Een projectbudget maken (en er zich aan houden)

Als uw project een auto was, dan was het budget de benzine. Net als een vrachtwagen die benzine nodig heeft in zijn tank, hebben projecten geld en middelen nodig om te kunnen doorgaan. En als projectmanager heeft u de macht om deze middelen zo doeltreffend mogelijk te plannen en gebruiken, zodat uw project zijn vereiste bestemming op tijd bereikt zonder tekort aan benzine.

Een projectbudget is essentieel om het werk te laten doorlopen. Daarom is weten hoe u een sterk budgetplan maakt en volgt een van de belangrijkste projectbeheervaardigheden die u tijdens uw carrière kunt ontwikkelen.

Wat is een projectbudget?

Een projectbudget is een plan dat gedetailleerd weergeeft hoeveel u zult uitgeven, waaraan en wanneer. Als u op voorhand een budgetplan maakt en dit gebruikt om de uitgaven te controleren doorheen uw project, dan kunt u de kans op een tekort aan middelen of een budgetoverschrijding vermijden. Respondenten van een enquête van het Project Management Institute uitgevoerd in 2021, gaven aan dat in de laatste 12 maanden slechts 62% van projecten in hun organisatie binnen het originele budget voltooid werden.

Budgetteren vóór u aan uw project begint, helpt u de omvang van het werk te begrijpen en de kosten te controleren. Het is ook een goede manier om uw project te pitchen bij de belanghebbenden en de financiering te krijgen die u nodig hebt. Een gedetailleerd onkostenplan helpt de goedkeurders namelijk begrijpen hoe de onkosten bijdragen aan het halen van uw doelstellingen. En tijdens de voortgang van uw project kunt u uw projectbudget gebruiken als referentiepunt om de werkelijke uitgaven te vergelijken met de gebudgetteerde uitgaven. Zo kunt u extra kosten beperken wanneer die zich voordoen.

Een projectbudget maken in 9 stappen

Een projectbudget maken kan intimiderend lijken, maar u kunt dit doen door een reeks stappen te volgen. Hieronder leggen we elk onderdeel van het budgetteringsproces uit.

1. Duidelijke doelen stellen

Projectdoelstellingen zijn de doelen die u plant te bereiken aan het einde van uw project. Het is een goed idee om hiermee te beginnen omdat ze u helpen begrijpen in welke richting het werk gaat. Ze werken als een poolster terwijl u de rest van uw projectplan uitwerkt.

De beste doelstellingen zijn helder bepaald en falsifieerbaar zodat u ze kunt gebruiken als benchmark waaraan u het succes van uw project kunt meten na de voltooiing. Om heldere doelstellingen te schrijven, gebruikt u de SMART-methode. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Als u bijvoorbeeld probeert het aantal bezoekers van uw website te verhogen, zou u de volgende doelstelling kunnen stellen: "Het organisch verkeer naar de startpagina van de website tegen het einde van dit kwartaal vermeerderen met 10%".

2. Het projectbereik bepalen

Eens u uw doelstellingen hebt gesteld, kunt u bepalen wat het bereik zal zijn van het vereiste werk om deze doelen te halen. Uw projectbereik stelt grenzen voor uw project, zoals welk werk u wel of niet gaat doen en naar welke deadlines en deliverables u toe werkt. Bij het bepalen van uw projectbereik moet u het volgende in gedachten houden:

• Beschikbare middelen: Controleer voordat u de specifieke deliverables bepaalt waarnaar u wilt streven, controleer hoeveel middelen u beschikbaar heeft. Als u werkt met een strikte budgetlimiet of beperkte teamcapaciteit, zult u mogelijk dienovereenkomstig uw deliverables moeten aanpassen. Daarom is het nuttig om zich bewust te zijn van mogelijke limieten vóór u dieper ingaat op de details van de deliverables en de nodige middelen (hier komen we in latere stappen op terug).

• Tijdsbeperkingen: Is er schaarste aan tijd voor dit project of kunt u zoveel tijd gebruiken als u nodig hebt? Een strikt projectschema kan de kosten van middelen beïnvloeden. Als u bijvoorbeeld met freelancers werkt, zou het kunnen dat u deze een hoger tarief moet betalen indien u een strikte deadline heeft.

• Non-doelen: Wat ligt er buiten het projectbereik? Het kan handig zijn om te identificeren wat u niet probeert te bereiken zodat u scope creep en een mogelijke budgetoverschrijding kunt vermijden.

Vergeet niet dat uw projectbereik alles te maken heeft met het stellen van grenzen. Het helpt u begrijpen wat u wilt bereiken, welk soort werk u gaat doen en naar welke deliverables u toe werkt.

3. Deliverables onderverdelen in sub-afhankelijkheden

Vervolgens maakt u een lijst van alle deliverables die binnen uw project vallen en verdeelt u deze onder in sub-afhankelijkheden. Neem bijvoorbeeld dat een van uw projectdeliverables is om een blogbericht te publiceren. Dan kunt u dit mogelijk onderverdelen in de volgende items:

• Blog schrijven

• Blog bewerken

• Design afbeeldingen maken

• Invoeren in Wordpress

• Delen op sociale media

Deze methode helpt u om alle verborgen projectonkosten mee te rekenen wanneer u uw budget maakt. Als u bijvoorbeeld enkel hebt geprobeerd om een budget te schatten voor het publiceren van een blogbericht in zijn geheel, dan bent u meer geneigd om extra kosten weg te laten, zoals het uurtarief van een freelance redacteur of de prijs van betalende sociale berichten.

Als u diagrammen verkiest in plaats van lijsten, kunt u een work breakdown structure (WBS) proberen te maken. Deze visuele tool verdeelt het werk onder in verschillende niveaus, beginnend bij uw hoofddoel bovenaan, en vertakt van daar verder in deliverables en sub-afhankelijkheden eronder.

4. Een lijst maken van de nodige middelen

Nu u al uw deliverables en sub-afhankelijkheden hebt uitgewerkt, is het tijd om de middelen te bepalen die u voor elk item nodig heeft. Wees zo specifiek mogelijk en vergeet niet dat de term 'middelen' méér kan omvatten dan enkel personeel of materiaal. Onrechtstreekse kosten zoals opleiding of een fysieke werkplaats kunnen hier ook toe behoren.

Hier volgen een aantal algemene categorieën van projectkosten om u te helpen aan de slag te gaan:

• Teamleden: Op wie rekent u om het werk uit te voeren? Noteer of deze personen betaald personeel binnen uw bedrijf zijn, of u bijkomende aannemers op uurtarief moet aanwerven.

• Aanbesteding: Wat heeft u nodig om externe middelen te vergaren? U heeft bijvoorbeeld mogelijk een teamlid nodig dat onderzoek doet naar de beste producten om te gebruiken, te communiceren met vertegenwoordigers en een tool te kopen.

• Opleiding: Hebben teamleden tijd en middelen nodig om startklaar te geraken? Denk aan de tijd die nodig is voor het personeel om nieuwe medewerkers op te leiden of aan nodige cursussen om nieuwe vaardigheden aan te leren.

• Materiaal: Welke tools zijn nodig? Dit kan zaken omvatten als extra computerschermen, ontwerpsoftware of zelfs internetdiensten.

• Ruimte: Waar zal uw team werken? Overweeg of u bijvoorbeeld vergaderruimtes of bureaus voor nieuwe teamleden nodig zult hebben.

• Onderzoek: Welke gegevens hebt u nodig? Bedenk of u informatie zoals onderzoekstudies van gebruikers, webanalyses of peilingen zult gebruiken.

• Professionele diensten: Moet u externe experten zoals juridische of marketing consultants aanwerven?

• Reizen: Heeft uw team transport, accommodatie of een vergoeding voor maaltijden onderweg nodig?

5. Bedragen inschatten

Een budget is eigenlijk een schatting van de kosten. Hoewel we de toekomst niet kunnen voorspellen, zijn er toch een aantal methoden om u te helpen de meest accuraat mogelijke schatting te maken. En u hoeft niet aan één hiervan vast te houden. Afhankelijk van uw unieke projectomstandigheden, kunt u een combinatie van deze aanpakken gebruiken.

Hier volgen een aantal van de schattingstechnieken die u kunt gebruiken:

De kosten van elk afzonderlijk onderdeel schatten en berekenen 

Dit wordt vaak de bottom-up schatting genoemd en is de beste aanpak als u exact weet welke deliverables en sub-afhankelijkheden deel uitmaken van uw huidige project. Als u een work breakdown structure hebt gemaakt, dan bent u al aardig voorbereid om deze methode te gebruiken.

Om te zorgen dat u niets overslaat, kunt u ook uw kostenschattingen vergelijken met een van de andere methoden. U zou bijvoorbeeld kunnen noteren hoe het budget werd gespendeerd voor een gelijkaardig project in het verleden.

Terugwerken van een vast bedrag

In deze aanpak start u met een vast budgetbedrag en verdeelt u dit onder in deliverables of projectmijlpalen. Terugwerken kan wat hachelijk zijn, vooral als u nog niet weet hoeveel projectdeliverables zullen kosten. Toch kan het handig zijn als u moet bepalen welk doelstellingen u kunt halen met een beperkt budget.

Als u deze methode moet gebruiken, probeer ze dan te combineren met een van de andere opties. Eens u bepaald hebt wat u kunt bereiken, kunt u bijvoorbeeld een bottom-up aanpak gebruiken om te verzekeren dat u geen cruciale onderdelen mist.

Budgetten van gelijkaardige projecten vergelijken

Eerdere projecten zijn een goudmijn aan historische informatie omdat ze een levensechte registratie zijn van waar de uitgaven binnen budget bleven of erover gingen. Daarom kunnen ze u helpen kosten te ontdekken waar u misschien niet aan gedacht had, of een idee geven van hoe onverwachte omstandigheden de uitgaven kunnen beïnvloeden. Bekijk of u mogelijk geleerde lessen uit een gelijkaardig project uit het verleden kunt inkijken.

Verschillende scenario's overwegen

Een schatting maken voor een complex project met verschillende potentiële resultaten kan moeilijk zijn. Als u bijvoorbeeld een openluchtevenement plant in april, zouden de kosten afhankelijk kunnen zijn van het weer. U hebt misschien tenten of ventilators nodig in geval van onverwachte hitte of verarmingstoestellen als het te koud zou zijn, of een ruimte binnen als het regent.

In zo'n geval is het nuttig om de uitgaven voor elk van deze scenario's te schatten. Afhankelijk van hoe flexibel uw budget is, kunt u op veilig spelen en het duurste scenario inplannen. Of u zou de verwachte uitgaven kunnen berekenen voor het slechtste scenario, het beste en het meest waarschijnlijke, en dan het gemiddelde van deze drie nemen.

6. Een noodbudget inplannen

Soms gebeurt het onverwachte. Tools gaan stuk, kalenders wijzigen en pandemieën die eens per eeuw voorkomen, kunnen de dingen een beetje moeilijker maken. Of misschien ontdekt u wel een onverwachte opportuniteit tijdens uw project, zoals het aankopen van bedrijfsmiddelen aan een lagere kost. Een noodreserve geeft uw budget extra bescherming wanneer de plannen wijzigen. Het meest voorkomende advies is om 5-10% van uw totale budget in te plannen als noodreserve.

Budgettering is een proces van schatting, dus u moet altijd een noodfonds voorzien. En als u een 100% accuraat budget hebt gemaakt en u deze extra bescherming niet nodig heeft, kunt u met uw resterende fondsen de basisomzet van uw bedrijf versterken.

7. Uw budget opbouwen

U hebt intussen alle projectdeliverables geïdentificeerd, middelen toegewezen en kosten ingeschat. Nu is het tijd voor het leukste onderdeel: het maken van uw eigenlijke budgetdocument. Hier volgen een aantal belangrijke onderdelen die u hierin moet opnemen:

• Regelitems voor elke deliverable, sub-deliverable en nodige middelen, plus de verwachte kost voor elk van deze items.

• Een tijdlijn van wanneer u welke middelen nodig zult hebben, en van wanneer u verwacht budget te spenderen.

• De persoon verantwoordelijk voor elk budgetonderdeel. U zou bijvoorbeeld kunnen noteren dat uw assistent redacteur verantwoordelijk is voor het bijhouden van de werkuren en facturen van freelancers.

• Duidelijk documenteren van welk deel van het bedrijfsbudget u fondsen gebruikt voor elk regelitem. U gebruikt mogelijk budget van de marketingafdeling om bijvoorbeeld videoadvertenties te maken, en budget van de IT-afdeling voor computerupgrades.

• Een totale besteding voor uw volledige project. Indien van toepassing, voeg dan individuele totale bedragen toe voor elk van de afdelingsbudgetten die u zult gebruiken.

• Een locatie waar u de werkelijke kosten vs. de gebudgetteerde kosten kunt bijhouden eens uw project van start gaat.

Tools voor projectbudgettering

De juiste tool voor projectbudgettering selecteren is ook belangrijk. Zorg dat het programma dat u kiest de functie heeft om automatisch het totaal van de bedragen in dollars op te tellen, zodat u niet manueel herberekeningen moet maken telkens u een regelitem aanpast. Uw gekozen tool moet u ook toelaten uw budget makkelijk in realtime te delen en bij te werken, zodat u zeker bent dat al uw teamleden met de meest recente versie werken.

Er zijn vele opties waaruit u kunt kiezen, van eenvoudige excel-spreadsheets tot meer robuuste projectbeheersoftware. Het zal niet verbazen dat wij partijdig zijn voor Asana omdat u hiermee regelitems kunt invoeren en optellen, aangepaste velden kunt maken, eigenaars kunt toewijzen en makkelijk informatie kunt delen met teamgenoten. Bovendien kunt u behalve uw werkelijke budget beheren ook eerdere workflows doorlopen, procesdocumenten maken en projectbudgetsjablonen opslaan zodat u zeker bent dat u geen stappen overslaat.

8. Een plan maken om uitgaven te controleren

Een budget is maar goed zolang u er zich aan houdt. Plan op voorhand hoe vaak u de werkelijke kosten vs. de gebudgetteerde kosten gaat controleren. Zo kunt u potentiële problemen beperken voor ze te groot worden. U kunt ook op voorhand bepalen wat u gaat doen als u over budget gaat (of onder budget blijft).

Het voordeel van een tool zoals Asana is dat dit u toelaat uw budget in realtime te delen, beheren en bij te houden. De functie universele rapporten van Asana haalt bijvoorbeeld automatisch gegevens uit uw projecten en geeft de uitgaven, taakstatus en bereikte mijlpalen weer op één locatie. U hoeft dus nooit ver te zoeken om uit te vissen of u op schema zit of niet.

9. Goedkeuring krijgen van de belangrijkste belanghebbenden

Nu u het budgetplan voor uw project klaar hebt, is het tijd om het te delen met de projectbelanghebbenden en hun goedkeuring te vragen. Gelukkig zou het gedetailleerde plan dat u gemaakt hebt de goedkeurders een glashelder beeld moeten geven van hoe elk individueel regelitem zal bijdragen aan uw projectdoelstellingen.

Voorbeeld van een projectbudget

Laten we stellen dat u de check-out flow van uw mobiele app bewerkt en het uw doel is om de gemiddelde check-out tijd te verminderen met 25% in Q3. Om dit doel te halen, heeft u twee deliverables bepaald en de nodige middelen uitgewerkt.

Hier is een eenvoudig voorbeeld van hoe uw projectbudget er zou kunnen uitzien. U merkt dat u hierin uw tijdlijn, eigenaar en geschatte kosten voor elk heeft opgenomen. U hebt ook aangegeven welk afdelingsbudget u voor elk regelitem gebruikt en kolommen toegevoegd voor het bijhouden van budgetgoedkeuring en werkelijke uitgaven.

Slim uitgeven met een projectbudget

Een goed uitgewerkt budget helpt u doorheen de hele levenscyclus van uw project, van de planning en de goedkeuring tot de uitvoering. Eens u de vaardigheid van het budgetteren beheerst, bent u verzekerd dat uw projectteam de middelen heeft die ze nodig hebben om de belangrijkste doelstellingen te halen en kwaliteitsvolle resultaten te leveren. En wanneer u een proces instelt om op schema te blijven met de uitgaven, kunt u onverwachte kosten aanpakken wanneer deze zich voordoen, vertrouwen opbouwen bij de budgetgoedkeurders en een sterk parcours van succesvolle projecten uitbouwen.

Voor meer informatie over projectbeheer, leert u de 25 essentiële projectbeheervaardigheden die u nodig hebt om te slagen.