3 elementen die elk project charter nodig heeft

Het kan spannend zijn om aan een nieuw project of initiatief te beginnen. Maar hoe zit het met de stap die daar net aan voorafgaat, wanneer u uw project goedgekeurd moet krijgen?

Het presenteren en goedkeuren van een project kan behoorlijk ingewikkeld zijn als u het nog nooit eerder heeft gedaan. U wilt er zeker van zijn dat u over al het benodigde materiaal beschikt om het proces te laten slagen, van het verzamelen van de juiste informatie tot een methode om het project te presenteren die de belanghebbenden van uw project overtuigt. Een van de manieren om dit te doen is met een project charter.

Wat is een project charter?

Een project charter is een elevatorpitch van de doelstellingen, scope en verantwoordelijkheden van uw project om goedkeuring te krijgen van de belangrijkste belanghebbenden van het project. In het charter moet u voordat u aan de slag gaat een korte, bondige uitleg geven van de belangrijkste elementen van uw project. Door een project charter op te stellen voordat u begint aan andere, meer diepgaande projectplanningsdocumenten, kunt u goedkeuring krijgen of, indien nodig, koerscorrecties doorvoeren.

Een project charter is een van de vele projectplanningsmaterialen die u kunt maken. Ontdek hier hoe een project charter zich verhoudt tot andere projectplanningselementen:

Project charter versus projectplan

Een project charter zou uit slechts drie elementen moeten bestaan: de doelstellingen, de scope en de verantwoordelijkheden van uw project. Zodra uw charter is goedgekeurd zou u een projectplan moeten maken. Uw projectplan bouwt voort op uw project charter om een gedetailleerdere blauwdruk van de belangrijkste elementen van uw project te bieden.

Een projectplan bestaat uit zeven belangrijke elementen:

• Doelen

• Succescijfers

• Belanghebbenden en rollen

• Scope en budget

• Mijlpalen en deliverables

• Tijdlijn en planning

• Communicatieplan

Project charter versus projectbriefing

Een projectbriefing is een kort document dat u zodra uw project officieel is goedgekeurd zou moeten maken. De briefing is een geconcentreerde versie van uw projectplan dat uw projectteam en belanghebbenden regelmatig kunnen raadplegen. Net als het charter biedt uw briefing context over waarom het project een goed idee is, en vertelt daarnaast wat u tijdens het project gaat doen.

Een projectbriefing heeft vier delen:

• Achtergrondinformatie

• Projectdoelstellingen en succescriteria

• Projecttijdlijn

• Doelpubliek

Project charter versus business case

Een project charter en een business case hebben dezelfde grondbeginselen: het zijn beide tools om een project te presenteren aan de juiste belanghebbenden. Het belangrijkste verschil tussen een project charter en een business case is de scope.

Een business case is een formeel document dat de voordelen en risico's van een belangrijke bedrijfsinvestering uitlegt. Als u bijvoorbeeld een grootschalige investering met een extern bureau, een aanzienlijke toename in de huidige bedrijfspraktijken, of een nieuwe productlijn of dienst wilt presenteren, kunt best een business case opstellen. Als u echter voor een project met een kleinere scope goedkeuring nodig heeft - bijvoorbeeld een campagne vergelijkbaar met eerdere campagnes of een productlancering die past binnen uw huidige go-to-market-strategie - stelt u in plaats daarvan een project charter op.

Moet u een project charter maken?

Er bestaat een verscheidenheid aan tools voor projectplanning, en een project charter is niet altijd het meest geschikt. Hier leest u wanneer u er een moet opstellen en wanneer u misschien beter iets anders kunt maken.

• Een project charter maken om een project te presenteren en goedgekeurd te krijgen. Een project charter geeft belanghebbenden een duidelijk idee van de doelstellingen, scope en verantwoordelijkheden van uw project. De belangrijkste belanghebbenden kunnen het project charter gebruiken om het project goed te keuren of wijzigingen voor te stellen.

• Maak een business case  als uw project een significante zakelijke investering vertegenwoordigt. Een business case omvat extra informatie en documentatie, waaronder de ROI van het project en alle relevante projectrisico's.

• Maak een projectplan als uw project is goedgekeurd. Een projectplan bouwt voort op uw project charter en biedt aanvullende informatie zoals de tijdlijn van het project of belangrijke mijlpalen van het project.

• Maak een projectbriefing als u een document wilt maken dat de belangrijkste details op hoog niveau van uw projectplan wilt samenvatten.

• Maak een executive summary als u een samenvatting van uw document wilt maken voor leidinggevende belanghebbenden.

• Maak een projectroutekaart als u voor uw project een tijdlijn op hoog niveau wilt weergeven in een Gantt-grafiek.

Een project charter maken

In een project charter deelt u projectdetails met belangrijke belanghebbenden om goedkeuring te krijgen om met uw project te beginnen. Een project charter heeft drie belangrijke elementen:

Het 'waarom'

U begint uw project charter met het delen van uw projectdoelstellingen en projectdoel. Hier zet u uiteen waarom dit project belangrijk is en wat de belangrijkste doelstellingen zijn die aan het einde van het project bereikt moeten worden. Zorg ervoor dat uw projectdoel duidelijk uitlegt waarom het belangrijk is om aan dit project te werken en hoe dit project de bedrijfsdoelstellingen zal ondersteunen.

Behalve het doel van uw project moet u ook uw projectdoelstellingen verduidelijken. Dit zijn de dingen die u van plan bent te hebben bereikt bij het voltooien van het project, zoals deliverables of assets. Voor het maken van goede projectdoelstellingen kunt u de SMART-methode gebruiken. Zorg er voor dat uw doelstellingen de volgende kenmerken hebben:

• Specific

• Measurable

• Achievable

• Realistic

• Time-bound

Het 'wat'

Het tweede belangrijke element van uw project charter is de projectscope. Uw projectscopeverklaring definieert precies wat wel en wat niet deel uitmaakt van het project. Wanneer u een projectscope schetst, stelt u grenzen en belangrijker, zet u uiteen wat u niet wilt doen tijdens de tijdlijn van het project.

Tijdens het opstellen van uw project charter is het belangrijkste onderdeel bij het uitleggen van de scope het schetsen van het ideale projectbudget. Vergeet niet dat u uw project charter-document gaat gebruiken om dit project aan belanghebbenden te presenteren. Het moet dus duidelijk laten zien wat het budget is en waar dat geld voor zal worden gebruikt.

Het 'wie'

In het laatste deel van uw project charter moet u uitleggen wie er aan het project zal werken. Hiertoe behoren alle belangrijke belanghebbenden van het project, de leidinggevende belanghebbenden, de projectsponsors en het algemene projectteam. Als u dat nog niet hebt gedaan, stel dan een beknopt middelenbeheerplan op om te illustreren hoe de verschillende middelen worden toegewezen tijdens het project.

Voorbeeld van een project charter

Sjabloon project charter

Wanneer u klaar bent om aan de slag te gaan, kunt u dit gebruiksvriendelijke sjabloon gebruiken om uw volgende project charter te maken.

Projectnaam

Geef uw project een naam. Zorg ervoor dat het beschrijvend genoeg is zodat de meeste mensen begrijpen waar u aan werkt.

Projectmanager

Wie is het aanspreekpunt voor dit project?

Laatste revisiedatum

Uw project charter is een levend document. Het opnemen van de laatste revisiedatum kan handig zijn voor teamleden die het charter regelmatig raadplegen.

Projectdoel

Waarom werkt u aan dit project?

Projectdoelstellingen

Welke deliverables en assets wil u aan het eind van het project bereiken?

Projectbereik

Wat zijn de grenzen van de deliverables van uw project? Welke initiatieven zijn niet opgenomen in het project?

Projectteam en middelen

Wie werkt er aan dit project? Welke middelen (bijvoorbeeld mensen, tools en budget) zijn beschikbaar voor dit werk?

Belanghebbenden en goedkeurders

Wie zijn de belanghebbenden van het project? Wie moet het project charter of de deliverables van het project goedkeuren?

Van project charter naar projectsucces

Zodra uw project charter is goedgekeurd, kunt u verder gaan met de projectplanning. Terwijl u aanvullende projectplanningsdocumenten maakt en aan de slag gaat met het projectbeheer, moet u ervoor zorgen dat u al uw projectgegevens opslaat in een gecentraliseerde tool waar iedereen toegang toe heeft.

Natuurlijk vinden wij dat Asana de beste tool voor dit werk is. Met Asana kunt u projecten en taken van teams beheren zodat u gesynchroniseerd blijft en uw deadlines haalt. Meer informatie over de voordelen van projectbeheer.