Så här använder du kritiska framgångsfaktorer (CSF) för att stärka en strategisk plan

Att sätta upp mål är ungefär som att bygga en pyramid: det viktigaste är att ha en stark grund. Man kan inte lägga dit de översta bitarna i pyramiden utan en stabil grund – men att bygga grunden från ingenting kan vara svårt.

Det är där kritiska framgångsfaktorer (critical success factors eller CSF på engelska) kommer in i bilden. De utgör en lista över de viktigaste framgångsfaktorerna som teamet måste uppnå för att nå sina mål. En kombination av kritiska framgångsfaktorer och en strategisk plan på tre till fem år hjälper dig att bygga upp en stark grund för att sätta upp mål. Skapa sedan specifika projektleveranser och projektmål på den stabila grunden för att nå målen i tid, varje gång. 

Om du aldrig tidigare har fastställt kritiska framgångsfaktorer eller om du inte ens vet var du ska börja när det gäller strategisk planering, hittar du allt du behöver veta för att komma igång här. 

Vad är kritiska framgångsfaktorer (CSF)?

Kritiska framgångsfaktorer (CSF) är övergripande mål som organisationen måste uppfylla för att nå de strategiska målen. Du kan implementera CSF:er på projekt-, program- eller organisationsnivå, fast oftast använder hela avdelningar eller organisationer dem på grund av deras nära koppling till organisationens affärsstrategi. Att nå de kritiska framgångsfaktorerna resulterar vanligtvis i meningsfullt värde och positiva intäkter för organisationen.

Observera att CSF:er är strategiska mål på hög nivå – de nämner inte nödvändigtvis detaljer om hur de ska genomföras. Som ett exempel kan du tänka dig att du har fastställt en kritisk framgångsfaktor att öka varumärkeskännedomen. Det här är ett mål på hög nivå – och ett mål som skapar betydande värde och marknadsandelar för organisationen. För att faktiskt nå den här kritiska framgångsfaktorn arbetar man med specialiserade projekt och team i en mängd olika initiativ. Man fastställer även nyckeltal (KPI:er) för att få en tydlig bild av exakt vad teamet vill uppnå samt när och hur de vill uppnå det.

Exempel på kritiska framgångsfaktorer (CSF)

En kritisk framgångsfaktor kan vara vad som helst. De här övergripande målen hjälper dig att styra teamet i rätt riktning. Därefter använder projektledare de kritiska framgångsfaktorerna för att vägleda egna initiativ och se till att de är redo för framgång.

Vilka kritiska framgångsfaktorer du fastställer beror på organisationens övergripande strategiska mål. Här är några kritiska framgångsfaktorer som du kan skapa, beroende på vilka planer er organisation har för de kommande tre till fem åren av tillväxt:

• Uppdaterad strategibok för marknadsförare.

• Nya produktfunktioner. 

• Prestationsbedömningar.

• Skapa ett starkt försäljningsteam för att få nya kunder.

Historien om kritiska framgångsfaktorer

Begreppet framgångsfaktor utvecklades för första gången 1961 av D. Ronald Daniel som var konsult för McKinsey & Company. Senare publicerade John F. Rockart en artikel i Harvard Business Review där han definierade och namngav metoden för kritiska framgångsfaktorer. I artikeln från 1979 definierar Rockart CSF:er enligt följande:

[Kritiska framgångsfaktorer är] de begränsade antal områden där resultaten, om de är tillräckliga, kommer att säkerställa en framgångsrik konkurrenskraft för organisationen. De är de få nyckelområden där ”saker och ting måste gå rätt till” för att verksamheten ska lyckas. Om resultaten på de här områdena inte är tillräckliga kommer organisationens insatser under perioden bli svagare än önskat.”

Sambandet mellan strategiska mål, CSF:er, KPI:er, och mer

När man sätter upp mål finns det många förkortningar att hålla reda på. Varje metodik för att sätta upp mål skiljer sig något åt – men låt inte förkortningarna överväldiga dig. För att förstå vad varje förkortning står för och hur de relaterar till varandra kan vi ta en titt på en typisk process för strategisk planering.

Börja med den strategiska planen

Strategisk planering är den viktigaste delen av varje process för att sätta upp mål. Innan du sätter upp mål behöver du först fastställa en strategi. En strategisk plan hjälper dig att definiera organisationens målsättningar och vilka åtgärder som måste vidtas för att uppnå målen. 

Identifiera KPA:er och KRA:er

KPA:er, även kallade nyckelområden, är de områden i verksamheten som är avgörande för att uppnå framgång. Om du till exempel arbetar på ett programvaruföretag kan ett nyckelområde vara att programvaran är online och felfri. Om du arbetar på ett tillverkningsföretag kan ett relevant KPA vara att anläggningarna är i drift och fungerar. 

Det är viktigt att ha en bra förståelse för nyckelområdena så att du kan identifiera de områden som du vill fokusera på när du börjar sätta upp mål. För att återgå till exemplet med programvaruföretaget: Om programvaran ofta drabbas av buggar eller driftstörningar, är ett bra mål att förbättra eller minska driftstörningarna. 

KRA står för ”key result areas” (nyckelresultatområden) – de är de fokusområden som du identifierade i den strategiska planen. KRA:er är bredare än mål. Till exempel kan ett nyckelresultatområde för företaget vara ”lönsamhet” eller ”effektivitet”. När du sedan sätter upp mål beskriver du exakt vad du behöver förbättra inom de områdena. 

Välj en metod för att fastställa mål

När du har en strategisk plan är det dags att implementera en metod för att fastsälla mål. De två viktigaste metoderna för att sätta upp mål är OKR och CSF (i kombination med KPI). I praktiken bör du bara planera att använda en av de två metoderna för att sätta upp mål, eftersom de är mycket lika varandra. 

Använd OKR för ett enkelt men flexibelt ramverk

OKR står för ”Objectives and Key Results” (mål och nyckelresultat). Om du aldrig har satt upp mål tidigare är OKR ett bra sätt att börja eftersom metoden följer ett enkelt ramverk:

• Jag ska [mål], vilket mäts med [nyckelresultat].

Målet är vad du vill uppnå – öka varumärkeskännedomen, skapa det lägsta koldioxidavtrycket i branschen, och så vidare.

Nyckelresultatet är det mätvärde som du använder för att mäta målets förlopp – få en miljon webbesökare, se till att en fjärdedel av produktens material är komposterbart, och så vidare.

Använd CSF:er och KPI:er för att få kvantifierbara mätvärden för organisationens framsteg

CSF:er – kritiska framgångsfaktorer – fungerar ungefär som målen i mål och nyckelresultat (OKR). CSF:er är de viktigaste målen som organisationen arbetar mot för att nå den strategiska planen på tre till fem år.

För att göra CSF:er genomförbara kan du kombinera dem med nyckeltal (KPI:er). KPI:er är kvantifierbara mätvärden för teamets eller organisationens framsteg mot viktiga affärsmål. Ett bra KPI ger dig en uppfattning om huruvida du är på väg att nå de kritiska framgångsfaktorerna och därmed de strategiska målen.

De olika typerna av kritiska framgångsfaktorer – och varför de är viktiga

Vanligtvis delas kritiska framgångsfaktorer in i fem olika typer. Genom att förstå typerna av kritiska framgångsfaktorer kan du se till att du inte missar några kritiska framgångsfaktorer när du planerar för den kommande målperioden.

1. Branschrelaterade kritiska framgångsfaktorer

Ibland finns det vissa kritiska framgångsfaktorer som organisationen behöver se till att uppnå för att förbli konkurrenskraftig. För att kunna spåra branschrelaterade framgångsfaktorer måste teamet proaktivt spåra och förutsäga branschtrender. 

Exempel på branschrelaterade kritiska framgångsfaktorer: 

• Innovation för att ligga steget före konkurrenterna.

• Hållbar packning och tillverkning för att möta kundförväntningarna.

• Kundsupport som överträffar branschgenomsnittet.

2. Konkurrenskraftiga kritiska framgångsfaktorer

De här kritiska framgångsfaktorerna påverkas av vad konkurrenterna gör och hur deras framgång eller misslyckande påverkar er organisation. Det går inte ut på att bara matcha vad konkurrenterna gör – de här kritiska framgångsfaktorerna påverkas snarare av hur kunderna ser på er verksamhet i förhållande till konkurrenterna.

Exempel på konkurrenskraftiga kritiska framgångsfaktorer: 

• Uppfattas som ett ”lyxvarumärke”.

• Tilltala en viss kunddemografi.

3. Temporära kritiska framgångsfaktorer

Som namnet antyder påverkar inte temporära faktorer företaget permanent. De här kritiska framgångsfaktorerna är snarare tillfälliga, tidsbegränsade faktorer som påverkar verksamheten på ett positivt eller negativt sätt. Att identifiera och uppnå de här faktorerna – när de är tillämpbara – främjar företagets fortsatta tillväxt. 

Exempel på temporära kritiska framgångsfaktorer:

• Oväntade men tillfälliga ändringar av affärsmodellen.

• Minskad personalhanteringskapacitet till följd av ett specifikt, tillfälligt problem.

• Anställa kompetent personal för att stödja öppnandet av ett nytt kontor eller en ny region.

4. Externa kritiska framgångsfaktorer

De här kritiska framgångsfaktorerna är saker som organisationen inte har någon direkt kontroll över, men det betyder inte att de är mindre viktiga. Att proaktivt identifiera och spåra externa faktorer är ett utmärkt sätt att förebygga potentiella problem i framtiden och förhindra onödiga risker. 

Exempel på externa kritiska framgångsfaktorer: 

• En avmattning i ekonomin.

• En lagändring som påverkar verksamheten.

• En reglering av branschen.

5. Kritiska framgångsfaktorer för ledare

Till skillnad från de fyra huvudtyperna av CSF:er är en kritisk framgångsfaktor för ledare till för en viss person och position – snarare än för en hel organisation. Om du har en ledarposition kan du överväga att fastställa en kritisk framgångsfaktor för att förbättra dina chef- och ledarskapsfärdigheter. 

Exempel på kritiska framgångsfaktorer för ledare:

• Utbildning om konfliktlösning.

• Implementering av processer för projektriskhantering för hela teamet.

• Metoder för hantering av arbetsbelastning.

Identifiera kritiska framgångsfaktorer i 5 steg

Att använda kritiska framgångsfaktorer är ett utmärkt sätt att fastställa och spåra framgångskriterier. Om du är redo att komma igång kan du följa de här fem stegen för att lyckas.

1. Skapa en strategisk plan. CSF:er bygger på organisationens strategiska plan på tre till fem år, så börja med att skapa den om du inte redan har gjort det. Eftersom en strategisk plan identifierar de övergripande målen för flera år är den en viktig byggsten för framtida kritiska faktorer. 

2. Granska den strategiska planen med ledningen. När du har skapat den strategiska planen samlar du projektteamet för strategisk hantering – viktiga intressenter som skapar de kritiska framgångsfaktorerna. Gå igenom den strategiska planen och identifiera affärsprocesser och nyckelresultatområden (KRA:er) som är kritiska, avgörande områden för organisationen. Till exempel skulle du kunna identifiera kundtillfredsställelse som ett KRA för den kommande målperioden. 

3. Identifiera de kritiska framgångsfaktorerna och dela dem med hela organisationen. När du har identifierat KRA:er ska du bifoga de relaterade kritiska framgångsfaktorerna som hjälper dig att nå målen. Om ett KRA till exempel är kundtillfredsställelse kan en kritisk framgångsfaktor vara att förbättra kundrelationerna med hjälp av specialiserade team för kundsupport. När du har identifierat de kritiska framgångsfaktorerna kan du dela dem med hela teamet för att få feedback. 

4. Koppla CSF:er till KPI:er för att göra dem genomförbara. För att omvandla CSF:er till åtgärder kan du koppla dem till nyckeltal (KPI:er). Om en kritisk framgångsfaktor till exempel är att förbättra kundrelationerna med hjälp av ett specialiserat kundserviceteam, kan du skapa ett nyckeltal för att bygga upp ett kundframgångsteam med minst 10 medlemmar före kvartalets slut och ett annat nyckeltal för att uppnå en svarstid på under 12 timmar för kundservice före räkenskapsårets slut.

5. Bevaka och mät. När du har skapat dina CSF:er och KPI:er är allt som återstår att bevaka deras framgång. Om du inte redan har gjort det kan du inrätta ett målspårningssystem för att spåra och hantera organisationens viktigaste mål – samt de projekt och initiativ som leder fram till målen. 

Skapa, planera, lyckas

Bra kritiska framgångsfaktorer hjälper teamet att fokusera på de viktigaste delarna av den strategiska planen för att nå målen. Om du aldrig tidigare har spårat CSF:er bär du se till att du gör det i ett verktyg för målhantering, till exempel med Mål i Asana. På så sätt har varje teammedlem en klar uppfattning om exakt vilka CSF:er ni har, vilka KPI:er som hjälper er att nå dit och förloppet för varje initiativ.