Попробуйте метод ограничения по времени (таймбоксинг): стратегию управления временем с ориентацией на цели

С каждым из нас случалось, что задача на полчаса выходит из-под контроля и на неё уходит целый день. Если никак не ограничивать время и не очерчивать границ, работа может растянуться надолго. У этого явления даже есть название: Закон Паркинсона, согласно которому «работа заполняет собой всё время, отпущенное на неё».

Таймбоксинг — это одна из стратегий управления временем, которая позволяет взять под контроль собственный график. Вместо того чтобы терять время на простые задачи, с помощью таймбоксинга можно бороться с прокрастинацией, вернуть потерянную продуктивность и сосредоточиться на важной работе. При использовании таймбоксинга каждой задаче отводится определённый отрезок времени, что позволяет быстрее выполнять планирование и больше времени работать в потоке.

Что такое таймбоксинг?

Таймбоксинг — это ориентированная на достижение целей стратегия управления временем, помогающая повысить продуктивность и понизить уровень прокрастинации. Задавая ограничение по времени, вы ставите себе цель выполнить задачу за отведённый интервал.

Планирование того, сколько времени нужно потратить на задачу, прежде чем приступить к её выполнению, позволяет продумывать, как тратить своё время и над чем работать. Благодаря такому подходу можно сократить работу по организации работы, которая сейчас может занимать до 60% нашего времени. Вместо того чтобы постоянно напоминать о согласованиях или искать документы, можно сделать так, чтобы всё необходимое было у вас под рукой, когда придёт время для работы над задачей.

С помощью таймбоксинга можно планировать время выполнения задач, поддерживать высокий уровень организации в команде или эффективнее проводить совещания. Все эти три стратегии таймбоксинга основаны на одной и той же методологии. Но для чего бы вы ни использовали таймбоксинг, сначала нужно решить, какие ограничения по времени использовать: жёсткие или мягкие.

Жёсткий и мягкий таймбоксинг

Прежде чем установить ограничение по времени нужно решить, будет ли оно жёстким или мягким. Жёсткие временные рамки означают, что по истечении отведённого времени работа над задачей должна быть остановлена, даже если она не завершена. Задание жёстких ограничений особенно полезно для людей, склонных к перфекционизму, которым зачастую сложно перестать доводить до совершенства уже выполненную работу. Для команд жёсткие временные рамки помогают сделать так, чтобы ни одна задача из списка невыполненной работы не осталась без внимания. А во время совещания такие временные ограничения позволяют не оставить без внимания ни один пункт повестки.

Мягкие же ограничения являются более гибкими. При их применении завершение отведённого периода времени является лишь предложением закончить делать то, чем вы занимаетесь, и перейти к следующей задаче. Такие ограничения можно использовать при выполнении сложной работы, особенно в тех случаях, когда не совсем понятно, сколько времени она может занять. Командам мягкие временные рамки дают большую гибкость, в то же время чётко указывая всем, когда должна быть выполнена работа. Задавая такие ограничения во время совещаний, можно придерживаться повестки без необходимости прерывать разговор, что пришлось бы делать при использовании жёстких рамок.

Решение об использовании жёстких или мягких временных ограничений зависит от целей работы. Совсем необязательно всегда выбирать один и тот же вариант. Отводя определённый период времени в своём расписании, решите, будут ли его рамки заданы жёстко или мягко, и соблюдайте своё намерение.

Как выделить ограниченный период времени?

Прежде всего, обозначьте задачу или объём работы, который необходимо выполнить. Затем:

1. Определите, сколько времени нужно потратить на работу.

2. Найдите в личном расписании или календаре коллектива время, которое будет отведено на выполнение этой работы.

3. Определите, будет ли ограничение по времени задано жёстко или мягко.

4. Начните работу в отведённое время.

5. Не отвлекайтесь в течение этого периода, чтобы сконцентрироваться на выполняемой задаче.

6. По окончании работы сделайте перерыв.

Сколько должен длиться такой период времени?

Строгих правил насчёт того, сколько должен длиться ограниченный промежуток времени, нет. Некоторые команды — в частности коллективы, работающие по методологии Agile — используют периоды времени длительностью несколько недель или даже месяцев. Но по-настоящему эффективной эта методика является, если планировать отрезки времени, которые можно посвятить погружению в работу, чтобы уйти с головой в работу и войти в состояние потока. На это время также следует отключить уведомления с помощью режима «Не беспокоить» и работать, не отвлекаясь.

Это не значит, что нельзя ограничивать по времени более крупные объёмы работы. Но если вы хотите применить таймбоксинг к задаче, выполнение которой займёт больше двух или трёх часов, для начала разбейте эту работу на более мелкие части.

Например, вы создаёте электронную книгу. Её объем составит 25 страниц, а работа над ней потребует несколько циклов согласований, исправлений и улучшения дизайна. Реализация этого проекта займёт несколько недель, в течение которых вы, скорее всего, будете заниматься и другими проектами и задачами. Если разбить большой проект на короткие отрезки времени, таймбоксинг не только сделает задачу «Создать электронную книгу» проще, но и поможет вам равномерно двигаться к цели в течение этих недель.

Таймбоксинг не является стратегией, позволяющей работать быстрее. Это просто эффективный способ разбить работу на продуманные задачи. В случае с созданием электронной книги, вы наверняка отведёте несколько отрезков времени для предварительного сбора информации ещё до начала формирования структуры документа. Если вы разделите эту работу на несколько дней, вам будет проще двигаться к цели, не чувствуя при этом, что у неё нет конца и края. Закончив сбор информации, выделите несколько отрезков времени на то, чтобы написать, исправить и согласовать структуру. Продолжайте разбивать процесс создания электронной книги на более мелкие задачи и давайте себе время для отдыха, чтобы избежать выгорания. Разбивая эту работу на более мелкие компоненты, вы сможете избежать прокрастинации, а сам проект при этом не будет казаться неподъёмным.

Семь советов об использовании таймбоксинга в своей работе

Если вы хотите использовать таймбоксинг, чтобы повысить концентрацию или избавиться от прокрастинации, попробуйте эти семь советов для эффективного управления временем.

1. Отдавайте приоритет выделенному времени

Если у вас тяжёлый день, вам наверняка захочется перекомпоновать, перенести или отменить запланированные отрезки времени. Постарайтесь этого не делать. Рассматривайте такие промежутки времени как совещания, которые вы назначили самому себе. Вы не строите некие приблизительные планы. Скорее вы даёте себе обязательство, что будете работать над конкретной задачей в определённый период времени. Вы бы не стали отменять встречу с коллегой в последний момент без действительно уважительной причины. Точно так же нельзя отменять такой период сконцентрированной работы.

2. Визуализируйте своё время, чтобы лучше понимать его

Таймбоксинг наиболее эффективен, если имеет визуальное представление. Будет полезно внести время для сосредоточенной работы в календарь, чтобы можно было чётко видеть временной промежуток, отведённый для выполнения конкретной задачи. Это также поможет придерживаться графика и даст другим сотрудникам понять, когда вы заняты. Если не добавлять время для погружения в работу в календарь, ваши коллеги могут подумать, что можно пригласить вас на совещание или задать вам вопрос.

3. Используйте таймер

Вне зависимости от того, используете вы жёсткий или мягкий таймбоксинг, поставьте таймер, чтобы знать, когда истечёт отведённое время. Помните: каждый раз, когда вы выделяете для работы определённый отрезок времени, вы ставите себе цель выполнить за него конкретную задачу. Таймер послужит вам напоминанием об этом обязательстве и предупредит вас о том, что время вышло.

Кроме того, использование таймера позволяет не думать о времени, пока вы работаете. Вместо того чтобы постоянно смотреть на часы или тревожиться о том, чтобы не опоздать на очередное совещание, у вас будет время на погружение в работу и достижение состояния потока.

Если вы используете период времени с жёстко заданными рамками, запланируйте переход к следующей задаче после сигнала таймера. Если работа к этому моменту не будет завершена, к ней можно будет вернуться в ходе другого временного отрезка. Задав мягкие временные рамки, используйте таймер в качестве индикатора того, что работу над текущей задачей следует закончить в течение пяти или десяти минут и перейти к следующей задаче.

4. Отключите уведомления или используйте режим «Не беспокоить»

Таймбоксинг эффективен тем, что помогает сосредоточиться на одной задаче и войти в состояние потока. Слишком часто мы позволяем рассеянному вниманию влиять на то, что мы делаем, что не только ведёт к сниженной продуктивности, но и мешает выполнению эффективной, важной работе. Поэтому не следует по пустякам отвлекаться в ходе периода времени, отведённого на сосредоточенную работу.

Если поставить уведомления на паузу или включить режим «Не беспокоить», вас с одной стороны никто не будет отвлекать, а с другой — ваши коллеги будут знать, что вы ответите на их сообщения тогда, когда сможете. В большинстве инструментов можно принудительно отправить сообщение с уведомлением, если этого требует ситуация, поэтому вы не будете полностью отключены от внешнего мира, а только защищены от ненужных посланий во время сосредоточенной работы.

5. Делайте перерывы между периодами работы

Когда мы в Asana говорим о продуктивности, мы не имеем в виду, что нужно «выдавать на-гора» как можно большие объёмы выполненной работы. В таймбоксинге это тоже не является целью. Мы скорее считаем стратегии управления временем возможностью повысить эффективность и сделать так, чтобы работа давала результаты.

Таймбоксинга также не позволяет добиться максимально возможной производительности, а, скорее, позволяет эффективнее управлять своим временем. Как и в других случаях, когда вы работаете с полной концентрацией, не забывайте делать короткие перерывы между периодами погружения в задачи, даже если вы просто встанете из-за стола, чтобы потянуться или попить воды.

6. Фиксируйте все дела в инструменте для управления работой

Чтобы использовать таймбоксинг, нужно знать, над чем вы собираетесь работать. Если вы этого ещё не сделали, составьте список дел в инструменте для управления работой или проектами, таком, как Asana. Подобные инструменты помогают понять, какие важные задачи вам предстоят, и чем нужно заниматься в каждый конкретный день.

7. Группируйте похожие задачи

Чтобы эффективно использовать таймбоксинг, следует выделять отдельные временные отрезки для большинства задач или инициатив. Но, несмотря на все преимущества таймбоксинга на переключение между задачами уходят время и силы. Чтобы предотвратить это, старайтесь выполнять похожие задачи одну за другой. Это позволит плавно переключаться между задачами, даже работая над разными инициативами. Группировка похожих задач позволяет сохранять сосредоточенность и состояние потока даже при переключении между ними.

Например, если вы работаете в отделе продаж, нас вам могут быть возложено создание презентаций и писем для разных потенциальных клиентов. В идеале для каждой такой задачи нужно выделить отдельный промежуток времени. Однако постарайтесь сгруппировать задачи по подготовке материалов для одного клиента так, чтобы они шли ода за другой. Например, если вам нужно создать презентацию и письмо для компании А, а также презентацию для компании Б, сначала выполните обе задачи для компании А в течение двух идущих друг за другом отрезков времени, а затем переходите к работе над материалами для компании Б.

Четыре способа использовать таймбоксинг в работе коллектива

Таймбоксинг может быть не только инструментом для повышения продуктивности в индивидуальной работе, но и методом, который поможет вам руководить командой. Помните о том, что эту стратегию следует использовать не в качестве метода наказания, а как способ эффективной организации работы и расстановки приоритетов. Вот как этого добиться:

1. Определите основания использования таймбоксинга

Таймбоксинг может быть отличным управленческим инструментом, однако следует позаботиться о том, чтобы все в команде понимали, почему вы используете его и для каких задач. Вы хотите попробовать использовать таймбоксинг в работе коллектива и понять, понравится ли вам это? Это новая стратегия, которую вы хотите внедрить, чтобы лучше понимать, сколько времени занимает работа? У вас есть проблемы с продуктивностью, которые вы хотите решить?

Обсудите это со всей командой на отдельной встрече. Не забудьте предоставить сотрудникам возможность задать вопросы и высказывать свои мнения, чтобы выбранная вами стратегия таймбоксинга оказалась полезной для всех.

2. Фиксируйте задачи команды в инструменте для управления работой

Чтобы эффективно использовать таймбоксинг в работе команды, нужно понимать, над чем все работают, и когда эта работа должны быть выполнена. С инструментом для управления работой у вас будет единый источник достоверной информации для всей команды, который поможет повысить прозрачность и улучшить совместную работу в команде. Зная кто, что и к какому сроку делает, вы будете лучше понимать нагрузку сотрудников и эффективнее расставлять приоритеты в работе.

3. Договоритесь о том, сколько времени в среднем должно уходить на выполнение задачи

Если вы используете таймбоксинг в работе команды, во время очередных встреч один на один постарайтесь определить, сколько в среднем времени уходит на стандартные задачи. Например, если вы руководите коллективом инженеров, договоритесь, сколько в среднем времени должно уходить на исправление ошибки. Если вы работаете в отделе дизайна, определите, сколько времени занимает творческая работа того или иного вида.

Определяя это время совместными усилиями, вы не говорите друг другу, что любые задачи должны выполняться именно за такой период — некоторые задачи могут быть сложнее, из-за чего работа над ними потребует больше времени. Однако наличие некоторых базовые параметры позволит вам с командой использовать таймбоксинг наиболее эффективно. Определившись с ожиданиями, вы всегда сможете пересмотреть их во время очередных встреч один на один.

4. Попробуйте делать перерывы для всей команды в рамках таймбоксинга

Как и в случае индивидуального таймбоксинга, обязательно следует предусмотреть время на отдых для всей команды. Помимо периодов сконцентрированной работы, выделяйте промежутки времени на отдых, чтобы сотрудники делали перерывы. К тому же, показывая, что время для отдыха настолько же важно, как и периоды для выполнения работы, вы предотвращаете выгорание и стресс из-за высокой нагрузки.

Три способа использовать таймбоксинг для совещаний

Когда совещания организованы эффективно, они могут быть отличным способом выполнить огромное количество работы. Но слишком часто у совещаний нет чётких целей и ясно определённых задач, из-за чего сотрудники, вместо того, чтобы работать, тратят массу времени и сил, обсуждая одни и те же вопросы.

Чтобы совещания проходили эффективно, у них всегда должна быть цель и повестка. Таймбоксинг же позволяет вывести продуктивность совещаний на ещё более высокий уровень, помогая всем участникам не отклоняться от повестки и успевать обсудить всё необходимое. Вот как этого добиться:

1. Делитесь повесткой совещания, в которой указаны темы и ограничения по времени

Начать внедрение таймбоксинга в процесс проведения совещаний проще всего с того, что вы, скорее всего, и так уже делаете — с составления повестки. Определяя повестку совещания, вы стремитесь к тому, чтобы все понимали, зачем оно созывается. Повестка позволяет гарантировать, что время, которое сотрудники проведут на совещании, будет потрачено с пользой на принятие нужных решений и продвижение работы вперёд.

Чтобы использовать таймбоксинг, просто добавьте в повестку строчку для указания времени, отведённого на каждую тему. Также можно отметить, являются ли эти временные рамки жёсткими или мягкими. И наконец заранее поделитесь повесткой встречи — а также материалами, которые следует изучить перед совещанием — со всей командой. Это позволит всем прийти на совещание подготовленными. Когда оно начнётся, снова поделитесь повесткой или оставьте её на экране, чтобы направлять дискуссию.

2. Решите, будете ли вы использовать мягкие или жёсткие временные рамки

В повестке обязательно укажите, являются ли заданные ограничения по времени жёсткими или мягкими, и повторите эту информацию в начале совещания. Если всем участникам будет заранее известно об ограничениях, это поможет избавиться от путаницы в ходе встречи.

Когда лучше использовать мягкие временные рамки для совещаний

Если в повестке не слишком много пунктов, используйте мягкие временные рамки. В этом случае участники совещания будут понимать, что пора заканчивать, но у них не будет ощущения, что вы обрываете их на полуслове. Вот примеры таких совещаний:

• Собрание всего коллектива

• Ежедневные стендапы

• Организационные совещания по проектам

• Вебинары

• Обучение новых сотрудников

• Тестирование удобства использования

Когда лучше использовать жёсткие временные рамки для совещаний

Жёстко задавайте временные рамки, если в повестке много пунктов и вам непременно нужно обсудить их все. Вот примеры таких совещаний:

• Семинар по дизайну или его рассмотрение

• Ознакомительное совещание

• Совещания с плотными повестками

• Планирование проекта

Ведущие совещания могут испытывать дискомфорт при наличии жёстких временных рамок. Никому не нравится прерывать людей, когда они говорят. Поэтому, для того чтобы справиться с этой неловкостью, обязательно заранее проинформируйте всех участников о том, что время жёстко регламентировано. Также можно напоминать всем, почему заданы такие жёсткие ограничения: например, чтобы точно успеть затронуть все пункты повестки.

Примеры совещаний, на которых лучше обойтись без таймбоксинга

Таймбоксинг подходит не для всех совещаний. Некоторые встречи пройдут продуктивнее без ограничений по времени. Хотя отправлять участникам повестку нужно всегда, даже если это примерное описание того, что планируется обсудить, не следует использовать ограничения по времени для совещаний следующих типов:

• Рабочие совещания

• Встречи один на один

• Мероприятия по укреплению коллектива

• Коллективные обсуждения

3. Информируйте выступающих о том, что отведённое время скоро закончится

Независимо от того, используете ли вы жёсткий или мягкий таймбоксинг, не забывайте сообщать коллегам о том, что время почти закончилось. Вы можете сами решить, когда и сколько раз давать такое уведомление. Конечно, не стоит слишком часто прерывать беседу, поэтому поэкспериментируйте с предупреждающими сигналами и найдите оптимальный вариант. Например, можно использовать звуковой сигнал за минуту до истечения отведённого времени или поднять левую руку, показывая, что осталось 30 секунд. В случае работы в режиме видеоконференции, попробуйте оставлять комментарий в чате.

Преимущества таймбоксинга

Есть много способов использовать таймбоксинг для улучшения собственной продуктивности, повышения согласованности работы команды или для проведения совещаний. Но вот в чём вопрос: нужна ли это методика именно вам?

Хотя эта техника управления временем подходит не во всех случаях, таймбоксинг может помочь:

• Более чётко продумывать работу. В рамках таймбоксинга сначала нужно определить приоритеты задач, над которыми предстоит работать, а также решить, сколько времени займёт каждая из них. Обдумывание этих деталей по каждой задаче позволяет разумнее подходить к тому, на что вы тратите своё время.

• Работать более сосредоточенно. Намеренно выделяя время для работы, вы сообщаете своему мозгу, что его следует использовать на то, чтобы сосредоточиться. Это поможет вам повысить концентрацию, а значит, и продуктивность.

• Сократить многозадачность. На самом деле мозг человека не может обрабатывать несколько задач одновременно. Каждый раз, когда мы переключаемся между задачами, мозгу приходится заново «загружать» информацию о новой задаче, а на это уходит время и силы, даже если вы этого не осознаёте. Используя таймбоксинг, вы концентрируетесь на одной задаче (или нескольких связанных между собой задачах) за раз, благодаря чему не нужно переключаться с проекта на проект.

• Повысить мотивацию с помощью ориентированного на достижение целей управления временем. Задавая временные рамки, вы ставите себе задачу выполнить определённую работа за определённое время. Даже если это не всегда получается, такое формулирование целей мотивирует, особенно если вам не очень нравится сама работа.

• Получить предсказуемый график работы. Таймбоксинг позволяет чётко видеть, из чего будет состоять ваш день. Указывая временные рамки в своём календаре, вы видите, когда должна быть выполнена та или иная работа. Это поможет избавиться от неясностей в процессе планирования и работать с уверенностью каждый день.

• Снизить уровень перфекционизма. Если вы часто пытаетесь довести до совершенства уже выполненные задачи, таймбоксинг может избавить вас от этой склонности и помочь повысить продуктивность. В таймбоксинге приоритет отдаётся прогрессу, а не идеалу. Когда отведённый отрезок времени истёк, нужно переходить к другой задаче, даже если работа не была доведена до идеала.

Минусы таймбоксинга

Хотя у таймбоксинга множество преимуществ, эта стратегия управления временем подходит не всем. Вот самые распространённые недостатки таймбоксинга, а также советы, которые помогут вам бороться с ними.

Проблема. У меня не получается закончить задачу за отведённое время.

Решение. Поначалу вы можете столкнуться с такой проблемой, поскольку просто не выделили достаточно времени на задачу. Ничего страшного, это просто часть процесса обучения. Для начала пользуйтесь мягкими временными рамками, чтобы у вас всё равно была возможность завершить задачу, если вы неточно оценили, сколько времени она займёт. Чем больше временных рабом вы установите, тем лучше у вас будет получаться оценивать необходимое время.

Проблема. Слишком короткие временные рамки

Решение. Мы считаем, что это на самом деле плюс. Если разбивать работу на более мелкие куски, вы будете лучше понимать, на что тратите время. Если вы используете таймбоксинг вместе с командой, деление крупных задач на более мелкие также поможет сотрудникам лучше понимать, что и когда нужно сделать. Обязательно отслеживайте задачи в инструменте управления работой, например, Asana, чтобы видеть не только общий объём, но и все её более мелкие компоненты.

Проблема. Когда звенит таймер, это прерывает состояние потока

Решение. Состояния потока — это лучшее, что может дать таймбоксинг. Когда звенит таймер и нужно переключаться на другую задачу, это может раздражать. Поэтому мы советуем группировать похожие задачи в отрезки времени, которые идут друг за другом. Например, вам нужно подготовить торговую презентацию и письмо для одного клиента. Если отвести для этих задач два временных отрезка, идущих друг за другом (возможно, с перерывом на 5 минут между ними), вам будет проще переключиться с одной задачи на другую.

Не забывайте о том, что таймбоксинг — это всего лишь инструмент. Если вы полностью погружены в задачу и хотите немного нарушить правила, сделайте это. Используйте таймбоксинг как стартовую площадку для эффективной работы, что бы это ни означало лично для вас.

Проблема. Из-за таймбоксинга я слишком тороплюсь завершить задачи, что приводит к низкому качеству работы

Решение. Подходите к определению временных рамок реалистично. Цель таких стратегий управления временем, как таймбоксинг, не выжать из вас последнюю каплю продуктивности. Попытка сделать это, приведёт к выгоранию, а не к успеху. Реалистично оценивайте, сколько времени займёт работа, и не забывайте выделять минуту-другую на отдых между задачами.

Если вы используете таймбоксинг вместе с командой, и вам кажется, что вас слишком торопят, обсудите эту проблему с коллегой или руководителем. Может быть, задачу следует разбить на более мелкие элементы? Есть ли что-то, что мешает вам выполнять работу эффективно? Таймбоксинг должен помогать работать лучше, а не вынуждать торопиться. Поняв, что вам мешает, вы не только улучшите навыки управления временем, но и станете работать намного эффективнее.

Проблема. Я добавил все временные рамки в календарь, но это меня тревожит

Решение. Таймбоксинг — это ориентированная на цели стратегия управления временем, которая позволяет взять под контроль своё расписание — однако эта стратегия подходит не всем, и это нормально. Если таймбоксинг вызывает у вас тревогу, попробуйте другую стратегию управления временем, например, разбиение на блоки.

Как и таймбоксинг, разбиение времени на блоки даёт возможность более разумно планировать своё время. Но вместо того задания времени начала и завершения работы над каждой задачей, вы выделяете интервалы времени, в течение которых вы сможете заниматься похожими задачами, например, отвечать на письма или согласовывать дизайн. Если такой вариант вам больше подходит, прочитайте нашу статью о том, как использовать блокирование времени.

Пора определить временные рамки

Как и большинство методов управления временем, таймбоксинг имеет ценность только тогда, когда лично вы получаете от него пользу. Попробуйте использовать таймбоксинг или познакомьтесь с другими методами управления временем, в которых также используются временные рамки, как, например, метод помидора.

Но какую бы стратегию управления временем вы ни использовали, обязательно отслеживайте свои задачи в общей системе управления работой, например, Asana. Имея единый источник достоверной информации, можно обеспечивать прозрачность процессов, с лёгкостью разбивать задачи на более мелкие элементы и поддерживать взаимодействие разных команд на должном уровне.