Omfattning av arbetet vs arbetsbeskrivning: Vad är skillnaden?

Ibland kan du behöva extern hjälp med ett projekt om resursbehovet är större än den interna kapaciteten. När du anlitar externa entreprenörer, byråer eller leverantörer kan ett dokument om omfattningen av arbetet eller en arbetsbeskrivning bidra till ett framgångsrikt projekt, effektiv kommunikation och att leveransen sker i tid.

Men vad är egentligen skillnaden mellan omfattningen av arbetet och arbetsbeskrivningen och vad innehåller de här dokumenten? I den här artikeln förklarar vi hur man skiljer på de två dokumenten och varför de är värdefulla verktyg för projekthantering. 

Observera att det här inte är avsett att vara juridisk rådgivning och att du bör rådgöra med ditt eget interna juristteam för att avgöra vilken metod som är bäst för din situation.

Omfattning av arbetet vs arbetsbeskrivning

Även om både omfattningen av arbetet och arbetsbeskrivningen ofta på engelska kallas för ”statement of work” och förkortas som SoW, är de inte samma sak. 

En arbetsbeskrivning är ett verktyg för att definiera och dela med sig av viktiga affärsöverväganden och projektmål. Beroende på hur projektet ser ut kanske du bara behöver ett enskilt dokument om omfattningen av arbetet. Om teamet samarbetar med en extern kund eller byrå kan ni besluta er för att skapa en arbetsbeskrivning. Arbetsbeskrivningen riktar sig till externa parter och är en heltäckande översikt över projektets leveranser, krav, mål, tidsplan och kostnader. Den ger projektteamet och intressenterna en detaljerad bild av vad som måste göras för att lyckas slutföra projektet. 

Vi tar en närmare titt på båda dokumenten och börjar med omfattningen av arbetet.

Vad är omfattningen av arbetet?

Ett dokument om omfattningen av arbetet är en guide som hjälper teamet att förstå vad ett projekt innefattar och vad det inte innefattar. I dokumentet om omfattningen av arbetet går man vanligtvis igenom projektets behov och förklarar hur projektets mål ska uppfyllas. Det här dokumentet brukar beskriva arbetet som man ska utföra under projektet och innehåller detaljer om leveranser, tidslinjer, milstolpar och rapporter.

Ett dokument om omfattningen av arbetet kan fungera på egen hand om projektet inte kräver någon arbetsbeskrivning. Ta hjälp av ett internt juristteam för att avgöra om du behöver utöka dokumentet om omfattningen av arbetet till en arbetsbeskrivning.

När kan ett dokument om omfattningen av arbetet vara till hjälp?

Att ha koll på omfattningen av arbetet är grunden för ett välplanerat projekt och kan bidra till att projektet fungerar smidigt. Dokumentet kan hjälpa teamet och projektets intressenter att komma överens om projektkraven och identifiera potentiella risker som kan förhindra ett framgångsrikt och snabbt genomförande. 

Till exempel kan teamet under utarbetandet av omfattningen märka att den planerade leveransen av en uppgift står i konflikt med en pågående separat uppgift. Man kan då göra ändringar i tidslinjen och justera omfattningen av arbetet i enlighet med det.

Ett dokument om omfattningen av arbetet kan hjälpa att samordna teamet angående projektleveranser för att göra det lättare att nå deadliner och undvika förseningar eller onödiga utgifter.

Vad är en arbetsbeskrivning?

En arbetsbeskrivning är en överenskommelse mellan två parter som säkerställer att båda parter delar uppfattning om projektmålen. En arbetsbeskrivning är en vidareutveckling av ett dokument om arbetets omfattning. Arbetsbeskrivningen upprättas vanligtvis i början av ett projekt och kan definiera allt från projektmålen till detaljerade uppgifter, projektkostnader och tidsplan med mera. 

Arbetsbeskrivningar används oftast för externa projekt och fungerar som ett avtal mellan din organisation och kunden, köparen, byrån eller entreprenören som du anlitat. Till exempel kan du behöva upprätta en arbetsbeskrivning när du samarbetar i ett projekt med en extern designbyrå eller när du arbetar med en entreprenör i ett storskaligt byggprojekt. 

Några av de mest komplexa arbetsbeskrivningarna skrivs för statliga avtal och är vanligtvis en del av en anbudsförfrågan eller en prisförslagsförfrågan.

Du kan också använda en arbetsbeskrivning för interna projekt när två olika avdelningar samarbetar. 

Följande parter tar vanligtvis emot en arbetsbeskrivning:

• Projektledare

• Entreprenörer och samarbetspartner

• Alla som är berörda av avtalet

Fråga ett internt juristteam för att avgöra om och när ett projekt kan ha nytta av en arbetsbeskrivning.

När kan en arbetsbeskrivning vara till hjälp?

En välskriven arbetsbeskrivning i kombination med ett effektivt projekthanteringsverktyg kan leda till ett framgångsrikt projekt. Arbetsbeskrivningen hjälper teamet och den anlitade parten att hantera och dokumentera förväntningarna. Det är en redogörelse för projektet som kan bidra till att undvika konflikter och missförstånd.

I slutet av projektet jämförs resultaten med dokumentet för att verifiera att prestationerna uppfyller arbetsbeskrivningen. Beroende på avtalet och juristteamets rekommendationer kan det här få ytterligare konsekvenser, t.ex. huruvida din organisation kommer att få full betalning, bonusar eller straffavgifter.

Så här skriver man ett dokument om omfattningen av arbetet

Ett bra dokument om omfattningen av arbetet hjälper dig att identifiera viktiga affärsöverväganden och dela projektets mål och detaljer med projektintressenterna.

Tänk på följande när du utarbetar omfattningen:

• Var specifik. Använd ett exakt och tydligt språk så att alla har samma uppfattning om projektets krav och förväntade resultat. Att ange mätbara leveranser, milstolpar och uppgifter kan hjälpa dig att undvika förvirring senare.

• Använd visuella material. Visuella material såsom en uppdelad arbetsstruktur gör så att alla inblandade kan förstå informationen på ett lättare och snabbare sätt. De gör det också möjligt för dig och teamet att upptäcka risker såsom flaskhalsar som kan äventyra huruvida projektet kommer att slutföras framgångsrikt och i tid.

• Samarbeta med intressenter. Vi har redan nämnt att du bör rådfråga ett juristteam under den här processen. När det gäller den här specifika uppgiften kan samarbete med intressenterna spara tid i det långa loppet. På så sätt kan du förhindra framtida missförstånd i ett tidigt skede och involvera alla från första början.

Varje plan för omfattningshantering är unik. Vad man bör inkludera i det här avsnittet och hur djupgående det bör vara ser väldigt olika ut för varje bransch och projekt. Om du är osäker kan du vända dig till ett internt juristteam för att få vägledning.

Ett dokument om omfattningen av arbetet består vanligtvis av följande avsnitt:

Leveranser

Det här avsnittet av omfattningen handlar om den produkt eller tjänst som projektet ska leverera. Här kan en uppdelad arbetsstruktur vara användbar.

Tidslinje

Inkludera en tidslinje eller ett Gantt-diagram som beskriver de viktigaste faserna i projektet på ett exakt sätt. Det här avsnittet fungerar som en visuell projektöversikt som vägleder teamet och alla som är involverade i projektet från början till slut. 

Milstolpar

I likhet med dokumentet om omfattningen av arbetet hjälper milstolparna dig att dela upp projektet i mer lättförståeliga delar. Skriv ner alla milstolpar för projektet så att det blir lättare att ha koll på framstegen och hålla sig till tidsplanen.

Rapporter

Ett dokument om omfattningen av arbetet innehåller vanligtvis också alla rapporter som kommer att produceras under projektets gång. Oavsett om det är en statusrapport till kunden, en lägesrapport som du vill ha från leverantören eller en finansiell rapport för att analysera skillnaden mellan budget och resultat, ska du inkludera information om alla de här dokumenten, vem som ska skapa dem och när de ska levereras.

Rapporterna kommer att utgöra ett sätt att kommunicera under hela projektet och förse alla berörda parter med de uppgifter och den information de behöver för att hålla sig uppdaterade om projektets resultat.

Vissa dokument om omfattningen av arbetet kan innehålla en ordlista, en översikt över förkortningar eller andra avsnitt som beskriver detaljerna för ett framgångsrikt genomförande av projektet.

Så här skriver man en arbetsbeskrivning

För att bättre definiera ansvarsfördelningen mellan dig och externa partner kan du omvandla dokumentet om omfattningen av arbetet till en arbetsbeskrivning. En grundlig, detaljerad och korrekt arbetsbeskrivning kan säkerställa att teamen har samma uppfattning om alla projektdetaljer. 

Om en arbetsbeskrivning är otydlig kan det leda till förvirring mellan de två parterna. Det är därför det är viktigt att ha en tydlig bild av alla uppgifter och detaljer. 

Här följer några strategier som du kan använda dig av när du utarbetar en arbetsbeskrivning:

1. Dela upp projektet i faser. En lång lista med uppgifter kan lätt verka överväldigande. Genom att dela upp projektet i enskilda faser minskar påfrestningen på teamet och intressenterna.

2. Använd korta och tydliga meningar. Genom att skriva korta och tydliga meningar minimerar du risken för feltolkningar. Om du planerar att använda förkortningar bör du inkludera en ordlista så att alla förstår vad de står för.

3. Förklara syftet med projektet. Projektavsikterna och projektets syfte hjälper intressenterna att förstå varför projektet är viktigt.

4. Definiera projektets mål och hur det ska uppnås. Ett tydligt definierat mål hjälper att hålla dig i fas. Det hjälper dig också att undvika eventuella feltolkningar av slutmålet och stegen som krävs för att uppnå det.

5. Definiera projektets milstolpar och framgångskriterium tillsammans. Genom att involvera intressenterna och teamet i skrivprocessen kan du skapa en stabil grund för ett smidigt och framgångsrikt samarbete.

6. Sätt tydliga, enkla och mätbara avgränsningar. Genom att utforma avgränsningar, såsom projektets omfattning, mål och viktiga faser, på ett tydligt sätt kan du undvika meningsskiljaktigheter i framtiden. Se till att avgränsningarna är kvantifierbara så att det inte finns något utrymme för misstolkningar.

7. Låt alltid ett juristteam gå igenom arbetsbeskrivningen. På så sätt kan du försäkra dig om att allt som nämns ovan har utförts på ett bra och noggrant sätt. En tredje part, t.ex. ett internt juristteam, kan upptäcka potentiellt riskfyllda avsnitt och hjälpa dig och teamet att revidera dem på ett lämpligt sätt.

8. Informera teamet och följ upp regelbundet. När arbetsbeskrivningen är klar och undertecknad ska du se till att informera och hålla teamet och alla intressenterna uppdaterade om detaljerna under hela processen. På så sätt kan du kontrollera huruvida alla följer avtalets detaljer.

Arbetsbeskrivningen kan reglera det juridiska, men med ett projekthanteringsverktyg kan du hålla koll på alla processer och prestationer under hela projektet. När arbetsbeskrivningen är klar överför du all viktig information, alla uppgifter och alla deadliner till projektplanen så att du kan hålla kontakt och samarbeta med teamet och intressenterna i realtid.

Vad består en arbetsbeskrivning av?

En arbetsbeskrivning består vanligtvis av 13 avsnitt. Varje avsnitt handlar om en specifik aspekt av projektet och riktar sig till de berörda intressenterna. Beroende på vilken bransch du tillhör och hur omfattande projektet är kan arbetsbeskrivningen ha fler eller färre avsnitt. 

Rådgör med ett internt juristteam när du utformar en arbetsbeskrivning för att anpassa den till standarderna och de särskilda kraven för branschen, organisationen, kunden, entreprenören eller andra intressenter.

En arbetsbeskrivning kan till exempel inkludera följande avsnitt:

1. Inledning  

En arbetsbeskrivning börjar vanligtvis med en kortfattad inledning så att alla som läser dokumentet vet vad projektet handlar om och vilka som är involverade. 

2. Projektets syfte

I det andra avsnittet definierar man anledningen till att utföra projektet. Det här avsnittet är vanligtvis en översikt över projektavsikterna och projektets syfte för att ge läsaren en bättre förståelse för varför projektet är viktigt. 

3. Omfattning av arbetet  

Omfattningen av arbetet är förmodligen det mest detaljerade avsnittet i arbetsbeskrivningen. Det här avsnittet handlar om hur du planerar att uppnå projektmålen. 

4. Arbetsplats  

I det fjärde avsnittet definierar du vanligtvis var projektet ska äga rum. Kommer projektet till exempel att genomföras på distans eller behöver ni träffas på plats för att teammedlemmarna ska kunna slutföra projektet? 

5. Detaljerade uppgifter  

Därefter delar arbetsbeskrivningen upp projektomfattningen i mindre uppgifter som ska utföras. Det här avsnittet innehåller information som hjälper alla berörda parter att förstå vilka specifika steg de måste ta för att framgångsrikt slutföra projektet. Beroende på arbetets omfattning kan det här avsnittet innehålla en uppdelning av arbetsstrukturen för att visualisera de enskilda uppgifterna och göra avsnittet lättare att förstå för läsaren.

6. Milstolpar  

I tillägg till de detaljerade uppgifterna kan arbetsbeskrivningen innehålla ett avsnitt för att definiera mätbara projektmilstolpar. Det här avsnittet kan hjälpa till att ytterligare dela upp projektet i delar som är mer hanterbara och även ge alla inblandade parter en chans att nå målen i tid.

7. Leveranser  

I det här avsnittet anger man alla förväntade leveranser, inklusive deras slutdatum. Vanligtvis innehåller det här avsnittet specifika, kvantifierbara leveranser som inte ger utrymme för misstolkningar.

8. Schema  

Schemat kan innehålla slutdatumen för de leveranser som ska levereras, hur mycket tid som ska ägnas åt varje uppgift och antalet debiterbara timmar. Det här avsnittet innehåller vanligtvis också relevanta tidslinjer, inklusive start- och slutdatumet för varje uppgift.

9. Standarder och testning  

Eventuella branschspecifika standarder som gäller för projektet förklaras och förtecknas här. Arbetsbeskrivningen ska ange alla teststeg som krävs för att projektet ska kunna slutföras framgångsrikt. Varje teststeg bör innehålla information om vem som är involverad i projektet, vilka resurser och vilken utrustning som krävs och i vilket skede testningen kommer att äga rum.

10. Definition av framgång  

Det här avsnittet inkluderar information som tydligt definierar vad som är ett framgångsrikt projekt enligt intressenterna. Vanligtvis medverkar projektets intressenter i utformningen av det här avsnittet för att se till att alla parter är överens om projektets mål. 

11. Krav  

Här kan arbetsbeskrivningen innehålla en förteckning över särskilda eller specifika krav på projektet och arbetet. Det kan handla om utrustning som behövs för projekten, certifieringar som teamet måste erhålla eller säkerhetskontroller som entreprenörerna måste genomgå. 

12. Betalningar 

Det här avsnittet kan ange alla kostnader som är förknippade med projektet. Vanligtvis förtecknar man allt från externa kostnader som uppstår under projektets olika faser till lönekostnader. 

I det här avsnittet kan man också redogöra för betalningsplanen och förklara hur betalningarna kommer att ske. Du kan ange om du planerar att betala i förskott, efter varje milstolpe eller efter en framgångsrik leverans. Vanligtvis utformas betalningsvillkoren antingen efter en tidsplan eller efter en milstolpe för leveransen. Stäm av med jurist- och ekonomiteamen för att bestämma vad som är bäst för er specifika situation.

13. Övrigt  

I det här avsnittet bör du ange allt som är relevant för projektet och som inte redan har nämnts. Vad du ska ange varierar beroende på bransch, men kan till exempel vara information om reseersättningar eller resekrav, säkerhetsfrågor, begränsningar i fråga om programvara eller maskinvara samt underhåll och provning efter projektet.

Hör med ett internt juristteam så att de kan hjälpa dig att ta upp allt som är relevant för projektet i det här avsnittet.

Använd dokumentet om omfattningen av arbetet för att undvika omfattningskrypning

Oavsett om du använder en arbetsbeskrivning eller en arbetsomfattning för att definiera projektmålen är de här dokumenten avgörande för att teamet och alla inblandade intressenter ska kunna hållas ansvariga för sitt arbete och sina prestationer. 

 Följ dokumentet om omfattningen av arbetet så noga som möjligt för att undvika omfattningskrypning. På så sätt kan du se till att projektet levereras i tid och uppfyller alla förväntningar.

Att samordna omfattningen av arbetet med hjälp av en programvara för projekthantering säkerställer att teamet är i fas och att du kan nå dina mål. 

Den här artikeln innehåller förslag och överväganden för att hjälpa ett team att lära sig mer om arbetsbeskrivningar och dokument om omfattningen av arbetet. Artikeln är inte avsedd att vara juridisk rådgivning. Rådgör med ett internt juristteam för att avgöra vilken metod som är bäst för din situation.