Vad är ett riskregister? En projektledares guide (och exempel)

Är du på jakt efter verktyg som kan göra ditt team mer framgångsrikt? Ett riskregister kan vara just vad ni behöver.

Ett riskregister är en väsentlig del av alla riskhanteringsprocesser och bidrar till att minska eventuella förseningar som kan uppstå och påverka projektet.

Ett riskregister delas med projektets intressenter och lagrar informationen på en plats som alla har åtkomst till. Eftersom det vanligtvis är projektledare (vi menar dig!) som ansvarar för det här, är det en bra idé att lära sig hur och när man använder ett riskregister för att vara väl förberedd inför nästa projekt. 

Vad är ett riskregister?

Ett riskregister är ett dokument som används som ett riskhanteringsverktyg när man vill identifiera potentiella motgångar i ett projekt. Processen syftar till att identifiera, analysera och lösa risker innan de blir till problem. Även om riskregister vanligtvis är inriktade på projekt, kan riskhantering även vara till stor hjälp för tillverkning och produktlansering. 

Ett riskregisterdokument, även kallat riskregisterlogg, spårar potentiella risker specifikt inom ett projekt. Det innehåller också information om riskens prioritet och sannolikheten för att den ska inträffa. 

Ett projektriskregister bör inte bara identifiera och analysera risker, utan också tillhandahålla konkreta åtgärder för att minska riskerna. Om risken växer till ett större hot är teamet på så sätt förberett med lösningar och har befogenhet att lösa problemen. 

När ska du använda ett riskregister?

Det finns många tillfällen då ett riskregister är användbart. Helst bör det användas – eller finnas tillgängligt – för varje projekt. Det kan användas för både små och stora projekt, även om ditt riskregister kan se annorlunda ut beroende på initiativets omfattning och komplexitet. 

Medan ett litet projekt kanske bara innehåller grundläggande information om risken, t.ex. sannolikhet, prioritet och lösningar, kan ett mer komplicerat projekt kräva cirka 10 olika informationsfält. 

Även om vissa företag anlitar riskhanteringsexperter för att hantera en risklogg, är det ofta projektledaren eller teamledaren som har ansvaret för att övervaka den. Om ditt team inte redan använder sig av en process för riskhantering eller incidenthantering, kan det hjälpa att känna till vanliga riskscenarier för att avgöra om ett riskregister är något för dig och ditt team. 

Några riskscenarier rangordnade efter prioritet:

• Låg prioritet: Risker som bristande kommunikation och planeringsfel kan göra projekten sårbara för omfattningskrypning och missade leveranser. 

• Medelhög prioritet: Risker som oplanerat eller extra arbete kan leda till att team får problem med produktivitet och skapar oklara avsikter. 

• Hög prioritet: Risker som datasäkerhet och datastöld kan få som konsekvens att företaget förlorar i intäkter och bör prioriteras. 

När du väl vet när du bör använda ett riskregister kan du själv definiera vilka de högprioriterade riskerna är så snart du stöter på dem. 

Vanliga riskscenarier

Flera olika risker kan uppstå under ett nytt projekt. Allt från datasäkerhetsproblem till oplanerat arbete kan leda till att projekt överskrider budget och omfattning. Ingen vill föreställa sig konsekvenserna av missade slutdatum, och därför är det viktigt att identifiera potentiella risker innan de inträffar.

Det är en bra idé att inkludera vanliga riskkategorier i din riskregisterlogg så att du är förberedd när de inträffar. Lär dig lite mer om de här riskerna och bestäm vilka som kan gälla för ditt team. 

Datasäkerhet 

Om du arbetar med projekt som kan påverka datasäkerheten är det oerhört viktigt att spåra och minska potentiella risker. Risker som inte hanteras kan leda till:

• Informationsstöld: utan rätt riskreducering kan ditt företag bli sårbart för stöld av privat information. Det är särskilt allvarligt om det är kundinformation som stjäls.

• Kreditkortsbedrägeri: det är farligt av flera olika anledningar och kan exempelvis leda till förlorade intäkter och eventuellt kräva rättsliga åtgärder. 

Datasäkerhet är en allvarlig risk och bör prioriteras därefter för att förhindra långsiktiga säkerhetsproblem.  

Kommunikationsproblem

Kommunikationsproblem kan uppstå oavsett projektets eller teamets storlek. Ett riskregister kan hjälpa till att identifiera dem, men det kan också vara bra att implementera en programvara för arbetshantering för att underlätta kommunikationen på jobbet.

Här är några risker som kan uppstå på grund av bristande kommunikation:

• Oklarheter i projektet: Utan en smidig kommunikation kan oklarhet kring leveranser leda till förvirring. 

• Missade deadliner: Ingen vill missa en deadline, men utan tydlig kommunikation kanske ditt team inte vet vilka datum som gäller för leveranser. 

Att skapa en ordentlig kommunikationsplan kan förhindra att risker överhuvudtaget uppstår. 

Förseningar i planeringen

Om fel och förseningar i planeringen går förbi obemärkta kan deadliner missas, vilket i sin tur kan leda till större problem. Verktyg som tidslinjer och programvara för teamkalender kan hjälpa att förebygga planeringsfel. 

Förseningar i projektplaneringen kan leda till:

• Förhastade leveranser: Det finns få saker som är värre än ett slarvigt utfört projekt, vilket kan göra att mål missas och att arbetet framstår som ett hastverk.

• Förvirring: Team kan bli överväldigade och förvirrade om det saknas en ordentlig tidsplan. 

Att införa en tidsplan gör det lättare att hålla leveranserna i fas för både dagliga uppgifter och engångsprojekt. 

Oplanerat arbete

Vi har alla varit med om att ett projekt överskrider sin omfattning. Det är en vanlig risk som kan vara relativt lätt att begränsa om den spåras på rätt sätt. Om du upptäcker oplanerat arbete i ett tidigt skede hinner du delegera det till projektledaren. 

Utan ett ordentligt riskregister kan du drabbas av följande:

• Missade leveranser: Om arbete glöms bort riskerar det att leda till att en deadline missas helt och hållet. 

• Utbrändhet: Att tilldela för mycket oplanerat arbete till enskilda teammedlemmar kan skapa stress och till och med orsaka att någon blir överarbetad och utbränd. Därför är det viktigt att definiera projektens omfattning korrekt. 

Om du stöter på problem med oplanerat arbete, kan implementeringen av en ändringskontrollprocess underlätta förmedlingen av ytterligare arbete till dina teammedlemmar.  

Materialstöld

Även om det förhoppningsvis inte är vanligt förekommande kan företag med stora produktlager löpa risk för stöld eller rapporteringsfel. Genom att spåra inventarierna konsekvent och med hög frekvens kan du upptäcka risker i ett tidigt skede och fastställa orsaken.  

Stölder gör ditt företag sårbart för följande:

• Förlorade intäkter: Vare sig produkter stjäls eller det förekommer rapporteringsfel kommer stöld få en negativ effekt på intäkterna. 

• Osäkerhet: Om en stöld inträffar kan det skapa osäkerhet kring anställda och företaget vilket medför ytterligare stress internt. 

• Falsk tidsregistrering: Förutom stöld av materiella varor finns det även en risk för stöld av tid. I en arbetsmiljö där många jobbar på distans kan det vara svårare att hålla reda på var ditt team spenderar sin tid. 

Precis som med datasäkerhet är stöld en högprioriterad risk som bör hanteras så snabbt som möjligt. 

Vad ingår i ett riskregister?

Ett riskregister består av en lista över risker och spårningsfält. Ditt teams riskregister kommer troligen att se annorlunda ut än andras eftersom ni har unika risker i samband med just era projekt. 

De flesta riskregister har dock samma grundläggande delar, däribland riskidentifiering, risksannolikhet och riskreducering. Alla dessa delar bidrar till att skapa en bra informationslogg om potentiella risker. Loggarna är också bra att kunna titta tillbaka på när man tar sig an nya projekt som kan stå inför liknande risker. 

Ytterligare fält som är bra att inkludera är detaljer som riskidentifiering, riskbeskrivning och riskprioritet. Ju mer specifik du är, desto större är sannolikheten att du lyckas minimera de risker som kommer i din väg.. 

En bra tumregel att tänka på är att ju mer komplicerat projektet är, desto mer omfattande behöver riskregistret vara. Därför är det en bra idé att vara så specifik som möjligt i riskregister för stora projekt som sträcker sig över flera månader och har ett antal olika intressenter. 

Här är några av de viktigaste fälten som behöver ingå i din plan för projektriskhantering. 

1. Riskidentifiering  

En av de första fälten i ett riskregister är riskidentifiering. Man använder vanligtvis ett risknamn eller ett identifieringsnummer. Ett fält för riskidentifiering bör innehålla följande:

• Risknamnet

• Identifieringsdatumet

• En underrubrik om det behövs

Du behöver inte vara jättekreativ när du namnger dina risker, en enkel sammanfattning räcker. Om du däremot vill vara kreativ kan du använda personnamn för varje risktyp. Du kan till exempel använda namnet ”Daniela” för din datasäkerhetsrisk och på så sätt göra det lättare för gruppmedlemmarna att identifiera risker. 

Tillsammans med ett namn kan du också välja att ange en kort undertitel och datum för riskidentifieringen. På så sätt kan du följa hur lång tid det tar att reducera riskerna och identifiera vilka risker som tar längst tid att åtgärda. 

2. Riskbeskrivning

När identifieringen är klar kan en kort beskrivning läggas till i registret. En riskbeskrivning bör innehålla följande:

• En kort och tydlig översikt av risken.

• Varför risken är ett potentiellt problem.

Hur långa beskrivningar du väljer att göra beror på hur detaljerad du vill att registret ska vara, men den genomsnittliga längden är vanligtvis 80–100 tecken.

Viktigare än längden är att beskrivningen innehåller riskens viktigaste punkter och orsakerna till att den är ett potentiellt problem. Det är viktigt att en beskrivning noggrant beskriver risken utan att bli för detaljerad, så att den lätt kan identifieras. 

3. Riskkategori

Det finns ett antal riskkategorier som gör det lättare att snabbt identifiera den potentiella risken. Om du snabbt identifierar risken är det lättare att tilldela till rätt team – särskilt när du arbetar med ett komplicerat projekt med flera olika risker. En riskkategori kan vara något av följande:

• Operationer 

• Budget

• Tidsplanering

• Teknik

• Information 

• Säkerhet

• Kvalitet

• Projektplan

För att avgöra vilken typ av kategori du ska välja måste du först utvärdera varifrån risken kommer och vem som kan hjälpa till att lösa den. Du kan behöva samarbeta med avdelningscheferna om lösningen inte är uppenbar. 

4. Risksannolikhet

Om riskerna upptäcks tillräckligt tidigt är det möjligt att teamet lyckas minimera dem utan att det behövs några större åtgärder. Det är alltså möjligt att risker som inkluderas i riskregistret inte blir till verkliga problem. 

En risks sannolikhetsgrad kan dokumenteras utifrån följande enkla gradering: 

• Osannolikt 

• Sannolikt 

• Väldigt sannolikt 

Genom att kategorisera dina risker efter sannolikhet kan du identifiera vilka risker du bör ta itu med först och vilka du kan vänta med. 

5. Riskanalys

En riskanalys bedömer vilken potentiell inverkan risken kan få på projektet. Det gör det lättare att snabbt identifiera vilka de största riskerna är som man först bör ta itu med. Den bör dock inte förväxlas med prioritering, som snarare tar hänsyn till både sannolikhet och analys. 

Team dokumenterar risknivåer på olika sätt, men du kan börja med den här enkla femgradiga skalan:

• Väldigt låg

• Låg

• Medelhög

• Hög

• Väldigt hög

Om du har svårt att utröna risknivån kan du rådgöra med en avdelningschef för att bedöma hur stor riskpåverkan kan bli. 

6. Riskreducering

En riskreduceringsplan, även kallad riskhanteringsplan, är en av de viktigaste delarna av ett riskregister. Poängen med en riskhanteringsplan är just att identifiera och minimera eventuella risker. I grund och botten är det en handlingsplan. En plan för riskreducering bör innehålla följande:

• En lösning som beskriver steg för steg hur du kan minimera risken.

• En kort sammanfattning av det avsedda resultatet.

• Hur planen kommer att påverka utfallet. 

Även om små risker kan vara enkla att reducera, är vissa risker mycket mer komplexa och har inga uppenbara lösningar. I dylika fall kan riskreduceringsplanen kräva en del teamarbete vilket vanligtvis äger rum utanför det egentliga riskregisterdokumentet, t.ex. under ett möte. 

Oavsett hur du väljer att genomföra din riskreduceringsplan bör du dokumentera en översiktlig beskrivning i registret som referens för att skapa tydlig kommunikation. Det kommer inte bara att säkerställa att alla i projektteamet förstår åtgärdsplanerna, utan också göra det lättare för dig att visualisera lösningen. 

7. Riskprioritering 

Även om riskens konsekvenser hjälper dig att avgöra dess prioritet är det bra att även ta med den i registret. Prioriteten bör avspegla både riskens sannolikhet och riskanalysen. Det är två aspekter som kommer att tydliggöra vilka risker som sannolikt får skadliga konsekvenser för projektet. 

Prioritet kan anges utifrån en enkel sifferskala:

• 1 (Låg)

• 2 (Mellanhög)

• 3 (Hög)

Om du vill göra ditt riskregister mer visuellt tilltalande kan du dokumentera prioriteringsgrad med hjälpa av färgkodning. Färgskalan kan användas i stället för eller tillsammans med de tre alternativen. Älskar du att organisera med hjälp av färg? Då är färgkodning av registret det perfekta alternativet för dig! 

8. Riskägandeskap

När risken har identifierats, granskats och prioriterats är det dags att tilldela de riskreducerande åtgärder som ska genomföras. Riskägandeskap bör omfatta följande:

• Personen som är tilldelad att övervaka implementeringen av leveranserna.

• Ytterligare teammedlemmar, om tillämpligt.

Fältet för riskägandeskap gör det lätt att se vilken avdelning som ska hantera risken. Det kan också hjälpa till att visualisera vilka teammedlemmar som ansvarar för specifika risker.. 

9. Riskstatus

Det sista fältet i riskregistret är riskstatusen. Det kommunicerar huruvida en risk har reducerats eller inte. Ett riskstatusfält bör fyllas i med något av följande:

• Öppen

• Pågående

• Stängd

Om du vill ha mer detaljerade statusalternativ kan du välja en mer specifik lista, t.ex. aktiv, ej påbörjad, väntande, pågående och slutförd. 

Ytterligare riskregisterfält

Det finns en handfull huvudfält som varje riskregister bör innehålla, därutöver finns det ytterligare fält som kan inkluderas. Det är alltid bättre att förbereda sig lite för mycket i stället för att bli överrumplad när en risk blir till verklighet, så ta en titt på de här ytterligare fälten för att se om du kan tänkas behöva dem. 

• Riskutlösare: Att lägga till ett fält för riskutlösare kan hjälpa dig att utvärdera varför risken inträffade och att förebygga framtida risker. 

• Svarstyp: Även om många risker kommer att vara negativa finnas det möjlighet till ett positivt resultat. I det fallet kan du lägga till ett fält för positiv eller negativ inverkan. 

• Tidslinje: Du kan också inkludera tidsplanen eller tidslinjen för riskreduceringsplanen i registret så att all information lagras på ett och samma ställe. Tidslinjeprogramvaran är ett toppenbra verktyg för att göra det. 

Skapa ett riskregister (med exempel)

Ett riskregister innehåller mycket information och kan vara svårt att skapa för första gången. Även om du kanske vet vilken information du behöver ta med, kan det vara svårt att komma igång. Därför har vi sammanställt ett exempel som hjälper dig att komma igång med din egen riskhanteringsplan. 

Så här kan din riskregisterlogg se ut:

Kom igång med ditt riskregister genom att bläddra i vårt mallgalleri eller skapa din egen anpassade mall. 

Huvudsyftet med ett riskregister är att anteckna information om potentiella risker, så ödsla inte för mycket tid på detaljerna. Välj de fält som behövs för att kommunicera potentiella risker till dina teammedlemmar. 

Vissa team kanske bara behöver ett enkelt riskregister med få fält, medan andra behöver något mer komplext. Det kan vara bra att börja enkelt och arbeta sig upp till ett mer komplext register om det behövs.

Här är ett exempel på en riskregisteranteckning som kan ge inspiration till din egen risklogg. 

1. Risknamn: Designförsening

2. Riskbeskrivning: Designteamet är överbokat med arbete, vilket kan leda till en försening i tidslinjen. 

3. Riskkategori: Tidsplan

4. Risksannolikhet: Sannolikt

5. Riskanalys: Medelhög

6. Riskreducering: Anställ en frilansare för att skapa projektgrafiken. Flytta möten från Kabirs kalender under veckan den 12/7 för att avsätta tid för grafisk redigering och skicka till Tea för slutgiltigt godkännande. 

7. Riskprioritet: 2

8. Riskägandeskap: Tea Appelgren

9. Riskstatus: Pågående

När du väl har lärt dig att fylla i ditt riskregister kan du jobba på att kontinuerligt förbättra och fullända din datalogg inför framtida projekt.  

Riskera inte din riskhanteringsplan

Att identifiera risker är en stor del av en framgångsrik riskhanteringsstrategi. Det är inte alltid lätt att identifiera och reducera nya risker, men det är viktigt för att hålla ditt företag på rätt väg mot framgång. När du väl har fastställt ditt riskregister kommer projektrisker inte verka så svåra att hantera. Dessutom kommer ditt team få mer tid över för andra viktiga saker. 

Om du letar efter ytterligare resurser om riskhantering kan du läsa mer om hur du skapar en beredskapsplan för att förhindra risker i verksamheten.