초보자 가이드: 효과적인 비즈니스 케이스 작성 방법

거의 모든 프로젝트는 승인을 받아야 합니다. 즉, 팀으로부터 간단한 승인을 받거나 경영진의 지원을 받아야 합니다. 새로운 이니셔티브를 제안하고 프로젝트에 대한 승인을 받기 위해 프로젝트 계획이나 프로젝트 헌장을 작성하는 일이 익숙할지도 모릅니다. 그러나, 제안하는 프로젝트에 막대한 투자가 필요하다면 비즈니스 케이스를 작성해야 할 수 있습니다.

비즈니스 케이스를 작성한 적이 없으신가요? 걱정 마세요, Asana가 도와드리겠습니다. 몇 가지 리소스와 약간의 계획만 있다면 성공적으로 프로젝트를 관리하기 위한 리소스와 지원을 받을 수 있는 비즈니스 케이스를 작성할 수 있습니다.

비즈니스 케이스란?

비즈니스 케이스는 대규모 투자나 이니셔티브를 추진할 경우 회사가 얻게 될 가치나 이점을 설명하는 문서입니다. 이러한 이니셔티브는 신제품이나 기능 출시와 관련된 내용, 현재 이니셔티브에 대한 투자 금액 증가 제안, 새로운 에이전시 또는 계약업체에 대한 막대한 투자 등 무엇이든 될 수 있습니다. 설득력 있는 비즈니스 케이스는 이렇게 중요한 투자로 얻을 수 있는 이점을 기술합니다. 주요 이해관계자는 귀하가 제출한 비즈니스 케이스를 바탕으로 이니셔티브 진행 여부를 결정합니다.

비즈니스 케이스를 작성한 적이 없다면 프로젝트 초기 단계에 작성하는 다른 계획서들과 비슷하다고 생각할 수 있습니다. 차이점은 다음과 같습니다.

비즈니스 케이스 vs 비즈니스 계획

비즈니스 케이스는 새로운 전략이나 대규모 이니셔티브를 제안하는 것입니다. 비즈니스 니즈와 회사가 이러한 기회를 추진하여 얻게 되는 이점을 설명해야 합니다.

반면, 비즈니스 계획은 완전히 새로운 비즈니스의 개요를 설명한 것입니다. 일반적으로 비즈니스 계획은 비즈니스 전략, 미션, 비전 선언문, 그리고 이를 달성하는 방법에 대해 설명합니다. 기존 비즈니스에 대한 계획을 수립하는 경우도 있지만, 비즈니스의 방향성을 완전히 바꾸는 경우에만 해당합니다.

비즈니스 케이스 vs 핵심 요약

핵심 요약은 문서 전체를 읽을 시간이 없는 경우 프로젝트 이해관계자가 알아야 할 모든 주요 사실과 세부 사항을 설명한 중요한 문서의 개요입니다. 사실, 비즈니스 케이스를 작성하는 마지막 단계는 핵심 요약을 작성하는 것으로, 이해관계자가 알아야 할 모든 중요한 정보를 개략적으로 설명합니다.

비즈니스 케이스 vs 프로젝트 헌장

프로젝트에 엘리베이터 피치가 필요하지만 비즈니스 케이스 전체가 필요하지 않은 경우, 프로젝트 헌장이 필요할 수 있습니다. 비즈니스 케이스와 마찬가지로 프로젝트 헌장은 이니셔티브의 주요 세부 사항을 간략하게 설명합니다. 특히, 프로젝트 헌장은 프로젝트의 세 가지 주요 요소인 프로젝트 목표, 프로젝트 범위, 주요 프로젝트 이해관계자에 대해 설명합니다. 경영진은 이 프로젝트 헌장을 토대로 프로젝트 추진을 승인합니다.

비즈니스 케이스가 필요한 경우

모든 프로젝트에 비즈니스 케이스나 프로젝트 헌장이 필요한 것은 아닙니다. 상당한 비즈니스 리소스가 필요한 이니셔티브나 투자를 추진할 경우에만 비즈니스 케이스를 작성하세요. 소규모 이니셔티브를 진행 중이라면 프로젝트 헌장을 작성하여 이해관계자에게 프로젝트 아이디어를 제안하는 것이 좋습니다.

이해관계자에게 프로젝트를 제안할 필요가 없더라도 다음과 같이 제안하는 프로젝트에 대한 기본 질문에 답할 수 있어야 합니다.

• 이 프로젝트의 목적은 무엇인가요?

• 이 프로젝트를 진행하는 이유는 무엇인가요?

• 이 프로젝트는 조직의 목표 및 목적과 어떻게 관련이 있나요?

• 프로젝트의 성공을 측정하기 위해 어떤 지표를 사용할 것인가요?

• 누가 이 프로젝트를 진행하나요?

• 이 프로젝트는 언제 완료되나요?

비즈니스 케이스를 작성하고 제안하는 5단계

비즈니스 케이스에는 주요 사실과 수치만 나열하는 것이 아니라 특정 투자나 이니셔티브를 추진하는 것이 비즈니스에 어떤 이점을 주는지 스토리를 전달해야 합니다. 읽는 사람이 이해하기 쉽도록 전문 용어 사용을 피하고 간략하게 작성하되 항상 프로젝트의 가치를 전달하는 데 집중하세요. 처음 비즈니스 케이스를 작성하더라도 걱정하지 마세요. 다음 5단계에 따라 효과적인 비즈니스 케이스를 만들 수 있습니다.

1. 의견 수집

비즈니스 케이스를 혼자 작성할 필요가 없습니다. 특정 섹션을 작성하기 위해 적절한 팀원과 이해관계자의 도움을 받으세요. 예를 들어, IT 팀은 사용할 툴이나 타임라인 결정에 관여해야 하고, 재무 팀은 예산과 리스크 관리 섹션을 검토해야 합니다. 새로운 이니셔티브, 제품 라인 또는 고객 페르소나를 제안하기 위해 비즈니스 케이스를 작성한다면 관련 전문가와도 상의해야 합니다.

2. 작성할 수 있는 부분부터 시작

핵심 요약과 같이 비즈니스 케이스 시작 부분에 나오는 일부 내용은 실제로 마지막 단계에 작성해야 합니다. 마지막 단계에서 모든 리소스와 정보가 갖춰져 정보에 입각한 제안을 할 수 있기 때문입니다. 핵심 요약은 조사한 모든 정보를 전달하고 다양한 요소를 기반으로 비즈니스를 제안합니다. 우선, 프로젝트 목적, 재무 정보, 프로젝트 리스크와 같은 모든 세부 정보를 수집하여 핵심 요약에 관련 정보를 전부 포함할 수 있습니다.

3. 점진적으로 비즈니스 케이스 작성

비즈니스 케이스는 회사의 중요한 투자에 대해 설명합니다. 마찬가지로, 비즈니스 케이스 작성은 많은 시간을 투자하는 일입니다. 모든 이니셔티브가 회사에 적합하지는 않으므로 비즈니스 케이스를 작성하면서 이해관계자와 확인하세요. 경영진이 바로 거절해버릴 수 있는 문서에 몇 시간, 몇 주를 쏟아붓고 싶지는 않을 것입니다.

이니셔티브를 진행해도 될지 확인하기 위해 좋은 관계를 맺고 있는 프로젝트 후원자 또는 경영진에게 비즈니스 케이스의 개요를 제공하는 “소프트 론칭”을 고려하세요. 그런 다음, 비즈니스 케이스의 여러 섹션을 작성할 때 어긋나는 내용이 없는지 주요 이해관계자와 다시 확인하세요.

4. 문서 다듬기

비즈니스 케이스의 섹션을 작성하다 보면 다시 다른 섹션으로 돌아가서 수정해야 할 수도 있습니다. 예를 들어, 재무 팀과 함께 비용 편익 분석을 마친 후에는 예산 관련 프로젝트 리스크를 업데이트해야 합니다.

비즈니스 사례를 발표하기 전에 주요 이해관계자와 함께 최종 검토를 통해 더 구체화할 수 있는 섹션을 확인하세요. 이 단계에서 문서 맨 위에 있는 요약도 작성합니다. 비즈니스 사례의 길이에 따라 핵심 요약은 1-2페이지여야 합니다.

5. 비즈니스 케이스 발표

마지막 단계는 실제로 비즈니스 케이스를 발표하는 것입니다. 제안 내용, 이유, 방법을 간략하게 설명하는 짧은 엘리베이터 피치로 시작하세요. 현재 비즈니스 니즈와 이러한 제안이 비즈니스 니즈를 어떻게 충족하는지, 비즈니스에 어떤 이점을 제공하는지 설명할 수 있는 좋은 기회입니다. 참석자들이 우려하는 리스크나 문제점에 대해서도 언급하세요.

비즈니스 케이스를 페이지별로 읽기만 하는 것이 아니라 발표 전에 이해관계자와 문서를 공유하여 사전에 확인할 수 있게 하세요. 그런 다음, 발표가 끝난 후 문서를 다시 공유하여 이해관계자가 세부 사항을 살펴볼 수 있도록 하세요.

비즈니스 케이스 체크리스트

이유부터 시작

비즈니스 케이스의 첫 번째 섹션은 새 프로젝트의 필요성을 효과적으로 설득할 기회입니다. 상대방의 관심과 니즈에 맞게 작성하세요. 비즈니스 케이스의 첫 번째 섹션이지만, 마지막 단계에 작성해야 합니다. 핵심 요약의 기본 요소를 포함하는 것 외에도 다음과 같은 질문에 답해야 합니다.

• 프로젝트가 해결하려는 비즈니스 문제는 무엇인가요? 프로젝트가 중요한 이유와 경영진이 이 기회를 왜 고려해야 하는지를 설명할 기회입니다.

• 이 비즈니스 케이스가 회사 전체의 비즈니스 전략 계획에 어떻게 부합하나요? 제안하는 비즈니스 케이스가 중요한 회사 목표와 연결되는지 확인하세요. 비즈니스 케이스에서 제안된 이니셔티브는 회사의 비전 선언문을 따라야 합니다.

재무 및 투자 수익 설명

이 단계에서는 프로젝트 재무 상태를 간략하게 설명해야 합니다. 이 섹션을 혼자 만들지 말고, 회사 재무 팀과 협력하여 작성해야 합니다. 특히, 이 섹션은 다음을 다루어야 합니다.

• 이 프로젝트의 비용은 얼마인가요? 이니셔티브가 회사에 완전히 새로운 것이라도 조사를 통해 프로젝트 비용을 추정하세요.

• 각 프로젝트 항목의 비용은 얼마인가요? 전체 비용을 추정하는 것 외에도 프로젝트 비용 내역을 세분화해야 합니다. 예를 들어, 새로운 툴과 리소스, 경쟁 정보 리소스, 에이전시 비용 등과 같은 프로젝트 비용이 있을 수 있습니다.

• 예상 투자 수익률(ROI)은 얼마인가요? 비용을 설명한 뒤 이 이니셔티브를 통해 회사가 얻을 수 있는 이점을 설명하세요. ROI 산출 방법도 설명하세요.

• 이 프로젝트가 현금 흐름에 어떤 영향을 미치나요? 현금 흐름은 비즈니스에 유입되고 유출되는 자금액입니다. 대규모 투자에는 막대한 비용이 투입되므로 현금 흐름에 부정적인 영향을 미치지만, 높은 ROI를 예상할 수 있어 현금 흐름에 긍정적인 영향을 줍니다.

• 민감도 분석이란 무엇인가요? 민감도 분석은 수치가 얼마나 불확실한지를 요약한 것입니다. 비즈니스 케이스에 영향을 미치는 다양한 변수가 있습니다. 이러한 변수가 무엇이며 예측에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 설명하세요.

사전에 프로젝트 세부 정보 제시

비즈니스 케이스는 새로운 이니셔티브를 제안하는 것입니다. 재무상의 리스크 외에도 시간을 내어 프로젝트 세부 정보를 제시하도록 하세요. 예를 들어, 비즈니스 케이스에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 프로젝트 목표 및 주요 프로젝트 결과물. 프로젝트가 끝나면 어떻게 되나요? 프로젝트가 끝나면 무엇을 만들거나 전달할 것으로 예상하나요?

• 프로젝트 계획. 프로젝트 계획은 팀이 성공적으로 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 핵심 요소를 나타내는 청사진입니다.

• 프로젝트 범위. 프로젝트의 경계는 무엇인가요? 정확한 목표와 결과물은 무엇이며, 마감일은 언제인가요?

• 프로젝트 이해관계자 목록. 이 업무의 중요한 프로젝트 이해관계자 및 주요 의사 결정권자는 누구인가요? 여기에는 해당 이니셔티브를 수행할 프로젝트 팀의 멤버, 프로젝트를 후원할 경영진, 참여할 수 있는 외부 이해관계자가 포함될 수 있습니다.

• 간트 차트와 같은 보기에 표시되는 일반적인 프로젝트 로드맵. 이 단계에서는 세부 프로젝트 타임라인을 제공할 필요는 없지만, 각 프로젝트 단계가 다른 단계와 관련하여 언제 진행될 것인지를 개략적으로 설명해야 합니다. 이를 위해 간트 차트와 같은 소프트웨어에서 프로젝트 로드맵을 만드세요. 로드맵에 중요한 프로젝트 마일스톤도 포함해야 합니다.

• 중요한 프로젝트 종속 관계. 이 프로젝트를 시작하는 데 방해가 되는 것이 있나요? 이 업무가 현재 진행 중인 다른 업무에 종속되어 있나요?

프로젝트 리스크 논의

재정적 영향과 중요한 프로젝트 세부 정보를 설명한 후에는 잠재적 프로젝트 리스크를 포함해야 합니다. 아직 작성하지 않았다면 비즈니스 케이스의 프로젝트 리스크 관리 계획을 세우세요. 프로젝트 리스크 관리는 리스크를 제거하는 프로세스가 아니라 잠재적 프로젝트 리스크를 식별, 분석, 사전 대응하는 것입니다. 각 프로젝트 리스크와 해당 리스크가 프로젝트에 미치는 영향을 명확하게 정의하면 귀하와 프로젝트 팀이 이러한 리스크를 관리하고 방지할 수 있습니다.

비즈니스 케이스의 리스크 섹션에는 다음이 포함됩니다.

• 잠재적인 프로젝트 리스크에 대한 리스크 분석. 어떤 리스크가 있나요? 리스크 발생 가능성은 얼마나 되나요? 이 리스크의 우선순위는 어떻게 되나요?

• 해당하는 경우, 어떤 가정을 바탕으로 하나요? 프로젝트 리스크 관리에서 가정은 관련 세부 사항이 확실하지 않지만, 프로젝트에 대해 사실이라고 생각하는 모든 것입니다. 가정을 바탕으로 결정을 내리면 프로젝트가 위태로워질 수 있습니다. 프로젝트 성공을 저해하지 않도록 모든 프로젝트 가정을 확인해야 합니다.

• 시장에서의 비교 가능한 대안. 신제품이나 시장에서 새로운 방향을 제시하기 위해 비즈니스 케이스를 작성한다면 기존의 모든 제품을 평가하세요. 기존 제품이 재무 평가나 프로젝트 성공에 영향을 미칠 수 있나요?

실행 계획으로 전환

마지막 섹션에서는 이 비즈니스 케이스를 실행 가능한 프로젝트로 전환하는 방법을 간략하게 설명하세요. 이 섹션에서는 다음과 같은 질문에 답해야 합니다.

• 의사 결정은 어떻게 이루어 지나요? 프로젝트 담당자는 누구인가요? 프로젝트 후원자는 누구인가요? 아직 하지 않았다면 RACI 차트를 작성하여 프로젝트 책임을 간략하게 설명하는 것을 검토할 수 있습니다.

• 진행 상태를 어떻게 측정하고 보고하나요? 모든 프로젝트 이해관계자에게 프로젝트 변경 사항을 모두 통보해야 하는 것은 아닙니다. 프로젝트 커뮤니케이션 계획의 주요 내용과 프로젝트 상태 업데이트를 전달할 방법을 간략하게 설명하세요.

• 다음 조치는 무엇인가요? 경영진이 이 비즈니스 케이스를 승인하면 이를 실행하기 위해 어떤 단계를 수행하나요?

비즈니스 케이스를 실행에 옮기기

효과적인 비즈니스 케이스를 작성한 뒤 승인을 받았다면, 다음 단계는 비즈니스 케이스를 실행에 옮기는 것입니다. 대규모로 변경하는 일은 부담이 될 수 있으며, 비즈니스 케이스를 구현하는 것도 예외는 아닙니다.

아직 없다면, 새 이니셔티브를 관리하고 체계적으로 정리할 수 있는 프로젝트 관리 툴을 사용하세요. 하나의 툴에서 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 관리하고, 상태 업데이트를 공유하고, 프로젝트 이해관계자에게 최신 정보를 제공하여 훌륭한 비즈니스 케이스를 토대로 프로젝트에서 성공을 거둘 수 있습니다.