Allt du behöver veta om att leda projekt med vattenfallsmetoden

Projektledare har många olika typer av projekthanteringsmetoder att välja mellan. Det finns agil projekthantering, Kanban-projekthantering, Scrum, och många fler iterativa processer som du kan använda. 

Men vad händer om ditt projekt kräver ett mer linjärt tillvägagångssätt? Vattenfallsmetoden är en linjär projekthanteringsmetod som kan hjälpa dig och ditt team att nå era gemensamma mål – en uppgift eller milstolpe i taget. 

Vad är vattenfallsprojektledning?

Vattenfallsmodellen är en sekventiell projekthanteringsmetod som delar upp ett projekt i skilda faser. Varje fas börjar först när den föregående fasen har slutförts. 

Den här projekhanteringsmetoden har sitt ursprung i tillverknings- och byggindustrin, där varje milstolpe måste slutföras innan produktionsprocessen kan fortsätta. Man kan till exempel inte bygga väggarna på ett hus om inte grunden först har gjutits. 

Även om vattenfallsmetoden började inom tillverkningsindustrin har den sedan dess anpassats för att passa behoven i många olika branscher, inklusive programvaruutveckling. Här är ett exempel på hur ett vattenfallsprojekt kan se ut:

Vattenfallmetoden visualiseras ofta som ett flödesschema eller ett Gantt-diagram. Metoden kallas vattenfall eftersom processen flyter nedåt genom olika faser. I ett Gantt-diagram kan man se hur den föregående fasen övergår i nästa som i ett vattenfall.

De 6 faserna i vattenfallsmetoden för projektledning

Alla team kan använda vattenfallsmetoden för att hantera projekt, men metoden är som mest användbar för processer som måste ske i sekvens. Om det projekt du arbetar med har uppgifter som kan utföras simultant kan du prova en annat metod, som t.ex. den agila metoden. 

Om du är redo att komma igång med vattenfallsprojekthantering följer du de här sex stegen: 

1. Kravfasen

Det här är den inledande planeringsprocessen där teamet samlar in så mycket information som möjligt för att säkerställa att projektet blir framgångsrikt. Eftersom uppgifterna i vattenfallsmetoden är beroende av tidigare steg krävs det mycket förutseende. Den här planeringsprocessen är en väldigt viktig del av vattenfallsmodellen och därför går ofta större delen av projektets tidslinje åt till planering.

För att få metoden att fungera bör du sammanställa en detaljerad projektplan som förklarar varje fas i projektet. Den omfattar allt från vilka resurser som behövs till vilka specifika teammedlemmar som arbetar med projektet. Det här dokumentet kallas vanligen ett projektkravsdokument. 

I slutet av kravfasen bör du ha fått en tydlig bild av projektet från början till slut, inklusive:

• Varje steg i processen.

• Vilka som deltar i arbetet i varje fas.

• Viktiga beroenden.

• Nödvändiga resurser.

• En tidslinje som visar hur hur lång tid varje fas tar.

2. Systemdesignsfasen

I en utvecklingsprocess för programvara är designfasen den fas då projektteamet specificerar vilken hårdvara teamet kommer att använda och annan detaljerad information, såsom programmeringsspråk och användargränssnitt. 

Systemdesignfasen har två steg: designfasen för den högre, övergripande nivån och designfasen för den lägre nivån. I designfasen för den högre nivån bygger teamet upp en struktur för hur programvaran kommer att fungera och hur informationen kommer att nås. Under designfasen för den lägre nivån bygger teamet de mer specifika delarna av programvaran. Om designfasen på den högre nivån är skelettet är designfasen på den lägre nivån projektets organ. 

De teammedlemmar som utvecklar med vattenfallsmetoden bör dokumentera varje steg så att teamet i ett senare skede kan gå tillbaka och se vad som har utförts.

3. Implementeringsfasen

Det är i den här fasen som allting sätts i verket. Med utgångspunkt i kravdokumentet i fas ett och systemdesignsprocessen i fas två påbörjar teamet den fullständiga utvecklingsprocessen för att bygga programvaran i enlighet med båda kravfasen och systemdesignsfasen.

4. Testfasen

Det här är fasen då utvecklingsteamet överlämnar projektet till teamet som utför kvalitetssäkringstest. De letar efter eventuella buggar eller fel som måste åtgärdas innan projektet implementeras. 

Testare bör tydligt dokumentera alla problem som de hittar vid kvalitetskontrollen. Om en annan utvecklare stöter på ett liknande fel kan de läsa i den tidigare dokumentationen hur de kan åtgärda problemet. 

5. Implementeringsfasen

För utvecklingsprojekt är det här fasen då programvaran distribueras till slutanvändaren. För andra branscher är det här fasen då slutliga leveranser lanseras och levereras till slutanvändaren. 

6. Underhållsfasen

När ett projekt väl har implementerats kan det hända att en ny bugg upptäcks eller att en programuppdatering krävs. Det kallas underhållsfasen, och det är vanligt inom programvaruutveckling att man arbetar kontinuerligt med den fasen.

När man ska använda vattenfallsmetoden

Vattenfallsmetoden är en vanlig form av projekthantering eftersom den möjliggör noggrann planering och detaljerad dokumentation. Det innebär däremot inte att ramverket är rätt val för alla projekt. Här följer några exempel på när vattenfallsmetoden kan användas. 

Projektet har ett väldefinierat slutmål

En av styrkorna med vattenfallsmetoden är att den möjliggör en tydlig väg från punkt A till punkt B. Om du är osäker på vad din punkt B är, är det förmodligen bättre att använda en iterativ form av projekthantering såsom den agila metoden. 

Projekt med ett lättdefinierat mål lämpar sig väl för vattenfallsmetoden eftersom projektledarna kan arbeta sig bakåt från målet för att skapa en tydlig och detaljerad väg med alla nödvändiga krav.

Inga budget- eller tidsbegränsningar

Om ditt projekt inte har några budget- eller tidsbegränsningar, kan teammedlemmar tillbringa så mycket tid som möjligt med kravfasen och systemdesignfasen. De kan justera och skräddarsy projektets behov så mycket de vill tills de får fram en väldefinierad och genomtänkt projektplan.

Skapa repeterbara processer

Vattenfallsmodellen kräver dokumentation i nästan varje steg av processen. Det gör det lättare för en ny teammedlem att upprepa projektet. Varje steg finns tydligt beskrivet så att processen kan återskapas.

Genom att skapa upprepbara processer blir det också lätt att utbilda nya medarbetare i exakt vad som måste göras i liknande projekt. Det gör vattenfallsprocessen till en effektiv projekthanteringsmetod när det gäller att standardisera processer.

Fördelar med vattenfallsprojektledning

En konsekvent dokumentation gör det lätt att gå tillbaka

När du tillämpar vattenfallsprocessen inom projektledning skapar du dokumentation för varje steg på vägen. Det kan vara fördelaktigt – om teamet behöver se tillbaka i era processer går det lätt att hitta misstag. Den är också bra när ni vill skapa repeterbara processer för nya teammedlemmar, som vi nämnde tidigare. 

Det är lätt att spåra förloppet

Genom att strukturera ett vattenfallsprojekt i ett Gantt-diagram kan du enkelt följa projektets utveckling. Själva tidslinjen fungerar som en förloppsindikator, så att det alltid är tydligt i vilken fas ett projekt befinner sig.

Teammedlemmar kan hantera tiden effektivt

Eftersom vattenfallsmetoden kräver så mycket planering under krav- och designfasen är det lätt för intressenterna att uppskatta hur lång tid deras specifika del av vattenfallsprocessen kommer att ta.

Nackdelar med vattenfallsmetoden

Hinder på vägen kan drastiskt påverka tidslinjen

Vattenfallsmetoden är linjär till sin natur, så om det uppkommer hinder eller om en uppgift blir försenad, förskjuts hela tidslinjen. Om till exempel en tredjepartsleverantör är försenad med att skicka en viss del till ett tillverkningsteam måste hela processen pausas tills den specifika delen har mottagits.

Linjära förlopp kan göra det svårt att gå tillbaka i processen

En av de största utmaningarna med vattenfallsmetoden är att det är svårt att gå tillbaka till en fas när den redan är avslutad. Om någon till exempel målar väggarna i ett hus kan man sedan inte gå tillbaka och göra ett av rummen större. 

Kvalitetskontrollen sker sent i processen

I jämförelse med några av de mer iterativa projekthanteringsmetoderna som Kanban och Agile sker vattenfallsmetodens granskningsfas senare i processen. Om ett misstag görs tidigt i processen kan det vara svårt att gå tillbaka och rätta till det. På grund av hur vattenfallsprocessen fungerar ger den inte utrymme för iteration eller för att söka efter den bästa lösningen.

Leda vattenfallsprojekt

I vattenfallsprojekt finns det många rörliga delar och många olika teammedlemmar att hålla reda på. Ett av de bästa sätten att hålla alla samordnade är att använda en programvara för arbetshantering så att arbetsflöden, tidslinjer och leveranser hålls på ett och samma ställe. 

Om du är redo att prova på att leda projekt med vattenfallsmetoden tillsammans med ditt team kan du prova Asana. Du kan visa Asana-projekt på många olika sätt, inklusive vyn Tidslinje som visualiserar projekt som en linjär tidslinje.