11 projektmallar som ser till att arbetet får rätt start

Alla älskar när projekten löper på smidigt: det finns en tydlig plan, alla vet vad som måste göras och när deadliner är, och projektet slutförs i tid och inom budgetramarna. Men vad händer om det är du som har till uppgift att planera och leda projektet?

Det tar tid att planera ett projekt, och det krävs ofta mycket manuellt och repetitivt arbete för att få igång projektet – saker som att skapa avsnitt, utarbeta malluppgifter och distribuera information till intressenter och samarbetspartner. Projektmallar kan bidra till att minska arbetet i början av projektet, så att du och dina teammedlemmar kan komma igång direkt. Dessutom gör en bra projektmall det inte bara lättare att starta ett projekt – den ger dig också rätt förutsättningar att lyckas med alla projektutformningar som följer.

Vad är en projektmall?

Till skillnad från att planera ett projekt från grunden ger en projektmall dig de byggstenar du behöver för att komma igång. Beroende på vilket verktyg du använder kan projektmallen innehålla avsnitt, exempeluppgifter, uppgiftsmarkeringar med mera. Med en projektmall kan du sätta i gång direkt och få ett försprång i ditt arbete.

Hur underlättar mallar projektplaneringen?

En projektplan är en ritning över de viktigaste komponenterna som teamet behöver känna till för att framgångsrikt kunna genomföra sina projektmål. En bra projektplan beskriver dina projektleveranser, projektets omfattning, och projektschemat. En bra plan bör framför allt innehålla dessa sju viktiga projektdelar:

• Mål

• Framgångsvärden

• Intressenter och roller

• Budget

• Milstolpar och leveranser

• Tidslinje och schema

• Kommunikationsplan

Det är inte alla projektmallar som har alla dessa element inbakade. En bra projektmall kommer dock att innehålla exempeluppgifter som hjälper dig och ditt team att tillgodose projektets behov, planera projektleveranser och komma igång på rekordtid.

Hitta rätt projektmallsverktyg

Kvaliteten på det verktyg du använder för att bygga upp din projektmall är lika viktig – om inte viktigare – än kvaliteten på själva projektmallen. Det finns en mängd olika projekthanteringsverktyg som är byggda för att hjälpa team med projektplanering, men vissa verktyg är bättre än andra.

Naturligtvis vill du ha ett verktyg som erbjuder kostnadsfria och enkla projektmallar – men din önskelista bör inte sluta där. Om ett verktyg för projektmallar ska kunna uppfylla alla krav behöver det vara tillräckligt flexibelt för att ditt team ska kunna planera komplexa projekt hela vägen från den första leveransen till det slutliga projektmålet.

Vi tycker att Asana är en fantastisk startpunkt. Asana är ett arbetshanteringsverktyg, där ditt team kan samordna teamprocesser och projekt. Olika plattformar för arbetshantering hjälper teamet att genomföra enskilda projekt, men de hjälper dig också att skapa upprepbara processer och pålitliga system som teamet kan använda – inte bara för ett projekt, utan för alla projekt.

11 kostnadsfria och enkla mallar för projektplanering

Om du inte anser dig vara en professionell projekthanterare och inte vet var du ska börja, har du kommit till rätt ställe. Här är elva mallar som hjälper dig att få igång ditt nästa projekt på nolltid.

1. Enkel projektmall: Kom igång

Inget projekt är det andra likt, men varje projektplan har vissa grundläggande delar. Tydliga mål, resultat och tidslinjer ger projektplanen struktur.

De hjälper dig också att dela upp ditt stora, skrämmande projekt i mindre, genomförbara steg. Se till att du också samlar ditt projektteam – det är de personer som kommer att hjälpa dig att genomföra projektet – och tydligt definierar var och ens roll.

Om du fortfarande är osäker på var du ska börja kan du prova vår enkla projektplansmall. Det hjälper dig att organisera ditt projekt i planerat arbete och milstolpar och gör det enkelt att se prioritetsnivåer och uppgiftsstatus.

2. Mall för produktmarknadsföring: Planera din nästa lansering

Chefer för produktmarknadsföring har många ansvarsområden. De gör marknadsundersökningar som blir bas för produktstrategin, utformar budskap och positionering och lanserar nya produkter på marknaden. De är ofta också de facto projektledare för en produktlansering och samordnar produkt-, marknadsförings- och kreativa team för att säkerställa att nya produkter är redo att levereras och att lanseringsmaterialet blir klart i tid.

Istället för att uppfinna hjulet på nytt för varje lansering kan ni använda vår marknadsföringsmall för produktlansering för att skapa planen. Den innehåller steg såsom att sätta upp lanseringsmål och definiera en kanalstrategi för att inte glömma några viktiga steg i produktlanseringen.

3. Mall för innehållskalender: Håll publiceringsdeadliner

Att hantera en innehållskalender är ett pågående projekt som kräver att du håller koll på många olika delar. Allt från att tilldela skribenter arbete till att producera visuella tillgångar och samordna granskningar och redigeringar av texter. Varje innehåll som skapas är som ett eget miniprojekt med tydligt definierade steg.

När du vill hålla innehållsproduktionen på rätt spår kan du dra nytta av vår innehållskalendermall. Med den här mallen kan du hantera allt innehåll som du skriver, redigerar och publicerar på ett och samma ställe – hela vägen från idé till slutförande.

4. Mall för marknadsföringskampanj: Kartlägg din plan

Planering och genomförande är nycklarna till en bra marknadsföringskampanj. Men om du hanterar en kampanj för första gången kan det kännas överväldigande att hålla koll på allt som måste göras. Vilka tillgångar behöver skapas? Vem ska skapa dem? Och vad händer om något glöms bort?

Med vår kampanjprojektmall, kan du kartlägga hela kampanjplanen och hantera det dagliga genomförandet tillsammans med ditt team. Använd den för att spåra tillgångar och leveranser, planera och genomföra din kanalstrategi och mycket mer.

5. Mall för byråhantering: Lyckas med ditt nästa samarbete

För de flesta projekt är det troligt att du samlar ihop ett team av interna medarbetare. I vissa fall kan du dock vända dig till en marknadsföringsbyrå eller en kreativ byrå för att genomföra projektet. Oavsett om det handlar om en reklamkampanj, en uppfräschning av varumärket eller ett forskningsinitiativ börjar ett framgångsrikt samarbete med en tydlig plan och en tät kontinuerlig samordning, vilket snabbt kan bli en utmaning om ni samarbetar främst via e-post eller veckovisa konferenssamtal.

Lyckligtvis finns det en mall för att hantera ditt nästa projekt med en extern byrå. Använd den för att skriva din kreativa sammanfattning, hålla koll på leveranser, pågående arbete, prioritetsnivåer och budgetar på ett och samma ställe, så att ni kan fokusera på att producera bra arbete tillsammans.

6. Mall för användarundersökning: Organisera projekt för användarundersökningar

Användarundersökningar är en viktig del av produktuvecklingsprocessen. Det är under den här fasen som produktchefer och forskare inom användarupplevelse lär sig mer om kundernas behov och mål och får fram insikter som öppnar upp helt nya produktmöjligheter.

Att leda ett forskningsprojekt är inget litet företag. Det finns mycket att planera och hantera, allt från att hitta undersökningsdeltagare och samla in data till att analysera dessa data och generera rekommendationer. Vår mall för användarundersökningar gör det enkelt att definiera forskningsmål och frågor tillsammans med teamet och att hålla ordning på observationerna. På så sätt kan du undvika att frukterna av ditt arbete glöms bort i ett dokument eller kalkylark.

7. Mall för sprintplanering: Hantera agila team

Sprintplanering hjälper agila projekt- och teknikteam att prioritera arbetet och avgöra vem som har kapacitet att ta sig an vissa projekt. Sprintplanering, tillsammans med dagliga standup-möten och sprintretrospektiv, är del av en större scrum struktur.

Ditt team är upptaget och du vill inte ha en sprintplaneringsmall som är svår att organisera eller navigera. Samtidigt behöver du tillgång till en mängd olika projektdata, inklusive information om produkten, vem som arbetar med vad, vilken status arbetet har, vilken prioritetsnivå det har och när arbetet ska vara klart. Med vår mall för sprintplanering, får du ett ramverk som hjälper dig att klara av allt det här arbetet – samtidigt som du frigör tid för teamet att agera snabbt, bygga snabbt och leverera ofta.

8. Mall för styrelsemötesagenda: För mötesprotokoll

Det är viktigt att styrelsen har ett produktivt möte – men att planera ett produktivt möte kräver arbete. Styrelsen behöver ett enkelt sätt att planera, dela och lagra viktig information för kommande och framtida möten – utan att behöva lägga extra tid på att samordna via e-post eller rota i kalkylark.

Planera istället effektiva och smidiga möten med vår mall. Vår agendamall för styrelsemöten hjälper dig att dela din mötesagenda i förväg, skriva ner åtgärder under mötet och registrera viktig dokumentation, t.ex. tidigare mötesprotokoll eller referensdokument.

9. Mall för arbetsförfrågningar: Förenkla intagsprocessen

Arbetsförfrågningar kan snabbt gå överstyr när de skickas in på olika sätt och i olika format. För att se till att inga förfrågningar glöms bort behövs en central plats för att spåra och hantera förfrågningar. Och för att förenkla arbetsflödet för teamet behöver ni också en intagningsprocess som garanterar att ni får samma information i varje förfrågan.

Enkelt uttryckt behöver du en mall för arbetsförfrågningar. Oavsett om du tar emot inkommande kreativa förslag, arbetsorder eller IT-förfrågningar är det viktigt att ha en central informationsplattform för alla dessa förfrågningar. Kombinera vår mall för arbetsförfrågningar medFormulär, för att försäkra dig om att du får med alla viktiga uppgifter direkt när förfrågningar lämnas in.

10. Försäljningsplan-mall: Sätt upp starka mål

Din försäljnings- och operationsplan bör inte vara ett dokument som du skapar i början av försäljningscykeln och sedan lägger åt sidan. För att dina försäljningsteam ska kunna skapa och bibehålla en stabil grund, behöver de ha åtkomst till en slutlig, strukturerad försäljningsplan.

Med en effektiv mall för försäljningsplaner får du ett enkelt och centraliserat sätt att registrera försäljningsteamets mål, målgrupp, intäktsmål, strategier och hinder som kan stå i vägen. Prova vår mall för försäljningsplaner och få den struktur du behöver för att förbereda varje del av din försäljningsplan.

11. Checklista för nyanställda: Standardisera inskolningen

Chefer lägger ner så mycket tid och kraft på att hitta den bästa kandidaten att förberedelserna inför deras ankomst ibland kan bli en enda röra. Men för att se till att alla nyanställda får bästa möjliga upplevelse bör du standardisera inskolningsprocessen och ge varje personalansvarig förutsättningar att lyckas.

En checklista för nyanställda är en standardiserad process som alla ledare kan följa. Din checklista bör innehålla de grundläggande saker som varje chef bör göra, inklusive välkomstmeddelanden, enskilda möten med teammedlemmar, installationskrav från IT-avdelningen och mycket mer. Även om varje avdelning har lite olika traditioner och utbildningskrav, kan man genom att standardisera den allmänna inskolningsupplevelsen med vår checklista-mall för nyanställning maximera chanserna att lyckas för både chefer och nyanställda.

Anpassade projektmallar

Det kan finnas fall där ditt team har specifika arbetsflöden som du vill fånga upp i en mall. I ett sådant fall vill du kunna omvandla tidigare avslutade projekt till mallar, samtidigt som du behåller vissa detaljer, som projektuppgifter, viktiga milstolpar och projektfaser. När du väl har en gedigen projektplan, är nästa steg att omvandla den till en mall som du kan använda i framtiden.

Med ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan du omvandla ett tidigare avslutat projekt till en mall. Allt du behöver göra är att välja start- och slutdatum för projektet och sedan kan du börja ditt nya projekt utifrån en solid, skräddarsydd projektplan.

Bättre projektmallar = bättre projektplanering

Att starta ett nytt projekt kan vara stressigt, särskilt om det är du som ansvarar för att planera och hantera projektet.

Oavsett vilken typ av projekt du leder – produktlansering, marknadsföringskampanj eller något annat – ger mallar dig en utgångspunkt så att du inte behöver bygga upp en plan från grunden. Och när du använder ett projekthanteringsverktyg som Asana, kommer ditt projekt garanterat också att hålla sig i rätt fas.

Är du redo att planera ditt nästa projekt? Prova en projektmall från Asana.