Så här skapar du en projektbudget (och håller dig till den)

Om ditt projekt var ett fordon skulle budgeten vara bränslet. Precis som en lastbil behöver bensin i tanken behöver projekt pengar och resurser för att ta sig framåt. Och som projektledare har du makten att planera och använda resurserna på det mest effektiva sättet – så att projektet når sin destination i tid utan att få slut på bensin. 

Eftersom en projektbudget är avgörande för arbetets fortskridande är förmågan att skapa och följa en solid budgetplan bland de viktigaste färdigheterna man kan ha inom projektledning. 

Vad är en projektbudget? 

En projektbudget är en plan som beskriver hur mycket du kommer att spendera, för vad och när. Om du skapar en budgetplan i förväg och använder den för att bevaka utgifterna under hela projektet minskar du risken att resurserna tar slut eller budgeten överskrids, vilket är vanligt förekommande på många arbetsplatser. Faktum är att i en undersökning som utfördes 2021 av Project Management Institute, svarade de utfrågade att under de senaste 12 månaderna hade endast 62 % av de slutförda projekten inom deras organisation hållit sin ursprungliga budget.

Att skapa en budget innan du börjar projektet hjälper dig att uppskatta arbetets omfattning och kontrollera kostnaderna. Det är också ett bra sätt att presentera projektet för intressenterna och få de medel du behöver, eftersom en detaljerad utgiftsplan gör det lättare för de som godkänner projektet att förstå hur kostnaderna bidrar till dina mål. I takt med att projektet fortskrider kan du använda projektbudgeten för att jämföra faktiska utgifter med budgeterade utgifter och minimera extrakostnader när de uppstår. 

Skapa en projektbudget i 9 steg 

Att skapa en projektbudget kan verka överväldigande, men du kan enkelt göra det genom att följa ett antal steg. Vi har beskrivit varje del av budgeteringsprocessen nedan. 

1. Formulera projektavsikter

Projektavsikter är det du planerar att uppnå i slutet av ditt projekt. Det är en bra utgångspunkt eftersom de hjälper dig att förstå vart arbetet är på väg, och de fungerar som en vägledande kompass när du utarbetar resten av din projektplan. 

De bästa målen är tydligt definierade och falsifierbara, så att du kan använda dem som ett riktmärke för att mäta framgången när projektet är avslutat. Använd SMART-metoden för att skriva tydliga mål. SMART står för specific (specifik), measurable (mätbar), achievable (uppnåelig), realistic and timebound (tidsbegränsad). Om du till exempel försöker öka antalet besökare på din webbplats kan du sätta upp följande mål: ”Vid slutet av det här kvartalet ska trafiken till webbplatsens startsida ha ökat med 10 %.” 

2. Definiera projektomfattning

När du har fastställt dina mål kan du avgöra omfattningen av det arbete som krävs för att nå de målen. Din projektomfattning fastställer gränserna för ditt projekt, t.ex. vilket arbete ni kommer att utföra – eller inte utföra – och vilka deadliner och resultat ni arbetar mot. När du definierar projektets omfattning bör du ta hänsyn till följande: 

• Tillgängliga resurser: Innan du bestämmer vilka specifika resultat du vill uppnå bör du gå igenom vilka resurser du redan har tillgång till. Om du arbetar med ett fast budgettak eller begränsad arbetskapacitet för projektteamet kan du behöva justera dina leveranser i enlighet därmed. Det är därför bra att vara medveten om eventuella begränsningar innan du går in på detaljerna om leveranser och nödvändiga resurser (som vi kommer att ta upp i senare steg). 

• Tidsbegränsningar: Finns det en tidsgräns för det här projektet eller kan det ta den tid det tar? Ett fullspäckat projektschema kan påverka resurskostnaderna. Du kan till exempel behöva betala frilansare ett överpris om du arbetar med en för snäv deadline. 

• Icke-mål: Vad faller utanför projektets omfattning? Det kan vara bra att identifiera vad du inte försöker uppnå, så att du kan undvika omfattningskrypning och potentiella extrakostnader. 

Kom ihåg att projektets omfattning handlar om att sätta gränser. Det hjälper dig att förstå vad du vill uppnå, vilken typ av arbete du kommer att utföra och vilka resultat du ska leverera.

3. Dela upp leveranserna i underberoenden

Därefter listar du alla leveranser som ingår i projektets omfattning och delar upp dem i underberoenden. Föreställ dig till exempel att en av dina projektleveranser är att publicera ett blogginlägg. Du kan dela upp det i följande åtgärdspunkter: 

• Skriva blogginlägg

• Redigera blogg

• Skapa designbilder

• Testa i Wordpress

• Dela i sociala medier

Den här metoden hjälper dig att inkludera eventuella dolda projektkostnader när du skapar din budget. Om du till exempel bara försöker uppskatta budgeten för att publicera ett blogginlägg, är det troligt att du utelämnar extrakostnader – till exempel timpriset för en frilansredaktör eller priset för betalda inlägg i sociala medier. 

Om du föredrar diagram framför listor kan du prova att skapa en uppdelad arbetsstruktur (WBS). Det här visuella verktyget delar upp arbete i flera nivåer, huvudmålet placeras högst upp och förgrenar sig sedan i leveranser och underberoenden. 

4. Lista resurserna som krävs

Nu när du har lagt ut alla dina leveranser och underberoenden är det dags att lista de resurser som krävs för varje punkt. Var så specifik som möjligt och kom ihåg att ”resurs” kan betyda mer än bara personal eller utrustning – det kan också inkludera indirekta kostnader såsom utbildning eller en lokal att arbeta i. 

Här är några vanliga projektkostnadskategorier som du kan fundera på för att komma igång: 

• Teammedlemmar: Vilka är det som ska utföra arbetet? Anteckna huruvida det är avlönad intern personal eller om du behöver anlita ytterligare timanställda entreprenörer.

• Upphandlingar: Vad behöver du göra för att skaffa externa resurser? Du kan till exempel behöva att en teammedlem undersöker vilka produkter som är bäst att använda, kommunicera med din försäljningsrepresentant, och köpa ett verktyg.  

• Utbildning: Behöver teammedlemmarna tid eller resurser för att komma igång? Tänk på tiden som personalen behöver för att utbilda nya medarbetare eller de kurser som krävs för att lära sig nya färdigheter. 

• Utrustning: Vilka verktyg krävs? Det kan inkludera saker som extra datorskärmar, designprogramvara, eller till och med internetabonnemang. 

• Lokaler: Var ska teamet arbeta? Fundera till exempel på om du behöver mötesrum eller skrivbordsplatser för nya teammedlemmar. 

• Research: Vilka data behöver du? Fundera på om du behöver information såsom användarundersökningar, webbanalys eller enkäter. 

• Externa experter: Behöver du hyra in externa experter på t.ex. juridik eller marknadsföring som konsulter? 

• Resor: Behöver ditt team transport, logi eller ersättning för måltider när de är på resande fot? 

5. Uppskatta kostnaderna

I slutändan är en budget en uppskattning av kostnaderna. Men även om vi inte kan förutse framtiden finns det några metoder som hjälper dig att göra så exakta uppskattningar som möjligt. Och du behöver inte hålla dig till en enda – du kan använda en kombination av de här metoderna, beroende på dina unika projektförhållanden. 

Här är några av de uppskattningstekniker som du kan använda:

Uppskatta och summera kostnaden för varje enskild del 

Det kallas ofta för en bottom-up-beräkning och är den bästa metoden om du vet exakt vilka leveranser och underberoenden som kommer att ingå i ditt projekt. Om du har skapat en uppdelad arbetsstruktur har du redan allt du behöver för att använda den här metoden.

Du kan du också jämföra dina kostnadsberäkningar med en annan av de här metoderna – till exempel kan du jämföra med hur budgeten användes för ett liknande projekt tidigare.  

Arbeta bakåt från ett fast belopp 

I den här metoden börjar du med ett fast budgetbelopp och delar upp det i leveranser eller projektmilstolpar. Att arbeta bakåt kan kännas lite svindlande – särskilt om du inte redan vet hur mycket projektleveranserna kan kosta – men det kan vara till hjälp om du behöver avgöra vilka mål du kan uppnå med en begränsad budget. 

Om du behöver använda den här metoden kan du försöka kombinera den med ett annat av de här alternativen. När du till exempel har fastställt vad ni är kapabla till kan du använda bottom-up-styrning för att se till att du inte missar några viktiga delar. 

Jämför budgetar från liknande projekt

Tidigare projekt är en guldgruva med information, eftersom de är en verklig dokumentation av var utgifterna har hållit sig till (eller avvikit från) budget. De kan hjälpa dig att se kostnader som du kanske har förbisett eller hur oväntade omständigheter kan ha påverkat utgifterna. Om möjligt kan du se om det finns en erfarenhetsrapport från ett liknande projekt i det förflutna som du kan granska. 

Överväga olika situationer

Det kan vara svårt att uppskatta komplexa projekt med många olika möjliga resultat. Om du till exempel planerar ett evenemang utomhus i april kan kostnaderna variera beroende på vädret – du kanske behöver tält eller fläktar för att mildra oväntad värme, infravärme om det är för kallt eller en inomhuslokal om det regnar. 

I det här fallet är det lämpligt att uppskatta utgifterna för vart och ett av de här situationerna. Beroende på hur flexibel din budget är kan du ta det säkra före det osäkra och planera för det dyraste scenariot. Du kan även räkna ut den förväntade utgiften för det värsta, bästa, och mest sannolika utfallet och sedan beräkna genomsnittet av dessa tre. 

6. Avsätta en reserv för oförutsedda utgifter.

Ibland händer det oväntade. Verktyg går sönder, scheman ändras och pandemier som inträffar en gång i seklet dyker upp och ställer till det hela. Eller så kanske du upptäcker en oväntad möjlighet under projektets gång – till exempel chansen att köpa en affärstillgång till en lägre kostnad. Reserver för oförutsedda utgifter ger din budget extra svängrum när planerna ändras. Den typiska rekommendationen är att avsätta 5–10 % av din totala budget för oförutsedda utgifter. 

Att budgetera handlar om att göra uppskattningar, så du bör alltid inkludera en reserv för oförutsedda utgifter. Och om du har skapat en 100 % korrekt budget och det senare visar sig att du inte behöver den extra utfyllnaden, kan du stärka ditt företags resultat med medlen som blir över. 

7. Skapa din budget

Nu när du har identifierat alla projektets leveranser, tilldelade resurser och beräknade kostnader är det dags för den roliga delen – att skapa det faktiska budgetdokumentet. Här är några viktiga saker att inkludera:

• Listpunkter för varje leverans, delleverans, och nödvändiga resurser – samt förväntade utgifter för var och en. 

• En tidslinje som visar när varje resurs behövs och när ni beräknar att spendera tillgångar. 

• Personen som ansvarar för varje budgetkomponent. Till exempel kanske du noterar att din assisterande redaktör ansvarar för att bevaka frilansares timmar och fakturor. 

• Tydlig hänvisning om vilken del av företagets budget du ska använda för varje post. Du kan till exempel använda marknadsföringsavdelningens budget för att skapa videoannonser och IT-avdelningens budget för datoruppgraderingar. 

• Totala utgifter för hela projektet. Om tillämpligt, bör du inkludera individuella totala utgifter för varje avdelningsbudget som kommer att användas. 

• Ett ställe där du kan bevaka faktiska kostnader vs budgeterade kostnader när projektet har startat. 

Verktyg för projektbudgetering

Det är också viktigt att välja rätt verktyg för projektbudgetering. Se till att det program du väljer har funktioner för att automatiskt summera belopp, så att du inte behöver räkna om manuellt varje gång du behöver justera en post. Dessutom bör du med det valda verktyget enkelt kunna dela och uppdatera din budget i realtid, så att du kan försäkra dig om att alla teammedlemmar har fått den mest aktuella versionen. 

Det finns många alternativ att välja mellan, bland annat enkla Excel-kalkylark och mer robusta programvaror för projekthantering. Föga förvånande föredrar vi Asana eftersom det låter dig mata in och summera poster, skapa anpassade fält, tilldela ägare och enkelt dela information med kollegor. Och förutom din faktiska budget kan du använda insikter från tidigare arbetsflöden, skapa processdokument, och spara projektbudgetmallar för att säkerställa att ni inte missar några steg.

8. Göra upp en plan för att övervaka utgifterna

En budget är bara bra så länge du håller dig till den. Planera i förväg hur ofta du ska jämföra faktiska kostnader med de budgeterade, så att du kan åtgärda eventuella problem innan de hunnit bli för stora. Du kan också bestämma i förväg vad du ska göra om du överskrider (eller underskrider) budgeten.

Fördelen med ett verktyg som Asana är att du kan dela, hantera och spåra din budget i realtid. Till exempel kan du med Asanas funktion för universell rapportering automatiskt hämta data från dina projekt och visa utgifter, uppgiftsstatus och slutförda milstolpar på ett och samma ställe – så att du inte behöver grubbla över om ni är i fas eller inte. 

9. Få godkännande från viktiga intressenter 

Nu när du har din projektbudgetplan är det dags att dela den med projektets intressenter och be om godkännande. Tack och lov bör din detaljerade plan ge de som godkänner budgeten en kristallklar bild av hur varje enskild post kommer att bidra till projektmålen. 

Exempel på en projektbudget

Låt oss säga att du uppdaterar kassaflödet för din mobilapp och att ditt projektmål är att minska den genomsnittliga kassatiden med 25 % under tredje kvartalet. För att nå det målet har du gjort en uppskattning av två prioriterade leveranser och fastställt vilka resurser som krävs. 

Här är ett enkelt exempel på hur din projektbudget kan se ut. Observera att tidslinjen, ägaren och den uppskattade kostnaden har inkluderats för var och en av dem. Även avdelningsbudgeten som ska användas har angetts för varje post och kolumner har lagts till för att spåra budgetgodkännanden och faktiska utgifter. 

Spendera smartare med en projektbudget

En väl utarbetad budget hjälper dig genom hela projektets livscykel – inklusive planering, godkännande och genomförande. När du väl behärskar budgeteringen kommer du säkerställa att ditt projektteam har de resurser de behöver för att uppnå viktiga mål och leverera högkvalitativa resultat. Och när du inrättar en process för att hålla koll på utgifterna kommer du även kunna ta itu med oväntade kostnader när de uppstår, bygga upp en förtroendefull relation med de som godkänner budgeten och skapa en rad framgångsrika projekt. 

Om du vill lära dig mer om projektledning kan du ta en titt på 25 viktiga färdigheter i projektledning som du behöver för att lyckas.