Projektöversikter: vad de är och varför de är nödvändiga

Det är viktigt att starta upp ett projekt på rätt sätt. Oavsett om det är en kortsiktig kampanj, till exempel att planera för ett virtuellt evenemang, eller ett långsiktigt initiativ, såsom att lansera ett nytt IT-verktyg, är det viktigt att du kommunicerar din projektöversikt och får med dig dina intressenter för kunna att lansera ett bra projekt.

Så hur gör man? Du kan börja med att skapa en projektstadga eller ett business case för att få projektet godkänt. Du kan sedan ta fram en projektplan för att samla de viktigaste delarna av ditt initiativ. Därefter kan du planera en projektkickoff och ett brainstormingmöte med alla relevanta intressenter. Beroende på vilket projekt det handlar om kan du till och med skriva en kreativ sammanfattning. Men även om de här olika strategierna kan vara viktiga delar av en projektlansering, är en projektöversikt det bästa sättet att visualisera ditt projektschema och samordna alla runt affärsmålen.

Vad är en projektöversikt?

En projektöversikt är en överblick över dina projektleveranser, viktiga milstolpar och övergripande projektmål. Det borde vara det första du gör när du kommer igång med ett projekt. Med en projektöversikt som startpunkt kan du skapa andra viktiga projektplaneringsdokument, såsom en projektplan och ett projektschema.

Om du aldrig har använt en projektöversikt tidigare kan det vara lite svårt att skilja den från andra delar av projektplaneringen. Här kan du läsa om vad som skiljer dem åt:

Projektöversikt vs projektplan

Din projektöversikt och din projektplan har mycket gemensamt. Man bör skapa dem redan i den inledande fasen av projektet, och de är båda levande dokument snarare än statiska beslut skrivna i sten. Men till skillnad från en projektplan bör en projektöversikt fokusera på att bara ge en övergripande bild. Var noga med att inte fastna i för många detaljer när du skapar en projektöversikt för att inte dokumentet ska förlora sitt syfte. Kom ihåg att det handlar om en översikt, inte om detaljerade instruktioner.

För att skapa en bra projektplan måste du fördjupa dig i vissa av detaljerna såsom projekttidslinjen, budgeten, vilka roller varje enskild intressent ska ha, och de framgångsvärden du kommer att använda för att utvärdera projektet.

Projektöversikt vs produktöversikt

En produktöversikt är produktteamets visionsbeskrivning över de funktioner ni planerar att lansera under en given tidsperiod. Produktöversikten är teamets enda informationskälla för de här lanseringarna. Vanligtvis innehåller den även information såsom lanseringens prioritet eller omfattning, eventuell inblandning av produkt- och teknikintressenter, och materialkostnader vid marknadsföring, bara för att nämna några.

Trots liknande benämningar är en projektöversikt något helt annat. Alla projekt, inte bara ett produktlanseringsprojekt, kan och bör ha en projektöversikt. Låt oss säga att du vill skapa en projektöversikt för ett virtuellt evenemang som teamet planerar eller ett projekt som IT-teamet snart ska lansera. I båda fallen är det projektöversikten som beskriver projektmålen och hur ni ska ta er dit.

Projektöversikt vs Gantt-diagram

Ett Gantt-diagram är en visuell representation av ett projekt. Det ser ut som en tidslinje, och det använder sig av ett horisontellt stapeldiagram för att representera uppgifter och leveranser. Ofta väljer team att skapa sina projektöversikter i en tidslinjevy i form av ett Gantt-diagram, och de använder de horisontella staplarna i Gantt-diagrammet för att representera större initiativ över tid.

Gantt-diagrammets omfattning och funktionalitet överskrider dock det som är nödvändigt för en projektöversikt. Gantt-diagram gör det enkelt att visualisera relationer och beroenden mellan uppgifter. De ger också en snabb inblick i hur de olika delarna i ett projekt passar ihop och hjälper till med att identifiera viktiga milstolpar.

Även om du planerar att bygga din projektöversikt som ett Gantt-diagram, är det bra att välja ett verktyg som erbjuder olika sätt att visualisera arbetet på och som gör det möjlig att enkelt växla mellan olika vyer – tidslinje, men även Kanban-tavla, att göra-lista och kalender. På så sätt skapar du inte bara en effektiv projektöversikt, utan dina intressenter kommer även att kunna se arbetet i den vy som fungerar bäst för dem.

Fördelarna med en projektöversikt

Om du aldrig har skapat en projektöversikt tidigare kanske du undrar: Är det här verkligen nödvändigt? Även om vissa projekt klarar sig utan en projektöversikt (mer om det senare), är en projektöversikt det bästa sättet att kommunicera de övergripande målen till dina intressenter om arbetet är tidsbundet. Det finns tre huvudsakliga fördelar med att skapa en projektöversikt innan ett kickoff-möte.

1. Beskriva projektmålen

Huvudsyftet med en projektöversikt är att definiera projektmålen innan du planerar ditt kickoff-möte och skapar enprojektplan. Översikten bör förmedla en känsla av var ni är och vart ni är på väg. Även om den inte innehåller några detaljer hjälper det att den presenterar målen tydligt i projektets inledande fas så att du vet vad som behöver göras för att uppnå dem.

Tänk dig att du till exempel skapar en projektöversikt för din kalender för innehåll i sociala medier. Du vet hur situationen ser ut nu – hur många följare du har för närvarande och deras engagemang – och det är projektöversikten som kommer att hjälpa dig att definiera var du vill vara och när. Du kanske vill fördubbla antalet följare på Instagram under de kommande sex månaderna. Eller kanske du vill fördubbla ditt engagemang under nästa år. Oavsett vad din plan är kan en projektöversikt hjälpa dig och dina intressenter att se helheten.

2. Få stöd för projektleveranserna

När du skapar projektöversikten fastställer du också vilka leveranser som är viktiga för projektet. Att definiera leveranserna innan du planerar ditt kickoff-möte hjälper dig att veta vem du ska bjuda in, ge de olika intressenterna en bättre överblick över projektet och att slutligen vinna deras stöd.

Låt oss till exempel säga att du skapar en projektöversikt för ett projekt för att spåra kundfeedback. Den ger en översikt, förklarar hur processen för att spåra kundfeedback fungerar för närvarande, och hur projektet kommer att förbättra den. Din projektöversikt hjälper dig även att klargöra vilka dina förväntade projektleveranser är. Kanske arbetar du med att skapa en sorter- och sökbar samling av all kundfeedback. Eller kanske du hellre vill ha 100 kundomdömen i slutet av räkenskapsåret. Att ha tydligt definierade leveranser är nyckeln i båda fallen.

3. Hantera intressenternas förväntningar

Du har nu klarat av överblicken och leveranserna. I slutändan skapar du projektöversikten för att kunna dela viktig information med intressenterna och därmed få deras stöd för leveranser, milstolpar och projektscheman. Genom att ha all den här informationen tillgänglig på kickoff-mötet kan intressenterna få en överblick över projektets omfattning och tidsram.

Tänk dig att du till exempel har skapat en projektöversikt för en ny marknadsföringskampanj. Under kickoff-mötet kommer intressenter från andra avdelningar troligen att ha sina egna idéer om projektet och vilka leveranser de förväntar sig. Men i stället för att leda en brainstorming tillhandahåller du en tydlig plan som beskriver de viktigaste milstolparna och projektmålen. På så sätt hanterar du intressenters förväntningar redan från början och ser till att projektet blir så framgångsrikt som möjligt.

Exempel på projektöversikter

Även om det finns fler än ett sätt att skapa en projektöversikt på, bör du strukturera den så att du kan visualisera projektet på bästa sätt. Här är två exempel som hjälper dig att komma igång.

Projektöversikt för ett virtuellt evenemang

IT-projektöversikt

I den här projektöversikten ser man fler olika aktivitetsbanor. IT-avdelningen planerar tre stora initiativ i kvartal 4, var och en med en tydlig översikt och ett tydligt mål. Men eftersom medlemmar i IT-avdelningen kommer att arbeta i alla initiativen samtidigt, kan det vara till hjälp att se översikten på ett central plats. På så sätt har hela IT-teamet en central informationskälla som berör alla de tre initiativen.

Skapa en projektöversikt

För att skapa en bra projektöversikt behöver du kunna visualisera projekttidslinjen, leveranserna och projektschemat. Tillsammans skapar de här delarna projektöversikten – en översikt över vad som händer, och när, och i allmänhet vilka initiativ dina projektmedarbetare och intressenter kommer att vara involverade i. En projektöversikt består av fyra huvuddelar:

1. Beskriva projektschemat. När startar projektet? När tar det slut? Börja med att skapa ett projektschema för att definiera rimliga tidslinjer för dina leveranser och milstolpar.

2. Definiera leveranser och milstolpar. Vilka leveranser kommer att vara klara i slutet av projektet? Finns det några specifika datum eller projektmilstolpar att överväga?

3. Identifiera eventuella risker. Finns det några risker som teamet bör ta hänsyn till? Vilka potentiella hinder kan stå i vägen för att framgångsrikt slutföra projektet?

4. Håll projektets intressenter informerade. Dela din projektöversikt med relevanta intressenter för att få deras stöd.

Det bästa sättet att skapa och dela en projektöversikt är med ett arbetshanteringsverktyg som Asana. Med Asana har intressenterna en central informationsplattform där de kan dra nytta av av en överblick som inte är begränsad till din projektöversikt. Genom att dela en central plats för all information ger du teamet möjlighet att planera, hantera och utföra uppgifter.

Behöver alla projekt en projektöversikt?

Alla projekt behöver inte en projektöversikt. Om det gäller ett projekt med en mindre omfattning, som till exempel en bloggspårningskalender för nästa månad eller ett lågprioriterat buggfixningsinitiativ, kan det vara överdrivet att skapa en projektöversikt. Det är dock fortfarande bra att regelbundet hålla kontakten med projektets intressenter, och du bör även sträva efter att ha en central plats för all projektinformation. Men tvinga inte fram en projektöversikt där den inte behövs.

En GPS för teamet

Med en effektiv projektöversikt kan du ge teamet en känsla av vart ni är på väg, hur ni kommer dit, och vilka som ska följa med på resan. Projektöversikten är utgångspunkten för resten av projektplaneringen, och en utmärkt början på ett framgångsrik projekt.

Är du redo att skapa din första projektöversikt? Prova Asana, en ledande aktör inom jobbhantering och det bästa verktyget för teamet.