Vad är projektriskhantering? 6 steg för bättre resultat

Ett projekt är som mest framgångsrikt när du planerar och hanterar det på ett effektivt sätt. Att utveckla dina projektledningsfärdigheter och tillämpa beprövade strategier för att förebygga projekthanteringsrisker kan vara till hjälp. Men även de mest välutvecklade projekten har risker.

Det bästa sättet att förebygga projektrisker är att ta itu med dem direkt. Planera proaktivt för osäkra händelser med hjälp av en riskhanteringsplan så att du kan styra projektteamet i hamn – i stället för att hamna mitt i en oväntad storm. 

Om du aldrig har utarbetat en riskhanteringsplan tidigare har du möjligtvis drabbats av konsekvenserna av oväntade risker i tidigare projekt. Lär dig mer om projektriskhantering och prova de här sex enkla stegen för att skapa din egen riskhanteringsplan.

Vad är en riskhanteringsplan?

En riskhanteringsplan för ett projekt är ett dokument som beskriver hur teamet identifierar, analyserar och reagerar på potentiella projektrisker som ännu inte har inträffat.

Projektrisk vs problem i projekthantering

• En projektrisk är något som kan påverka projektets framgång om det inträffar genom att antingen försena projektets tidslinje, överbelasta budgeten eller leda till försämrade projektresultat på något annat sätt.

• Ett projektproblem är något som redan har påverkat projektets framgång. Att lösa problem är ett reaktivt tillvägagångssätt snarare än ett proaktivt.

Med en effektiv riskhanteringsplan kan du ta itu med alla potentiella risker som kan dyka upp under ett projekts livscykel och förebygga dem så att projektet håller sig i fas, inom budget och på rätt spår. 

När ska man använda projektriskhantering?

En bra riskhanteringsplan för ett projekt är inte reaktiv, utan proaktiv. Helst bör du skapa riskhanteringsplanen under projektplaneringsfasen. På så sätt kan du bäst identifiera eventuella risker och deras potentiella inverkan samt övervaka riskerna under projektets gång. I stället för att bli överraskad har du koll på riskerna om de skulle bli problematiska.

Om du i stället vill ta itu med projektrisker för en process som redan har inletts kan du överväga att använda teorin om begränsningar, vilken är ett ramverk som hjälper dig att identifiera den svagaste länken i ett projekt eller en process och ta itu med riskens konsekvenser.

Projektriskhantering i 6 steg

Att hantera projektrisker handlar om att identifiera, planera för och bevaka potentiella risker. Allt kommer inte att gå fel, och det är till och med möjligt att ingenting kommer att gå fel. Men proaktiv riskbedömning och incidenthantering kan hjälpa dig att vara förberedd och snabbt korrigera kursen. Det säkerställer att du uppnår alla projektavsikter i tid och inom budget.

Om du håller på att komma igång med riskhantering har vi tagit fram sex steg som hjälper dig att skriva en riskhanteringsplan för ett projekt. För varje steg kan du använda Asanas projektriskplan för att få en bild av hur en riskhanteringsplan för ditt nästa projekt skulle kunna se ut.

1. Identifiera

För att identifiera risker ska du skapa en riskhanteringsplan för projektet genom att sammanställa en lista över alla potentiella riskscenarier i projektet. Ett riskscenario är en händelse som kan påverka projektets tidsplan, budget eller framgång.

Det finns en mängd olika sätt att påbörja processen med att identifiera risker, bland annat:

• Intervjua projektets intressenter. Det bästa sättet att identifiera projektrisker är att fråga intressenter, ledningen och experter på området. Om de har arbetat med liknande projekt kan du fråga dem vilka risker de stötte på och hur du kan förebygga riskerna. Även om de inte har arbetat med liknande projekt ska du alltid fråga viktiga projektintressenter för att säkerställa att du inte missar några viktiga projektrisker.

• Brainstorma potentiella risker tillsammans med projektteamet. Projektteamet är de personer som du kommer att arbeta med i projektet dag ut och dag in. Innan du börjar med projektet bör du fråga dem vad de ser som potentiella risker och överväga att anordna ett brainstormingmöte för att identifiera allvarliga risker för projektet.

• Dokumentera och bekräfta antaganden. Enligt Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) är antaganden allt som rör projektet som du anser kommer att vara sant – utan att vara obestridliga fakta. Du kanske baserar projektbeslut på dina antaganden utan att du ens är medveten om att du gör det. Men genom att göra det – utan att dokumentera och bekräfta dina antaganden – utsätter du dig själv för projektrisker. Om de antaganden du utgår ifrån faktiskt inte är sanna kan grunden för projektet bli instabil, vilket kan äventyra projektets framgång.

• Kolla checklistorna. Se om teamet eller avdelningen har upprättat en checklista över vanliga risker. Om det inte finns någon checklista bör du upprätta en sådan så att du är redo att lyckas med framtida projekt.

• Upprätta en riskbedömningsmatris. En riskmatris kategoriserar allvarlighetsgraden efter fyra kategorier: katastrofal, kritisk, marginell och obetydlig. Det här hjälper dig att prioritera vilka potentiella risker du behöver ta itu med först. 

När du identifierar viktiga riskscenarier bör du föra in dem i ett riskregister. Som namnet antyder är ett riskregister en särskild lista över alla projektriskerna. Riskregistret ska kunna svara på flera frågor om de risker du har identifierat, bland annat följande:

• Är det här riskscenariot troligt?

• Hur stor är sannolikheten för att den här risken ska inträffar?

• Vad är konsekvenserna och allvarlighetsgraden om risken inträffar?

• Vilken är vår riskhanteringsplan?

• Vilken är prioritetsnivån sett till sannolikheten och konsekvenserna?

• Vem är ansvarig för den här risken?

Oroa dig inte om du inte kan komma på alla svar direkt – en del av det här kommer att tas upp i senare steg. 

2. Analysera

För varje risk som du har identifierat ska du analysera sannolikheten, allvarlighetsgraden och hanteringsplanen. Beroende på hur komplexa projektriskerna är kan du överväga att göra riskanalysen tillsammans med projektteamet eller med viktiga intressenter. För att avgöra allvarlighetsgraden ska du tänka på hur riskscenariot kan påverka projektavsikterna. Kan riskscenariot fördröja tidsplanen, äventyra budgeten eller försämra effekten av projektets leveranser? Utarbeta sedan en hanteringsplan för varje risk. Hanteringsplanen är inte nödvändigtvis en åtgärdspunkt att genomföra just nu – det är snarare vad teamet kommer att göra för att snabbt ändra kurs och ta itu med risken om den inträffar.

3. Prioritera

För att avgöra riskernas prioritet kan du fråga dig själv: Baserat på riskregistret och riskanalysen, vilka risker är mest sannolika att inträffa och som potentiellt är skadligast för projektets resultat? De viktigaste riskerna att ta itu med är de som har en hög sannolikhet att inträffa och som också har en hög allvarlighetsgrad. Du bör bevaka och reagera på alla potentiella risker, men de här riskerna är de som du bör vara mest uppmärksam på och kontrollera oftare.

4. Tilldela

Det här steget är valfritt, men rekommenderas. Även om riskerna inte har inträffat ännu är det bra att utse en person som är ansvarig för risken i ett tidigt skede, så att teammedlemmarna är förberedda. Den här personen ska inte bara bevaka risken, utan också vara kontaktpersonen för att ta fram en plan för att förebygga risken.

5. Bevaka

Vid den här tidpunkten har du påbörjat projektet. Förhoppningsvis är du på god väg att uppnå de slutliga projektavsikterna. Men se till att du fortsätter att aktivt övervaka riskerna för att undvika obehagliga överraskningar. Så här gör du det:

• Skicka regelbundna statusuppdateringar så att projektteamet och projektintressenterna delar uppfattning om läget. Kom ihåg: Riskhantering ska vara proaktiv – inte reaktiv.

• Hör av dig asynkront till de enskilda personerna som hanterar riskerna. Varje person som är ansvarig för en risk bör hålla utkik efter de varningssignaler som är relaterade till risken. Som projektledare eller teamledare bör du höra av dig till dem regelbundet för att se till att allt går bra.

• Håll ett öga på riskregistret för eventuella uppdateringar. Om sannolikheten för en risk förändras eller om riskplanen uppdateras bör den förändringen återspeglas i riskregistret. I likhet med de flesta delar av projekthanteringen bör riskhanteringsplanen vara ett levande dokument som teamet använder för att hålla sig i fas.

Samarbete är också mycket viktigt vid bevakningen av risker. Alltför ofta dyker det upp potentiella problem eller nya risker som en teammedlem har lagt märke till men inte känner sig behörig att flagga för direkt. Se till att du bygger upp en kultur av teamsamarbete, öppenhet och ärlighet.

6. Reagera

Om en risk vid något tillfälle blir till verklighet är det dags att reagera. Med riskregistret och riskhanteringsplanen på plats bör du ha en bra beredskapsplan för att hantera risker.

Kom ihåg: Riskhantering handlar inte främst om att förebygga risker – även om det hjälper att göra det. Projektriskhantering innebär snarare att förbereda sig för risker och att ha en bra plan så att man inte blir överrumplad.

Kom igång med din mall för riskhanteringsplaner genom att bläddra i vårt mallgalleri eller skapa din egen anpassade metod. 

Målet med projektriskhantering

Genom att införa en riskhanteringsplan kan du förbereda teamet på oväntade händelser. Men alla projekt behöver faktiskt inte en djupgående riskhanteringsplan. Om ditt projekt är relativt okomplicerat kanske du bara behöver ett snabbt möte med teammedlemmarna för att brainstorma och diskutera potentiella risker. 

Sådana projekt har en mindre omfattning, tar inte upp mycket av teamets tid eller externa resurser (t.ex. budget eller arbetskapacitet) och kan vara processer som du har genomfört tidigare.

Om du arbetar med ett komplext initiativ med många tvärfunktionella projektintressenter och viktiga resurser, kan du dra nytta av en hanteringsplan för projektrisker. Det här gäller projekt där teammedlemmarna spenderar en stor mängd tid och arbetskapacitet eller om det handlar om att förbereda en stor ekonomisk investering. Med en riskhanteringsplan kan du se till att ni håller er inom projektets omfattning och att projektet i slutändan lyckas.

Inkludera projektriskhantering under nästa projektplaneringsmöte

Framgångsrika projekt har bra planer – och riskhanteringen är viktig i den tidiga planeringsprocessen. Se till att inkludera strategin för projektriskhantering i alla de tidiga planeringsdokumenten, såsom projektsammanfattningen. På så sätt har alla tillgång till riskhanteringsplanen och kan reagera proaktivt på alla allvarliga risker som uppstår.

Om du vill ha mer vägledning för projektplanering kan du ta reda på hur Asana kan hjälpa er att spåra mål, definiera milstolpar och kommunicera med varandra på ett och samma ställe.