Samarbete på arbetsplatsen: 11 sätt att öka teamets prestationer

På Asana har vi ett uppdrag att hjälpa mänskligheten att blomstra genom att göra det möjligt för alla världens team att arbeta tillsammans utan problem. Samarbete på arbetsplatsen tar teamarbetet till en ny nivå. Det gör det möjligt för teamkollegorna att dela med sig av sina färdigheter, talanger och idéer för att uppnå ett gemensamt mål. 

Ett välfungerande samarbete på arbetsplatsen kan ha en positiv inverkan på teamet och organisationen. Samarbete kan förbättra effektiviteten, innovationen och relationerna i teamet. I den här artikeln går vi igenom fördelarna och utmaningarna med en samarbetsvillig arbetsplats, vilka färdigheter som är viktiga för ett samarbetsvilligt team och hur du kan stödja teamet för att skapa en innovativ och positiv arbetsmiljö.

Vad är teamsamarbete på arbetsplatsen?

Man kan se samarbete som den olja som får teammaskinen att fungera. Samarbete är en av de tre strategier som behövs för att främja teamsynergi, varav de andra två är kommunikation och fastställande av gruppnormer.

Samarbete på arbetsplatsen är hörnstenen i att utforma ett bra teamarbete – samarbetande team arbetar tillsammans för att komma på nya idéer, slutföra ambitiösa projekt och uppnå sina mål. På den mest grundläggande nivån åstadkommer medlemmarna i ett samarbetsvilligt team mer tillsammans än vad de skulle kunna göra på egen hand. 

Beroende på din roll kan teamsamarbete på arbetsplatsen se lite olika ut:

• Om du är en teamledare kan teamsamarbete hjälpa dig att fördela arbetet så att dina närmsta medarbetare får möjlighet att glänsa, utöka sina färdigheter och avancera i sin karriär.

• Om du är anställd hjälper teamsamarbete dig att kommunicera mer effektivt med teamet och arbeta gemensamt för att genomföra stora initiativ.

• För tvärfunktionella medarbetare är teamsamarbete oerhört viktigt för att arbetet ska löpa smidigt. Utan ett tydligt sätt att arbeta tillsammans och kommunicera kan delar av teamet bli isolerade och arbetet bli lidande.

När teamet samarbetar är allt möjligt. 

Hur ser ett effektivt samarbete ut?

Här är några exempel på hur samarbetet på arbetsplatsen kan se ut.

• Brainstormingmöten: Ett brainstormingmöte är ett perfekt exempel på effektivt samarbete. Den här övningen gör det möjligt för alla i teamet att bidra med sina idéer och gynnar projektet genom att man skapar innovativa lösningar på komplexa problem.

• Mångsidiga team: Alla medlemmar i teamet är olika, och varje kollega bidrar med något unikt. Att bygga upp inkluderande team med medlemmar som har olika talanger, kompetensnivåer och bakgrunder (personliga och yrkesmässiga) stärker samarbetet i teamet.

• Ärlig kommunikation och öppna diskussioner: Om team ska kunna arbeta effektivt tillsammans måste de vara villiga att ställa frågor, gå in på specifika punkter och till och med vara oeniga. Även om öppen och ärlig kommunikation inte alltid är det enklaste – eller det bekvämaste – måste medlemmarna i ett samarbetande team vara kreativa ihop för att hitta bättre lösningar, ta hänsyn till varandras åsikter och jobba tillsammans mot uppsatta mål. 

”I komplexa organisationer måste man hitta ett sätt hålla alla samordnade. Att låta grupper isoleras på grund av att det inte finns någon organisationsomfattande överblick över vad som händer, är det sämsta möjliga sättet att arbeta. Asana ger oss en central plattform för alla team att dela sitt arbete, kommunicera och följa upp med varandra.” – Bill Crim, VD, United Way of Salt Lake

Nyckelvärden för samarbetsvilliga team

Team som samarbetar framgångsrikt förlitar sig på följande värderingar:

• Klarhet: Tydlig kommunikation är avgörande för samarbetet. Även om teamet kanske inte håller med varandra om allt är det viktigt att man är tydlig om sina åsikter, idéer och prioriteringar för att undvika onödiga konflikter och missförstånd.

• Effektivitet: Hur samarbetsvilligt teamet är stämmer inte nödvändigtvis överens med hur mycket tid de spenderar tillsammans. Allt handlar om hur man utnyttjar tiden. Håll möten eller rapporter kortfattade och relevanta för att hjälpa dina teamkollegor att få sitt arbete gjort i tid.

• Positivitet: Alla teamprojekt går inte alltid smidigt. De team som kan hantera ett misslyckande och starta ett nytt projekt med en positiv inställning gör samarbetet till en långsiktig framgång.

• Förtroende: Teammedlemmarna måste känna sig trygga om du vill att de ska bidra med sina idéer och unika färdigheter. Se till att teamet vet att du värnar om deras bästa och att du tror på deras förmågor. 

• Ansvarstagande: Kolla med teamet och se till att alla tar ansvar för sitt arbete. Om någon missar deadliner eller inte levererar den kvalitet som förväntas bör du försöka identifiera problemet och stödja personen med att nå målen i framtiden.

Tänk på att ett mångsidigt team kan stärka ett projekts resultat. Olika kompetensnivåer och personligheter är bra, men ett framgångsrikt samarbete är bara möjligt när varje teammedlem tar till sig de här värderingarna.

11 sätt att öka teamsamarbetet

Du vill bygga upp ett team som samarbetar: hur ska du gå till väga? Att öka samarbetet i teamet är inte så enkelt som att bara trycka på en knapp – att utveckla sin projektledningsförmåga kräver engagemang och fokus. Men om du är redo att satsa för att få alla fördelarna med ökat samarbete i teamet finns här 11 tips som hjälper dig att skapa en företagskultur som sätter fart på samarbetet:

1. Värna om samarbete som ett kärnvärde

Det här kan tyckas uppenbart, men det är viktigt att du verkligen visar att samarbete är viktigt för dig och ditt team. Det är inte alla team som värdesätter samarbete – vissa team drivs av konkurrens eller individuella prestationer. Ta dig tid att klargöra att samarbete i teamet är viktigt och förklara hur de ska nå dit.

Asana har gjort hela vår organisation mer samarbetsbenägen. Vi har brutit ner väggen mellan olika team och projekt och hjälpt våra medarbetare att se hur deras jobb passar in i det större sammanhanget.”

2. Upprätta kommunikationsnormer

En del av det sätt på vilket du kan bygga upp och öka samarbetet i teamet är att skapa normer för hur ni ska kommunicera och arbeta tillsammans. Kom ihåg: till en början är samarbetet inte så enkelt. När man arbetar tillsammans tar det tid innan teammedlemmarna känner sig helt bekväma med varandra – och det är helt naturligt. Men genom att sätta er ner och tillsammans skapa teamets kommunikationsplan kan ni göra processen lättare.

Avsätt lite tid till att bestämma:

• Vad bör kommuniceras via e-post?

• Vilka meddelanden bör skickas via systemet för direktmeddelanden?

• Vilken information bör delas via era projekthanteringsverktyg?

• Finns det önskemål om en särskild mötesdag eller mötestid?

• Vilka riktlinjer eller regler för kommunikation och diskussion bör vi fastställa i teamet för att skapa en inkluderande arbetsmiljö?

Att veta när man inte ska kommunicera är lika viktigt. Se till att skapa tid för arbete som kräver mycket koncentration och fokus och uppmuntra de anställda att trycka på ”Stör ej” om det behövs, eller att blockera kalendrar så att man undviker att dagarna blir för upphackade av möten. På Asana tillämpar vi ”mötesfria onsdagar”, vilket ger samtliga medarbetare, från den nyaste medarbetaren till våra chefer, möjlighet att fördjupa sig i arbetet.

I takt med att en organisation växer börjar kommunikationen försämras. Hos Hope for Haiti har vi sett hur denna ineffektivitet skadar oss: när vi inte längre fungerar som en väloljad maskin hjälper vi inte så många människor som vi skulle kunna – och det är vårt ansvar att göra något åt det.”

3. Uppmuntra medskapande

Grundprincipen för teamsamarbete är att team kan göra saker bättre tillsammans än på egen hand. Ett av de bästa sätten att främja samarbete i teamet är därför att uppmuntra medskapande. Säg inte bara åt teammedlemmarna att arbeta tillsammans med ett projekt – håll i stället brainstormingmöten, bjud in till diskussion och öppna dörren för meningsskiljaktigheter. Medskapande innebär att förverkliga en idé tillsammans, inte att arbeta var för sig för att uppnå ett mål.

Man kan även skapa tillsammans på distans. Asynkrona brainstorming-sessioner kan vara otroligt givande. Ett enkelt sätt för virtuella team att skapa tillsammans är att samarbeta i ett Google-dokument – det är bara att öppna och bygga vidare på varandras idéer.

Att använda Asana handlar om att dela med sig av kunskap. Ju fler funktioner vi upptäckte och presenterade för olika team, desto mer insåg alla hur otroligt användbart verktyget var och började använda det.”

4. Uppmuntra öppen kommunikation ...

... och låt det inte bara bli tomma ord. Samarbete uppstår när teammedlemmarna upplever att de kan bidra till arbetet med all sin kunskap. Teammedlemmarna bör uppmuntras att delta, vara innovativa och kommunicera. I stället för att hålla tillbaka sina tankar eller lägga band på sina känslor kan de vara sig själva så att teamet kan dra nytta av alla de fantastiska idéer som följer med det.

Men öppen kommunikation innebär också att människor ibland kommer att vara oense. Oenigheter står inte i motsats till teamsamarbete. Faktum är att sunda meningsskiljaktigheter och öppna samtal är avgörande för att lyckas med samarbetet i teamet.

5. Föregå med gott exempel

Det är svårt att skapa ett samarbetsvilligt team om inte ledaren är samarbetsvillig. Samarbete börjar i toppen, så se till att du alltid bjuder in till medskapande, uppmuntrar öppen kommunikation och avsätter tid åt teamet att vara innovativt och samarbeta. Uppmuntra teammedlemmarna att ta kontakt med dig om de har frågor, eller boka in ett individuellt möte så att ni får lite extra mötestid.

Asana ger mig möjlighet att arbeta med människor från hela företaget, allt från VD:n till mina medarbetare, på ett mer genomtänkt sätt. Det gör mig till en bättre ledare.”

6. Avsätt tid åt att stärka gemenskapen i teamet

När var senaste gången ditt team träffades för att bara småprata? Aktiviteter för att främja lagandan är inte bara ett utmärkt sätt att ha trevligt utan även en möjlighet att lära känna varandra utanför arbetet. Vilka mål har din kollega i livet? Vilken bakgrund har din chef och hur har det påverkat arbetsupplevelsen? Vad gjorde din nya teamkollega innan sitt nuvarande jobb? 

Team som lär känna varandra både på och utanför arbetet känner helt enkelt varandra bättre – så när tempot på nästa projekt ökar kan de lättare kommunicera med varandra och samarbeta mer effektivt.

Jag vill verkligen förebygga utbrändhet bland mina anställda. Jag vill att de ska vara schyssta mot varandra och njuta av sin tid på jobbet. Asana hjälper oss att uppnå just det.”

7. Lyft fram framgångsrikt teamarbete

Alla människor uppskattar att bli uppmärksammade för ett väl utfört arbete – och att gratulera teammedlemmar till ett lyckat lagarbete är inget undantag. Om två teammedlemmar arbetar tillsammans för att förverkliga en ny idé eller leda ett särskilt svårt webbinarium bör du ta dig tid att ge dem beröm. 

Be teammedlemmarna att dela med sig av intrycken kring sin erfarenhet – vad fungerade bra? Hur arbetade de gemensamt för att uppnå sitt mål? Det här ger dem en välförtjänt stund i rampljuset, och dessutom uppmuntrar det andra teammedlemmar att samarbeta i framtiden.

Innan Asana hade vi inget sätt att spåra det tvärfunktionella arbetet som pågick i flera olika projekt. Nu kan vi följa allt på en detaljerad nivå och våra sprintåtaganden är kristallklara.”

8. Erbjud möjligheter till mentorskap

Att skapa samarbete i teamet är en mjuk färdighet: det är faktiskt en kombination av social förmåga och kommunikationsfärdigheter. Varje enskild teammedlem kan jobba på att förbättra de här färdigheterna – men ibland kan ett andra perspektiv vara till stor hjälp.

Det finns vissa svårdefinierbara färdigheter som kommer med arbetslivserfarenhet, hur länge man har jobbat på ett företag och kännedom om marknaden eller arbetsfunktionen – och nyanställda kan vara sugna på att lära sig mer. Om du uppmuntrar till mentorskapsmöjligheter inom företaget kan du hjälpa hela teamet att förbättra sig.

Asana gjorde det möjligt för oss att inte bara se den totala mängden arbete vi faktiskt utförde, utan också att omprioritera och bättre anpassa våra strategier till de olika typer av arbete vi uträttade.”

9. Fastställ målen tillsammans

Hur sätter ditt team upp mål? Att sätta upp mål är en otroligt viktig del av varje team. Det kan hjälpa er att komma överens om vad som är viktigt och att jobba mot dessa mål. Ofta sätts målen ”top-down”, det vill säga att ledningen fastställer målen och hur man ska nå dit. Detta kan få ditt team eller företag att nå ett gemensamt mål, men det ger inte teamet en chans att samarbeta och tänka kreativt kring hur de kan nå målet.

Överväg att sätta upp hybridmål – där ledningen för teamet eller företaget fastställer huvudmålet, men där enskilda teammedlemmar uppmuntras att fastställa sina egna nyckelresultat eller nyckeltal för hur de ska uppnå målet. Ni kan hålla en workshop med brainstorming om de här mätvärdena, men genom att låta teammedlemmarna vara delaktiga i att definiera målen kan det göra dem mer intresserade av att uppnå dem.

Asana har gjort oss till bättre projektledare eftersom det uppmuntrar alla anställda till ökat ansvarstagande.”

10. Var flexibel

Som en samarbetsvillig teamledare måste du ständigt anpassa dig till dina kollegors olika behov och arbetssätt. Förvänta dig inte att personer med olika bakgrund ska tillämpa samma process – uppmärksamma och understöd i stället deras unika sätt att arbeta. Ju mer flexibel strategi du har för att införa samarbete, desto lättare blir det för teamet.

11. Använd gemensamma verktyg

Det bästa och enklaste sättet för teamet att arbeta tillsammans är att samarbeta i ett enda delat verktyg. Om ni har en central plats för all information pågår teamets alla arbeten på samma ställe. Alla nya uppdateringar, delade filer eller ytterligare sammanhang blir lätta att hitta. Genom att minska hindren för att arbeta tillsammans och samarbeta ger du teamet möjlighet att uträtta mer tillsammans med mindre ansträngning.

Ett teams samarbets- och kommunikationsteknik är avgörande, och har blivit ännu viktigare nu under COVID-19. Tack vare den introduktion vi fick redan från första dagen med Asana och våra andra verktyg kunde vi börja arbeta hemifrån utan problem. Det fanns inga störningar i vårt arbetsflöde eller vår produktion.”

Fördelarna med samarbete

När samarbetet på arbetsplatsen fungerar på rätt sätt kan det ha en positiv inverkan på teamet och organisationen. Det kan förbättra effektiviteten, innovationen och relationerna i teamen.

Ökad innovation

Att föra samman teamkollegorna kan ge upphov till innovativa idéer och lösningar på komplexa problem som de på egen hand kanske inte hade kommit på. 

Tänk tillbaka på ett riktigt bra brainstormingmöte som du har haft. Teamet var antagligen fullt av nya idéer och byggde vidare på varandras förslag för att slutligen komma fram till en helt fantastisk plan. Det är det magiska med samarbete i team – på egen hand hade ni inte kunnat komma fram till den lösning som ni kom fram till tillsammans. Det krävdes att ni alla engagerade er och tänkte kreativt för att nå fram.

Lyckligare team 

Team som samarbetar väl rapporterar att de är nöjdare med sitt arbete. Att samarbeta i projekt främjar sammanhållningen mellan teammedlemmarna, lyfter fram deras individuella styrkor och talanger samt får dem att känna sig uppskattade som en del av helheten. Att team är lyckligare kan också direkt påverka kvaliteten på deras arbete, vilket i slutändan påverkar organisationens framgång.

Samordning mellan utspridda team

Att samarbeta är svårare men ändå viktigt när teamkollegorna inte delar kontor med varandra. Rätt verktyg för samarbete kan hjälpa teammedlemmarna att känna sig mindre isolerade och mer delaktiga i organisationen. 

Ta hjälp av en programvara för samarbete så att teammedlemmarna kan uppdatera läget för varandra regelbundet och aktivt delta i beslut, brainstormingmöten och arbetsfördelning. Även om teammedlemmarna inte befinner sig i samma rum kan de här upplevelserna av samarbete få dem att känna sig mer sammankopplade.

Delad kunskap mellan teammedlemmarna 

När teammedlemmar arbetar tillsammans är de ständigt involverade i varandras arbete. Eftersom de bidrar till gemensamma initiativ eller löser problem tillsammans måste de dela idéer och prata om sitt arbete, vilket leder till ökad transparens över hela teamet.

Optimerade arbetsflöden

Även om löpande-band-modellen kanske har lite dåligt rykte har den också visat sig vara mycket effektiv. När teamet samarbetar på ett framgångsrikt sätt kan det förbättra processer i hela företaget och individuella arbetsflöden. 

Samarbete kan göra teamet mer produktivt och frigöra tid för andra uppgifter. Det här kan påverka kundupplevelsen eftersom teamet kan agera snabbare när kunderna behöver dem.

Utmaningarna med samarbete

Vi har tagit upp fördelarna med teamsamarbete och hur du kan få teamet att samarbeta bättre. Och även om det inte finns några nackdelar med en korrekt genomförd samarbetsstrategi finns det några problem som du kan stöta på när du implementerar den. 

Teamledare som är medvetna om svårigheterna har lättare att stötta sina teamkollegor när problem uppstår. Här är några av de utmaningar som team möter:

Långsam implementering

• Problemet: Det går trögt med implementeringen av nya riktlinjer och med användningen av vissa av de nya samarbetsverktygen.

• Lösningen: Börja i liten skala. Vi rekommenderar att man implementerar ett nytt arbetsflöde eller projekt så att alla får en känsla för de nya processerna och verktygen. Det är också bra att låta de som verkligen bemästrat verktygen vägleda andra på introduktionsresan. Asana har tagit fram ”Asanas väg till förändring” som hjälper team att framgångsrikt implementera nya praxis.

Skapa utrymme för alla

• Problemet: Teammedlemmar som är blyga eller mindre självsäkra kan ha svårt i en arbetsmiljö som bygger på samarbete. Även om deras bidrag är värdefullt kan de känna sig mindre benägna att dela med sig av eller bidra med sina unika idéer eftersom de är rädda för att misslyckas eller bli avvisade av gruppen. 

• Lösningen: Ledare kan motverka det här genom att fastställa inkluderande riktlinjer för möten och konversationer som skapar utrymme för de som tenderar att vara mer tystlåtna. Teamet bör också veta att misslyckanden inte är något att vara rädd för, utan snarare en möjlighet att växa. På så sätt minskar du trycket på teammedlemmar som är mindre säkra på sina idéer, förmågor och talanger.

För mycket information

• Problemet: För att teamet ska kunna arbeta effektivt tillsammans måste de veta var de kan hitta allting. Ett smidigt samarbete på arbetsplatsen fungerar bara när all information är lätt tillgänglig och organiserad snarare än utspridd i flera olika plattformar, eller ännu värre, personliga konton. 

• Lösningen: Använd ett arbetshanteringsverktyg såsom Asana som håller alla filerna och andra appar samlade på ett ställe och låter dig veta exakt vem som gör vad och när. Ett arbetshanteringsverktyg kommer inte bara att minska antalet byten mellan appar utan också göra det lättare för teamet att hitta, kommentera och samarbeta kring information eller uppgifter.  

För många aviseringar

• Problemet: Nu när alla är uppkopplade plingar det ständigt från någon avisering med ny information och ni kan knappt få något arbete gjort. 

• Lösningen: Se till att din programvara för samarbete ger enkel tillgång till alla relevanta aviseringskontroller. Välj lösningar som erbjuder stör ej-funktioner eller möjlighet att stänga av aviseringar så att ditt team lättare kan fokusera på det arbete som är viktigt för dem.

Komplex beslutsfattning

• Problemet: Ju fler medarbetare du involverar i ett projekt, desto mer information får du, vilket kan sakta ner beslutsprocessen. 

• Lösningen: En stark ledare kan använda sin kommunikationsförmåga och sitt inflytande för att navigera genom de här processerna och leda teamet till en lösning som alla kan enas om. 

Motsättningar mellan starka personligheter

• Problemet: Att ha teamkollegor med starka personligheter kan vara bra för organisationen, men när alla är i samma team kan det leda till spänningar och motstånd. 

• Lösningen: Fokusera på att skapa mångsidiga team med medlemmar som kompletterar varandra och arbetar bra tillsammans. Som ledare ska du se till att alla känner sig lika behandlade och får stöd av de andra teammedlemmarna. Ta kontakt regelbundet för att fråga om teammedlemmarnas samarbetsförmåga och vägled dem i deras utveckling till att bli bättre arbetskamrater.

Långsamma resultat

• Problemet: Teamets prestationer har inte förbättrats och gruppdynamiken verkar inte heller ha förändrats. Eller så är du helt enkelt inte säker på om samarbetet på arbetsplatsen förbättrar organisationens sätt att arbeta.

• Lösningen: När det gäller att förbättra samarbetet i teamet kanske du inte ser resultat över en natt. Men att hjälpa teamet att få mer tydlighet och synlighet kan ju bara vara positivt. Försök att sätta upp tydliga, mätbara mål för ”var ni befinner er” när ni börjar, så att ni kan se tillbaka och bedöma hur saker och ting utvecklas med tiden.

Alla team upplever inte samma utmaningar när de arbetar tillsammans, men ju bättre förberedd du är som ledare, desto lättare blir det att övervinna utmaningarna.

Viktiga verktyg för teamsamarbete

Samarbetsappar kan hjälpa ditt team att kommunicera lättare, dela filer och samordna arbetet. Prova de här verktygen som hjälper teamet att skapa ett effektivt samarbete:

Ett fildelningsverktyg såsom Google Workspace, Microsoft Office eller Dropbox

Ett av de största hindren för samarbete i teamet är att man måste leta i all oändlighet efter dokument eller vänta på ett e-postsvar innan man får tillgång till en fil. Med ett centraliserat fildelningsverktyg får teamet en delad kunskapsbas och plats för filer som alla kan komma åt.

Ett kommunikationsverktyg såsom Slack eller Microsoft Teams

Hur kommunicerar ditt team för närvarande? Snabb kommunikation för enkla uppgifter eller roliga stunder för att stärka teamets sammanhållning kan vara avgörande för teamsamarbetet. Ett bra team har kontinuerlig kontakt – även om de inte ständigt pratar. Det här är särskilt viktigt om ditt team jobbar på distans. Även om ett möte eller en sammankomst är utmärkta sätt att kommunicera, ger ett meddelandeverktyg enkel tillgång till alla medlemmar i teamet.

Ett verktyg för videokommunikation såsom Zoom eller Google Meet

Videokonferenser är avgörande för att distansteam ska klara samarbetet. Genom att öka antalet videomöten med ditt team kan du skapa en stimulerande samarbetsmiljö – även när ni arbetar på distans. Se till att alla i teamet kan skapa videomöten och vet hur verktyget ska användas.

Ett arbetshanteringsverktyg såsom Asana

Arbetshantering är grundbulten i din strategi för ökat teamsamarbete. Med ett arbetshanteringsverktyg blir teamets behov tydliga, arbetet visualiseras i realtid och målen tydliggörs. En programvara för arbetshantering är ett utmärkt verktyg för att hjälpa ditt team att utföra just det. Det hjälper teamet att organisera arbetet, få alla samordnade och uppnå målen.

Det är viktigt att integrera alla era samarbetsverktyg, så att ni slipper krånglet med att ständigt växla mellan verktyg. En genomsnittlig anställd växlar mellan 10 verktyg per dag – men med Asana finns alla era favoritverktyg lätt tillgängliga på ett och samma ställe.

Samarbete är det där extra som får teamarbetet att fungera

När ditt team samarbetar kan ni åstadkomma fantastiska saker. Teamarbete är inte alltid lätt men det lönar sig i form av den ökade innovationen, effektiviteten och teamdynamiken. Så vi i vårt samarbetsinriktade team önskar ert team lycka till!

Samarbete på distans är en helt annan sak – men med rätt inställning och bra onlineverktyg kan du framgångsrikt ansluta teamkollegor över hela världen till varandra.