Gantt-grafiek 101: Een complete handleiding voor het in kaart brengen van uw projecten

Misschien hebt u de term Gantt-grafiek wel eens horen vallen op de werkplaats of tijdens een projectkickoffvergadering. Het probleem is dat u niet goed weet wat een Gantt-grafiek is, hoe het helpt bij het projectbeheer, of hoe u er een moet maken. 

Hoewel Gantt-grafieken vrij ingewikkeld kunnen zijn, is de basis toch niet zo moeilijk. In onze handleiding krijgt u een duidelijk overzicht van wat Gantt-grafieken zijn, wanneer u ze moet gebruiken, tips om er een te maken, en nog veel meer.

Wat is een Gantt-grafiek?

Een Gantt-grafiek is een horizontaal staafdiagram dat wordt gebruikt om de tijdlijn van een project en de taken ervan te illustreren. Zo krijgt uw team een visueel overzicht van uw projectschema, aankomende mijlpalen en de algemene projecttijdlijn. 

Elke horizontale staaf in een Gantt-grafiek stelt een taak voor, en de lengte van elke staaf geeft aan hoeveel tijd die stap of taak in beslag zal nemen. Wanneer u uitzoomt om het volledige plaatje te bekijken, geven Gantt-grafieken projectmanagers en teams een overzicht van wat er gedaan moet worden, wie het doet en wanneer.

Gantt-grafieken omvatten gewoonlijk de volgende onderdelen:

• Datum en duur van de taken

• Taken

• Taakeigenaar

• Mijlpalen

De meeste Gantt-grafieken bieden ook extra context over hoe projecttaken met elkaar verband houden, aan wie ze zijn toegewezen, en welke belangrijke deadlines en mijlpalen eraan komen. Met een dynamisch Gantt-grafiek hebben teamleden in één oogopslag inzicht in waar ze verantwoordelijk voor zijn en hoe hun werk het project als geheel beïnvloedt.

Kritisch pad voor Gantt-grafieken

Bij het maken van Gantt-grafieken is het belangrijk dat u de rol van een kritisch pad begrijpt. Een kritisch pad is een aanpak die helpt om gevallen te beperken waarin een individuele taken voor vertraging zorgen in de volgende taken, en daardoor een vertraging in het totale project en mogelijk niet gehaalde deadlines.  

U kunt Gantt-grafieken gebruiken om te bepalen welke taken u moet volbrengen om het hele project te laten slagen en op tijd af te hebben - vandaar het kritieke pad.

Geschiedenis van de Gantt-grafiek

De vroegste versie van een Gantt-grafiek werd uitgevonden door Karol Adamiecki, die in 1896 uitvond wat hij het harmonogram noemde. Adamiecki publiceerde zijn bevindingen in het Russisch en Pools, waardoor ze moeilijk toegankelijk waren in Engelstalige landen. In 1910 populariseerde Henry Gantt onafhankelijk een gelijkaardige grafiek in de Verenigde Staten. Hij bedacht deze om weer te geven hoeveel tijd fabrieksarbeiders aan een bepaalde taak besteden. Deze twee systemen zijn sindsdien samengevoegd tot wat wij nu kennen als de moderne Gantt-grafiek.

Van het bijhouden van de taken van fabrieksarbeiders, groeiden Gantt-grafieken uit tot een populaire manier om projectschema's bij te houden. Oorspronkelijk werden Gantt-grafieken op papier getekend, wat betekende dat de grafieken bij elke wijziging van het schema opnieuw getekend moesten worden. Later gebruikten projectbeheerders stukken papier of blokken om de balken van het Gantt-grafieken voor te stellen, zodat ze die naar behoefte konden verplaatsen.

Waarvoor wordt een Gantt-grafiek gebruikt?

Hoewel u een Gantt-grafiek voor allerlei projecten en programma's kunt gebruiken, is het nuttig te begrijpen waarvoor Gantt-grafieken gewoonlijk gebruikt worden en waarom:

• Complexe projecten bouwen en beheren: Hoe groter het project, hoe meer taken er te beheren zijn. Gantt-grafieken kunnen projectmanagers helpen om een project gemakkelijk te visualiseren en het in kleinere taken op te splitsen.

• Taakafhankelijkheden volgen: Projectvertragingen komen voor. Met behulp van Gantt-grafieken kunnen projectmanagers de taakafhankelijkheden automatiseren, zodat de volgende fase of taak pas begint als de vorige voltooid is.   

• De voortgang van het project bijhouden: Met Gantt-grafieken kunt u de voortgang en mijlpalen volgen, zodat u uw projectplan gemakkelijk kunt bijstellen als dat nodig is. 

Hieronder vindt u drie veel voorkomende manieren waarop u een Gantt-grafiek zou kunnen gebruiken.

1. Een marketingcampagne in kaart brengen

Grotere marketingcampagnes vergen veel samenwerking en coördinatie, en het is gemakkelijk om het overzicht te verliezen over alle bewegende delen. Gantt-grafieken stroomlijnen het proces door een opeenvolging van taken te schetsen met een verantwoordelijke en de tijd die elke taak in beslag zal nemen. Op die manier weten de teams niet alleen wie waarvoor verantwoordelijk is, maar ook hoe hun werk anderen of het grotere doel beïnvloedt.

2. De deliverables voor een klant schetsen

Met een Gantt-grafiek kunt u uw klanten een tijdlijn laten zien van al uw deliverables, en verwachtingen geven over hoe lang elk ervan zal duren. Door uw plannen op deze manier uit te stippelen, kunt u belanghebbenden en klanten een duidelijk idee geven van de omvang van uw deliverables, en van de tijd die nodig is om elk ervan te verwezenlijken. Ze zullen dus niet alleen weten wanneer u een item zult leveren, maar ook wanneer u eraan zult werken.

3. Een productlancering plannen

Voor productlanceringen kunt u een Gantt-grafiek gebruiken om het hele plan in kaart te brengen, van ideevorming tot lancering en daarna. Door dit in een Gantt-grafiek te visualiseren, kunt u gemakkelijker conflicten opsporen voordat u begint, afhankelijkheden tussen stappen zien, en een duidelijk overzicht krijgen van alles wat er gebeurt in de aanloop naar de lancering, en wanneer.

Een Gantt-grafiek maken

Hoewel geen twee Gantt-grafieken er precies hetzelfde uitzien, zijn er toch enkele basisstappen die u moet nemen om van start te kunnen gaan, ongeacht de software die u gebruikt. 

1. Het tijdsbereik definiëren

Uw Gantt-grafiek moet een project zijn met een begin- en einddatum. Denk aan uw Gantt-grafiek als een manier om uw project over een tijdlijn weer te geven, uw tijdlijn heeft een begin- en eindpunt nodig.

Tip: Hoewel alle projecten een duidelijk eindpunt moeten hebben, is het waarschijnlijk dat u na het bereiken van de eindstreep nog een aantal extra taken met uw klant moet afhandelen, zodat u misschien achteraf nog wat datums voor deze items moet toevoegen.

2. Taken toevoegen met begin- en einddatum

Binnen de ruimere projecttijdlijn werken Gantt-grafieken het best wanneer individuele taken gespecificeerde start- en einddatums hebben - op die manier kunnen ze gemakkelijk gevisualiseerd worden in een staafdiagram. Als u geen start- en einddatums van de taken vermeldt, dan zullen uw taken verschijnen als momenten in de tijd, die moeilijker te visualiseren zijn binnen het grotere geheel.

Tip: Duidelijke start- en einddatums maken het ook gemakkelijk voor uw team om te begrijpen wanneer ze aan een taak moeten beginnen werken. Zo worden ze niet overvallen door een groot project dat morgen klaar moet zijn.

3. Afhankelijkheden verduidelijken

Bij grote projecten is het normaal dat sommige taken pas begonnen kunnen worden als andere taken voltooid zijn. Om het project vlot te laten verlopen, en elk team op één lijn te houden, kunt u de afhankelijkheden tussen taken in uw Gantt-grafiek visualiseren.

In het voorbeeld hieronder hangt de mogelijkheid om de blogpost over het product te publiceren af van de beoordeling van de blogpost, die op zijn beurt afhangt van het opstellen van de blogpost. Op dezelfde manier kan het team de e-mailcampagne pas lanceren als die is opgesteld. Door afhankelijkheden tussen deze taken te tekenen, blijft het volgende team op de hoogte van waar het in zijn fase van het project aan kan gaan werken. 

4. Mijlpalen vastleggen

In tegenstelling tot de meeste taken in een Gantt-grafiek, zijn mijlpalen vaste punten in de tijd. Beschouw ze als controlepunten om aan te geven dat grote delen van het werk voltooid zijn. Ze helpen uw team te weten welke prioriteiten het moet stellen, en kunnen grote feestmomenten zijn wanneer ze voltooid zijn.

Tip: Mijlpalen vinden vaak plaats aan het eind van projectfasen, maar er is niet één enkele manier om mijlpalen voor uw team te maken, vooral omdat elk team en project er anders uitziet. Voorbeelden van mijlpalen kunnen er als volgt uitzien:

• Vergaderingen

• Projectgoedkeuringen

• Startpunten van de taak

• Middenfase check-ins

• Fase-voltooiingspunten

5. Werk aanpassen als de plannen veranderen

Plannen zullen onvermijdelijk veranderen, en daarom moet uw Gantt-grafieksoftware zich kunnen aanpassen aan uw behoeften. Zoek een programma waarmee u gemakkelijk taken kunt slepen en neerzetten, en dat automatisch de afhankelijkheden in realtime bijwerkt. Op die manier kunt u uw project altijd op schema houden, zelfs als de plannen veranderen.

De voor- en nadelen van Gantt-grafieken

Hoewel Gantt-grafieken nuttig kunnen zijn, zijn ze niet altijd het beste voor elk project. Om beter te begrijpen of een Gantt-grafiek geschikt is voor u en uw project in plaats van een tijdlijn, volgen hier een paar overwegingen voor u er een gaat maken.

Voordelen

• Bekijk in vogelvlucht de tijdlijn van uw project: Een Gantt-grafiek is een routekaart van uw project. Deze tool helpt u bij te houden wanneer u elke mijlpaal zou moeten bereiken - en of u op schema ligt om dat te doen. Omdat een Gantt-grafiek een vogelvluchtperspectief biedt, is het een bijzonder nuttige tool om aan het hogere management of klanten te presenteren voor een snel overzicht.

• Zie hoe taken zich tot elkaar verhouden: Door start- en einddatums aan elke taak toe te voegen en afhankelijkheden te tekenen, kunt u visualiseren hoe elk werkstuk van invloed is op een ander. Dit helpt u problemen op te sporen en afhankelijkheidsconflicten op te lossen voordat u begint.

• Verbetering van het middelenbeheer voor teams: Door aan elk werkstuk een eigenaar toe te voegen, kunt u zien wie wat doet en wanneer, zodat u de individuele werkbelasting beter kunt beheren. Omdat alles op volgorde wordt uitgezet, kunt u zien of een teamgenoot of team te veel te doen heeft in één keer, en dan taken opnieuw toewijzen of plannen als dat nodig is.

Nadelen

• Meer tijd nodig om op te zetten: Het opstellen van een Gantt-grafiek kan tijdrovend zijn, vooral als u een Microsoft Excel-spreadsheet gebruikt. Zelfs als u een sjabloon gebruikt, kan het zijn dat u nog aanpassingen moet doen om het aan te passen aan de specifieke behoeften van uw team.

• Moeilijk om het project te beheren op dezelfde plaats waar u het gepland had: Traditionele Gantt-grafieken zijn het nuttigst in de planningsfase van een project. Zodra u uw werk in kaart hebt gebracht, zult u waarschijnlijk een ander tool of platform moeten gebruiken om de dagelijkse activiteiten te beheren, zodat het moeilijk is te weten wat de enkele bron van waarheid is voor uw team.

• Meer details toevoegen wordt rommelig: Door context rond deadlines en medewerkers toe te voegen aan uw projectplan op een Gantt-grafiek, kan het veranderen van een overzichtelijke landkaart in een overweldigende chaos.

Alternatieven voor traditionele Gantt-grafieken

Gelukkig zijn er alternatieven voor Gantt-grafieken die u toch een overzicht geven van de manier waarop al uw werk in elkaar zit, zonder de typische beperkingen van een traditioneel spreadsheet-gebaseerde Gantt-grafiek.

Betere hulpmiddelen om uw plan op te stellen

Een werk-projectbeheertool zoals Asana kan u helpen uw werk te beheren, coördineren en er details aan toe te voegen op dezelfde plaats waar u het plant. Zo bent u ook minder tijd kwijt aan het opzetten van alles.

U kunt uw project bijvoorbeeld plannen met tijdlijn van Asana. Dit is een soort Gantt-grafiek waarmee u in kaart kunt brengen hoe alle onderdelen van uw project in elkaar passen. Net als een Gantt-grafiek laat tijdlijn u zien wanneer elke stap zal gebeuren, hoe lang het zal duren, en wie er verantwoordelijk is. In tegenstelling tot een Gantt-grafiek is Tijdlijn gemakkelijk op te zetten en te onderhouden, en kan uw team samenwerken aan het werk op dezelfde plaats waar u het gepland hebt.

Andere vormen van visueel projectbeheer

Afhankelijk van het soort werk dat u beheert, kunt u met een agenda of een kanbanbord werken als lichter en sneller alternatief voor het visualiseren van uw projectplan dan een tijdlijn. Met Asana kunt u ook wisselen tussen projectweergaven. Bekijk elk project in de tijdlijn-, lijst-, bord- of agendaweergave, zodat uw team het werk kan zien op de manier die zij verkiezen. U kunt al deze weergaven uitproberen met een gratis Premium-proefperiode.

Plan projecten als een pro met Asana

Of u nu een Gantt-grafiek of een soortgelijk alternatief gebruikt, het visualiseren van uw projectplan is een belangrijke stap voor elk team - of u nu projectmanager bent of niet. Zo kunt u laten zien hoe alle onderdelen van uw project in elkaar passen, het met uw team delen, en uw plan aanpassen naarmate het werk vordert, om alles op schema te houden.

Breng uw projectplan in kaart en zie hoe alles in elkaar past met Asana.