Asana で未来の空調ソリューションの開発を進める Viessmann

暖房機メーカーから現代的なテクノロジーのリーダーへ、過去 100 年以上にわたって、Viessmann は常に変化を続けてきました。ファミリー企業である同社は、生活空間の空調ソリューションを提供するグローバル企業へと変貌を遂げ、一般住宅や産業・商業施設向けに、インテリジェントで持続可能なエネルギーシステムと冷却ソリューションの開発と導入に力を注いでいます。

ドイツに本社を置く Viessmann の従業員数は世界 74 か国で 12,750 人以上に及び、2020年には 28 億ユーロの収益を記録しました。イノベーションに熱心な同社は、競争力を維持し、市場のニーズの変化に対応するために、技術やビジネスの動向を注視しています。

未来に向けたデジタルワークプレイスを創造する

過去 4 世代にわたり、将来を見据えた起業家精神豊かなリーダーたちが Viessmann の指揮を執り、同社の継続的な成長の原動力となってきました。現 CEO の Maximilian (Max) Viessmann 氏は 2015年に入社し、Viessmann の次の成長フェーズとしてデジタルトランスフォーメーションを推進しています。

Max 氏は、製品群だけでなく、社内の業務プロセスもデジタル化することに着手しました。そして、新しいデジタルワークプレイスの企画と導入を、当時同社のスマートオフィス & コラボレーションマネージャーだった Alexander Poellmann 氏に一任したのです。

Max 氏の指示のもと、Alex 氏のチームは、全従業員が効果的なコラボレーションを実現できる、シンプルで直感的なワークマネジメントプラットフォームを探すことにしました。そしてその結果、行き着いたのが Asana です。Asana を選んだ理由は、会社全体のビジョンから具体的な目標や個々のタスクまで、全従業員が企業戦略を可視化できるため、Viessmann 社の透明性を重視する文化と合致していたからです。また、Asana は使いやすいので、どんな働き方をしている従業員にも使ってもらえると、チームは考えました。さらに、ウェブやモバイルアプリからいつでもどこからでもアクセスできるため、各地を結ぶコラボレーションやリモートワークに必要な柔軟性も備えています。

Asana を最初に導入したのが、会社のデジタルトランスフォーメーション、IT、研究開発を担う各部門でした。これに続いて全社に利用が広がりました。Asana は現在、戦略目標の実施、部門横断プロジェクトの管理、Viesmann 社全体のワークフローを統一する基盤プラットフォームとなり、同社はすべての業務を Asana のプラットフォームに統合し、たとえば、コンセプトから市場での発売まで、製品開発プロセス全体を管理するにも Asana を使用しています。

Viessmann で Asana の導入を成功に導いたのが、50 人の「Asana ヒーロー」です。Asana ヒーローたちは、同僚の質問に答える最初の窓口となり、Asana の最適化や導入の拡大を積極的に進める役割を果たします。また、エキスパートとして社内のさまざまなプロセスを Asana にマッピングし、新機能や性能の普及を迅速に進めることも彼らのタスクです。そのため Asana に関するインサイトや新機能のリリース情報を伝える Asana のカスタマーサクセスマネージャーとも緊密に連携をとっています。

新しい働き方を最大限に活用する

Asana の使用体験を補完するために、Viessmann は Google Workspace も導入し、コミュニケーション、ファイル共有、コラボレーションを合理化しました。Asana と Google Workspace の緊密な連携により、従業員は Gmail の受信トレイから直接 Asana のタスクを作成し、Google カレンダーで仕事の計画を立て、Google ドライブのファイルをプロジェクトにリンクさせることができます。これにより、いつでも簡単に情報の検索やアクセスが可能になります。

Viessmann では、ほぼすべての子会社で Asana を使用しており、全社を通じてチームメンバーがシームレスにコラボレーションできるようになっています。新会社を買収した際には、新入社員を Asana に招待して、すぐに同僚とコラボレーションを始められる態勢も整えました。また、同社はグローバルにビジネスを展開しているため、時差やチーム、所在地にとらわれることなくプロジェクトを調整し、共通の目標を達成するために現実的なマイルストーンを設定するにも Asana が活躍しています。

同社が行っている Asana の活用法として以下のようなものがあります。

• エグゼクティブコミュニケーション: リーダーは、優先順位の高い製品や組織規模での変更など、企業戦略の最も重要な部分を Asana のプロジェクトにまとめます。仕事がキックオフされる際にはそれらの情報すべてがそのプロジェクトのフォロワーと共有され、積極的にコメントしたり、質問したりする機会が与えられるため、仕事へのエンゲージメントも高まります。

• チームコラボレーション: これまではチームごとに情報が分断されていましたが、Viessmann ではアジャイル手法を取り入れたため、従業員が部門間で情報を共有できる方法が必要となりました。Asana では、複数のチームや部署の従業員がコラボレーションし、全員がアクセス可能なプロジェクト内で情報を共有できます。

• 社内リクエスト管理: マーケティングから品質管理、生産関連機能まで、多くのチームが社内リクエストの受付管理に Asana を使用しています。従業員が Asana のフォームに入力して新しいリクエストを送信すると、チームのプロジェクトにタスクが作成されます。それにより、チームは必要な情報を前もって受け取ることができ、すべてのリクエストが一か所に集約されるため、ワークロードを管理しやすくなります。さらに、従業員はリクエストの進捗状況を把握でき、チームはルールを使って処理プロセスのステップを自動化できます。このように、リクエストする側とされる側との透明性が高まったことで、プロセスの効率と生産性が向上しました。

特に 2020年に COVID-19 の世界的大流行が始まって以来、Asana で仕事を管理することは、Viessmann にとって非常に大きな競争的優位性となりました。プロセスの実行は場所に関係なく継続され、従業員がリモートワークを余儀なくされて大きな混乱に見舞われた時期にも、貴重な安定性をもたらしてくれました。Asana で従業員が毎日行うアクションの数は、この不安定な情勢の中、2019年 9月の約 10 万件から、現在の約 35 万件へと 3 倍以上に増加しました。

Asana でプロセスを継続的に最適化する

Viessmann は Asana を使用することで、チーム間の連携を改善し、よりアジャイルに、より速く、変化する市場ニーズに積極的に対応できるようになり、顧客にさらなる価値を提供できるようになりました。

Viessmann はまた、企業の透明性を大幅に向上させるために Asana を活用できたことも評価しています。誰もがアクセスできる場所で企業戦略と運営業務をリンクさせることで、企業目標と責任が誰にとっても明確になります。さらに、従業員が自分の仕事に優先順位をつけ、自分の仕事が会社のビジョンにどのように貢献しているかを確認するのにも役立ちます。Asana はまた、Viessmann が若い人材にとってより魅力的な雇用主となることにも貢献しています。これは、熟練労働者が不足している時代において、明らかな競争上の優位性となります。

総合的に、Viessmann は Asana がいかに効率を大幅に向上させたかを認識しています。同社では、プロジェクトをより迅速に実行し、仕事の重複を回避し、事務作業を減らしています。また、Asana を使用することで、プロジェクトにリソースを追加することが簡単になり、遅延の回避と納期の達成に貢献し、開発サイクルの短縮と生産性の向上につながっています。

Viessmann の次なる目標とは？

Asana によって実現できた業務効率と透明性によって、Viessmann はグローバルチームの力を結集して、持続可能性 (サステナビリティ) など現代の新たなチャンスに立ち向かえるようになりました。Viessmann は、地球温暖化防止のために革新的で持続可能なソリューションを開発し続けることで、炭素排出量「ネットゼロ」を達成するための努力を強化しています。そして、この目標は、環境に貢献し、将来世代のために土台を築くという、同社の未来に対するビジョンと密接に連携しています。