Vad är en implementeringsplan? Så här skapar du en med 6 steg

Projekt kräver planering för att bli lyckade. Skulle du bygga ett hus utan ritning? Förmodligen inte eftersom det skulle kunna leda till en katastrof att börja spika ihop träbitar utan en plan. Samma koncept gäller i företagsvärlden. En implementeringsplan fungerar som en ritning för gemensamma mål. Planen bör omfatta allt från projektstrategi till budget och listan över personer som arbetar med projektet. 

I den här guiden förklarar vi vad en implementeringsplan är och hur du skapar en sådan plan för att hjälpa dig och ditt team att förbereda både små och stora projekt.

Vad är syftet med en implementeringsplan?

En implementeringsplan är ett dokument som beskriver de åtgärder ett team måste utföra för att uppnå ett gemensamt mål eller initiativ. Implementeringsplanering är ett bra komplement till en strategisk plan. Om en strategisk plan beskriver i detalj vilka strategier man behöver för att uppnå vissa mål, är implementeringsplanen en guide steg för steg för hur man ska uppnå målen.

Syftet med en implementeringsplan är att säkerställa att teamet har ett svar på vem, vad, när, hur och varför i ett projekt innan man sätter igång med utförandefasen. Enkelt uttryckt är det en handlingsplan som omvandlar din strategi till specifika uppgifter.

Ett bra sätt att veta huruvida en implementeringsplan är effektiv är att låta någon utanför teamet ta en titt på den och se om de kan förstå projektet i dess helhet. Implementeringsplanen bör inte lämna några frågor obesvarade.

Så här skapar du en implementeringsplan i 6 steg

Om du vill att implementeringsplanen ska vara omfattande och användbar för projektteamet ska du följa specifika steg och inkludera de rätta komponenterna. Använd följande steg när du skapar din plan för att minska risken för luckor i din strategi.

1. Definiera mål

Det första steget i implementeringsprocessen är att fastställa målen. Definiera vad du vill uppnå efter att projektet är slutfört, till exempel om du vill värva en ny marknadsföringsklient eller förnya den interna innehållsstrategin. Att utgå från projektavsikterna kan hjälpa att utforma projektplanen.

Användbara tips:

• Ställ frågor: När du definierar målen kan det hjälpa om du och teamet ställer frågor om projektet, såsom: Vad vill vi uppnå med det här projektet? Vilka leveranser vill vi producera? Vilka intressenter kommer vi att dela våra projektleveranser med?

• Brainstorma om projektets potentiella risker: Även om du kommer att utföra en mer detaljerad riskbedömning senare i implementeringsplanen, får du en mer realistisk uppfattning om vad som är möjligt om ni analyserar potentiella risker i ett tidigt skede. 

2. Utför undersökningar

När du har en allmän uppfattning om projektmålen du vill uppnå kan du fokusera på dem genom att utföra undersökningar såsom intervjuer, enkäter, fokusgrupper eller observationer. Genomför den här forskningen med experter på området, antingen teammedlemmar eller externa intressenter. Resultaten från undersökningarna bör innehålla en lista över hur projektets tidslinje, budget och personal skulle kunna se ut.

Användbara tips:

• Samarbeta genom att använda gemensamma verktyg: Samarbete är enklare med rätt verktyg för att kommunicera med varandra. Använd ett verktyg för teamsamarbete för att dela projektmålen och få feedback från andra, oavsett var de befinner sig. 

3. Kartlägg risker

I det första steget av implementeringsstrategin brainstormade du kring projektets potentiella risker. I det tredje steget ska du kartlägga alla risker för projektet. Risker kan omfatta allt från betald frånvaro och semester till budgetbegränsningar och brist på personal. 

Ett bra sätt att kartlägga riskerna är att använda ett riskregister. Det här verktyget hjälper dig att prioritera risker och förbereda dig för dem på ett bra sätt. Du kan även utföra en SWOT-analys för att identifiera svagheter och hot som kan påverka projektet. 

Användbara tips:

• Var flexibel och proaktiv: Att kartlägga risker är mer än bara en förberedelsestrategi. Om du redan i det här skedet av implementeringsplanen identifierar risker som kan förebyggas, kan du vidta åtgärder för att göra det. Det här kan till exempel innebära att du anpassar dina ursprungliga projektmål. 

4. Schemalägg milstolpar

Att schemalägga projektmilstolpar är ett viktigt steg i planeringsprocessen eftersom de hjälper dig att spåra förloppet under projektets gång. Milstolpar fungerar som mätvärden – du kan använda dem för att mäta hur långt du har kommit i projektet och hur långt du har kvar. 

Använd Gantt-diagram för att synliggöra projektmilstolpar och se till att hela teamet är i fas. Med Gantt-diagram kan du skapa en visualisering av implementeringsschemat och visa hur lång tid du tror att varje uppgift kommer att ta.

Användbara tips:

• Lägg till utrymme för oförutsedda händelser: Det går inte alltid som planerat även om man gör allt man kan för att hålla sig till ett schema. Genom att lägga till utrymme för oförutsedda händelser i schemat kan du säkerställa att projektet är i fas istället för att behöva stressa för att uppnå milstolpar eller missa dem helt.

• Förtydliga beroenden: Beroenden är när en uppgift inte kan påbörjas innan vissa andra uppgifter har slutförts. Genom att förtydliga beroenden blir det enklare att hålla projektet i fas och att uppnå milstolparna.

5. Tilldela ansvarsområden och uppgifter

Varje handlingsplan bör innehålla en lista över de ansvarsområden som tilldelats till de olika teammedlemmarna. Genom att tilldela ansvarsområden kan du utvärdera prestandan hos varje teammedlem och bevaka förloppet närmre. Att använda en RACI-matris kan vara ett effektivt projekthanteringsverktyg för att förtydliga roller och ansvarsområden. 

Att tilldela ansvarsområden är inte samma sak som att tilldela enskilda uppgifter. Till exempel kan en teammedlem vara ansvarig för att övervaka projektgranskningar, medan tre andra teammedlemmar har som uppgift att kommunicera med de olika teamen och begära projektleveranser och granskningar. När du tilldelar ansvarsområden och uppgifter bör du se till att det är tydligt vad som förväntas. 

Användbara tips:

• Kommunikation är avgörande: När du tilldelar roller, ansvarsområden eller uppgifter är det bäst att förklara varför du har valt en teammedlem i stället för en annan för en viss roll, och använda det här steget i planeringsprocessen som en chans att belysa varje teammedlems styrkor.

• Spåra ansvarsområden i ett gemensamt verktyg: Att ha ett gemensamt verktyg, såsom en programvara för projekthantering, kan hjälpa teammedlemmarna att få klarhet i vem som ska göra vad och när det ska vara gjort.

6. Tilldela resurser

Tilldelning av resurser är ett av de bästa sätten att minimera riskerna. Om du kan göra en plan för vilka resurser som kommer att behövas i projektet och se till att de resurserna kommer att finnas tillgängliga, undviker du risken att resurserna tar slut i mitten av projektet. Om du under det här steget av implementeringsprocessen märker att du inte har tillräckligt med resurser, kan du anpassa projektet efter de resurser du faktiskt har innan projektet sätter igång. 

Resurser utgörs bland annat av pengar, personal, programvara, utrustning och andra fysiska eller tekniska material. Tid kan också vara en resurs eftersom teammedlemmar som måste finnas där för att slutföra projektet kanske jobbar med andra projekt.

Användbara tips: Fråga dig själv följande frågor när du identifierar tillgängliga resurser för projektet: 

• Vilken prioritetsnivå har projektet? 

• Vem är tillgänglig för att arbeta med det här projektet? 

• Vilken budget och vilka verktyg finns till förfogande? 

• Vilka ytterligare resurser behöver vi? 

• Vem behöver godkänna planen för tilldelning av resurser?

Att följa de här stegen när du skapar din implementeringsplan kommer att öka sannolikheten att nå projektmålen. Att ha en checklista över vad implementeringsplanen bör innehålla kan också leda till en framgångsrik implementering. 

Det här bör en implementeringsplan innehålla

Det är viktigt att veta hur du ska göra för att skapa implementeringsplanen men du behöver också veta vad den bör innehålla. Den här checklistan har de sex viktigaste sakerna du bör överväga för att komma igång med ett framgångsrikt projekt. 

1. Avsikter

Du kommer att beskriva projektavsikterna under det första steget av implementeringsprocessen. Fastställ målen och välj vilka mätvärden teamet ska använda för att bevaka förloppet. Genom att tydligt identifiera projektavsikterna kan du och teamet mäta förlopp och prestanda under projektets gång.

2. Omfattningsbeskrivning

I steg två bör du fastställa projektets omfattning när du utför undersökningarna. Beskrivningen av projektets omfattning bör redogöra för gränserna du sätter för projektet och ge en bred definition av vilka mål, deadliner och projektresultat som du kommer att arbeta mot. Att definiera projektets omfattning i implementeringsplanen kan hjälpa till att förhindra omfattningskrypning när projektet har kommit längre.

3. Beskrivning av leveranser

Leveranser är projektets konkreta mål. Att beskriva vilka leveranser du hoppas skapa kan fungera som en resurs när du hanterar tidsplaner, delegerar uppgifter och tilldelar resurser. 

4. Slutdatum för uppgifter

Även om projekttidslinjen kan ändras under projektets gång är det viktigt att klargöra förväntade slutdatum under implementeringsplaneringen. Om du gör en uppskattning av uppgifternas slutdatum kan du schemalägga milstolparna runt slutdatumen och planera projektets slutförande. Vanligtvis används Gantt-diagram i strategisk planering och implementeringsplanering. Det beror på att Gantt-diagram visar information på ett linjärt sätt, ungefär som en tidslinje. 

5. Riskbedömning

Du kommer att utföra riskbedömningen under det tredje steget av implementeringsprocessen. Oavsett om du använder ett riskregister, en SWOT-analys eller en beredskapsplan för att identifiera risker, bör du se till att planen innehåller de dokumenten. På så sätt kan andra som är involverade i projektet kolla igenom dokumenten och möjligtvis hjälpa till att förhindra riskerna.

6. Teammedlemmarnas roller och ansvarsområden

Du tilldelade roller och ansvarsområden till teammedlemmar under det femte steget av planen, och att föra ett detaljerat register över det här säkerställer att alla tar ansvar. Oavsett om du använder en RACI-matris eller ett annat verktyg för att förtydliga teammedlemmarnas roller bör det finnas ett avsnitt i planen som alla kan hänvisa till om frågor uppstår. 

Implementeringsplanen är förmodligen unik för det projekt du arbetar med, så planen kan mycket väl innehålla andra komponenter som inte anges ovan. Dock kan du använda de sex punkterna ovan som en vägledning så att du vet att planen är så omfattande som möjligt.

Många delar av projektimplementeringen överlappar den strategiska planeringen. Att vara en projektledare och arbeta med projektimplementeringsplanen medan du även arbetar med den strategiska planen kan hjälpa till att minimera den totala tid du lägger på planering.

Ett annat sätt att spara tid under planeringsprocessen är att samla alla planer i en plattform för arbetshantering. När projektteamet är redo att sätta igång med implementeringsprocessen finns allt tillgängligt på ett och samma ställe.

Fördelar med att ha en implementeringsplan

Implementeringsplanering har många fördelar. De största fördelen är en ökad chans att projektet blir framgångsrikt. Att tillämpa en projektplan skapar en översikt över hur projektet ska utföras så att du kan förebygga att problem uppstår. 

Andra fördelar med att ha en implementeringsplan är bland annat:

• Förbättrad kommunikation mellan teammedlemmar och viktiga intressenter.

• Bättre organisering och hantering av resurser.

• Ökat ansvarstagande av alla som är involverade i projektet.

• Bättre struktur på projekttidslinjen och det dagliga arbetsflödet.

• Enklare samarbete mellan teammedlemmarna.

Att sätta igång direkt med utförandefasen utan att ha en implementeringsplan känns ungefär som att gå upp på scenen för att hålla ett tal utan att veta vad man ska säga. Förberedelse är avgörande för att prestera på högsta nivå. 

Förenkla implementeringsplaneringen med hjälp av projekthanteringsprogramvara

Att veta stegen för implementeringsplanering är grunden i projekthantering. Ett välplanerat projekt leder till ett framgångsrikt projekt.

Programvara för projekthantering kan effektivisera implementeringsplanen genom att göra den tillgänglig för alla teammedlemmar och intressenter. Att använda onlineprogramvara innebär också att du kan ändra planen i realtid, vilket skapar utrymme för processförbättring.