PERT-diagram: Vad det är och hur man skapar det (med exempel)

Om du någonsin har tyckt att det är svårt att planera projektuppgifter eller hålla koll på hur uppgifter hänger samman har vi den perfekta lösningen för dig. 

Ett PERT-diagram är ett verktyg som används för att schemalägga, organisera och planera uppgifter i ett projekt.

PERT står för Program Evaluation and Review Technique (teknik för utvärdering och granskning av program). Med PERT får man en visuell presentation av ett projekts tidslinje, uppdelad i enskilda uppgifter. Den här typen av diagram liknar Gantt-diagram men har en annan struktur. 

PERT-diagram består av fem steg från projektets startdatum till slutdatumet. I den här artikeln går vi igenom de fem stegen, visar ett exempel och förklarar hur man använder PERT-diagram på ett effektivt och användbart sätt. 

Så här fungerar ett PERT-diagram

Ett PERT-diagram fungerar genom att ge en visuell presentation av projektets uppgifter och beroendena mellan dem. Du kan använda ett PERT-diagram för att skapa en uppskattad tidslinje som du kan dela med projektintressenterna innan projektet har kommit igång ordentligt.

Att skapa en projektöversikt i form av ett PERT-diagram kan hjälpa dig med flera olika projektplaneringsaktiviteter såsom:

• att få ledningens godkännande om scheman och tidslinjen

• att kommunicera projektavsikter till intressenter

• att skapa en visuell plan för ett komplext projekt

• att uppskatta hur mycket tid som behövs för att slutföra enskilda uppgifter. 

För att få ut det mesta möjliga från PERT-diagram bör du först förstå de steg som behövs för att skapa ett PERT-diagram och hur du gör en visuell plan av diagrammet.

Så här skapar man ett PERT-diagram

Skapa ett PERT-diagram genom att följa de fem stegen i processens livscykel, vilken inkluderar allt från att fastställa uppgifter till att hantera projektets slutförande.

1. Fastställ projektuppgifter

Det första steget för att skapa ett lyckat PERT-diagram är att samla in nödvändig projektinformation och fastställa uppgifter. Du kan börja den här fasen av projektplaneringen ungefär på samma sätt som du vanligtvis börjar den inledande projekthanteringsfasen. Du kan till exempel börja med:

• ett business case

• en kommunikationsplan

• ett inledande kickoff-möte.

Att starta tidigt med planeringen säkerställer att du är beredd att definiera beroenden och koppla samman uppgifter i efterföljande faser.

2. Definiera uppgiftsberoenden 

Uppgiftsberoende är när en uppgift eller milstolpe inte kan påbörjas innan en annan uppgift har slutförts. Det här kallas ibland för att uppgifterna är logiskt relaterade och används ofta i en uppdelad arbetsstruktur (WBS). 

Att skapa beroenden kan hjälpa dig att spåra arbete på bästa sätt, säkerställa att uppgifter är slutförda och etablera en tydlig kommunikation. För komplexa projekt bör du planera tidslinjer och projektets omfattning ordentligt i förväg.

I PERT-diagram får man en visualisering av beroenden genom att koppla samman och numrera uppgifter. Medan det här inte är lika detaljerat som andra metoder, såsom en uppdelad arbetsstruktur, ger det en bra översikt över alla uppgifter och det arbete som behöver utföras för att slutföra dem.

3. Koppla samman projektuppgifter

När du har definierat uppgiftsberoenden kan du skapa ditt PERT-diagram genom att koppla samman projektuppgifter till varandra. De här kopplingarna består av pilar som symboliserar uppgifter och noder som symboliserar händelser eller milstolpar. 

Du kan till exempel placera en överordnad händelse inom noderna (som symboliseras av cirklar eller fyrkanter) och rita uppgiftspilar för att representera de beroenden som behövs för att slutföra händelserna. 

Den här layouten ger en enkel projektstruktur utan för många detaljer som är enkel att förstå för projektintressenter. 

4. Uppskatta projektets tidsram

Det är nu dags att göra en uppskattning av hur lång tid projektet kommer att ta genom att använda kritiska linjen-metoden (CPM) och PERT-formeln. Den kritiska linjen är den längsta sekvens uppgifter som måste slutföras för att projektet ska kunna bli färdigt. 

Målet är att hitta den längsta linjen som tar mest tid att slutföra för att uppskatta den kortaste totala projektlängden. Tidsuppskattningar kan räknas ut baserat på följande:

• Optimistisk tid: Den kortaste tid som krävs för att slutföra en uppgift..

• Pessimistisk tid: Den längsta tid som krävs för att slutföra en uppgift. 

• Rimligast tid: Den bästa uppskattningen av hur lång tid det förmodligen kommer att ta att slutföra en uppgift.

 Du kan använda PERT-formeln för att räkna ut en uppgifts förväntade varaktighet och hur lång tid det kommer att ta att slutföra den genom att använda: (O + (4 × R) + P) ÷ 6. Den här ekvationen fungerar med minuter, timmar, dagar eller till och med veckor. 

Om till exempel den optimistiska tiden är 30 minuter, den pessimistiska tiden är 60 minuter och den mest rimliga tiden är 45 minuter, är PERT-formeln: (30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minuter. 

När du har räknat ut den förväntade tiden per uppgift kan du summera varje uppgiftstid i den kritiska linjen för att få en genomsnittlig projekttidslinje.

5. Hantera uppgiftsförlopp

Det sista steget av att skapa ett PERT-diagram är att hantera uppgifternas förlopp tills projektet är slutfört. Du kan göra det genom att stänga beroenden och åtgärda problem under projektets gång tills alla uppgifter är slutförda. 

Kom ihåg att ett PERT-diagram bör uppdateras under projektets gång när något ändras. Det här kan göras i kombination med en ändringskontrollprocess, som hjälper till att kartlägga och kommunicera projektändringar. 

När alla uppgifter i projektet har slutförts kan du arkivera material i ett delat utrymme för att kunna hänvisa till det senare vid behov.

Exempel på PERT-diagram

Nu när du förstår de fem stegen för hur ett PERT-diagram fungerar är det dags att skapa ditt eget diagram. Eftersom alla diagram är olika vad gäller projektets komplexitet och tidsram, kan ditt diagram kanske se lite annorlunda ut.

Gör följande för att komma igång med ditt diagram:

• Rita dina numrerade noder: Kom ihåg att de här noderna är överordnade uppgifter i projektet. När de är slutförda kommer de att konstituera projektet. Ditt diagram kan ha en valfri mängd uppgifter, men tio stycken är lagom att börja med. 

• Koppla samman noderna med uppgifterna: Rita pilar som symboliserar uppgiftsberoenden. De här uppgifterna behöver utföras för att händelserna ska räknas som slutförda. Ditt diagram bör ha en tydlig start och ett tydligt slut, medan den mellersta delen kan vara mer komplex. 

Här är ett exempel på hur ditt PERT-diagram bör se ut:

Här är en genomgång av vanliga termer som du kan ha med i ditt PERT-diagram och definitionen av varje term:

• Noder: Noderna symboliserar projekthändelser. De här händelserna är projektets huvudkomponenter. Om projektet till exempel handlar om att lansera en webbplatsdesign kan en nod symbolisera skapandet av en ny logotyp. 

• Uppgifter: Uppgifterna är de steg som behöver utföras för att noderna ska slutföras. Till exempel kan en uppgift symbolisera skapandet av tre förslag på logotyper. 

• Beroenden: Ett beroende kännetecknas av att en uppgift är anknuten till en annan uppgift. Uppgifterna är beroende av varandra på så vis att den ena inte kan slutföras innan den andra slutförs. 

• Beroenden utan resurser: Ett beroende utan resurser kännetecknas av att det finns en anknytning utan att det finns några faktiska uppgifter som behöver slutföras. Till exempel kan en produktlansering och en landningssida vara relaterade till varandra utan att en uppgift är kopplad till någon av dem. 

Det går att skapa PERT-diagram med hjälp av en mängd olika verktyg såsom projekthanteringsprogramvara. Verktyg kan hjälpa dig att planera, visualisera och fastställa uppgiftsberoenden och påminnelser på ett ordentligt sätt så att du kan spåra projektförlopp och enkelt identifiera flaskhalsar. 

När bör man använda PERT-diagram?

Projektledare använder PERT-diagram för att utvärdera och slutföra projekt. Men vad erbjuder PERT-diagrammet jämfört med alla andra metoder som finns tillgängliga? 

Till att börja med är PERT-diagram en bra metod när du är ute efter att utvärdera tidslinjen, vilka resurser som behövs och den kritiska linjen. Låt oss ta en titt på var och en av dem i lite mer detalj.

• För att avgöra den kritiska linjen: En av huvudfunktionerna hos PERT-diagram som gör stor skillnad jämfört med andra metoder är att det går att avgöra ett projekts kritiska linje. Det här är viktigt vid visualisering av projektets övergripande tidslinje. 

• För att utvärdera resurser: Med de unika funktioner som ett PERT-diagram erbjuder kan du enkelt visa vilka uppgifter som behöver resurser och vilka som inte gör det. Det här sparar tid för både dig och projektdeltagarna genom att informationen visas tydligt och är tillgänglig. 

• Att uppskatta tid: Eftersom PERT-diagram utvärderar varaktigheten för både enskilda uppgifter och hela projektet är det ett bra verktyg under den inledande fasen i projektplaneringen när du behöver få en uppfattning om den förväntade tidslinjen.

Sammantaget är ett PERT-diagram ett bra alternativ för en enkel projektplan som lätt kan delas med teammedlemmarna. Använd det här diagrammet för att snabbt dela resurser och tidslinjer.

PERT-diagram vs Gantt-diagram

PERT-diagram förväxlas ofta med Gantt-diagram. Det finns dock en del viktiga skillnader. De skiljer sig inte bara i utseende utan har även olika funktioner som passar olika bra beroende på teamets behov. 

Här är en del viktiga funktioner som kan avgöra vilket diagram som passar bäst för dig:

1. PERT-diagram är flödescheman medan Gantt-diagram är stapeldiagram: En av den största skillnaderna är hur deras layout ser ut. Medan Gantt-diagram har den klassiska stapeldiagramsstilen, har PERT-diagram inte lika strukturerat utseende och kan ha olika layouter beroende på olika projekt.

2. Gantt-diagram erbjuder organisering medan PERT-diagram erbjuder anpassning: Gantt-diagram har en mer organiserad struktur. PERT-diagram tillåter dock en enklare anpassning av layouten, vilket är lämpligare för en mer generell projektplanering. 

3. PERT-diagram är användbara innan projektet börjar: Eftersom PERT-diagram har en enkel projektplans- och tidslinjelayout används PERT-diagram ofta som visuell vägledning i början på projektet. Projektledare använder sedan en annan metod, såsom en uppdelad arbetsstruktur eller ett Gantt-diagram, för att planera projektuppgifter och beroenden i mer detalj. 

I allmänhet är Gantt-diagram mer populära för att planera projektuppgifter genom hela projektets livscykel, medan PERT-diagram är populära för att planera tidsåtgången i de inledande projektfaserna. De kan användas separat eller tillsammans för att skapa en omfattande plan.

Planera i förväg med ett PERT-diagram

Genom att implementera ett eget PERT-diagram kan du vara säker på att planeringen för nästa projekt stämmer och är korrekt utförd. Med en enkel layout och uppskattning av tidslinjen kommer teamet ha en klar uppfattning om projektuppgifter och vara förberedda på vad som än väntar. 

Om du vill ta ditt nästa projekt ett steg längre, prova Asana-tidslinjen för möjligheter att spåra projekt.