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コラボレーションツールとは？

他のメンバーと協力して共通の目標に取り組む必要がある場合、コラボレーションツールが鍵となります。メールやチャットアプリなど、チームが手軽にコミュニケーションをとって仕事を共有できるツールもありますが、もっと強力な機能を備えたツールなら、一層効率よく仕事を管理して共同作業を行えます。

さまざまな理由でコラボレーションには困難がつきもの。異なる地域や時間帯で勤務するチームメイトと仕事をすることもあります。おまけに全員の仕事が複数のアプリに分散していたら…。結果はご想像の通りです。

可視性がない

マネージャー、リーダー、チームメイトが重要な更新情報が確認できず、見逃すことが増えます。

目的があいまいに

みんなで情報を探したり、取り組むべき作業を確認したり、作業が重複したりするために無駄な時間が発生します。

中途半端な計画

マネージャーやリーダーがチームの作業状況を把握できず、ステータスミーティングで余分な時間がかかります。

使いやすいコラボレーションソフトウェアがあれば、仕事を 1 か所で取りまとめ、コミュニケーションと情報の分断をなくすことができます。全員が各自の担当業務を把握し、チームメイトが気楽に仕事について話し合い、アイデアを共有できます。もちろんプロジェクトは期日に間に合います。

当然、そのチームのニーズによって異なりますが、効率的なコラボレーションツールがあれば、次のことが可能になります:

ファイルを共有

コラボレーションの際に、チームが必要な情報を見つけられるように信頼できる単一の情報源を作成するには、ファイルの共有 (Google 文書、PDF、JPG など) が不可欠です。1 つの場所で、共有したファイルについて話し合い、アセットの詳細を管理できることも必要です。

プロジェクトとタスクをスケジューリング

タスクの割り当ておよび再割り当て機能によって各自が優先順位を把握でき、カレンダーやその他のスケジューリング機能によって、チームは協力して計画に取り組み、進捗や変更について常に最新情報を得ることができます。

仕事を調整

タスク、依存関係、マイルストーンを表示して期日を決定し、必要に応じて計画を調整しながら、チームが効率的に作業できるようにする必要があります。適切なコラボレーションツールを使えば、進捗を常に監視し、期日が迫っているときや作業が遅れているときに警告を表示できます。

シームレスなコミュニケーション

プロジェクトに関する議論や To-Do リストを 1 か所に格納すれば、チームがアイデアやフィードバックを行動に変えるために役立ちます。コラボレーションツールは、メッセージングアプリやメールアプリと連携が可能で、チームが希望するさまざまなコミュニケーション方法に対応できる必要があります。

ボードとリストを使って計画を次にとるべきステップに細分化すれば、チームメイトは日々の仕事がどのように目標達成につながるのかを確認できます。

タスクを作成し、チームメイトに割り当てて依存関係を定義すれば、適切なタイミングで適切な作業を確実に完了させることができます。

Asana を使えば、全員で共通認識を持つのも、アイデアをアクションに変えるために必要な背景情報を提供するのも簡単です。

目標とマイルストーンを簡単に共有できるので、全員が各チームの優先事項と成果を明確に把握できます。

計画と期日が変更されても、Asana なら速やかにタスクを変更して、ただちに全員に最新情報を伝えられます。

会社全体で現在および今後のプロジェクトを共有して、全員が各チームの仕事について把握できます。

大きなプロジェクトでは膨大なメンバーやタスク、不確定要素の取りまとめが必要ですが、Asana のおかげでこのすべてをプランに落とし込み、各メンバーの進捗をうまく管理できています。

—Maggie Green 氏、1A Auto プロジェクトマネージャー

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