자, 현재 비즈니스 관행의 상당한 증가, 새로운 제품 라인 또는 서비스 도입 등을 제안하려 한다면 비즈니스 케이스를 만드는 것이 좋습니다. 대신, 프로젝트를 승인받아야 하지만 규모가 상대적으로 작은 경우(예: 지난 캠페인과 비슷한 캠페인 또는 현재 시장 진출 전략에 맞는 제품 출시) 프로젝트 헌장을 만드는 것이 좋습니다.

프로젝트 헌장을 작성해야 하는 경우

프로젝트 계획 수립을 위한 다양한 도구가 있으며, 프로젝트 헌장이 반드시 적합한 것은 아닙니다. 아래에서는 프로젝트 헌장을 작성하는 것이 적합한 경우와 그 외 다른 것을 작성하는 것이 좋은 경우를 설명합니다.

• 프로젝트 헌장: 프로젝트를 제안하고 승인을 받기 위해 작성합니다. 프로젝트 헌장은 프로젝트 목표, 범위, 책임을 이해관계자에게 명확하게 전달합니다. 주요 이해관계자는 프로젝트 헌장을 사용하여 프로젝트를 승인하거나 변경을 제안할 수 있습니다.

• 비즈니스 케이스: 프로젝트가 비즈니스 상의 상당한 투자를 나타내는 경우 작성합니다. 비즈니스 케이스는 프로젝트의 투자 수익률과 관련 프로젝트 위험을 비롯하여 추가적인 정보와 문서를 포함합니다.

• 프로젝트 계획: 프로젝트가 승인된 경우 작성합니다. 프로젝트 계획은 프로젝트 타임라인이나 주요 프로젝트 마일스톤과 같이 추가적인 정보를 제공하기 위해 프로젝트 헌장을 토대로 작성됩니다.

• 프로젝트 브리프: 프로젝트 계획의 전체 내용을 요약한 문서를 만들려는 경우 작성합니다.

• 핵심 요약: 고위 이해관계자에게 문서의 요약을 제공하려는 경우 작성합니다.

• 프로젝트 로드맵: 간트 차트에서 프로젝트의 전체적인 타임라인을 살펴보려는 경우 작성합니다.

프로젝트 헌장 작성 방법

프로젝트 헌장에는 프로젝트를 시작할 수 있도록 승인을 받기 위해 주요 이해관계자에게 프로젝트의 세부 정보를 제공합니다. 프로젝트 헌장에는 3가지 주요 요소가 있습니다.

“왜”

프로젝트 헌장을 작성할 때 먼저 프로젝트 목표와 프로젝트 목적을 공유합니다. 이 섹션에서는 이 프로젝트가 왜 중요한지와 프로젝트가 마무리될 때 이루려는 주요 목표가 무엇인지를 요약해야 합니다. 프로젝트 목적에서는 이 프로젝트를 진행하는 것이 왜 중요한지와 이 프로젝트가 회사의 목표를 어떻게 지원하는지를 명확하게 설명해야 합니다.

프로젝트 목적과 더불어 프로젝트 목표를 명확하게 제시해야 합니다. 프로젝트 목표는 결과물이나 에셋과 같이 프로젝트를 마무리할 때 달성하고자 계획하는 것입니다. 훌륭한 프로젝트 목표를 만들려면 SMART 방식을 따르세요. 프로젝트 목표가 다음과 같은 기준을 충족해야 합니다.

• Specific(구체적인)

• Measurable(측정 가능한)

• Achievable(달성 가능한)

• Realistic(현실적인)

• Time-bound(기한이 정해진)

“무엇을”

프로젝트 헌장의 2번째 주요 요소는 프로젝트 범위입니다. 프로젝트 범위 섹션에서는 프로젝트를 구성하는 것과 그렇지 않은 것이 무엇인지 정확히 정의합니다. 프로젝트 범위를 작성할 때는 범위를 정하고 무엇보다도 프로젝트 타임라인에서 수행하지 않을 것을 설명합니다.

프로젝트 헌장에서 범위를 설명할 때 가장 중요한 부분은 프로젝트의 적정 예산을 설명하는 것입니다. 이해관계자에게 프로젝트를 제안하기 위해 프로젝트 헌장을 활용한다는 점을 명심하세요. 따라서 예산이 얼마이며 어디에 사용할 것인지를 명확히 제시해야 합니다.

“누가”

프로젝트 헌장의 마지막 섹션에서는 프로젝트에 참여할 사람이 누구인지 설명해야 합니다. 주요 프로젝트 이해관계자, 경영진 이해관계자, 프로젝트 후원자, 일반 프로젝트 팀이 포함됩니다. 리소스 관리 계획을 수립하지 않았다면 간략하게 작성하여 프로젝트가 진행되는 동안 다양한 리소스를 어떻게 배정할지 설명합니다.

프로젝트 헌장 예시

프로젝트 헌장 템플릿

프로젝트 헌장을 작성할 준비가 되었다면, 사용하기 쉬운 이 템플릿을 따라 다음 프로젝트 헌장을 작성해 보세요.

프로젝트 이름

프로젝트의 이름을 지정합니다. 대부분의 사람이 여러분이 무엇을 진행하는지 이해할 수 있을 만큼 충분하게 묘사하는 이름을 붙입니다.

프로젝트 매니저

이 프로젝트의 담당자는 누구인가요?

마지막 수정일

프로젝트 헌장은 계속 업데이트되는 살아있는 문서입니다. 따라서 마지막 수정일을 추가하면 헌장을 빈번하게 확인하는 팀원에게 유용할 수 있습니다.

프로젝트 목적

이 프로젝트를 진행하는 이유는 무엇인가요?

프로젝트 목표

프로젝트를 끝낼 때까지 이루고자 계획한 결과물과 에셋은 무엇인가요?

프로젝트 범위

프로젝트 결과물의 범위는 무엇인가요? 프로젝트에 포함되지 않은 이니셔티브는 무엇인가요?

프로젝트 팀 및 리소스

이 프로젝트에 참여하는 사람은 누구인가요? 이 프로젝트에서 활용할 수 있는 리소스(예: 사람, 툴, 예산)는 무엇인가요?

이해관계자 및 승인자

프로젝트 이해관계자는 누구인가요? 프로젝트 헌장이나 프로젝트 결과물을 승인하는 사람은 누구인가요?

프로젝트 헌장부터 프로젝트 성공까지

프로젝트 헌장이 승인되면 프로젝트 계획을 진행할 수 있습니다. 추가적인 프로젝트 계획 문서를 작성하며 프로젝트 관리를 시작할 때 모두가 접근할 수 있는 한곳에 집중된 툴에 모든 프로젝트 상세 정보를 저장하세요.

물론 저희는 Asana가 프로젝트 관리를 위한 최고의 툴이라고 생각합니다. Asana를 사용하면 팀의 프로젝트와 작업을 관리하여 모두가 최신 정보를 공유하고 마감일을 지킬 수 있습니다. 프로젝트 관리의 이점에 대해 자세히 알아보세요.