6 steg för ett framgångsrikt projektutvärderingsmöte

En av de bästa känslorna i projekthanteringsprocessen är att slutföra själva projektet. Du och teamet har arbetat hårt för att komma till den här punkten och innan ni går vidare är det viktigt att ta sig tid att fira och reflektera över allt det fantastiska arbete ni har utfört. 

Ett utvärderingsmöte är ett utmärkt tillfälle att reflektera. I den här artikeln diskuterar vi de viktigaste aspekterna av ett projektutvärderingsmöte och delar med oss av sex enkla steg för att hålla ett lyckat möte. 

Vad är ett utvärderingsmöte?

Utvärderingsmöten är möten som man håller när ett projekt har slutförts. Det här mötet är en chans för projektteamet att identifiera vad som gick bra under projektet gång och vad som kunde ha förbättrats. 

Ett projektutvärderingsmöte är ett bra tillfälle att fira framgångar, reflektera över teamets arbetsflöde och gå igenom processer igen för att göra förbättringar nästa gång. 

Det kan hända att projektutvärderingsmöten kallas för andra namn. De vanligaste är följande:

• Projektrapportering: Den här termen har sitt ursprung i militären där ett team ”rapporterar” efter ett uppdrag för att analysera vad som hänt. 

• Återblick: En projektåterblick är vanligt förekommande i agil projekthantering. Eftersom det agila huvudmålet är kontinuerlig förbättring håller agila team ofta återblicksmöten efter en sprintcykel för att kunna reflektera. 

• Projektsammandrag: Ett sammandrag är vanligtvis en skriftlig uppdatering som innehåller de viktigaste punkterna från ett möte. Projektsammandrag gör ungefär samma sak men lyfter fram de viktigaste punkterna från ett helt projekt.

• Avslutningsmöte: Används ofta i slutet av projektet för att slutföra eller avsluta eventuella ouppklarade frågor.

• Möte om lärdomar: Project Management Institute använder termer som den här för att markera slutet av ett projekt. De här mötena kan hjälpa projektledare att få en tydlig inblick i vad som fungerade, vad som inte fungerade och vad som kan förbättras.

Utvärderingsmöte vs genomgångsmöte

Den största skillnaden mellan ett utvärderingsmöte och ett genomgångsmöte är att de äger rum vid olika tidpunkter. Genomgångsmöten äger rum innan ett projekt inleds. Vid ett genomgångsmöte tänker teamet proaktivt på allt som kan gå fel för att förebygga risker. 

Utvärderingsmöten äger rum efter att projektet redan har genomförts. Det är ett tillbakablickande möte för att reflektera över vad som hände under projektet. 

Varför ska man genomföra ett projektutvärderingsmöte?

Att genomföra ett projektutvärderingsmöte kan ge projektledare många bra insikter om hur de kan förbättra projektprocesserna. De här mötena är särskilt användbara i följande syften:

Ta lärdom från tidigare erfarenheter

Utvärderingsmöten är viktiga eftersom de kan hjälpa projektledare att effektivisera processerna för framtida projekt. Genom att ta dig tid att reflektera över vad som gick bra under ett projekt kan du använda den erfarenheten när du planerar nästa projekt. Om något inte gick bra under ett projekt har du nu möjlighet att anpassa din strategi efter det. 

Genom att tillämpa lärdomar från tidigare projekt kan du också undvika misstag och förebygga risker. Om du genomför liknande projekt regelbundet kan du skapa en mall baserad på dina tidigare projektprocesser. På så sätt vet projektteamet vilka åtgärder och leveranser som behöver ingå i projektplanen. 

Återblick och iteration är grundpelare i den agila projekthanteringsmetoden. I agila processer prioriteras iteration. Om du inte tar dig tid att reflektera över saker som gick bra och vad som inte gick bra kan du inte ändra processerna inför nästa sprint.

Öka teamkommunikationen

En av de största fördelarna med ett projektutvärderingsmöte är att det ger projektledare möjlighet att ta ett steg tillbaka och reflektera över hur andra teammedlemmar upplevde sin roll i projektet. 

Framgången hos ett projekt beror ofta på hur väl teamet samarbetar, så det är viktigt att skapa utrymme för alla att dela med sig av sina unika erfarenheter. Det här är en möjlighet för enskilda personer att berätta om sina specifika problem och att arbeta tillsammans för att hitta lösningar för nästa projekt, så att de problemen inte upprepas igen.

Förbättra teamkänslan

Att ta sig tid att reflektera över vad teamet har åstadkommit är ett enkelt sätt att förbättra moralen i teamet. Även om det är lätt hänt att man avslutar ett projekt och genast går vidare till nästa, är det viktigt att också ta sig tid att fira de bra saker som teamet har gjort och på så sätt skapa en god sammanhållning i teamet. 

Utvärderingsmötet utgör ett utmärkt tillfälle att uppmärksamma teammedlemmar som har arbetat särskilt hårt för att projektet ska bli framgångsrikt. Att ge teammedlemmarna beröm kan vara till stor nytta för teamkänslan.

Här är några sätt som du kan förbättra teamkänslan på under utvärderingsmötet:

• Lägg till ett avsnitt för ”framgångar” i din mall för återblicksprojekt.  

• Låt varje teammedlem dela med sig av åtminstone en berömmande kommentar till en annan teammedlem i projektet.

• Förbered dig på att nämna några viktiga framgångar innan mötet börjar.

6 steg för att hålla ett framgångsrikt utvärderingsmöte

Utvärderingsprocessen behöver inte vara komplicerad. Här är några enkla steg för att du ska kunna börja hålla framgångsrika utvärderingsmöten.

1. Ha mötet inom några dagar efter att projektet har avslutats

En projektutvärdering är effektivast när teammedlemmarna har projektet i färskt minne. Ett enkelt sätt att se till att utvärderingsmötet genomförs inom en rimlig tidsperiod är att planera mötet när ni påbörjar projektet. Genom att integrera utvärderingsprocessen i arbetsflödet säkerställer du att ni inte glömmer det här steget.

Generellt sett är den bästa tiden för att planera ett utvärderingsmöte några dagar efter det att projektet avslutats. Det ger alla i teamet en liten paus efter projektet för att reflektera på egen hand innan man genomför återblicken med teamet.

2. Skicka ut ett frågeformulär före mötet

Under tiden mellan projektets slut och utvärderingsmötet är det bra att skicka ett frågeformulär till teamet för att få en snabb bild av vad de tyckte om projektet. Om flera teammedlemmar nämner samma sak bör du se till att det är en viktig diskussionspunkt under utvärderingsmötet.

Exempel på frågor före mötet:

• Vad är tre saker som gick bra under det här projektet?

• Vad är tre saker som inte gick bra under det här projektet?

• Har du några förslag på hur vi kan förbättra oss inför nästa projekt?

När du har identifierat de här diskussionsämnena är nästa steg att skapa en agenda och skicka den till teamet före mötet.

3. Dela ut en agenda för utvärderingsmötet

Att dela ut en agenda före ett möte är en bra rutin, oavsett om det gäller utvärderingsmöten eller andra möten. Genom att du informerar teamet i förväg har de koll på de viktigaste ämnena, så att de kan förbereda sig i god tid.

Exempel på en agenda:

• Inledning (2,5 minuter)

• Beröm till teamet (5 minuter)

• Vad som gick bra (5 minuter)

• Vad som hade kunnat förbättras (5 minuter)

• Förslag för nästa projekt (5 minuter)

• Avslutning (2,5 minuter)

4. Utse en person som för anteckningar och en moderator

Innan mötet börjar ska du bestämma vem som ska föra anteckningar och vem som ska vara moderator. Helst bör det vara två olika teammedlemmar, eftersom det kan leda till avbrott i samtalet om en person behöver göra både och. Ofta är det den huvudsakliga projektledaren som är moderator och någon annan som för anteckningar. 

Om mötet hålls virtuellt är det en bra idé att spela in mötet så att deltagarna kan gå tillbaka för att reflektera och du får en referenspunkt när du går igenom mötesanteckningarna.

5. Hålla mötet

När du håller mötet är det viktigt att fastställa några grundläggande principer för hur mötet ska gå till. Vanligtvis styr moderatorn samtalet genom att följa huvudpunkterna i agendan. Men vad händer om konversationen inte flyter på ordentligt? 

Det är moderatorns uppgift att hålla igång konversationen och uppmuntra till mer diskussion om projektet. Här är några tankeväckande frågor som en moderator kan ställa till teammedlemmarna för att få igång en diskussion:

• Var det någon i teamet som hade problem med att hålla de tider som fastställdes i projektplanen? Om ja, vad var det som hindrade er?

• Anser du att teamet hade tillräckligt med resurser för att slutföra projektet inom den fastställda deadlinen? Om inte, vilka andra resurser kunde vi ha tillhandahållit för att hålla deadlinerna?

• Med den här erfarenheten i bagaget, vad skulle du göra annorlunda om du kunde göra om det här projektet?

• Skulle du vilja arbeta med ett liknande projekt igen? Varför eller varför inte?

• Anser du att det här är ett lyckat projekt? Varför eller varför inte?

Den här typen av öppna frågor kan hjälpa dig att identifiera aspekter av projektprocessen som du kanske inte är medveten om under processen. Du kan använda insikterna från teamet för att utveckla en bättre process för nästa projekt.

6. Skicka en sammanfattning av mötet till deltagarna

När mötet är slut kan du skicka en sammanfattning av de viktigaste insikterna till teamet. Se till att inkludera eventuella åtgärdspunkter som du identifierade under mötet och dela med dig av dina initiala tankar om vad teamet kan förvänta sig inför nästa projekt.

Ta reda på mer om viktiga projekthanteringsfärdigheter

I tillägg till att dra lärdom från projektutvärderingsmötet kan du också förbereda ett framgångsrikt projekt på ett effektivt sätt med hjälp av viktiga projekthanteringsfärdigheter såsom att upprätta en projektplan och anordna ett kickoff-möte för ditt nästa projekt. 

Vill du veta mer om hur du kan förbättra dina projekthanteringsfärdigheter? Läs mer i Asanas resursbibliotek för projekthantering.