優れたチームリーダーがしていること 10 選

英語には「Team (チーム) という単語に I (自分) の文字はない」という慣用表現があります。これは、チームでは個人プレーに走らず、チームワークを重視すべきだということを意味しています。ただし、優れたチームにはチームリーダーが必要です。チームリーダーは、日々の業務から、チームメンバーが目標を達成するために最善のサポートを受けられるようにすることまで、さまざまな役割を担います。

会社の構造によっては、チームリーダーの役割や、プロジェクトマネージャーとの違いがはっきりしない場合があります。この記事では、チームリーダーとは何か、そして優れたチームリーダーになるための 10 の秘訣をご紹介します。

チームリーダーとは？

チームリーダーの役割は、特定のプロジェクトや目標に向けてチームを導くことです。チームリーダーは必ずしもチーム管理を行うのではなく、人材管理とは別の役割を担います。特にチームリーダーは、協力的な職場環境を作り、特定のプロジェクトやプログラムの方向性を決定する責任があります。

チームリーダーは、プロジェクトやプロジェクトのポートフォリオについて、作業グループに指導や指示を行います。作業の委任、目標への進捗状況の監督、必要に応じてチームメンバーの指導もリーダーの役割です。また、チームリーダーは、たとえマネージャーの肩書きがなくても、チームの事実上のメンターとして役割を果たすことがよくあります。

チームリーダーの役割とは？

チームリーダーは、プロジェクト、プログラム、またはプログラムのポートフォリオなど、特定の仕事に対して責任を負います。

チームリーダーの主な役割は以下のとおりです。

• 仕事を整理する

• 目標を伝達する

• 仕事と背景情報を結びつける

• タスクを割り当てる

• 模範を示す

• リソースを割り当て、管理する

• 問題を解決する

• プロジェクトの進捗を管理する

• 関係者に進捗を報告する

• チームメンバーのスキルアップのために指導する

• 目標達成のためにチームメンバーのやる気を引き出す

• チームメンバーの長所を伸ばし、改善すべき点を明らかにする

• チームのニーズを代弁し、サポートする

チームリーダーとプロジェクトマネージャーの違い

多くの場合、チームリーダーのスキルと、プロジェクト管理スキルは重複します。これは普通のことで、多くのチームでは、同じ人がチームリーダーとプロジェクトマネージャーの役割を担っています。

この違いを考えるには、その人の目標に焦点を当てるのが一番です。チームリーダーの目標は、チームメンバーのやる気を引き出し、励まして、よい仕事ができるようにすることです。一方、プロジェクトマネージャーは、成果物や達成すべきタスクに焦点を当てます。

チームリーダーのスキル 10 選

プロジェクトの種類にかかわらず、優れたチームリーダーは自信を持ってチームを管理し、コミュニケーションを取ることができます。ここでは、そのために必要な 10 種類のスキルをご紹介します。

1. 目標管理

「なぜこの仕事が重要なのか」という問いに答えられることは、チームリーダーにとって最も大切な資質です。

プロジェクトはすべて、チームや会社の目標につながっていますが、しばしば、目標は日々の仕事から切り離されています。自分の仕事がどのような目標につながっているかを把握できていないと、チームメンバーのモチベーションが下がり、よい仕事をしなくなります

優れたチームリーダーは、チームメンバーが自分の仕事がなぜ重要なのか、その仕事が会社のビジョンにどのように結びつくのかを理解できるように、背景情報を提供します。このような背景情報があれば、チームメンバーは効果的にタスクの優先順位を決め、適切なタイミングで適切な作業を確実に完了できるようになります。

2. 仕事を前に進める

チームが目標を理解したら、そこに到達するまでの道のりを明確に視覚化する必要があります。チームリーダーは、船の船長のようなものです。船長の責任は、目的地に向かって乗組員を誘導し、どうやってそこにたどり着くのかを正確に把握することです。

仕事を効果的に進めるために必要な 3 つの主要な要素は次のとおりです。

1. 測定基準を明確にする。チームメンバーは、自分たちが何を目指しているのかを明確に理解していないと、正しい方向に進んでいるのかどうかを知ることができません。そのため、仕事を始める前にSMART な目標を設定し、成功をどのように評価するかを明確にし、測定可能な目標を作成しましょう。

2. 進捗状況を把握する。どこに向かって進んでいるのかを知るだけではなく、目標に対して自分がどこに位置しているのかを知る必要があります。チームメンバーがプロジェクトのタイムラインを明確に把握し、誰がいつまでに何をするのかを確認できるようにしましょう。

3. 最新情報を伝える。チームリーダーには、プロジェクトの進捗状況を確認し、プロジェクトチームや関係者と最新情報を共有する責任があります。その際に、プロジェクトステータスレポートを使うと、プロジェクトが順調に進んでいるのか、リスクを抱えているのか、あるいは対応が必要なのかをチームが明確に把握できます。

3. コミュニケーション

他のリーダー職と同様、チームリーダーには優れたコミュニケーションスキルが必要です。これには、チームメンバーと仕事上のコミュニケーションを取ったり、プロジェクト関係者へ進捗状況を報告したり、プロジェクトチームのニーズを代表して他部門のパートナーと調整を行うことなどが含まれます。特に、コミュニケーションには、言語的なものと非言語的なものがあります。実際、コミュニケーションの多くは、ボディランゲージや表情を通して行われます。

コミュニケーションの重要な要素は以下のとおりです。

• 1on1 または対面のコミュニケーション

• 非同期コミュニケーション

• 非言語コミュニケーション

• ラポールの構築

• フィードバックの提供

• アクティブリスニングなど、効果的な傾聴

• 対立解決

コミュニケーションなどの対人スキルは、時間をかけて身につけていくものです。現時点で、コミュニケーションが得意でなくても心配はありません。これから良好なラポールを築く方法を学び始めるのであれば、まずはコミュニケーション計画を作成しましょう。コミュニケーション計画とは、プロジェクト管理ツールで非同期に行われることや、週 1 回のチームミーティングで共有されることなど、どこで何を伝えるべきかをまとめた青写真のようなものです。

4. 整理

チームリーダーはプロジェクトマネージャーであることが多いのですが、プロジェクトマネージャーでなくても、チームリーダーには、チームの仕事をまとめる責任があります。チームリーダーは、チームを最終目的や目標に向かって導く存在であり、仕事の整理はそこにたどり着くために必要な要素なのです。

情報を整理することは、信頼できる唯一の情報源を作ることと同じです。チームがあなたを頼りにし、必要な情報を持っていると信頼できる人物にならなければなりません。

チーム全体をうまくまとめるには、Asana のようなワークマネジメントツールを使うのが一番です。Asana は、仕事の記録、プロジェクトの管理、目標に向けた進捗状況の共有に役立ちます。誰がいつまでに何をするのかを全員が正確に把握することで、最高の成果を出せるようになります。

5. 委任

優れたチームリーダーは、自分一人ですべてを行うことはできないことを知っています。全体は部分の総和に勝るものであり、それはチームリーダーの重要な資質でもあります。委任は、コーチングやメンタリングの重要な要素です。委任することで、自分の仕事が滞りなく進むだけでなく、チームメンバーに新しいスキルを試す機会を与えることもできます。

効果的に任せるには、まずチームメンバーの長所、短所、関心事を理解しなくてはいけません。そうすれば、何を任せるべきか、どのような新しいスキルを習得することに最も興味があるかがわかります。ここで重要なのは、仕事を任せる相手は、自分とは違うやり方をする可能性があることです。任せるということは、チームメンバーの自由にさせるということです。

仕事を任せるのが苦手な人は、アイゼンハワーマトリクスを作ってみましょう。また、迷ったときは、この簡単な 4 つのステップに従ってみてください。

1. 任せられる仕事を特定する。

2. チームメンバーが仕事に優先順位をつけられるように、緊急度と重要度を明確にする。

3. 必要なトレーニングを提供する。

4. 信頼しつつ、確認をする。

6. 問題解決

どんなプロジェクトでも、何の問題もなく進行することはありません。だからこそ、チームリーダーは、自分の頭で考えることができる優れた問題解決者でなければならないのです。そのためには、背景情報を使って最も重要な仕事に優先順位をつけ、どの問題を最初に解決しなければならないかを見極めて、チームにとって最適な判断を下す練習をしましょう。

問題解決に慣れていない人は、次の質問に答えてみてください。

• チームはどのように仕事に取り組もうとしているのか。

• 何が最も重要なのか。

• 何に集中しなければならないのか。

• この決断は、どのようにチームに影響を与えるのか。

7. タイムマネジメント

チームリーダーは、タイムマネジメントの達人で、仕事の優先順位のつけ方を熟知しています。自分のタイムマネジメントスキルを高めるために、タイムマネジメント術やツールを導入して、1 日を最大限に活用してみましょう。また、チームメンバーにも同じことをしてもらい、自分に合ったタイムマネジメント術を探してもらうといいでしょう。

何から始めればいいのかわからない場合は、以下の方法を試してみてください。

• GTD メソッド: 情報を外部ツールで管理することで、インパクトのある仕事に頭を使えるようにする方法。

• タイムブロッキング: 似たようなタスクをグループ化して一度に処理し、そのタイムブロックをカレンダーに登録する手法。

• ポモドーロテクニック: 生産性と集中力を最大限に高めるために、スプリントと休憩時間をセットで行う方法。

• パレートの法則: 80 対 20 の法則とも呼ばれ、20% の努力で 80% の仕事をする手法です。

• 「カエルを食べてしまえ」手法: 最高の成果を出すために、一日の初めに、一番大変な仕事 (カエルを食べること) に取り組む手法。

8. ワークロード管理

チームの目標達成をサポートするのは、最終的にはチームリーダーの責任です。その一環として、仕事が順調に進んでいるか、燃え尽き症候群になっている人はいないかを確認する必要があります。チームミーティングや 1on1 のミーティングを行って、チームメンバーに仕事の量についてどう感じているか、優先順位を下げたり、保留したり、委任したりする必要があるものがないかを尋ねましょう。

チームリーダーは、チームメンバーが抱えているタスクを把握しておく必要があります。しかし、特にチームが大きくなってくると、常に頭の中に入れておくことはできません。その代わりに、ワークロード管理ツールを使って、各チームメンバーが何に取り組んでいるかを追跡しましょう。これは、チームメンバーが複数のプロジェクトで仕事をしていて、チームリーダーが把握していない仕事がある場合には、特に重要な要素となります。すべてが一箇所に集められていれば、チームメンバーが抱えている仕事の量がすぐにわかり、働き過ぎを防ぐことができます。

9. チームビルディング

チームリーダーは、グループをまとめるだけでなく、チームを励まし、モチベーションを高める役割も担っています。効果的なリーダーになるためには、チームビルディングに時間をかけ、全員がチームの一員であると感じられる職場環境を築きましょう。

チームビルディングは、全員がチームの目標を理解し、最終的な成果物に向けて一緒に進んでいくことから始まりますが、それだけでは終わりません。効果的なチームを作るために、次のことを行いましょう。

• プロジェクトの期間に応じて、週単位または日単位で進捗状況を確認する。

• チームのパフォーマンスを評価し、チームメンバーを応援する。

• チームビルディングゲームを行う。

• アイスブレイク質問でチームについてもっと知る。

10. メンタリングとコーチング

チームリーダーの大きな役割は、必要に応じてコーチング、トレーニング、メンタリングを行うことです。チームメンバーは、このような取り組みに慣れていないかもしれませんし、特定のタスクを完了する方法について疑問を持っているかもしれません。チームメンバーの問題を解決する方法を知っていれば、チームリーダーは必要に応じてコーチングを行えます。そうでなければ、チームメンバーの質問に答えられる人物を紹介しましょう。

人材管理をする立場になくても、チームリーダーには、プロジェクトチームメンバーをサポートし励ます責任があります。チームメンバーが必要としているときにサポートできるように、リーダーシップスキルを高め、感情的知性を身につけましょう。

プロジェクト管理ツールですべてを整理する

チームメンバーとのコミュニケーションや情報共有の方法が明確でなければ、仕事を効率的に進めることはできません。チーム全体の可視性を高めるために、プロジェクト管理ツールを使ってみましょう。チームメンバーの足並みを揃え、効果的にコラボレーションして、最高の成果を出すために必要な見える化を実現しましょう。