Wat is nivelleren van middelen? (Technieken en voorbeelden)

Soms gaan projecten niet altijd zoals gepland. U kunt te maken krijgen met een tekort aan middelen, en u moet dan manieren vinden om u aan te passen, zodat de project-deliverables van het project er niet onder lijden. Dat is waar middelennivellering om de hoek komt kijken. Hiermee kunt u de tijdschema's aanpassen, zodat een project met de beschikbare middelen kan worden voltooid. Met deze techniek kunt u aan de hand daarvan middelen toewijzen om ervoor te zorgen dat doelen en doelstellingen worden bereikt.

Middelennivellering vereist solide vaardigheden op het gebied van middelenbeheer en een grondig begrip van wat elk project nodig heeft. Om u te helpen deze techniek beter onder de knie te krijgen, splitsen wij het proces van middelennivellering op met voorbeelden en beste praktijken die u kunt volgen. 

Wat is middelennivellering?

Middelennivelering is een projectbeheer-techniek waarbij overallocatie of planningsconflicten worden opgelost om ervoor te zorgen dat een project met de beschikbare middelen kan worden voltooid. Middelen zijn de tijd, het materiaal of de tools die nodig zijn om een project te voltooien. 

Het doel van middelennivelering is om het maximum uit de beschikbare middelen te halen en tegelijk te werken binnen de beperkingen van het project qua tijd, kosten en reikwijdte. 

Middelennivellering kan een uitdaging zijn voor projectbeheer, omdat de vraag naar dezelfde middelen over meerdere projecten in evenwicht moet worden gebracht. 

Afhankelijk van de behoeften van uw team, zijn hier mogelijke uitkomsten:

• Als het doel is om de huidige termijn van het project te halen, moeten er misschien meer middelen beschikbaar worden gesteld.. 

• Als het doel is om het project uit te voeren met de momenteel beschikbare middelen, kan de termijn van het project verlengd worden. 

Middelennivellering past middelentoewijzing of projectschema's aan om te voorkomen dat de middelen worden overbelast. Dit kan de kwaliteit van de projectoutput helpen handhaven.

Wanneer moet u middelennivellering gebruiken?

Middelennivellering voorkomt dat middelen te dun worden uitgesmeerd en zorgt ervoor dat projecten toch hebben wat ze nodig hebben om te slagen. Deze techniek draagt niet alleen bij tot het projectbeheer, maar helpt ook het evenwicht tussen werk en privéleven van het team te bewaren. Hier zijn enkele redenen waarom uw team baat kan hebben bij middelennivellering. 

Om uw middelen te optimaliseren

Middelennivellering laat u het maximum halen uit de middelen die u ter beschikking hebt. Het helpt u om te beoordelen welke projecten extra middelen moeten krijgen en welke projecten flexibel zijn wat de deadlines betreft. 

Om tekorten te minimaliseren

Middelennivellering voorkomt aanzienlijke projectvertragingen, en beperkt zo de verliezen aan kosten en arbeid tot een minimum. Met deze techniek kunt u de vraag naar middelen beheren zonder de huidige capaciteit en de financiële middelen van het bedrijf te overschrijden. 

Om overbelasting van taken te voorkomen

Een overallocatie van middelen leidt tot overwerk, wat voor teamleden overweldigend kan zijn. Middelennivellering voorkomt dit door problemen met overallocatie op te lossen en de deadlines aan te passen, zodat de teamleden niet te veel op hun bord krijgen.

Om de kwaliteit van een projectoutput te verzekeren

Nivellering stelt u in staat zowel de middelen als de verwachtingen van de klant te beheren door hetzelfde kwaliteitsniveau voor de projectresultaten te handhaven. In het algemeen kan middelennivellering een nuttige techniek zijn voor het oplossen van budgetproblemen, het verdelen van middelen, en projectvertragingen.

Voorbeelden van middelennivellering

We geven u enkele voorbeelden om u te helpen een beter inzicht te krijgen in hoe middelennivellering in uw team kan worden toegepast: 

Voorbeeld één: De startdatum van een project uitstellen

Voor een project moet een ontwerper mock-ups maken voor de klant, maar de ontwerper is dubbel geboekt, en de rest van het ontwerpteam is ook bezet. Ze besluiten het project twee dagen later te beginnen, wanneer de ontwerper weer beschikbaar is. Aangezien de ontwerper snel werkt, blijft de einddatum van het project hetzelfde. 

Voorbeeld twee: Het verkrijgen van extra middelen 

Het IT-team heeft gereageerd op een groot aantal IT-aanvragen om iets te doen aan een virus dat de bedrijfscomputers heeft geïnfecteerd. Aangezien de huidige antivirussoftware van het bedrijf niet robuust genoeg is om het virus aan te kunnen, besluit het team in nieuwe antivirussoftware te investeren, zodat ze de computers kunnen repareren.

Voorbeeld drie: De einddatum van een project uitstellen 

Het marketingteam is een nieuwe sociale media-campagne aan het lanceren en wacht op goedkeuring van de sociale media-manager, die momenteel wegens ziekte afwezig is. Omdat de campagne niet tijdgevoelig is, besluit men de lanceringsdatum een paar dagen achteruit schuiven, zodat de manager tijd heeft om de campagne te bekijken. 

Of u nu een marketing-, verkoop- of IT-team leidt, middelennivellering kan van pas komen om conflicten over middelen op te lossen. Zodra u een oplossing hebt gevonden, laat u de rest van uw team weten wat uw plan is. U kunt een vergadersjabloon gebruiken om de agenda te plannen. 

Project-middelennivellering

Project-middelennivellering toevoegen aan uw arsenaal van vaardigheden zal u helpen een doeltreffender leider te worden. Hier zijn enkele strategieën voor "middelennivellering" die u op uw team kunt toepassen.

Critical Path Method (CPM)

De kritieke pad-methode critical path method is een veelgebruikte techniek voor het nivelleren van middelen, om de duur van een project te berekenen zonder rekening te houden met de beperkingen van de middelen.

Bij deze techniek worden afhankelijke projectactiviteiten in een logische volgorde aan elkaar gekoppeld, om de vroegst en laatst mogelijke datums te berekenen waarop elke activiteit kan beginnen en eindigen. Het "kritieke pad" is de opeenvolging van taken met de langste duur die moet worden volbracht om een project met succes af te sluiten. 

Zodra u weet welke activiteiten op het kritieke pad liggen, kunt u hun "drijfvermogen", of planningsflexibiliteit, bepalen:

Totale drijfvermogen geeft aan hoe lang taken vanaf de vroegste begindatum kunnen worden uitgesteld zonder dat dit gevolgen heeft voor de einddatum van het project

• Berekening: (laatste einddatum) - (vroege einddatum) of (late begindatum) - (vroege begindatum)

Free float heeft betrekking op het aantal dagen dat taken kunnen worden uitgesteld zonder dat dit gevolgen heeft voor de startdatum van volgende activiteiten

• Berekening: (vervroegde startdatum van de volgende taak) - (vervroegde einddatum van de huidige taak)

Taken op het kritieke pad hebben geen drijfvermogen. Dit wil zeggen dat als één taak vertraging oploopt, de rest van het project ook vertraging oploopt. 

Stel bijvoorbeeld dat het IT-team bezig is met de vervanging van het huidige beveiligingssysteem, en dat het twee kritieke en twee niet-kritieke taken vaststelt:

Kritiek:

• Het gebruik van de huidige beveiligingssoftware in het hele bedrijf binnen twee dagen stopzetten

• Installeer en test de nieuwe software op alle bedrijfsapparaten binnen vier dagen

Niet-kritiek:

• Voltooi de aankoopdetails binnen een dag met de softwareverkoper

• Maak binnen twee dagen een handleiding voor het gebruik van nieuwe software

Op basis van dit voorbeeld is de kortste projectduur zes dagen, aangezien de activiteiten op het kritieke pad van cruciaal belang zijn om het project te voltooien, terwijl de niet-kritieke taken optioneel kunnen zijn.

Fast-tracking

Er zijn momenten waarop projecten op of voor de deadline afgeleverd moeten worden om aan de eisen van de klant te voldoen. In die gevallen kunt u fast-tracking gebruiken om meerdere parallelle taken uit te voeren om het project te versnellen. Deze planningscompressie-techniek kan alleen werken als de activiteiten tot op zekere hoogte met elkaar kunnen worden overlapt. 

Activiteiten met afhankelijkheden kunnen bijvoorbeeld gespreid worden en activiteiten zonder afhankelijkheden kunnen parallel verlopen. 

Een voorbeeld van fast-tracking is wanneer het software-ontwikkelingsteam begint met de bouw van de back-end van een website, terwijl het ontwerpteam de laatste hand legt aan de mock-up van de website. Met de fast-tracking-techniek wordt het werk op tijd en binnen het budget gedaan, maar er is ook een grotere kans op herstelwerk. 

Crashing

Wanneer fast-tracking niet kan worden toegepast of niet doeltreffend genoeg is, kunt u de crash-techniek toepassen. Hierbij worden extra middelen aan een project toegewezen om de tijdlijn te verkorten. In dit geval moet u de behoeften van taken met hoge prioriteit evalueren en middelen zoeken die de meeste waarde tegen de minste kosten opleveren. 

Het marketingteam heeft bijvoorbeeld twee extra schrijvers nodig omdat hun deadline twee dagen is opgeschoven. Omdat er geen teamleden vrij zijn, besluit de projectmanager twee freelancers aan te nemen waarmee ze al eerder hebben gewerkt, in plaats van tijd te besteden aan het zoeken naar nieuwe schrijvers. 

Voordat u besluit om crashing te gebruiken om projectschema's te comprimeren, moet u de goedkeuring van uw manager of klant krijgen over het verkrijgen van extra middelen. 

Kritieke-ketenmethode (critical chain)

De kritieke-ketenmethode is een bijgewerkte versie van de kritieke-padmethode. In tegenstelling tot de kritieke-padmethode houdt de kritieke-ketenmethode rekening met de beperkingen van de middelen. In dit geval verwijst de kritieke keten naar het langste pad van taken, rekening houdend met zowel taak- als middelenafhankelijkheden. Een middel kan slechts aan één taak tegelijk worden toegewezen. 

Projectplanning volgens deze methode houdt in dat de vereiste middelen voor de taken worden opgesomd en dat de beschikbaarheid ervan opnieuw wordt geëvalueerd wanneer dat nodig is. 

De methode van de kritieke keten omvat een bufferperiode, die tussen de laatste taak en de einddatum van het project wordt geplaatst en als onvoorziene activiteiten van de kritieke keten fungeert. Taken die vroeg eindigen vergroten de buffer. Omgekeerd verbruiken vertragingen in de activiteiten van de kritieke keten deze buffer, maar dan hebben ze geen invloed op de einddatum van het project.

Om bijvoorbeeld een stuk inhoud op tijd te publiceren, bepaalt de manager welke middelen nodig zijn: een schrijver, redacteur, ontwerper, en ontwikkelaar. Ze stellen een buffer van vijf dagen in voor het geval er vertragingen zijn tussen de inhoud- of ontwerpbeoordelingen. 

De methode van de kritieke keten streeft naar realistische ramingen van de duur en de middelen van het project, zodat de projecten op tijd af zijn zonder dat er teveel middelen worden ingezet.

Tools voor nivellering

Het nivelleren van de middelen zal gemakkelijker worden naarmate u meer ervaring krijgt. Terwijl u deze techniek beoefent, volgen hier enkele tips en tools die u kunt gebruiken. 

• Gantt-grafieken: Een Gantt -grafiek is een staafdiagram dat een projectschema visualiseert en ideaal kan zijn om het kritieke pad te identificeren en te plannen. U kunt gemakkelijk een overzicht krijgen van de afhankelijkheden tussen de taken, de begin- en einddatums, en de duur van het project. Naarmate het project vordert, kunt u het diagram herschikken en de datums aanpassen als dat nodig is. 

• Maak gebruik van projectbeheersoftware: Sommige projectbeheersoftware beschikt over algoritmen voor het nivelleren van middelen, die kunnen helpen bij het oplossen van conflicten over de toewijzing van middelen. Projectbeheersoftware geeft ook meer zicht op de roosters van de teamleden, waardoor u van tevoren conflicten met roosters en dubbele boekingen kunt voorkomen. 

• Teken netwerkdiagrammen: Een netwerkdiagram is een ander soort visuele voorstelling van het tijdschema van een project. Het wordt weergegeven als een grafiek met opeenvolgingen van vakjes en pijlen om de chronologie van de taken weer te geven. Het kan gebruikt worden om het schema te plannen en de voortgang van het project te volgen. Als u de reeksen vakjes, die elk een taak voorstellen, verbindt met de duur ervan, kunt u de niet-kritieke en kritieke paden identificeren. 

• Eerdere projecten als referentie gebruiken: Bewaar een archief van eerdere projectplannen en -schema's, zodat u er bij een soortgelijk project naar kunt verwijzen om een nauwkeuriger projectplan te maken. Als u naar eerdere al dan niet geslaagde projecten kijkt, krijgt u een beter idee van hoeveel speelruimte u elke taak moet geven en bij benadering van welke middelen er nodig zijn, zodat u de beschikbaarheid van middelen kunt inschatten voordat het project begint.   

• Maak realistische ramingen van de benodigde middelen: Het nivelleren van middelen heeft meer kans op slagen als u de projectreikwijdte van tevoren duidelijk definieert en realistische ramingen maakt van de benodigde middelen. 

Dit zijn enkele tips om preciezere ramingen te maken:

• Maak schattingen in een team om persoonlijke vooringenomenheid te verminderen 

• Neem potentiële projectrisico's op in het ramingsproces

• Maak een raming in bandbreedtes in plaats van specifieke waarden, om een bredere reeks mogelijkheden te bestrijken

• Gebruik telkens dezelfde ramingstechniek om consistentere ramingen op te leveren

Hoe beter de aanvankelijke ramingen van de hulpbronnen zijn, hoe minder drastisch de middelennivellering zal zijn als zich later problemen voordoen. 

Middelennivellering vs. -afvlakking

Zowel “middelennivellering” als “middelenafvlakking” kunnen worden beschouwd als technieken voor middelenbeheer.

Het voornaamste verschil tussen de twee is de projectbeperking waaraan prioriteit wordt gegeven: Middelenafvlakking geeft voorrang aan tijdsbeperkingen, terwijl middelennivellering gericht is op de beschikbaarheid van middelen. 

Een voorbeeld: Stel dat u geboekt bent om vijf dagen lang acht uur aan een taak te werken, maar u hebt maar 30 uur nodig om de taak af te werken, dus u herverdeelt het schema tot zes uur per dag. Zo hebt u meer speelruimte om aan andere taken te werken zonder dat de projectdeadline in het gedrang komt.

Middelennivellering wordt gebruikt als er sprake is van een overallocatie van middelen, terwijl middelenafvlakking wordt gebruikt als er sprake is van een ongelijke toewijzing van middelen. Bij middelennivellering kunt u de projectdatums verschuiven, maar bij middelenafvlakking liggen de projectdatums vast. 

Nadat u middelennivellering gebruikt hebt om conflicten met overallocatie op te lossen, kunt u middelenafvlakking gebruiken om het projectschema gelijk te maken. 

Verbeter uw vaardigheden in het nivelleren van middelen

Om de beperkte middelen zo goed mogelijk te benutten, kunt u de techniek van middelennivellering gebruiken om de beschikbare middelen te verdelen, zodat projecten op tijd klaar zijn. 

Gebruik deze strategie in combinatie met aangepaste sjablonen voor uw team, zoals IT-sjablonen of marketingsjablonen, om uw projecten te plannen en in te plannen.  

Middelennivellering steunt op solide vaardigheden in middelenbeheer, maar software voor werkbeheer kan u helpen om uw projectcoördinatie naar een hoger niveau te tillen.