Handleiding voor beginners voor het schrijven van een effectieve business case

Bijna elk project dient te worden goedgekeurd. Of dat nu eenvoudig de instemming van uw team is, of het verwerven van de steun van een belanghebbende op directieniveau. U bent wellicht bekend met het gebruiken van een projectplan of een projectcontract voor het voorstellen van een nieuw initiatief en het verkrijgen van het groene licht voor een project. Maar als uw voorgestelde project een significante zakelijke investering betekent, zou u weleens een business case moeten bouwen.

Als u nog nooit een business case hebt geschreven, helpen we u graag. Met een paar middelen en een beetje planning schrijft u een business case die u helpt de middelen en ondersteuning te krijgen die u nodig hebt om een succesvol project uit te voeren.

Wat is een business case?

Een business case is een document waarin wordt uiteengezet wat de waarde of voordelen voor uw bedrijf zijn wanneer u een significante zakelijke investering of initiatief uitvoert. Dit initiatief kan van alles zijn, zoals het versturen van berichten, de lancering van een nieuw product of nieuwe functie, of een significante investering met een nieuw agentschap of een nieuwe opdrachtnemer, om er maar een paar te noemen. Een overtuigende business case zet de verwachte voordelen van deze significante investeringsbeslissing uiteen. De belangrijkste belanghebbenden gebruiken de business case die u levert om vast te stellen of ze al of niet door moeten gaan met het initiatief.

Als u nog nooit een business case hebt gemaakt, kan het zijn dat het voor u hetzelfde in de oren klinkt als andere vroege projectplanningsdocumentatie. Dit zijn de verschillen:

Business case versus businessplan

Een business case is een voorstel voor een nieuwe strategie of een groot initiatief. Het moet de zakelijke behoeften schetsen en de voordelen omschrijven die deze kans kan opleveren voor uw bedrijf.

Een businessplan daarentegen is een schets voor een totaal nieuw bedrijf. Over het algemeen schetst u een businessplan om uw bedrijfsstrategie, uw missie en visieverklaringen in kaart te brengen en hoe u van plan bent om deze te bereiken. Het kan zijn dat u een businessplan maakt voor een reeds bestaand bedrijf, maar u doet dit alleen wanneer u uw bedrijf in een significant nieuwe richting wilt sturen.

Business case versus executive samenvatting

Een executive samenvatting is een overzicht van een belangrijk document met al de belangrijkste feiten en details die de belanghebbenden van het project moeten weten wanneer ze geen tijd hebben om het hele document te lezen. De laatste stap van een business case moet een samenvatting omvatten met alle belangrijke, algemene details die uw belanghebbenden moeten kennen.

Business case versus projectcontract

Wanneer u een elevator pitch voor uw project moet maken, maar u niet de volledige business-casebehandeling nodig hebt, is een project charter wellicht een goed idee. Net als een business case, schetst een projectplan de belangrijkste details van een initiatief. Een project charter behandelt specifiek drie belangrijke elementen van uw project: de doelstellingen van het project, de scope van het project en de belangrijkste belanghebbenden van het project. Uw managementteam zal het project charter vervolgens gebruiken om de verdere ontwikkeling van het project goed te keuren.

Heb ik een business case nodig?

Niet elk project heeft een business case nodig, of zelfs maar een project charter. Bouw alleen een business case voor initiatieven of investeringen die significante bedrijfsmiddelen vereisen. Als u aan een kleiner initiatief werkt, kunt u overwegen een project charter te maken om uw projectidee aan de relevante belanghebbenden te verkopen.

Zelfs wanneer u geen enkele belanghebbende hoeft te overtuigen van uw project, moet u fundamentele vragen over uw voorgestelde project kunnen beantwoorden, zoals:

• Wat is het doel van dit project?

• Waarom werken we aan dit project?

• Hoe verhoudt dit project zich tot de organisatorische doelen en doelstellingen?

• Welke statistieken gebruiken we om het het succes van het project te meten?

• Wie werkt er aan dit project?

• Wanneer zal dit project voltooid zijn?

5 stappen voor het maken en pitchen van een business case

Uw business case moet niet alleen de belangrijkste feiten en cijfers omvatten, het moet ook een verhaal vertellen waarom een bepaalde investering of initiatief een goed idee is voor uw bedrijf. Vermijd in geval van twijfel alle jargon en wees bondig, maar focus wel altijd op het communiceren van de waarde van het project. Maak u geen zorgen als dit de eerste keer is dat u een business case maakt. Volg deze vijf stappen om een stevige business case op te stellen.

1. Verzamel input

U hoeft de business case niet helemaal alleen te schrijven. Zorg er voor dat de juiste teamleden en belanghebbenden bijdragen aan de relevante secties. Het IT-team moet bijvoorbeeld betrokken zijn bij beslissingen met betrekking tot de te gebruiken tools en de tijdlijn, en het financiële team moet alle secties over het budget en risicobeheer beoordelen. Als u een business case maakt om een nieuw initiatief, een nieuwe productlijn of een klantimago voor te stellen, zorg er dan ook voor dat u deskundigen op dat gebied raadpleegt.

2. Neem u voor uw business case in omgekeerde volgorde te schrijven

Sommige van de eerste dingen in uw business case, zoals uw samenvatting, zouden eigenlijk als laatste moeten worden opgesteld, op het moment dat u de middelen en informatie heeft om een geïnformeerde suggestie te doen. Uw samenvatting geeft al uw bevindingen en een aanbeveling voor het bedrijf op basis van verschillende factoren. Door al deze details, zoals de projectdoelstellingDoor eerst al deze details te verzamelen, zoals het doel van het project, financiële informatie en projectrisico, kunt u ervoor zorgen dat uw managementsamenvatting alle relevante informatie bevat., de financiële informatie en het projectrisico, eerst te verzamelen, weet u zeker dat uw samenvatting alle relevante informatie bevat.

3. Bouw uw business case stapsgewijs op

Een business case beschrijft een significante investering voor uw bedrijf. Maar het schrijven van een business case op zich is voor u een significante tijdsinvestering. Niet elk initiatief is geschikt voor uw bedrijf. Zorg er dus voor dat u uw werk tijdens het schrijven aan uw belanghebbenden laat zien. U wilt geen uren en weken aan dit document besteden om te zien hoe het zonder omhaal door de leidinggevende belanghebbenden wordt afgewezen.

Overweeg een 'soft launch' met een overzicht van uw business case naar uw projectsponsor of een leidinggevende belanghebbende waar u een goede relatie mee heeft om te bevestigen of dit initiatief de moeite waard is. Vervolgens neemt u tijdens het bouwen van de verschillende secties van uw business case opnieuw contact op met uw belangrijkste belanghebbenden om te bevestigen dat er geen dealbreakers zijn.

4. Verfijn het document

Het kan zijn dat u tijdens het opstellen van de secties van uw business case terug moet om andere secties te verfijnen. Zodra u bijvoorbeeld een kosten-batenanalyse met uw financiële team hebt afgerond, mag u niet vergeten om alle budgetgerelateerde projectrisico's bij te werken.

Lees uw business case nog een keer met de belangrijkste belanghebbenden door en zoek naar secties die nog verder kunnen worden verfijnd, voordat u uw business case presenteert. Dit is ook de fase waarin u de samenvatting schrijft die bovenaan het document komt. Afhankelijk van de lengte van uw business case moet uw samenvatting een tot twee pagina's lang zijn.

5. Presenteer de business case

De laatste stap is het daadwerkelijk presenteren van uw business case. Begin met een snelle elevator pitch waarbij u de vraag naar het wat, waarom en hoe van uw voorstel beantwoordt. Beschouw deze presentatie als uw kans om de huidige bedrijfsbehoefte uit te leggen, uiteen te zetten hoe uw voorstel in deze behoefte voorziet en wat de voordelen voor het bedrijf zijn. Zorg ervoor dat u ingaat op alle risico's en de zorgen die uw publiek kan hebben.

Behandel uw business case niet pagina voor pagina. Het is veel beter het document in plaats daarvan voorafgaande aan de presentatie met de belanghebbenden te delen zodat ze een kans hebben om het vooraf door te lezen. Na de presentatie deelt u het document opnieuw zodat de belanghebbenden de details kunnen bestuderen.

Business case checklist

Begin met het waarom

In de eerste sectie van uw business case kunt u een overtuigend pleidooi houden voor het nieuwe project. Zorg ervoor dat u een pleidooi opstelt dat de belangen en behoeften van uw publiek aanspreekt. Ondanks het feit dat dit de eerste sectie van uw business case is, zou dit de laatste sectie moeten zijn die u schrijft. Naast het opnemen van de traditionele elementen van een samenvatting, dient u ervoor te zorgen dat u de volgende vragen beantwoordt:

• Welk zakelijk probleem lost uw project op? Dit is uw kans om uit te leggen waarom uw project belangrijk is en waarom de leidinggevende belanghebbenden moeten overwegen deze kans te grijpen.

• Wat is uw zakelijke doelstelling? Wat gebeurt er aan het einde van een succesvol project? Hoe gaat u succes meten en wat betekent een succesvol project voor uw bedrijf?

• Hoe past deze business case in de algemene bedrijfsstrategie? Zorg ervoor uw business case te koppelen aan belangrijkebedrijfsdoelen. Het initiatief dat u voorstelt in uw business case zou de verwezenlijking van de visieverklaring van uw bedrijf een stukje dichterbij moeten brengen.

Zet de financiële kant en het investeringsrendement uiteen.

Op dit punt in uw business case moet u de financiële grondslagen van uw project uiteenzetten. Verwacht niet dat u deze sectie in uw eentje kunt maken. Schets het daarentegen samen met het financiële team van uw bedrijf. Deze sectie moet in het bijzonder antwoord geven op:

• Hoeveel gaat dit project kosten? Doe wat onderzoek om een schatting te maken van de projectkosten, zelfs als het initiatief volkomen nieuw is voor uw bedrijf.

• Wat kost elke individuele component van het project? Naast een schatting van de totale kosten, moet u ook de verschillende projectkosten opsplitsen. U maakt bijvoorbeeld kosten voor nieuwe tools en middelen, voor het verzamelen van informatie over de concurrentie, voor agentschappen, enz.

• Wat is het verwachte investeringsrendement (ROI)? U heeft het over de kosten gehad, nu is het tijd om te praten over hoe uw bedrijf zal profiteren van dit initiatief. Vergeet niet om ook uit te leggen hoe u de ROI hebt berekend.

• Hoe zal dit project van invloed zijn op de geldstroom? De geldstroom is de hoeveelheid geld die in en uit uw bedrijf gaat. Significante investeringen gaan een hoop geld kosten, ze hebben dus een negatieve invloed op de geldstroom. Aan de andere kant kunt u ook een hoge ROI verwachten, wat een positieve invloed zal hebben op de geldstroom.

• Wat is de gevoeligheidsanalyse? De gevoeligheidsanalyse is een samenvatting van hoe onzeker uw cijfers zijn. Er zullen een verscheidenheid aan variabelen zijn die van invloed zijn op uw business case. Zorg ervoor dat u uitlegt welke variabelen dat zijn en hoe ze van invloed kunnen zijn op uw voorspellingen.

Geef een voorproefje van projectdetails

Uw business case doet een voorstel voor een nieuw initiatief. U moet niet alleen tijd maken voor de financiële risico's, maar ook aan een voorbeeld van de projectdetails. Uw business case moet bijvoorbeeld het volgende omvatten:

• Uw projectdoelen en belangrijkste gewenste projectresultaten. Wat gebeurt er aan het einde van het project? Wat verwacht u te kunnen maken of leveren aan het einde van het project?

• Uw projectplan. Een projectplan is een blauwdruk van de belangrijkste dingen die uw project moet bereiken om erin te slagen uw projectdoelen te realiseren.

• De project-scope. Wat zijn de grenzen van uw project? Wat zijn de exacte doelen, gewenste resultaten en deadlines waar u naartoe werkt?

• Een lijst van relevante belanghebbenden van het project. Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden en beslissers voor dit werk? Hiertoe kunnen leden van het projectteam die aan dit initiatief werken behoren, leidinggevende belanghebbenden die het project zouden moeten sponsoren, en eventuele externe belanghebbenden die bij het project betrokken zijn.

• Een algemene projectroutekaart in een Gantt-grafiek-achtige weergave. In deze fase van het proces hoeft u nog geen gedetailleerde projecttijdlijn te geven. Schets alleen maar een algemeen idee van wanneer elke projectfase moet plaatsvinden in relatie met andere fasen. Maak om dit te doen een projectroutekaart met Gantt-grafiek-achtige software. Zorg ervoor dat u ook alle belangrijkeprojectmijlpalen in uw routekaart opneemt.

• Elke belangrijke projectafhankelijkheid. Is er iets dat de start van dit project in de weg kan staan? Is het werk afhankelijk van enig ander werk dat op dit moment wordt gedaan?

Bespreek projectrisico's

Zodra u de financiële impact en belangrijke details hebt uiteengezet, mag u niet vergeten de potentiële risico's op te nemen. Als u dat nog niet gedaan hebt, maak dan u een projectrisicobeheerplan voor uw business case. Projectrisicobeheer is niet het proces van het elimineren van risico, het gaat over het identificeren, analyseren en proactief reageren op elk potentieel projectrisico. Het duidelijk definiëren van elk projectrisico en hoe elk project van invloed kan zijn op uw project, kan u en het projectteam het best uitrusten om deze risico's te beheren en te voorkomen.

Neem het volgende op in de risicosectie van uw business case:

• Een risicoanalyse van elk potentieel projectrisico. Wat is het risico? Hoe waarschijnlijk is het dat het gebeurt? Wat is het prioriteitsniveau van dit risico?

• Welke veronderstellingen maakt u eventueel? In projectrisicobeheer zijn veronderstellingen alles over het project waarvan u denkt dat het waar gaat zijn, zonder dat het gegarandeerde feiten zijn. Als u uw projectbeslissingen baseert op een veronderstelling, kan dat uw project aan risico blootstellen. Zorg ervoor dat u elke veronderstelling controleert om te voorkomen dat u het succes van uw project in gevaar brengt.

• Eventuele vergelijkbare alternatieven op de markt. Als u een business case schrijft om een nieuw project of een nieuwe invalshoek op de markt te pitchen, evalueer dan alles wat er al is. Kan het alternatief van invloed zijn op uw financiële evaluatie of het succes van het project?

Maak er een actieplan van

In de laatste sectie van uw business case zet u uiteen hoe u deze business case om wilt zetten in een uitvoerbaar project. Deze sectie moet vragen zoals deze beantwoorden:

• Hoe zullen er beslissingen worden genomen? Wie is verantwoordelijk voor het project? Wie is de projectsponsor? Als u dit nog niet hebt gedaan, overweeg dan om een RACI-tabel te maken om de projectverantwoordelijkheden uiteen te zetten.

• Hoe zal de voortgang worden gemeten en gerapporteerd? Niet elke belanghebbende van het project hoeft van elke projectwijziging op de hoogte te worden gesteld. Zet de belangrijkste onderdelen van uw projectcommunicatieplan uiteen en leg uit hoe u projectstatusupdates doorgeeft.

• Wat is de volgende stap? Als het managementteam de business case bekrachtigt, wat zijn dan de volgende stappen om de case in actie om te zetten?

Breng uw business case tot leven

U hebt een degelijke business case opgesteld en deze is bekrachtigd, gefeliciteerd! De volgende stap is het tot leven brengen van uw businesscase. Het kan intimiderend zijn om grootschalige verandering te initiëren en het implementeren van uw business case is geen uitzondering.

Als u er nog geen heeft, zorg er dan voor dat u een projectbeheertool heeft om uw nieuwe initiatief te beheren en te organiseren. Met een centrale bron van waarheid om bij te houden wat iedereen aan het doen is en wanneer het af moet zijn, om statusupdates te delen en om de belanghebbenden van het project op de hoogte te houden, kunt u een fantastische business case omzetten in een succesvol project.