Asanaでクリエイティブな”余白”時間を。老舗企業ホーユーが挑む新たな価値創造

1905年の創業から100年以上にわたり、ヘアカラーを中心とした頭髪関連の化粧品メーカーとして安全で使いやすい商品を提供しているホーユー株式会社。コンシューマー向けでは国内シェア1位、海外でもビジネスを展開する同社は、多くの人々の髪の美しさを引き出す多彩な製品をラインナップに揃えています。

多くのロングセラーブランドを展開するホーユーですが、成熟市場で高いシェアを誇りながらも、日本の人口減少や個人嗜好の多様化によって、これまでと同じやり方を踏襲するだけでは、さらなる成長は見込めなくなるとの危機感がありました。そこで、多岐に渡る業務を整理し、生活者のニーズを捉えるための”余白”の時間を作り出すために「Asana」を導入しました。社内で部署を超えたさまざまなメンバーと連携しながら、商品企画からマーケティングまで幅広い領域担当するコンシューマーマーケティング本部 商品企画室の伊藤 聡 氏に、Asana導入の背景や効果についてお聞きしました。

新たな商品開発のため。“余白”の創出を目指して

コーポレートスローガン「COLOR YOUR HEART　心に彩りを」を掲げ、100年にわたり、人々に美しい髪色を提供してきたホーユー。伊藤氏は、「メンズビゲン」をはじめ、国内コンシューマー市場に向けた商品企画からマーケティングまで、幅広い領域を担当しています。関わるチームは、販売戦略、メディア、ダイレクト販売、研究開発、薬事、商標、予算、プロモーション、調査など20ほどあり、社内外50人ほどのメンバーとさまざまなプロジェクトを遂行しています。

さまざまな部署が連携する同社では複数の指揮系統が存在し、コミュニケーション手段もメールやチャット、社内システム、電話などさまざまなツールが乱立するなど、複雑なものとなっていました。伊藤氏は「ツールが複数あるので、業務に滞りがないかを確認するのに複数の情報源を見なければなりません。情報の一元管理が急務でした」と、かつての状況を語りました。また、紙の稟議書を社内の各部署に回覧し承認をもらうといったアナログ業務のプロセスも変革期に入っていることを実感していました。

一方で、市場は人口減少や個人の嗜好の多様化が進む背景から、より深い消費者の洞察に基づく商品開発の必要性も感じていました。そこで、伊藤氏のチームではそれまで部署間でリレー形式のように進められていた商品開発プロセスをやめ、研究開発から商品企画、販売戦略に至るまで、それぞれの部門を横断して一気通貫で商品開発に取り組めるプロジェクトチームを立ち上げました。

「これまでは、商品企画がコンセプトを考え、製剤や容器、パッケージを作る部門にそれぞれオーダーし、その仕上がりを待って進行するといった流れでした。しかし、これでは時間もかかる上に、コンセプトの見直しが必要になる無駄が発生したり、多くの承認フローを経るうちに無難な仕上がりの製品に落ち着いてしまうといった問題があります。そこで、新しいプロジェクトチームでは、コンセプトの段階からメンバー全員に関わってもらうようにしました。しっかりとしたコンセプトを持った良い商品をつくるには、机上の業務だけにとどまらず、お客様のニーズやトレンドに向き合える“余白”や“遊び”の時間が必要だと考えています。」（伊藤氏）

メンバー全員の無駄な業務をなくし、商品企画に注力できる時間を生み出すためにも、スケジュール管理を効率化できるツールの導入が不可欠だったのです”

さまざまな要件をクリアしたAsana。勉強会や使い方自慢で浸透が加速

市場のニーズを捉えた商品を迅速に生み出すためには、コミュニケーションの効率化が必要と考えたホーユーでは、Asanaも含めて5製品ほどの管理ツールを比較・評価しました。ガントチャートに特化したもの、カンバン方式に特化したものなど、異なるツールを試した上で、要件に最もフィットしたのはAsanaでした。

Asanaは高いカスタマイズ性を持ちながら機能のバランスも良く、直感的に分かりやすいUIで、ITリテラシーを問わずに使えるため、当社のメンバーにもマッチしていると判断しました ”

ホーユーでは、2021年の9月ごろからトライアルを1ヶ月行い、その結果メンバーも導入に前向きだったことから本格導入を決定します。要件の一つであったセキュリティ面も、Enterpriseプランを選択することでクリアしました。

しかし導入後に「見に行かなければならないツールがまた増えただけなのでは」と感じるメンバーもいたといいます。伊藤氏はそうした不安を取り除くべく、Asana側からのサポートも得ながら、管理職向け、一般社員向けと対象を分けた勉強会など地道な啓蒙活動を続け、社員の理解を深められるよう努めました。

さまざまな取り組みの中でも、とりわけ大きな反響が得られたのが「自慢大会」です。これは、各メンバー自身が考案したAsanaの便利な使い方を、Asana上のタスクとして公開していく社内イベントで、多くの「いいね」がついた優秀なアイデアを表彰するというものでした。伊藤氏もこのイベントについて「メンバーから寄せられた便利な使い方を社内に周知でき、他のメンバーも自身の業務に取り入れることができるようになりました」と成果を感じています。

遅延や抜け漏れ、調整時間が激減。お客様に向き合える時間が生まる

Asanaの導入によって、チーム内でのメールやチャット、口頭による各種調整の手間が削減できました。各担当者間での業務依頼もスムーズになり、依頼した業務の進行遅延や報告の漏れも減っています。

伊藤氏は「以前は責任の所在が明らかでないタスクもありました。Asanaでは担当者と締切が明確なので、誰も着手しないまま期日が来るといった抜け漏れは無くなりました。過去の議事録を検索したりメンバーに再確認する必要もないので、スケジュール管理の手間が省けています」と導入後の変化を語りました。

商品企画チームのプロジェクトでは、商品開発だけでなく、プロモーション、予算管理、広告のためのメディアバイや、広告代理店への指示など、複数のプロジェクトに紐づく細かなタスクが常に同時進行しており、現在これら全てをAsana上での一元管理に移行しています。

かつては多岐にわたるタスクの進捗管理のために、毎月多くの関係者を招集し、スプレッドシートを確認しながらすりあわせを行う「タスク調整委員会」を開催していました。毎回2時間ほどかかっていた会議ですが、Asanaを導入した今では簡単な確認だけで済むようになり、時間が大幅に削減できています。

また、伊藤氏をはじめ、個々のメンバーの働き方にも変化が訪れています。これまでスプレッドシートシートや手書き、ほかのツールなどで自身のタスク管理をしていましたが、同時進行の複数プロジェクト全体の流れを把握したり、大量の業務からやるべき仕事を捉えることは困難でした。しかしAsanaによって全体を把握でき、タスクも整理されたことで、当日やるべきことや優先度の高い目の前の業務に集中できるようになったのです。

Asanaなら一目で今日は余裕があるといったことがわかるため、状況に応じて他のタスクや業務を先回りして進めるといったことも可能です。また、過去データを検索する時間や、報告や調整の時間が大幅に減ったことで、自分たちが求めていた、お客様に向き合う“余白”の時間が生まれています”

生まれた”余白”によって、業務に追われていた時には気づけなかったような、新たな発見ができると期待しています”

部門を超えた化学反応で。新たな価値創造を目指す

今では伊藤氏の所属する商品企画室でも多くのメンバーが仕事管理の基盤としてAsanaを活用するようになり、部門を横断した開発プロジェクトもスムーズに行っているといいます。さらに、会社としてもAsanaをはじめとするデジタルツールの更なる活用やテレワークを推進しており、以前のように紙の稟議書を持って社内を駆け回る姿も過去のものとなっています。

伊藤氏は多くのメンバーがAsanaを使うようになれば、Asanaのログと機械学習ツールと連携した社員のパフォーマンス分析や人事評価にも活用でき、より社員が活躍するチーム編成も可能になると考えています。

さらに伊藤氏は今後の展望について次のように語りました。

Asanaの導入で部門を横断してスピーディに連携できる開発体制が整いました。これまでのやり方にとらわれず、新しいチャレンジをしていける環境を構築できたと考えています。今後も効率化によって得られた時間を有効活用し、お客さまの彩り豊かな生活に貢献していきたいと思います”

100年の歴史を誇る老舗企業でありながら、今なお遊び心やチャレンジ精神を大切にし、部門の壁をこえた挑戦から新しい化学反応を起こそうとしているホーユー。Asanaの活用を広げながら多様化する顧客のニーズをいち早く捉え、成熟市場に新たな価値をもたらす商品開発に大きな期待が寄せられています。