팀에 적합한 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하는 방법

팀이 프로젝트를 시작하는 데 어려움을 겪거나, 시의적절하게 상태 업데이트를 받지 못하거나, 마감일까지 업무를 완료하지 못하거나, 이 모든 일을 수행하는 데 문제를 겪었던 적이 있다면 걱정하지 마세요. 많은 팀이 같은 문제를 겪습니다. 프로젝트 관리는 어느 팀에게나 정말 힘든 일입니다. 결코 쉽지 않죠. 그러나 프로젝트 관리는 팀이 목표 달성을 위한 능력을 갖출 수 있는지를 좌우하는 중요한 업무입니다.

효과적인 프로젝트 관리를 위해 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾아보세요. 물론 어떤 툴이라도 도움이 될 수 있지만, 시간을 할애하여 팀에 적합한 툴을 찾는다면 지속적으로 목표를 달성하고 더 큰 성공을 거둘 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 처음 알아본다면 하나의 툴을 선택하는 것이 상당히 부담스러울 수 있습니다. 사실, 어떤 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요한지 파악하는 것은 고사하고, 왜 필요한지 여전히 궁금할 수 있습니다. 또한 고려해야 할 수백 가지 옵션과 기능이 있어서 어디서부터 시작해야 할지 막막할 수 있습니다. 도움을 드리기 위해 Asana에서 준비한 이 가이드를 살펴보세요. 이 가이드에서 다음을 배울 수 있습니다.

• 팀이 직면한 문제를 더 정확하게 파악하여 필요한 점을 명확하게 정리할 수 있습니다

• 프로젝트 관리 소프트웨어가 어떤 도움이 되는지 이해하여 적합하지 않은 툴을 시험하느라 시간을 낭비하지 않습니다

• 툴을 평가할 때 고려해야 하는 기준을 정의하여 팀에 가장 중요한 기능이 무엇인지 알 수 있습니다

프로젝트 관리 툴이 필요한 이유

어떤 업무를 완료해야 하고, 누가 업무를 담당하며, 마감일은 언제인지 팀에 어떤 방식으로 전달하나요? 이 모든 기본 구성 요소와 세부 사항을 계획하고 구성하는 것은 프로젝트 기반 업무의 필수 요소이며 팀의 성공에 매우 중요합니다. 그러나 여전히 팀과 기업이 직면한 가장 큰 과제 중 하나입니다.

그렇다면 프로젝트 관리 소프트웨어의 장점을 활용할 수 있는지를 어떻게 알 수 있을까요? 팀에 툴이 필요한 네 가지 이유는 다음과 같습니다.

1. 모든 팀원이 서로 다른 시스템을 사용하여 업무를 관리하기 때문에 팀의 프로젝트, 작업, 파일, 커뮤니케이션이 여러 툴로 분산되어 있습니다.

2. 팀원들이 무엇을 해야 하는지, 우선순위가 무엇인지, 어떻게 찾아야 하는지 모르기 때문에 질문하고 답변을 찾는 데 많은 시간을 낭비합니다.

3. 우선순위를 전달하고 상태 업데이트를 요구할 때 대부분 미팅을 열거나, 이메일을 전송하거나, 복잡한 스프레드시트를 수동으로 수정합니다.

4. 팀원들이 위의 모든 사유로 인해 마감일을 자주 놓치고 있습니다.

프로젝트 관리의 기본: 업무의 체계적인 관리 및 책임 명확화

프로젝트가 성공을 거두려면 모든 팀원이 프로젝트를 지원해야 합니다. 그러나 팀원들이 자신의 역할, 지켜야 할 마감일과 마일스톤, 또는 필요한 정보를 어디에서 찾아야 할지 모른다면 어떻게 해야 할까요?

업무를 한 곳에서 체계적으로 관리해야 합니다

프로젝트 관리 소프트웨어는 팀의 모든 작업을 한 곳에서 체계적으로 관리할 수 있는 컨테이너입니다. 팀이 성공을 거두는 데 필요한 모든 필수 정보(예: 완료해야 하는 프로젝트 및 작업, 담당자, 마감일, 우선순위, 파일)를 보관할 수 있는 수납공간과도 같습니다.

따라서 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 팀원들이 필요한 정보를 어디서 찾을 수 있는지 정확히 알고, 모든 사람이 자신이 수행해야 하는 업무를 명확하게 파악할 수 있습니다. 툴을 고려할 때 다음을 평가하세요.

• 프로젝트 및 작업 구조: 각 툴은 프로젝트를 어떻게 구성 요소로 세분화하나요? 이는 업무를 시각화하는 방법이 아닌 정보의 계층 구조에 관한 것입니다. 예를 들어, 큰 작업을 작은 작업(즉, 하위 작업)으로 나눌 수 있나요?

• 작업 정보: 각 작업에는 어떤 정보가 포함되나요? 작업 구조는 프로젝트마다 일관성이 있나요?

업무 담당자 및 책임을 명확히 해야 합니다

팀이 손쉽게 담당자를 지정하고, 업무가 어떻게 연결되어 있으며 언제 수행되는지를 확인할 수 있는 프로젝트 관리 솔루션을 선택해야 합니다. 다음 기능을 갖춘 툴을 찾는 것이 좋습니다.

• 작업 담당자: 각 작업에 담당자를 쉽게 지정할 수 있나요? 누가 해당 업무를 담당하고 있는지 명확하게 알 수 있나요? 팀 전체에 책임감을 강화하고 모두가 마감일을 준수하도록 하려면 이러한 기능이 반드시 필요합니다.

• 작업 종속성: 작업 간 종속 관계를 표시하면 팀원들이 작업을 시작하기 전에 다른 구성원이 먼저 완료해야 할 선행 작업이 무엇이며 해당 작업을 어디에서 찾을 수 있는지 파악할 수 있습니다.

• 시작일 및 마감일: 물론 명확한 마감일을 설정해야 하지만, 모든 작업이 동일하지는 않습니다. 일부 작업은 다른 작업보다 시간이 더 오래 걸립니다. 시작일을 표시하면 팀이 업무가 시작되는 시기와 기한을 더 명확하게 알 수 있습니다. 시작일은 모든 사람이 더 쉽게 업무 우선순위를 지정하는 데에도 도움이 됩니다.

수행해야 할 업무, 담당자, 시작일, 마감일 등과 같은 기본 정보를 체계적으로 관리하는 좋은 시스템을 사용하면 모든 사람이 업무를 계획대로 진행하고 마감일을 지킬 수 있습니다. 그렇게 되면 다른 영역에서도 팀의 업무를 개선할 수 있습니다.

협업: 팀 커뮤니케이션과 정보 관리 일원화

오늘날 팀은 더 적은 인원으로 더 많은 일을 하고, 그 어느 때보다 빠르게 업무를 진행하고, 업무 수준을 개선해야 하는 엄청난 압박을 받고 있습니다. 효과적인 협업은 꼭 필요하지만, 함께 일하는 것은 여전히 ​​어렵습니다. 그 이유는 무엇일까요?

한 가지 이유는 팀이 목표, 프로젝트, 작업, 파일 등에 관해 계획하고, 관리하고, 커뮤니케이션할 수 있는 작업 공간을 공유하지 않는 경우가 너무 많기 때문입니다. 대신에, 업무가 여러 툴에 분산되어 여러 면에서 효과적인 협업을 방해합니다.

팀 커뮤니케이션을 일원화해야 합니다

이메일이나 다른 앱을 사용하여 업무를 공유하면 받는 사람에게만 내용이 전달되는 끝없는 스레드로 이어집니다. 받는 사람도 필요한 정보를 찾기가 어렵습니다. 팀원들은 업무를 파악하는 데 필요한 관련 커뮤니케이션, 피드백, 기타 정보를 검색하는 데 시간을 낭비하고, 결국 다른 사람의 수신함에 필요한 정보가 숨겨져 있었다는 사실을 알게 되는 경우가 많습니다.

피드백을 제공하든, 상태 업데이트를 공유하든, 질문을 하든, 프로젝트 관리 툴은 모든 커뮤니케이션을 한 곳으로 모아서 관련된 프로젝트 및 작업에 직접 연결해야 합니다. 다음과 같은 기능을 갖춘 툴을 찾으세요.

• 업무가 수행되는 곳에서 상황에 맞게 커뮤니케이션할 수 있나요? 작업에 댓글을 달고, 다른 팀원들을 @멘션하고, 사용하고 싶은 다른 커뮤니케이션 앱과 통합할 수 있는지 확인하세요. 이러한 기능을 사용하면 업무를 간소화하고 팀 커뮤니케이션을 한 곳에서 관리하여 모든 사람이 필요할 때마다 배경 정보를 얻을 수 있습니다.

• 비동기식으로 협업할 수 있나요? 많은 기업이 더 유연한 근무 방식을 제공하기 때문에 팀원들과 이해관계자들이 어디서나 업무에 관한 최신 정보를 확인할 수 있어야 합니다. 클라우드 기반 툴을 사용하여 중요한 프로젝트와 작업을 팔로우하고 알림을 받을 수 있는 기능이 있는지 확인하세요.

• 이동 중에도 일할 수 있나요? 모바일 앱이 있는 툴을 선택하면 휴대폰이나 태블릿에서도 업무를 확인할 수 있습니다.

팀에 하나의 작업 공간이 필요합니다

계획, 작업, 파일, 커뮤니케이션이 일원화되지 않으면 분산됩니다. 팀에 단일 정보 소스가 없다면 콘텐츠를 검색하거나, 팀과 프로젝트 간에 업무를 연결하거나, 비동기식으로 협업할 수 없습니다. 팀원들이 고립되어 결국 중복된 업무에 시간을 낭비하게 됩니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 팀의 모든 프로젝트와 작업을 한 곳에 모아 관리할 수 있어 원활하게 업무를 계획하고, 관리하고, 커뮤니케이션할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 다음과 같은 질문과 기능을 고려하세요.

• 관련 프로젝트와 작업에 디지털 파일을 업로드할 수 있나요? 팀이 디지털 자산을 쉽게 관리할 수 있어야 아무도 파일을 검색하거나 복제하는 데 시간을 낭비하지 않습니다. 이는 더 뛰어난 협업의 핵심입니다. 따라서, 고려 중인 솔루션이 컴퓨터에서 파일을 업로드할 수 있을 뿐만 아니라 무제한 저장 공간도 제공하는지 확인하세요.

• 이미 사용하고 있는 툴과 통합할 수 있나요? 팀이 Google 드라이브, Dropbox, Box, OneDrive와 같이 매일 사용하는 다른 툴과도 원활하게 연결할 수 있어야 합니다. 이러한 통합은 공유 파일을 손쉽게 관리하고 팀의 생산성을 높이는 데 꼭 필요합니다.

• 업무를 손쉽게 공유하고, 연결하고, 검색할 수 있나요? 투명성을 높이려면 팀이 공개적으로 사용 가능한 프로젝트와 작업을 보고 필요한 것을 손쉽게 찾을 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 정보와 데이터의 고립 현상이 해소되어 팀이 목표를 중심으로 더 손쉽게 ​​보조를 맞출 수 있으며, 팀원들이 업무 중복을 방지할 수 있습니다.

맞춤성 및 유연성: 팀의 필요에 맞게 툴 맞춤화

많은 회사에서 프로젝트 관리 전문가뿐만 아니라 기업 프로젝트 관리 팀까지도 고용하여 업무를 감독합니다. 또한 팀의 필요가 아닌 개인의 필요에 맞게 특별히 설계된 정교한 소프트웨어를 사용하는 경우가 많습니다.

더 작은 중소기업에서는 때때로 모든 사람이 전문 교육을 받지 않고 프로젝트를 관리해야 합니다. 사실, 오늘날 많은 팀원이 '어쩌다 보니' 프로젝트 매니저가 되어 다음과 같은 공통적인 문제에 직면하고 있습니다.

• 팀이 서로 다른 툴로 관리해야 하는 다양한 유형의 프로젝트를 수행합니다.

• 프로젝트 계획이 변경되어 이를 수정하면 혼란이 야기되고 수많은 문제가 발생하여 업무가 계획대로 진행되지 않습니다.

• 팀이 동일한 프로젝트 유형(예: 제품 출시 또는 신입 사원 온보딩)을 반복적으로 수행하지만, 업무를 신속하게 시작하기 위한 프로세스가 표준화되지 않아 동일한 작업을 기계적으로 반복하는 데 많은 시간을 낭비합니다.

• 팀원들의 업무 스타일이 서로 다르고, 각자 자신이 좋아하는 툴을 사용하고 싶어 합니다.

팀의 필요에 맞게 맞춤화할 수 있는 툴이 필요합니다

뛰어난 프로젝트 관리 툴을 사용하면 팀이 비즈니스 성장에 기여하는 고가치 업무에 주력할 수 있습니다. 프로젝트 관리 툴은 팀의 모든 프로젝트를 관리하고, 변경 사항을 빠르고 쉽게 적용하고, 일상 업무에 걸리는 시간을 절약할 수 있는 유연성을 제공해야 합니다. 다음과 같은 핵심 기능을 갖춘 툴을 선택하세요.

다양한 보기

팀이 업무를 시각화하는 방식은 고려해야 할 중요한 요소입니다. 다양한 옵션을 제공하는 툴도 있고, 그렇지 않은 툴도 있습니다. 예를 들어, 마감일 기반 프로젝트에 주력하는 팀은 관련 순서, 다른 작업에 종속된 작업, 업무 시작일을 확인하고 이해하기 위해 타임라인 또는 캘린더에서 업무를 시각화할 수 있습니다.

그러나 진행 중인 업무를 추적하는 프로젝트라면 칸반 보드, 목록 또는 기타 보기가 더 적합할 수 있습니다.

물론, 작업을 시각화할 수 있는 옵션이 여러 개 있다면 팀이 각 프로젝트와 각자의 선호도에 가장 적합한 보기를 선택할 수 있습니다.

사용자 지정 필드

사용자 지정 필드를 사용하면 팀과 개별 프로젝트에 가장 적합한 방식으로 모든 종류의 정보를 추적할 수 있습니다. 예를 들어, 필드를 사용하여 프로젝트 내 각 작업의 우선순위(예: 높음, 중간, 낮음)를 나타내거나 업무 현황(예: 진행 중, 승인 대기 등)을 지정할 수 있습니다. 사용자 지정 필드는 팀이 업무를 더 효과적으로 관리하고 보고할 수 있는 옵션을 무한대로 제공합니다.

사용자 지정이 가능한 템플릿

많은 툴이 프로젝트를 시작하는 데 도움이 되는 프로젝트 템플릿 라이브러리을 제공하지만, 필요에 맞게 맞춤화하고 자체 템플릿을 저장할 수 있는 툴을 선택하세요. 이렇게 하면 팀이 일상적으로 수행하는 프로젝트와 작업의 프로세스를 표준화하고 개선할 수 있습니다.

도입: 팀 전체가 프로젝트 관리 툴을 사용하도록 보장

선택한 프로젝트 관리 툴을 팀이 빠르고 쉽게 도입할 수 있다면 이상적일 것입니다. 하지만 새 소프트웨어를 구현하기가 복잡하고 어려운 경우가 많기 때문에 시간을 내어 툴을 도입함으로써 팀에 어떤 변화가 생길지 이해하는 것이 좋습니다.

무료 체험

팀과 함께 몇 주 이상 제품을 사용해 보고 모든 팀원이 기능을 테스트해볼 수 있나요? 체험의 일부로 적합한지 시험해 보고 중요한 프로젝트를 처음부터 끝까지 관리할 수 있는지 확인하세요. 체험이 종료되면 제품을 장기간 성공적으로 사용할 수 있는 노하우가 있는지 판단하세요.

교육 자료 및 지원 제공

툴 사용 방법을 얼마나 쉽게 익힐 수 있는지 평가하세요. 이렇게 하면 모든 사람이 얼마나 신속하게 툴을 사용할 수 있을지 판단할 수 있습니다. 팀원들이 필요에 따라 이용할 수 있는 튜토리얼, 데모, 과정, 가이드를 회사에서 제공하나요? 고객 성공팀의 지원을 받을 수 있나요? 체험 시 이러한 리소스 중 일부를 사용하여 제품을 이해하는 데 도움이 되는지 확인하세요.

구현 용이성

툴을 설정하는 데 얼마나 걸리나요? 프로젝트를 설정하는 데 얼마나 걸리나요? 스프레드시트나 문서에서 업무를 가져오거나 템플릿을 사용하여 바로 시작할 수 있나요? 이러한 기능들이 있다 해서 팀이 툴을 도입한다는 것을 보장하지는 않지만, 팀원들이 툴을 훨씬 쉽고 빠르게 사용하고 테스트하는 데 도움이 됩니다.

사용자 친화적 환경

인터페이스가 간단하고 직관적인가요? 전문 교육을 받은 프로젝트 매니저뿐만 아니라 모든 팀원이 사용할 수 있나요? 사용자가 해야 할 일을 예상하고 쉽게 실행할 수 있게 디자인되어 있나요? 가장 자주 수행하는 작업이 무엇이며 해당 작업을 얼마나 쉽게 찾고, 이해하고, 사용할 수 있는지 기록해두세요.

템플릿

팀이 새 프로젝트를 빠르게 설정하고 일상 업무를 수행할 수 있도록 소프트웨어에 공통 워크플로와 프로세스에 적용할 수 있는 템플릿이 포함되어 있나요? 팀의 특정 필요에 맞게 맞춤화할 수 있나요? 템플릿 한두 가지를 사용하여 팀의 생산성을 높이고 가치가 높은 업무에 더 많은 시간을 할애하는 데 도움이 되는지 확인하세요.

확장 및 요금: 팀의 성장에 따라 확장할 수 있는 툴 찾기

이제 요금을 고려할 차례입니다. 대부분의 팀은 예산이 정해져 있으므로 비용을 확인해야 합니다. 선택한 툴이 팀의 성장에 따라 확장할 수 있는지도 확인해야 합니다. 몇 년 후 팀 규모가 두 배로 늘거나 요금이 너무 비싸서 다른 솔루션을 찾아야 하는 일을 피해야 합니다.

유연한 요금

프로젝트 관리 소프트웨어를 막 사용하기 시작한 소규모 팀은 경험이 많은 사용자로 구성된 대규모 팀과 니즈가 매우 다릅니다. 많은 벤더가 팀 규모, 사용 가능한 기능 등 동일하거나 유사한 요인을 기준으로 플랜을 제공하므로 가성비가 뛰어난 플랜을 선택할 수 있습니다. 또한 때가 되면 쉽게 업그레이드할 수 있는지도 확인하세요.

예측 가능한 요금 플랜

선택한 플랜의 요금이 어떻게 결정되는지 알고 계시나요? 라이선스(인원수) 기준인가요? 정액제인가요? 월 이용료인가요? 그 외 다른 책정 방법이 있나요? 이를 이해하면 팀이 성장함에 따라 비용이 많이 들 수 있는 툴을 파악하는 데 도움이 됩니다.

보고: 진행 상태와 결과를 팀원과 이해관계자에게 공유

프로젝트 관리의 중요한 부분은 진행 상태를 보고하는 것입니다. 필요에 따라 계획과 리소스를 조정할 수 있도록 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 알아야 합니다. 경영진은 특정 목표를 달성하기 위해 이에 기여하는 프로젝트가 기한 내에 완료되는지 궁금할 것입니다. 물론 프로젝트가 완료되면 모든 팀원도 결과를 알고 싶어 할 것입니다.

유용한 보고서를 쉽게 생성하여 경영진과 팀원들과 공유하려면 필요한 프로젝트 정보를 추적할 수 있는 툴을 선택해야 합니다. 앞서 언급했듯이, 각각의 업무, 마감일, 담당자를 추적할 수 있는 툴이 필요합니다. 여기서 우선순위, 단계, 채널 등의 정보를 추적하여 해당 기준에 따라 보고서를 작성할 수도 있습니다.

다음과 같은 기능을 갖춘 프로젝트 관리 툴을 선택하는 것이 좋습니다.

• 상태 업데이트: 프로젝트가 계획대로 진행 중인가요, 위험한 상태인가요, 아니면 지연되고 있나요? 주기적으로 이와 같은 상태 업데이트를 공유하면 팀원들이 개략적인 수준에서 프로젝트 현황을 파악할 수 있습니다. 각 프로젝트 내에서 상태 업데이트를 쉽게 찾고 참조할 수 있도록 상태 업데이트를 공유할 수 있는 전용 공간이 있는 툴을 선택하세요.

• 실시간 진행 상태 추적: 업무가 완료되면 프로젝트 관리 툴이 진행 상태를 자동으로 추적할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 얼마나 많은 업무가 완료되었는지, 다른 작업이 완료되길 기다리는 작업이 있는지, 어떤 작업이 남아 있는지를 언제든지 파악할 수 있습니다.

• 공유 가능한 보고서: 추적 중인 데이터를 기반으로 보고서를 작성하고 경영진 및 팀원들과 공유하여 의미 있는 프로젝트 인사이트를 얻을 수 있어야 합니다. 표준 보고서 외에도 선택한 툴을 사용하여 원하는 데이터로 맞춤형 보고서를 작성할 수 있는지 확인하세요.

보안: 팀의 업무 보호

선택한 툴로 팀의 프로젝트를 관리하면 업무가 안전하게 보호된다고 확신할 수 있어야 합니다. 회사의 요구 사항과 관계없이 프로젝트 관리 툴에서 확인해야 하는 몇 가지 관리, 데이터, 보안 기능이 있습니다.

관리 제어

필요에 따라 직원과 게스트를 추가, 관리, 삭제할 수 있도록 관리 제어 기능을 갖춘 툴을 선택하세요. 데이터를 안전하게 보호하기 위해 비밀번호 강도 지침, 2단계 인증, SSO 또는 SAML과 같은 비밀번호 요구 사항을 설정할 수도 있는 툴을 선택하는 것이 좋습니다. 마지막으로, 필요에 따라 데이터를 내보내고 삭제할 수 있는 것과 같은 툴의 데이터 관리 기능이 니즈와 일치하는지 확인하세요.

공개 범위 권한

일부 프로젝트에는 더 민감한 업무가 포함될 수 있습니다. 관련된 구성원만 볼 수 있도록 프로젝트와 특정 업무에 대해 공개 또는 비공개와 같은 공개 범위 권한을 설정할 수 있는 프로젝트 관리 툴을 선택하는 것이 좋습니다.

다양한 액세스 수준

협업 툴에서 프로젝트를 관리하면 수행 중인 업무를 정확하게 파악할 수 있지만, 액세스를 신중하게 관리하지 않으면 의도치 않게 편집될 수도 있습니다.

멤버의 역할과 프로젝트 참여도에 따라 편집할 수 있거나 댓글 달기만 가능한 다양한 액세스 수준을 부여할 수 있는 툴을 선택하세요. 예를 들어, 많은 멤버는 프로젝트 정보를 보고 작업에 댓글을 달 수 있는 정도의 권한만 필요하며, 편집 권한은 필요 없습니다.

일반적인 제품 보안

프로젝트와 사용자 데이터를 안전하게 보호하는 데 필요한 몇 가지 일반적인 보안 기능이 있습니다. 데이터 전송이 암호화되는지, 정기적으로 보안 테스트와 네트워크 검사가 수행되는지, 툴이 일반적인 개인 정보 보호 프레임워크를 준수하는지, IT팀에서 요구하는 보안 인증을 갖추었는지를 확인하세요.

팀에 적합한 툴을 선택하셨나요?

팀에 적합한 프로젝트 관리 툴을 선택하려면 상당한 노력이 필요합니다. 이는 빠르고 쉽게 결정할 수 있는 사안은 아닙니다. 이 가이드가 팀이 직면한 문제와 필요한 점을 정확히 파악하는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 이제 팀과 함께 사용할 툴의 범위를 좁힐 수 있습니다. Asana를 고려하실 수도 있겠죠.

30일 무료 체험을 시작하고 Asana가 팀이 프로젝트를 체계적으로 정리하고 관리하며, 협업을 개선하고, 업무 효율성을 높이고, 목표를 달성하는 데 어떤 도움이 되는지 알아보세요.