Vad är strategiimplementering? 6 viktiga steg för att lyckas

Strategiimplementeringen är det fjärde steget i den strategiska hanteringsprocessen och det är där du omvandlar din strategiska plan till handling. Det kan vara allt från att utföra en ny marknadsföringsplan för att öka försäljningen till att implementera en ny programvara för arbetshantering för att öka effektiviteten mellan interna team.

Att ha en strategisk plan är bra sak, men om du inte har arbetskapaciteten, resurserna och stödet för att implementera planen, kommer den inte att åstadkomma någon verklig förändring inom organisationen.

Vi kommer att presentera de viktigaste stegen i strategiimplementeringen, inklusive potentiella fallgropar och hur man undviker dem, och även några ramverk, för att hjälpa dig att framgångsrikt implementera de strategier du för närvarande arbetar med.

Strategiimplementering i 6 viktiga steg

Innan du kan implementera en strategi måste du skapa en strategisk plan.

Din strategiska plan eller din implementeringsplan beskriver vilka steg teamet eller organisationen behöver ta för att uppnå ett mål eller en avsikt. Implementeringsplanen är din översikt för ett framgångsrikt strategiskt genomförande och bör innehålla följande steg:

1. Definiera målen.

2. Genomföra lämplig research.

3. Kartlägga risker.

4. Schemalägga alla milstolpar.

5. Tilldela uppgifter.

6. Fördela användbara resurser.

När din strategiska plan väl är klar är det dags att sätta igång! Det finns sex steg att följa för att uppnå en framgångsrik implementering.

Steg 1: Definiera och kommunicera tydliga, strategiska mål

Det är i det första steget din strategiska plan och din strategiimplementering överlappar varandra.

För att implementera en ny strategi måste man först identifiera tydliga och realistiska mål. Målen bör inbegripa dina visions- och uppdragsbeskrivningar, långsiktiga mål och KPI:er.

Ju tydligare bilden är, desto lättare kommer resten av strategiimplementeringen att vara för teamet och organisationen – eftersom alla kommer att arbeta mot samma mål.

I likhet med mycket annat är kommunikation viktigt. När dina mål är tydligt definierade kan du använda en programvara för att spåra målen och kommunicera din strategi till hela teamet.

Steg 2: Involvera teamet

För att implementera din strategi på ett effektivt och ändamålsenligt sätt måste du skapa fokus och öka ansvarstagandet. Det finns olika sätt att involvera teamet under hela implementeringsprocessen:

• Identifiera roller och ansvar i ett tidigt skede. Använd en RACI-matris för att tydliggöra teamkollegornas roller och se till att det inte finns några luckor mellan de olika ansvarsområdena.

• Delegera arbetet effektivt. Även om det kan vara frestande att övervaka allt kommer detaljstyrning bara att sakta ner dig. När du har definierat allas roller och ansvar, måste du lita på att teamet utför sina uppgifter enligt implementeringsplanen.

• Kommunicera med teamet och se till att alla vet hur deras enskilda arbete bidrar till projektet. Det hjälper till med att hålla alla motiverade och i fas.

Steg 3: Utföra den strategiska planen

Fördela nödvändiga resurser – såsom finansiering av strategiska eller operativa budgetar – för att teamet ska kunna omvandla den strategiska planen till handling. Om du inte har rätt resurser kommer du inte att kunna uppnå din strategiska plan, så det här är något du bör prioritera. Så här ser du till att teamet har de nödvändiga resurserna:

• Börja med slutet i åtanke för att effektivt anpassa projektets avsikter, viktiga leveranser, milstolpar och tidslinje.

• Identifiera tillgängliga resurser såsom teamkapacitet, tillgänglig budget, nödvändiga verktyg eller färdigheter och andra okonventionella resurser.

• Definiera en tydlig projektomfattning för att veta exakt vad projektet behöver och när.

• Dela projektplanen med alla som är involverade i implementeringsprocessen med hjälp av ett arbetshanteringsverktyg.

Ju bättre utformad din strategiska plan är, desto lättare blir det att genomföra den.

Steg 4: Vara agil

Du kommer oundvikligen att stöta på problem när du börjar implementera din strategi. När det inträffar kan du flytta målen eller justera arbetssättet för att komma runt dem.

Skapa ett schema för att regelbundet kunna uppdatera statusen för målen eller ändringarna i implementeringsstrategin. Beroende på vilken strategi du implementerar kan du skapa vecko-, månads- eller kvartalsvisa projektstatusrapporter. Dela uppdateringarna med dina externa intressenter och teamet för att hålla alla informerade.

Att ha en central informationsplattform där du kan uppdatera teamet i realtid kommer att hjälpa dig att effektivisera processen. Asanas programvara för arbetshantering gör det möjligt för teamet att samordna projekt, uppgifter och processer i realtid, men ger dig också friheten att utföra arbete asynkront – vilket ger alla den insyn de behöver för att förstå vem som gör vad.

Steg 5: Avsluta

När du har implementerat strategin är det dags att kontakta alla inblandade för att få bekräftat att deras arbete känns slutfört. Att implementera en strategi är inte som ett pussel som är färdigt när du har lagt den sista biten. Det är mer som en trädgård, med växter som fortsätter att växa och förändras även när du tror att arbetet är klart.

Att få ett avslut från teamet är den näst sista milstolpen i din strategiimplementering. Det är ett avgörande steg för att kunna slutföra processen.

Steg 6: Analysera

Organisera en projektgenomgång eller en återblick för att analysera den implementerade strategin, samt utvärdera framgången för implementeringsprocessen och själva strategin. Det här steget är en chans att ta lärdom av erfarenheterna inför kommande projekt och strategier och som gör det möjligt att undvika potentiella fallgropar och upptäcka nya möjligheter i framtiden.

Vad som behövs för att implementera en strategi

Oavsett hur väl genomtänkt en strategi är, behöver man de här fem viktiga delarna för att framgångsrikt implementera den.

Människor

Du behöver ett team som inte bara förstår strategin du vill implementera, utan också har de färdigheter och den arbetskapacitet som krävs för att göra arbetet. Tillsätt, anställ och utbilda rätt personer för jobbet, och se till att projektteamet har de rätta kompetenserna för att lyckas.

Asanas användarframgångsteam har varit ovärderligt för vår implementeringsprocess. Teammedlemmarna tog sig tid att förstå vår verksamhet och visade oss hur man skapar praktiska arbetsflöden och processer för att få ut mesta möjliga av Asana. Vi hade inte klarat det utan dem.”

Resurser

En effektiv resursfördelning är en av de viktigaste delarna i en strategiimplementering. Resurser kan vara både finansiella (t.ex. arbetskostnader) och icke-finansiella (t.ex. tiden för att implementera strategin).

Organisation

Alla i organisationen behöver veta vad deras åligganden är så att de kan ta ansvar för sina delar av strategiimplementeringen. Det innebär också att beslutskedjan måste definieras och kommuniceras så att alla vet vem de ska kontakta under implementeringsprocessen.

System

Verktygen, funktionerna och systemen som finns på plats, är en annan viktig komponent. Det är viktigt att känna till funktionerna för varje system och hur de passar in i den strategiska hanteringsprocessen både under och efter implementeringen.

Kultur

Den sista viktiga delen är företagets organisationskultur. Det kan vara förvirrande och stressande för teamen att lansera nya strategier. Att se till att alla vet vad de ska göra och känner sig värdesatta och inkluderade, är avgörande för en framgångsrik och effektiv implementering.

McKinseys 7S-modell

McKinsey & Company är ett internationellt erkänt managementkonsultföretag som har skapat en modell baserad på sju nödvändiga faktorer för att framgångsrikt implementera en strategi.

Faktorerna kan delas upp i hårda element (strategi, struktur och system) och mjuka element (gemensamma värderingar, kompetens, stil och personal). De hårda elementen är lätta att identifiera och påverka direkt, medan de mjuka elementen är mindre påtagliga och påverkas oftast av företagskulturen snarare än av en chef eller annan direktkontakt.

Låt oss ta en snabb titt på McKinseys 7S-modell, och vi börjar med de hårda elementen:

• Strategi: organisationens plan för att etablera eller upprätthålla en fördel gentemot andra konkurrenter inom området.

• Struktur: företagets organisationsstruktur.

• System: de dagliga rutinerna och aktiviteterna som teamen utför.

Här är de mjuka elementen:

• Stil: ledarstilen i din organisation.

• Personal (staff): teamet och deras allmänna kapacitet.

• Kompetens (skills): teamets kompetens.

• Gemensamma värderingar (shared values): organisationens kärnvärden.

Du kan tillämpa den här metoden på din process för strategiimplementering genom att först titta på organisationens gemensamma värderingar och se till att de överensstämmer med dina hårda element. Analysera sedan hur väl de hårda elementen fungerar tillsammans och definiera vilka förändringar som kan förbättra deras samspel. När det är gjort gör du samma sak med de mjuka elementen.

Den här analysen gör det möjligt att identifiera vilka element som fungerar bra och vilka som behöver förbättras. Genom att tillämpa modellen på din strategiska plan och din strategiimplementeringsprocess, kan du få en bättre förståelse för hur väl din organisation kan implementera förändringar.

De tre C:na i implementeringsstrategin

Företagskonsulten och författaren Scott Edinger myntade de tre C:na i implementeingsstrategin – clarity (klarhet), communication (kommunikation) och cascade (kaskad). Det är de här tre stegen man bör ha i åtanke för att framgångsrikt implementera en strategi.

Låt oss titta närmare på vad de innebär.

1. Klargör din strategi. Låt oss säga att strategin blev väl mottagen i styrelserummet och att du har fått intressenternas och chefernas stöd. Men om den inte är tydligt definierad kan du förlora teammedlemmarna på mellannivå och i frontlinjen längs vägen. Teamet kan inte implementera en strategi som de inte förstår, så var tydlig med vilka dina mål och de strategiska avsikterna är.

2. Kommunicera din strategi. Det räcker inte med en affisch, ett tillkännagivande eller ett nyhetsbrev för att kommunicera en ny strategi till hela organisationen. Diversifiera din kommunikationsstrategi för att säkerställa att teamen vet vad som händer, och skapa möjligheter att ställa frågor så att alla känner sig delaktiga i processen.

3. Sprid din strategi stegvis. En väl genomförd strategi sprider sig stegvis genom hela organisationen. Involvera cheferna i organisationen och se till att de förstår strategin för att de i sin tur ska kunna dela relevant information, taktik och processer med sina team. Även om du har informerat din organisation under kommunikationsfasen, är det här steget avgörande för att anpassa varje teamkollega till den nya strategin.

Låt oss nu titta närmare på några av de utmaningar du kommer att möta under strategiimplementeringen.

Strategiimplementeringens fallgropar och lösningar

En så stor insats såsom att implementera en ny strategi innebär ett visst antal hinder. Nedan följer de fyra vanligaste fallgroparna man kan stöta på när man implementerar en strategi, och några tips på hur man kan lösa problemen.

1. En överväldigande eller meningslös strategisk plan

Problem: Om den strategiska implementeringen saknar mening och potential, eller om det finns ett överväldigande antal delar att överväga, kan den bli svår att genomföra.

Lösning: Använd SMART-mål för att säkerställa att din strategiska plan är specifik, mätbar, utförbar, realistisk och tidsbegränsad. Den här strukturen säkerställer att den strategiska planen både är meningsfull och möjlig att implementera.

2. Ingen implementering i sikte

Problem: Det är bra att ha en strategisk plan, men utan resurser och stöd från ledningen kommer implementeringen aldrig att genomföras.

Lösning: Din strategiska plan bör innehålla tydliga mål, konsekvenser och krav för att uppmuntra till att implementera strategin. Ju tydligare dokumentet är, desto lättare blir det att få de resurser som krävs för att omsätta den till handling.

3. Brist på kommunikation och ägarskap

Problem: Ett team som inte är 100 % förvissat om vad strategin innebär och vilka de olika uppgifterna är, kan hejda implementeringsprocessen innan den ens har börjat.

Lösning: Definiera tydligt varje teammedlems ansvarsområde och delegera relevant arbete. Det här gör att teammedlemmarna känner sig delaktiga i resultatet av implementeringen. Se till att dina teamkollegor har de befogenheter och resurser de behöver för att utföra sina uppgifter.

4. Brist på ansvar och egenmakt

Problem: Brist på synlighet och ansvar kan göra att teamet känner sig hjälplöst.

Lösning: Schemalägg regelbundna strategigranskningar och teammöten för att diskutera varje teammedlems arbetsförlopp, problem och strategiförändringar som kan bidra till att implementeringen blir framgångsrik. Spåra arbetsförloppet för att ge teamet en känsla av att ha presterat något när ännu ett mål har uppnåtts.

Så länge du är medveten om utmaningarna kan du ta itu med dem direkt och undvika onödiga bakslag.

Planera, implementera, fira

Förändring är inte enkelt, men för att teamet ska kunna växa är det viktigt att även din organisation gör det.

Oavsett om du håller på att utveckla en strategisk plan med ett litet projektteam, eller om du redan kommunicerar din strategi till hela organisationen, är en tillförlitlig programvara för projekthantering avgörande för att säkerställa att alla har tillgång till de resurser de behöver.

Glöm inte att gratulera dig själv och teamet när strategin har implementerats framgångsrikt. Milstolpar som de här är också viktiga att fira!

Källor: Harvard Business School | MindTools | OnStrategy