Hoe kiest u projectbeheersoftware voor uw team?

Als uw team ooit problemen hebt gehad om een project van de grond te krijgen, of om op tijd een statusupdate te krijgen, of om werk voor de deadline af te krijgen, of al het bovenstaande, wees dan gerust. U bent niet de enige. Projecten beheren is hard werken. Echt hard. Maar het is ook kritisch werk dat het vermogen van uw team om de doelen te halen kan maken of breken.

En daar komt projectbeheersoftware van pas. Natuurlijk kan elke tool u helpen, maar als u de tijd neemt om het juiste hulpmiddel voor uw team te vinden, kunt u uw doelstellingen consequent bereiken en meer succes boeken.

Als u voor het eerst naar projectbeheersoftware kijkt, kan het kiezen van één tool behoorlijk overweldigend aanvoelen. Misschien vraagt u zich zelfs nog af waarom u projectbeheersoftware nodig hebt, laat staan dat u begrijpt wat u nodig hebt. Bovendien hebt u honderden opties en functies om te overwegen, wat het moeilijk maakt om te weten waar u moet beginnen. Daarom hebben wij bij Asana deze handleiding geschreven. Hiermee leert u om:

• Een vollediger beeld te schetsen van de uitdagingen waarvoor uw team staat - zodat u uw behoeften beter kunt schetsen

• Te begrijpen hoe projectbeheersoftware u kan helpen, zodat u geen tijd verliest met het uitproberen van tools die niet geschikt zijn

• De criteria te bepalen waaraan u moet denken wanneer u tools evalueert, zodat u weet welke functies voor uw team het belangrijkst zijn

Waarom heb ik een projectbeheerprogramma nodig?

Hoe zorgt u ervoor dat uw team weet welk werk er gedaan moet worden? Wie er verantwoordelijk voor is? En wanneer het klaar moet zijn? Het plannen en organiseren van al deze fundamentele onderdelen en details is noodzakelijk voor projectmatig werken. En van cruciaal belang voor het succes van uw team. Toch is het nog steeds een van de grootste uitdagingen voor teams en bedrijven.

Hoe kunt u weten of u voordeel zou hebben bij projectbeheersoftware? Hier zijn vier redenen waarom uw team een tool nodig zou kunnen hebben:

1. Iedereen in uw team gebruikt een ander systeem om werk te beheren. De projecten, taken, bestanden en communicatie van uw team zijn dus verspreid over verschillende tools.

2. Teamleden weten niet waar ze aan moeten werken, wat hun prioriteiten zijn, of hoe ze daar achter kunnen komen. Ze verspillen veel van hun tijd (en waarschijnlijk ook de uwe) met vragen en zoeken naar antwoorden.

3. Uw proces om prioriteiten te communiceren en statusupdates te vragen, bestaat meestal uit vergaderingen houden, e-mails sturen of ingewikkelde spreadsheets handmatig bijwerken.

4. Teamleden missen door de bovenstaande problemen regelmatig deadlines.

Grondbeginselen van projectbeheer: werk organiseren en verantwoording afleggen

Om een project tot een succes te maken, moet elk teamlid het steunen. Maar hoe kunnen ze dat als ze niet weten wat er van hen verwacht wordt, welke termijnen en mijlpalen ze moeten halen, of waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben?

U moet uw werk op één plaats organiseren

Projectbeheersoftware is een container voor al het werk van uw team, waarmee u alles op één plaats kunt organiseren. Zie het als een kastje waarin alle essentiële informatie die uw team nodig heeft om succesvol te zijn - projecten en taken die gedaan moeten worden, verantwoordelijken, vervaldatums, prioriteiten, dossiers - allemaal hun plaats hebben.

Op die manier weten de teamleden precies waar ze kunnen vinden wat ze nodig hebben, en is het voor iedereen duidelijk welke verantwoordelijkheden ze hebben. Wanneer u tools overweegt, evalueer dan het volgende:

• Project- en taakstructuur. Hoe verdeelt elke tool projecten in hun componenten? Het gaat er hier niet om hoe u het werk visualiseert; het gaat om de hiërarchie van de informatie. Kunt u bijvoorbeeld grote taken opsplitsen in kleinere taken (dat wil zeggen: subtaken)?

• Taakinformatie. Welke informatie bevat elke taak? Is de structuur van de taken consistent van project tot project?

U moet een duidelijke verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor het werk vaststellen

De projectbeheeroplossing die u kiest, moet u en uw team helpen om gemakkelijk verantwoordelijken aan te wijzen, te laten zien hoe het werk samenhangt, en wanneer het gebeurt. Wij raden u aan naar deze mogelijkheden te zoeken:

• Taakverantwoordelijke. Kunt u gemakkelijk een eigenaar aan elke taak toewijzen? Is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van het werk? Dit is een must als u meer verantwoordelijkheid in uw team wilt bevorderen en ervoor wilt zorgen dat iedereen de deadlines haalt.

• Taakafhankelijkheden. Door afhankelijkheden tussen taken te tonen, kunnen teamleden zien welk werk anderen eerst moeten voltooien (en waar ze dat kunnen vinden) voordat ze zelf aan de slag kunnen.

• Begindatums en vervaldatums. Natuurlijk moet u duidelijke vervaldatums vastleggen, maar niet alle taken zijn gelijk - sommige nemen meer tijd in beslag dan andere. Misschien wilt u ook begindatums aangeven. Dit geeft uw team meer duidelijkheid over wanneer het werk gebeurt en hoe lang het zal duren. Begindatums helpen ook om gemakkelijker prioriteiten te stellen.

Met een goed systeem voor het organiseren van fundamentele informatie - welk werk moet gedaan worden, wie doet het, wanneer gebeurt het en wanneer moet het klaar zijn - zal iedereen meer succes hebben bij het op schema houden van het werk en het halen van de deadlines. En dan kunt u het werk van uw team ook op andere gebieden gaan verbeteren.

Samenwerking: centraliseren van teamcommunicatie en -informatie

Teams staan vandaag de dag onder enorme druk om meer te doen met minder, sneller te werken dan ooit tevoren, en de kwaliteit van hun werk te verbeteren. Effectief samenwerken is absoluut noodzakelijk, maar toch is samenwerken nog zo moeilijk. Waarom?

Een van de redenen is dat teams maar al te vaak niet één werkruimte delen - één plaats waar ze hun doelen, projecten, taken, bestanden en meer kunnen plannen, beheren en communiceren. In plaats daarvan is hun werk verspreid over verschillende tools, wat effectieve samenwerking op een aantal manieren belemmert.

U moet de teamcommunicatie centraliseren

Het gebruik van e-mail of andere apps om werk te delen leidt tot eindeloze discussies die de ontvangers alleen maar context geven - als ze al kunnen vinden wat ze nodig hebben. Teamleden verspillen tijd met het zoeken naar berichten, feedback en andere informatie die ze nodig hebben om hun werk te begrijpen, en ontdekken dan vaak dat die verborgen zit in de inbox van iemand anders.

Of u nu feedback geeft, statusupdates deelt, of vragen stelt: uw projectbeheertool dient al uw communicatie op één plaats samen te brengen en deze rechtstreeks te koppelen aan de projecten en taken waarmee ze verband houden. Enkele mogelijkheden waarnaar u kunt zoeken zijn:

• Kunt u communiceren in de context - waar het werk is? Zorg ervoor dat u op taken kunt reageren, andere teamleden kunt @vermelden, en dat u kunt integreren met andere communicatie-apps die u graag gebruikt. Deze functies zullen het werk helpen stroomlijnen en de teamcommunicatie op één plaats houden. ZO heeft iedereen de context die hij of zij nodig heeft, wanneer hij of zij die nodig heeft.

• Kunt u asynchroon samenwerken? Naarmate veel bedrijven flexibelere werkregelingen aanbieden, is het essentieel dat teamleden en belanghebbenden op de hoogte kunnen blijven van het werk, waar ze ook zijn. Gebruik een cloudgebaseerd hulpmiddel en zoek naar functies waarmee u de projecten en taken kunt volgen die voor u belangrijk zijn en er meldingen over kunt krijgen.

• Kunt u onderweg werken? Zorg er ook voor dat de tool die u kiest een mobiele app heeft, zodat u uw werk ook vanaf uw telefoon of tablet kunt bijhouden.

U hebt één werkruimte nodig voor uw team

Wanneer plannen, taken, bestanden en communicatie niet gecentraliseerd zijn, vallen ze in silo's uiteen. Teams hebben niet één enkele bron van waarheid. Ze kunnen dus niet zoeken naar inhoud, werk over teams en projecten heen met elkaar verbinden of asynchroon samenwerken. Teamleden raken geïsoleerd en verspillen tijd door elkaars werk te dupliceren.

Projectbeheersoftware brengt alle projecten en taken van uw team samen op één plaats, zodat u naadloos kunt plannen, beheren en communiceren over uw werk. Als u de opties evalueert, zijn hier enkele vragen die u moet stellen en mogelijkheden waar u naar moet zoeken:

• Kunt u digitale bestanden uploaden naar de bijbehorende projecten en taken? Het moet voor uw team gemakkelijk zijn om digitale middelen te beheren, zodat niemand tijd verliest met het zoeken naar of dupliceren van bestanden. Dit is een fundamenteel voor een betere samenwerking. Zorg er voor dat de oplossingen die u overweegt de mogelijkheid bieden om bestanden vanaf uw computer te uploaden, en bovendien onbeperkte opslagruimte bieden.

• Kunt u integreren met de tools die u al gebruikt? Uw team moet ook naadloos kunnen verbinden met andere tools die ze dagelijks gebruiken, zoals Google Drive, Dropbox, Box, en OneDrive. Deze integraties zijn essentieel om gedeelde bestanden gemakkelijk te beheren en uw team productiever te laten werken.

• Kunt u gemakkelijk werk delen, verbinden en zoeken? Om de transparantie te vergroten moet uw team openbaar beschikbare projecten en taken kunnen bekijken, zodat ze gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben. Dit voorkomt informatie- en gegevenssilo's, stelt teams in staat hun doelen gemakkelijker op elkaar af te stemmen, en helpt teamleden te voorkomen dat ze elkaars werk dubbel doen.

Aanpassing en flexibiliteit: een instrument op maat maken om aan de behoeften van uw team te voldoen

Veel bedrijven huren professionele projectleiders en zelfs teams voor bedrijfsprojectbeheer in om toezicht te houden op het werk. Vaak gebruiken ze ook uitgebreide software die speciaal voor hun individuele behoeften is ontworpen, niet voor de behoeften van een team.

In kleinere (en kleine) organisaties moet soms iedereen projecten beheren - zonder het voordeel van een gespecialiseerde opleiding. In feite zijn veel teamleden tegenwoordig "per ongeluk projectmanagers", die met veel gemeenschappelijke uitdagingen te maken krijgen:

• Teams werken aan verschillende soorten projecten die volgens hen verschillende tools vereisen om te beheren.

• Projectplannen veranderen. Maar ze aanpassen veroorzaakt verwarring, veel brandhaardjes en ontregelt het werk.

• Teams pakken herhaaldelijk dezelfde soorten projecten aan (bijvoorbeeld een productlancering of het aannemen van nieuwe werknemers), maar hebben hun processen niet genormaliseerd om het werk sneller van de grond te krijgen, zodat ze veel tijd verspillen met het herhalen van dezelfde routinetaken.

• Teamleden hebben vaak verschillende werkstijlen en willen tools die aan hun individuele voorkeuren voldoen.

U hebt een tool nodig die u kunt aanpassen aan de behoeften van uw team

Een goede projectbeheertool helpt uw team te concentreren op werk met een hoge waarde dat voor bedrijfsgroei zorgt. Het moet de flexibiliteit bieden om alle projecten van uw team te beheren, zich snel en gemakkelijk aan veranderingen aan te passen, en tijd te besparen op routinewerk. Hier zijn enkele kernmogelijkheden waar u naar moet zoeken:

Verschillende weergaven

Hoe u en uw team uw werk willen visualiseren is een belangrijke factor om te overwegen. Sommige tools bieden verschillende mogelijkheden, andere niet. Een team dat zich bijvoorbeeld richt op projecten met een deadline zal misschien het werk willen visualiseren op een tijdlijn of agenda om te zien en te begrijpen welke stappen er nodig zijn, welke taken afhankelijk zijn van andere, en wanneer er gewerkt wordt.

Maar uw team kan voor een project om lopende werkzaamheden bij te houden vinden dat een kanbanbord, lijst of andere weergave een betere optie is.

Als u over meer dan één optie beschikt om het werk te visualiseren, kan uw team natuurlijk kiezen wat het beste past bij elk project en bij hun eigen individuele voorkeuren.

Aangepaste velden

Met aangepaste velden kunt u allerlei soorten informatie bijhouden op een manier die het best bij uw team en uw individuele projecten past. U kunt bijvoorbeeld een veld gebruiken om de prioriteit van elke taak binnen een project aan te geven (hoog, gemiddeld, laag) of om aan te geven in welke fase het werk zich bevindt (in uitvoering, ter goedkeuring, enz.). Aangepaste velden geven uw team eindeloze mogelijkheden om het werk beter te beheren en erover te rapporteren.

Aanpasbare sjablonen

Veel tools bieden een bibliotheek van projectsjablonen om u op weg te helpen. Zorg er wel voor dat u ze aan uw specifieke behoeften kunt aanpassen en ook uw eigen sjablonen kunt opslaan. Zo kunt u processen standaardiseren en verfijnen voor de projecten en taken die uw team routinematig oppakt.

Aanname: ervoor zorgen dat uw hele team uw projectbeheertool gebruikt

In een ideale wereld zal uw team het projectbeheertool dat u kiest snel en gemakkelijk aannemen. Helaas is de invoering van nieuwe software vaak ingewikkeld en uitdagen. Neem daarom de tijd om te begrijpen wat de invoering van de tool inhoudt, voor u en uw team.

Gratis proefperiode

Kunt u het product met uw team een paar weken of langer uitproberen, zodat iedereen de functionaliteit kan testen? Zorg ervoor dat u het product kunt uitproberen en zelfs een belangrijk project van begin tot eind kunt beheren als onderdeel van uw proefervaring. Zodra uw proefperiode voorbij is, moet u nagaan of u de knowhow hebt om het product op lange termijn met succes te gebruiken.

Educatieve tools en ondersteuning

Evalueer hoe gemakkelijk de tool te leren zal zijn, zodat u kunt bepalen hoe snel iedereen aan boord kan komen. Biedt het bedrijf zelfstudies, demo's, cursussen en gidsen die teamgenoten on demand kunnen gebruiken? Kunt u steun krijgen van een klantsuccesteam? Zorg ervoor dat u tijdens uw proefperiode een aantal van deze tools gebruikt om er zeker van te zijn dat ze u zullen helpen het product te leren kennen.

Implementatiegemak

Hoe lang duurt het om de tool in te stellen? Hoe lang duurt het om projecten op te zetten? Kunt u werk uit spreadsheets of docs importeren of een sjabloon gebruiken om meteen aan de slag te gaan? Hoewel deze functies geen garantie zijn dat uw team ze zal overnemen, kunnen ze het u wel veel gemakkelijker maken om snel aan de slag te gaan met het gebruiken en testen van tools.

Gebruiksvriendelijke ervaring

Is de interface eenvoudig en intuïtief? Kunnen al uw teamleden (niet alleen projectmanagers met een gespecialiseerde opleiding) ermee werken? Anticipeert het ontwerp op wat de gebruikers zouden moeten doen en maakt het hen gemakkelijk om actie te ondernemen? Noteer de acties die u het vaakst onderneemt en hoe gemakkelijk ze te vinden, te begrijpen en te gebruiken zijn.

Sjablonen

Bevat de software sjablonen voor veelvoorkomende workflows en processen, zodat uw team snel nieuwe projecten kan opzetten en routinetaken kan uitvoeren? Kunt u ze aanpassen aan de specifieke behoeften van uw team? Zorg ervoor dat u een of twee sjablonen gebruikt om te bepalen of ze uw team zullen helpen productiever te zijn en meer tijd te besteden aan hoogwaardig werk.

Schaalbaarheid en prijsstelling: een tool vinden dat met uw team meegroeit

Goed, tijd voor het minst favoriete onderwerp van zowat iedereen: geld. Zoals de meeste teams hebt u waarschijnlijk een budget, dus u zult de kosten willen begrijpen. U moet er ook zeker van zijn dat de tool die u kiest kan meegroeien met uw team naarmate dat groeit. U wilt niet de ene oplossing kiezen om er een paar jaar later achter te komen dat u iets anders nodig hebt omdat uw team in omvang verdubbeld is of omdat de prijs te hoog geworden is.

Flexibele prijzen

Een klein team dat net begint met projectbeheersoftware heeft heel andere behoeften dan een groter team van ervaren gebruikers. Veel a verkopers bieden abonnementen aan op basis van dezelfde of soortgelijke factoren, zoals de grootte van uw team of de beschikbare functies, zodat u het plan kunt kiezen dat u het meeste waar voor uw geld zal geven. Zorg er ook voor dat u gemakkelijk kunt upgraden als het zover is.

Voorspelbare abonnementsprijzen

Begrijpt u hoe de prijs voor het abonnement dat u kiest bepaald wordt? Is het per seat (persoon)? Een vast bedrag? Een maandelijks bedrag? Iets anders? Zo kunt u nagaan welke tools onbetaalbaar kunnen worden naarmate uw team groeit.

Rapporteren: voortgang en resultaten delen met teamleden en belanghebbenden

Een groot deel van het beheer van projecten is rapporteren over de voortgang. U moet weten hoe de projecten vorderen, zodat u uw plannen en middelen zo nodig kunt aanpassen. De leidinggevende zal willen weten of uw project op tijd zal worden opgeleverd, aangezien hij of zij er waarschijnlijk op rekent om specifieke doelstellingen te halen. En als uw project eenmaal klaar is, willen u en de anderen natuurlijk ook de resultaten weten.

Om gemakkelijk nuttige rapporten te genereren die u kunt gebruiken en delen met de leiding en uw teamgenoten, moet het programma dat u kiest de projectinformatie bijhouden die u belangrijk vindt. Zoals we al zeiden, zult u elk werkstuk willen bijhouden, wanneer het klaar moet zijn, en wie er verantwoordelijk voor is. Van daaruit kunt u ook informatie zoals prioriteit, fase en kanaal volgen, zodat u specifieke rapporten over die criteria kunt maken.

Hier zijn enkele mogelijkheden die u in uw projectbeheertool moet zoeken:

• Statusupdates: Ligt uw project op schema, loopt het risico, of is het geblokkeerd? Door regelmatig statusupdates te delen, weten uw teamgenoten op hoog niveau waar het project staat. Zorg ervoor dat de tool die u kiest een speciale plaats heeft binnen elk project om statusupdates te delen, zodat ze gemakkelijk te vinden en te raadplegen zijn.

• Voortgangscontrole in realtime: Naarmate het werk af is, moet uw projectbeheertool die voortgang automatisch voor u bijhouden. Zo weet u hoeveel werk er gedaan is, of een taak een andere blokkeert, en wat er op een bepaald moment nog te doen is.

• Deelbare rapporten: Krijg zinvolle projectinzichten door rapporten te maken en te delen met leidinggevenden en teamgenoten, op basis van de gegevens die u volgt. Zorg er voor dat u met de tool die u kiest niet alleen standaardrapporten kunt maken, maar ook aangepaste rapporten op basis van de gegevens die u belangrijk vindt.

Veiligheid: bescherming van het werk van uw team

Aangezien u de projecten van uw team in deze tool beheert, moet u erop kunnen vertrouwen dat uw werk veilig is. Wat de eisen van uw bedrijf ook zijn, er zijn een paar beheer-, gegevens- en beveiligingsfuncties die u in een projectbeheerprogramma zult willen zoeken.

Besturing beheerder

Zorg ervoor dat de tool die u kiest beheerdersfuncties heeft, zodat u werknemers en gasten kunt toevoegen, beheren en verwijderen wanneer dat nodig is. Kunt u ook wachtwoordvereisten instellen, zoals richtlijnen voor sterkte, tweestapsverificatie, SSO of SAML, om uw gegevens veilig te houden? Zorg er ten slotte voor dat de gegevensbeheermogelijkheden van de tool, zoals het exporteren en verwijderen van gegevens als dat nodig is, aan uw behoeften voldoen.

Privacy-toestemmingen

Sommige projecten bevatten werk dat gevoeliger is. Zorg ervoor dat u met uw projectbeheerprogramma privacy-toestemmingen kunt instellen, zoals openbaar of privé, voor projecten en specifieke werkstukken, zodat alleen de juiste mensen ze kunnen zien.

Verschillende toegangsniveaus

Als u uw projecten in een samenwerkingstool beheert, hebt u meer zicht op het werk dat gedaan wordt. Uw plannen kunnen ook per ongeluk gewijzigd worden als de toegang niet zorgvuldig beheerd wordt.

Kies een tool waarmee u verschillende toegangsniveaus kunt toekennen, zoals bewerken of alleen reageren, aan leden op basis van hun rol en betrokkenheid bij het project. Bijvoorbeeld: veel leden hoeven alleen maar projectinformatie te zien en te reageren op taken, maar hoeven ze niet te bewerken.

Algemene productveiligheid

Om ervoor te zorgen dat project- en gebruikersgegevens veilig zijn, zijn er enkele algemene beveiligingskenmerken die u nodig hebt. Zorg ervoor dat de transmissie van gegevens versleuteld is, dat er regelmatig beveiligingstests en netwerkscans worden uitgevoerd, dat het programma voldoet aan de gangbare privacy-raamwerken, en dat het over alle veiligheidscertificeringen beschikt die uw IT-team nodig heeft.

Welke tool zal uw team gebruiken?

Ja, de keuze van de juiste projectbeheertool voor uw team is een hele opgave. Het is geen beslissing die u snel of lichtvaardig moet nemen. We hopen dat deze gids u heeft geholpen om de uitdagingen van uw team beter te begrijpen en uw behoeften te schetsen. Nu kunt u de lijst beperken van tools die u met uw team kunt proberen, zoals Asana.

Begin met uw gratis 30-dagen proefperiode en ervaar hoe Asana teams helpt om hun projecten te organiseren en te beheren, de samenwerking te verbeteren, efficiënter te werken, en doelen te bereiken.