18 советов, стратегий и приёмов по управлению временем, обеспечивающих максимально эффективное выполнение работы

В современных условиях мы вынуждены постоянно отвлекаться на разные инструменты, уведомления, электронные письма, соцсети ― список можно продолжить. В нашей экономике раздора хаос стал нормой.

Стало практически невозможно сосредоточиться на том, что действительно важно, и правильно расставить приоритеты в нужное время. Все ваши планы на день рушатся под натиском каких-то якобы сверхважных задач, срочных сообщений и бесконечных уведомлений. Чтобы угнаться за таким темпом, 80% работников умственного труда работают с открытым почтовым ящиком и другими приложениями для обмена информацией. В результате снижается эффективность труда и повышается вероятность потери сообщений, срыва сроков и невыполнения нужных действий.

Шаблоны управления временемпозволяют экономить время и выполнять повседневную работу более осознанно. Чтобы ваш список дел не диктовал, как вам использовать своё время, используйте стратегии управления временем, чтобы осознанно определять свои ежедневные приоритеты и уделять внимание только на самой актуальной работе.

Единственно правильного способа управлять временем не существует. В этой статье мы собрали 18 советов, стратегий и приёмов, которые помогут взять под контроль задачи и время на их выполнение.

Что такое управление временем?

Управление временем — это практические действия по управлению работой, позволяющие распоряжаться временем максимально осознанно. Управление временем может повысить продуктивность, но наибольшее преимущество эффективного управления временем заключается в том, что оно позволяет точнее расставлять приоритеты на день, чтобы можно было найти время на отдых и восстановление.

Преимущества управления временем

Хорошая стратегия управления временем поможет организовать работу и расставить приоритеты, чтобы можно было:

• Успевать больше за то же время. Когда вы осознанно планируете своё день, вы сокращаете количество ненужных задач, перестаёте отдавать приоритет работе, которая пока не актуальна, и делаете всё за меньшее время. Конечно, сутки от этого длиннее не станут, но вы увидите, что успеваете сделать больше за то же время.

• Провести границу между рабочим и личным временем. Более эффективное управление временем заключается не в том, чтобы выжать максимальную продуктивность из каждой секунды. Скорее, эти стратегии позволяют определить, какую работу можно отложить на завтра, чтобы сегодня сделать только самое важное. Отдавая приоритет работе, которую необходимо выполнить сегодня, и чётко понимая, какую работу можно отложить на более поздний срок, вы тем самым устанавливаете границы между рабочим и личным временем.

• Снизить уровень стресса. Без эффективного управления временем может возникнуть ощущение, что у вас постоянно не хватает времени на работу. Чувство, будто вы тушите пожары на бегу, может привести к росту уровня стресса и, в конечном итоге, к выгоранию. На самом деле, по данным исследования «Указатель структуры работы», 71% работников умственного труда сообщили, что в 2020 году они ощутили на себе выгорание хотя бы один раз.

• Повысить продуктивность. Существует множество советов по управлению временем, которые позволяют уменьшить волокиту и повысить продуктивность. Определив основные приоритеты на текущий день, вы не только станете продуктивнее, но и обретёте уверенность в том, что каждый раз вы всё делаете правильно.

• Отказаться от вредных привычек.Никому не хочется заниматься волокитой. Но со временем вредные привычки дают о себе знать и мешают эффективной работе (уж поверьте нам: мы через всё это прошли). Стратегии управления временем помогают распознавать и устранять вредные привычки.

Шесть стратегий управления временем для повышения продуктивности

Одним из самых простых способов развития навыков в области управления временем является внедрение проверенной стратегии управления временем в повседневную работу. Стратегии управления временем помогают устанавливать сроки выполнения работы, выполнять по одной задаче за раз и более осознанно планировать рабочий день.

1. Ограничение по времени

Ограничение по времени представляет собой стратегию управления временем, ориентированную на достижение целей путём выполнения работы в ограниченных временных рамках. Эта стратегия особенно эффективна, когда вы не знаете точно, сколько времени тратится на выполнение каждой задачи, но хотите подойти к своему списку дел более осознанно.

Эта стратегия помогает разбить большие задачи на более мелкие части, а затем выполнить их в разумные сроки. Для каждой задачи устанавливаются свои временные рамки, которые не могут превышать трёх часов. Например, если вам нужно написать статью для блога, можно будет создать двухчасовое окно на составление наброска. Затем, после перерыва, можно будет создать ещё одно трёхчасовое окно для работы над первым черновиком. Разбивая работу на мелкие части, можно уверенно продвигаться к цели в течение нескольких дней или недель.

2. Блокирование времени

Принцип блокирования времени похож на стратегию ограничения по времени, но вместо планирования конкретного времени под каждую отдельную задачу применяется блокировка определённых периодов в своём календаре, отведённых на выполнение той или иной работы. Применяя принцип блокирования времени при планировании работы, вы, по сути, разбиваете рабочую неделю на отдельные временные промежутки, в рамках которых можно работать над проектами, общаться с коллегами, делать перерывы или даже заниматься спортом. Блокирование времени обеспечивает динамичность рабочего процесса, позволяет глубже погрузиться в работу за счёт концентрации на главном.

Для того чтобы создать временной блок, прежде всего, определите свои приоритеты на день или на неделю. Затем сгруппируйте похожие задачи, чтобы можно было работать над ними в рамках одного временного блока. И наконец, попрактикуйтесь в планировании временных блоков в календаре, чтобы идти точно по графику.

3. Метод помидора

Как и в случае ограничения по времени и блокирования времени, метод помидора помогает выполнять работу в короткие сроки с перерывами между рабочими сеансами. Стратегия управления временем по методу помидора хороша тем, что она активно поощряет регулярные перерывы, которые способствуют поддержанию мотивации и полезны для вашего мозга. По данным исследований, перерывы делают людей более творческим.

Для использования метода помидора необходим таймер, список дел с расставленными приоритетами, а также функция временного отключения уведомлений. Для начала поставьте таймер на 25 минут и постарайтесь посвятить это время исключительно выполнению задачи, по возможности не отвлекаясь на текстовые сообщения и соцсети. Затем, когда истечёт заданное время, сделайте перерыв на пять минут. Перерыв желательно посвятить каким-то физическим действиям, например, перекусить или потянуться, но также можно заглянуть в смартфон или проверить, не пришло ли какое-нибудь важное сообщение, пока вы работали над задачей.

Повторите процедуру с рабочими сеансами по 25 минут и пятиминутными перерывами четыре раза, после чего сделайте большой перерыв на 20–30.

4. Лягушка на завтрак

Марк Твен однажды сказал: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Стратегия управления временем по методу поедания лягушки берёт начало от этой цитаты и призывает решать крупные и сложные задачи, прежде чем приступать к менее важной или менее срочной работе. Эта стратегия подойдёт тем, кто привык делить рабочую нагрузку на обычную ежедневную работу и высокоприоритетные задачи.

Метод «поедания лягушки» помогает начинать каждый день с выполнения самой важной работы. Для того чтобы начать пользоваться этой стратегией управления временем, всю работу и приоритеты нужно отслеживать в едином централизованном инструменте. Найдите способ привязать свои ежедневные задачи к целям компании. Это позволит эффективнее определять приоритетные задачи на день и обеспечивать их первоочередное выполнение. Затем, разобравшись с лягушкой, можно будет заняться оставшейся работой.

5. Принцип Парето

Если лягушка на завтрак вас не прельщает, можно попробовать стратегию управления временем по принципу Парето.  Принцип Парето противоположен методу «поедания лягушки», поскольку предполагает решение мелких задач в первую очередь, чтобы уже в первой половине дня было мотивирующее ощущение завершённости нескольких дел.

Принцип Парето часто называют «правилом 80/20», поскольку он основан на одном основополагающем правиле: на выполнение 80% работы вы тратите 20% времени. Если 80% работы удастся закончить относительно быстро, то на выполнение оставшихся 20% работы у вас будет 80% рабочего времени.

6. Доведение до результата (GTD)

Метод доведения до результата был разработан Дэвидом Алленом в начале 2000-х годов. По мнению Аллена, в качестве первого шага на пути к достижению поставленных целей сначала нужно зафиксировать все актуальные дела. Поручив это инструментам управления задачами и тем самым высвободив ресурсы мозга, вы сможете сосредоточиться на реальных действиях, а не на запоминании того, что нужно сделать.

Чтобы работать по методу доведения до результата, необходимо фиксировать всю предстоящую работу в одном месте. Записав всё, что нужно сделать, отсортируйте задачи и расставьте приоритеты. Например, у вас может быть работа, которой вам больше не нужно заниматься (и которая пойдёт в мусорную корзину), работа, которую вы намерены выполнить, но не прямо сейчас (и которая пойдёт в проект или папку под названием «Позднее»), работа, зависящая от выполнения других задач, и т. д. В таком инструменте должны приводиться все сведения о работе, вам же нужно будет её выполнить.

Шесть советов по управлению временем для достижения большего результата

Вам может нравиться или не нравиться та или иная стратегия управления временем с точки зрения организации вашей работы. Не все стратегии управления одинаково эффективны для всех, и именно поэтому их так много. Вместо них можно попробовать воспользоваться шестью приведёнными ниже советами по развитию навыков управления временем.

1. Привязка ежедневной работы к целям

Управление временем — это не всегда только про безусловное выполнение всей работы. Скорее, это понятие касается определения самой важной работы и расстановки приоритетов по ней. Для этого необходимо связать повседневную работу с целями коллектива или компании, чтобы можно было определять наиболее важные задачи и заниматься ими на ежедневной основе. Однако, по данным недавно опубликованного исследования, проведённого среди более чем 6000 работников умственного труда по всему миру, лишь 26% из них говорят, что они чётко понимают, как их работа связана с целями компании.

Координировать работу и расставлять приоритеты на всех уровнях организации лучше всего с помощью инструмента управления работой. Такой инструмент позволяет связать ежедневную работу и проекты коллектива с целями компании, чтобы сотрудники понимали, как их работа отражается на приоритетах компании.

Чтобы обеспечить правильную расстановку приоритетов в работе, мы ставим цели на квартал, используя систему целей и ключевых показателей, которые затем выходят на уровень полугодия. Наши руководители групп еженедельно проверяют, насколько работа, которую выполняет их коллектив, соответствует этим целям.”

2. Расстановка приоритетов и организация работы

Независимо от того, какой метод вы предпочитаете, будь то «поедание лягушки» или «доведение до результата», необходимо понимать, какие задачи действительно важны. Рано или поздно будет такая задача, у которой изменится приоритет или сроки выполнения. Без чёткого понимания того, что имеет первостепенное значение, вы не сможете правильно организовать работу и расставить приоритеты.

Почему так важно расставлять приоритеты в работе? Вероятно, вы знаете, что такое выгорание, от которого ежегодно страдает все большее количество работников по всему миру. Но задокументированных данных о том, как нечётко расставленные приоритеты влияют на выгорание, заметно меньше. По данным исследования «Указатель структуры работы», 29% работников умственного труда ощущают перегрузку на работе и считают, что причиной тому является отсутствие ясности в формулировании задач и функций. Зная, каким задачам следует отдавать приоритет, можно смягчить это ощущение и повысить уверенность в том, что вы каждый день работаете над правильными задачами.

3. Планирование на будущее в конце каждого дня

Часто бывает так, что в рабочие дни возникает ощущение сумбура, когда мы отстаём от графика, ещё не успев начать работу. Если вы из тех, кто каждое утро разгребает электронную почту, чтобы понять, что нужно делать, вы не одиноки. Но к счастью, выход есть.

Вместо того чтобы утром пытаться понять, чем следует заниматься, найдите пять минут в конце текущего рабочего дня, чтобы спланировать день грядущий. Это повысит вашу мотивацию, поскольку вы будете точно знать, чем вам предстоит заниматься весь день, ещё до того, как он начнётся. Кроме того, это позволит каждый день выполнять самую важную работу. Вместо того чтобы отвечать на электронные сообщения или запросы где-нибудь в 16:30, можно включить важную работу в расписание следующего дня.

4. Отказаться или делегировать

Одно из преимуществ чёткой расстановки приоритетов заключается в том, что вы также получаете представление и о том, что менее важно. Не всегда бывает просто отказаться от работы, но сделать это проще, когда вы отказываетесь потому, что работа не соответствует вашим текущим приоритетам. Сделать приоритеты более чёткими можно, если сначала сформулировать их для себя, а уже потом поделиться ими с коллегами.

Если необходимо выполнить какую-то работу, которая не приоритетна для вас, можно попробовать передать её другому сотруднику. Помните, что поручение задачи другому вовсе не значит, что она неважна. Это лишь означает, что работа не соответствует вашим текущим приоритетам. Возможно, эта работа будет более актуальна для кого-то другого, поэтому перепоручая её, вы тем самым обеспечиваете выполнение задачи более подходящим исполнителем.

Стратегия, которую мы разработали для повышения своей эффективности, заключается в обеспечении чёткого понимания того, какую работу нужно делать нашей команде, а какую — нет. Когда вы точно знаете работу, которая на вас возложена, то можете решить, на каких задачах следует сосредоточить свои усилия, а какие могут подождать. Когда вы это хорошо понимаете, повышается и эффективность работы, и прозрачность задач, над которыми трудятся наши сотрудники.”

5. Проверка задач

Подобно тому, как вы отказываетесь от какой-либо работы, выделите время, чтобы просмотреть задачи, которые вы взялись выполнить какое-то время назад и над которыми ещё работаете. Возможно, какие-то задачи больше не соответствуют целям вашей команды.

Обнаружив такие задачи, обязательно проверьте, нужно ли вообще их выполнять. Если задача больше не актуальна для вашей команды, рассмотрите возможность приостановки этой работы. Если задача по-прежнему требует выполнения, задайте себе вопрос, действительно ли вы являетесь лучшим исполнителем для этой работы, и если нет, подумайте, кому можно было бы её перепоручить.

6. Забудьте про рукописные списки дел. Пользуйтесь инструментами

Если вы всё ещё пишете шпаргалки по работе от руки, самое время перейти на онлайн-инструмент. Как бы ни было приятно писать заметки от руки, рукописные списки дел не отличаются организованностью, в них могут быть ошибки, их легко потерять и они малоэффективны.

Поэтому лучше всего перенести управление большей частью проектов в специальный инструмент. Инструменты управления проектами предлагают множество функций, позволяющих максимально эффективно использовать своё время. С помощью такого инструмента можно:

• Координировать работу между разными отделами и контролировать, кто что и в какие сроки делает.

• Обмениваться информацией о работе, делиться отзывами и сообщать информацию о состоянии проектов в одном месте.

• Отслеживать ход работ в реальном времени, чтобы точно знать, в каком состоянии они находится.

• Контролировать сроки выполнения и зависимые элементы, чтобы поставленные цели достигались без лишних усилий.

Кроме того, если вы думаете, что нет большего удовольствия, чем вычеркнуть задачу из рукописного списка дел, вам нужно увидеть, как по экрану вашего компьютера пролетают разные мифические существа.

Шесть приёмов по управлению временем

Описанные выше стратегии и советы по управлению временем хороши, но на их реализацию требуется некоторое время. Хотите начать работу уже через пять минут? Попробуйте приведённые далее шесть приёмов более эффективного управления временем прямо сейчас.

1. Приостановка уведомлений

Мы постоянно перемещаемся между приложениями, уведомлениями и задачами. В среднем каждый работник умственного труда переключается между 10 приложениями до 25 раз за день. Именно поэтому так сложно сосредоточиться на текущей задаче и влиться в рабочий ритм. А это значит, что работа займёт больше времени.

По возможности отключайте на время уведомления или используйте функцию «Не беспокоить». Такая функция с одной стороны позволит вам с головой уйти в работу, а с другой ― даст вашим коллегам понять, что вы снова будете доступны позднее. Большинство инструментов позволяют показать, что вас пока не нужно трогать, чтобы коллеги не ожидали от вас немедленного ответа. Если будет очень нужно, они смогут переопределить эту функцию, поэтому вы никогда не бываете полностью недостижимы.

Для максимальной продуктивности я предпочитаю блокировать время между совещаниями, когда я планирую поработать над разными проектами, оставляя промежутки на короткие перерывы. Кроме того, я нахожу весьма полезной функцию, позволяющую мне и моим коллегам устанавливать соответствующий статус в Slack, чтобы остальные не ожидали от меня немедленного ответа.”

2. Организуйте своё физическое пространство

Вспомните о том, насколько свободен был ваш рабочий стол, когда его только поставили. Скорее всего, на нём был только монитор и клавиатура, ну, может быть, ещё блокнот. И больше ничего. Если вы такой же деловой человек, как и мы, скорее всего ваш стол недолго оставался таким свободным. Со времени неизбежно накопились бумаги, коробки, книги, стикеры и запутанные провода.

Может показаться, что заваленный рабочий стол не такая большая проблема. Однако виртуальный беспорядок может вызвать беспорядок в мыслях, из-за которого будет сложно сконцентрироваться. Сделайте перерыв на пять минут и аккуратно расставьте все на своём столе. Выбросите ненужную бумагу, аккуратно сложите книги и сверните провода. Вернувшись к работе, вы обнаружите, что сосредотачиваться стало намного проще.

3. Группируйте похожие задачи

Когда вы всякий раз переключаетесь между задачами, вашему мозгу приходится находить нужный контекст и информацию по новой задаче и переносить эти знания на передний план. Конечно, на это у вашего мозга уйдёт всего несколько секунд, но если вы постоянно переключаетесь между задачами и проектами, ваш мозг вынужден работать с перегрузкой.

Это может стать причиной снижения продуктивности, не говоря уже о накоплении повышенной усталости под конец дня. Для того чтобы всего этого избежать, старайтесь группировать похожие задачи. Посмотрите, можно ли объединить все свои задачи в один проект или все задачи, направленные на достижение одного результата ― в один временной блок. Это позволит тратить меньше энергии на переключение контекста и сосредотачивать всё внимание на выполнении самой важной работы.

«Пакетный» принцип работы, особенно в планировании, помогает грамотно расставлять приоритеты, сохраняя при этом динамичность текущих или будущих процессов.”

4. Работайте над мелкими задачами в промежутках между совещаниями или в отведённое время

У вас наверняка бывает несколько задач за день, на выполнение которых нужно от силы пять или десять минут. Сюда относятся быстрые ответы на вопросы коллег, исправление опечаток в документе или направление формы запроса другому коллеге.

Храните такие задачи на каком-нибудь видном месте, например, в инструменте управления работами, но не приступайте к ним сразу же. Оставьте эти задачи на те короткие промежутки между совещаниями или на время после обеда, когда вы постепенно входите в рабочий ритм. Вы не только сможете быстро справиться с этой работой — и почувствовать удовлетворение от этого — но и сохраните ценную интеллектуальную энергию, которую можно будет направить на решение более сложных задач.

5. Перестаньте хвататься сразу за несколько задач

Попросту говоря, многозадачность — это не более чем миф. Хотя может показаться, что вы делаете сразу много дел, пытаясь выполнить несколько задач, но на самом деле вы вынуждаете свой мозг быстро переключаться между ними. Каждый раз при этом мозгу приходится искать информацию и контекст по той или иной задаче. Это не только требует больших усилий, чем когда вы занимаетесь лишь одним делом, но и истощает ресурсы вашего мозга.

Вместо этого делайте одну работу за раз, чтобы полностью концентрироваться на ней. Состояние концентрации возникает, когда вы настолько сосредоточены, что чувствуете себя как бы в отдельной «зоне». В таком состоянии можно выполнять больше работы и делать это более эффективно, поскольку все возможности вашего мозга направлены на решение одной задачи.

6. Делайте перерывы

Это может показаться странным, но именно перерывы в работе способствуют более эффективному управлению временем. Когда мы отстаём от рабочего графика, обычно мы стараемся сделать как можно больше работы, но нашему мозгу нужно время на отдых и подзарядку. Когда вы переутомляетесь и перегружаетесь на работе, вы уже не можете ничего делать, а тем более браться за самую важную работу.

Если вам трудно сделать перерыв, вы в этом не одиноки. Согласно результатам нашего исследования, 32% работников умственного труда, испытывающих выгорание, отмечают, что не могут отключиться от непрекращающихся дел, которые подпитывают их выгорание. Поскольку они не могут отключиться, они выгорают, а когда они выгорают, они не могут отключиться — получается замкнутый круг.

Если вы забываете делать перерывы, попробуйте планировать их в своём календаре. И когда по календарю настанет время перерыва, обязательно сделайте его хотя бы просто для того, чтобы потянуться. Даже несмотря на то, что этот перерыв может показаться неуместным, вы сразу почувствуете себя лучше.

Чтобы не выгорать, работая удалённо, находите в этом цифровом мире новые способы оторваться от экрана и выделить время на перерыв. Кроме того, я настоятельно рекомендую провести одноминутную «дискотеку»: просто встаньте и энергично подвигайтесь.”

Контролируйте своё время

В конечном счёте управление временем — это скорее состояние ума, чем что-либо иное. Для эффективного управления временем расставляйте приоритеты в работе, чтобы каждый день держать руку на пульсе. Не допускайте, чтобы список дел диктовал вам свои условия, и сосредоточьтесь на желании получить нужный результат.

Перед началом работы позаботьтесь о том, чтобы контролировать работу можно было централизованно в едином инструменте. Готовы приступить к работе? Узнайте, как Asana может помочь вам организовать свои задачи и достичь ожидаемого результата.