А вы пользуетесь методом блокирования времени в своём расписании? Узнайте, почему стоит начать делать это прямо сейчас.

На прошлой неделе вы, возможно, поменяли приоритеты по задачам, внесли коррективы в расписание и, может быть, даже работали допоздна, чтобы успеть что-то сделать. И вы в этом не одиноки. Согласно проведённому недавно исследованию 87% работников умственного труда трудятся на два часа в день дольше по сравнению с 2019 годом. При этом больше четверти каждую неделю выбиваются из сроков. Каждый день нам приходится распределять время на самые разные дела, в результате чего мы ощущаем больше хаоса, чем чёткости.

К счастью, решение есть: блокирование времени.

Метод блокирования времени позволяет взять под контроль своё рабочее расписание и сосредоточиться на том, что действительно важно. Блокирование времени помогает направить своё внимание на свои намерения и своевременно правильно расставить приоритеты в работе. Шаблоны управления временем также помогают выделить время на личные дела, отдых, обеденный перерыв и другие немаловажные аспекты, которые зачастую остаются незамеченными в нашем вечно занятом мире.

Что такое блокирование времени?

Блокирование времени — это стратегия управления временем, при которой вы планируете буквально каждую часть своего дня. Создавая определённые блоки времени, вы как бы разбиваете рабочую неделю на более мелкие фрагменты, предназначенные для проверки электронной почты, работы над проектами, перерыва на отдых и даже выполнения физических упражнений.

Как и в случае с другими стратегиями управления временем, разделение времени на блоки — это способ более рационально использовать день и лучше понимать, на что уходит время. По результатам исследования «Анатомия работы: тенденции и вызовы», 71% работников умственного труда испытывали выгорание хотя бы один раз в течение 2020 года. При этом 32% из них главную причину выгорания видят в том, что они не могут отключиться от работы. Распределяя время по блокам, вы сможете не только обеспечивать выполнение важных задач, но и выделять время на отдых и восстановление.

Как работает блокирование времени

Для того чтобы создать временной блок, необходимо сгруппировать схожие задачи и выделить некий отрезок времени для работы над ними. В основе блокирования времени лежат два базовых принципа:

1. Визуальное планирование временных блоков в календаре, исключающее наличие «окон» или переработок.

2. Объединение схожих задач в единый временной блок.

Для начала, например, можно создать временной блок продолжительностью один час с 9 утра для ответа на электронные письма. Затем выделяем временной блок с 10:00 до 11:30 для работы над главным проектом дня, например, над анализом и проработкой презентации вывода продукта на рынок. В 11:30 планируем ещё один часовой временной блок для перерыва на обед и так далее.

Создавая временные блоки в календаре, вы не просто выделяете время на критически важную работу, например, ответы на электронную почту или текущие задачи, но и меньше переключаетесь с одного контекста на другой. Как часто вам приходится отвечать на электронные письма, отвлекаясь от плановых задач или пытаться выполнить масштабный проект в промежутках между другой работой? Блокирование времени помогает избежать этого путём выделения определённого времени на выполнение важных задач. Это позволяет эффективно сосредоточиться на действительно важной работе.

Сравнение блокирования времени с ограничением по времени

Ограничение по времени — это ещё одна полезная стратегия управления временем, но работает она несколько иначе, нежели блокирование времени. Ниже приводятся их отличия.

• В случае создания временного блока вы выделяете некоторый промежуток времени на выполнение нескольких задач, таких как проверка электронной почты, общение с клиентами или написание текстов.

• В случае ограничения по времени вы назначаете отдельное временное «окно» для каждой задачи с указанием времени его начала и завершения.

В календаре с блокированием времени приведены большие промежутки времени, отведённые для выполнения пакетных задач. Например, у вас может быть блок с 15:00 до 16:30 на рассмотрение комментариев по нескольким созданным вами объектам дизайна. В календаре с ограничением по времени, наоборот, каждая задача планируется по отдельности. То есть с 15:00 до 15:15 у вас может быть задача «Рассмотреть замечания по дизайну баннера для Facebook», а с 15:15 до 15:30 — «Корректировка изображения для главной страницы с учётом замечаний по дизайну» и т. д.

Составление календаря с ограничением по времени особенно полезно, когда вам необходимо выполнить работу в сжатые сроки или когда вы слишком увлекаетесь мелочами, но при этом хотите повысить производительность.

Сравнение блокирования времени с пакетной работой с задачами

Пакетная работа с задачами представляет собой элемент метода блокирования времени. При пакетной работе с задачами вы собираете и объединяете похожие задачи, чтобы работать над всеми ними сразу. Такие задачи зачастую занимают гораздо больше времени, чем мы думаем, но поскольку их можно довольно быстро выполнить, мы не обращаем внимания на то, сколько времени тратим на каждую из них. Пакетная работа с задачами позволяет сократить время, затрачиваемое на выполнение разовых задач. При этом пакетная работа с задачами помогает более осознанно распределять время и усилия.

Допустим, например, что вы организуете работу с контент-календарём для соцсетей. Каждый понедельник необходимо определять график публикаций на неделю, фиксировать итоги публикаций предыдущей недели и согласовывать текущую ситуацию с дизайнерами, чтобы они не выбивались из графика работ на предстоящую неделю. Обычно такая работа выполняется при удобном случае и, как правило, эпизодически в течение дня.

Если же собрать эти три задачи вместе, вы сможете повысить продуктивность и сосредоточиться на выполнении текущей работы. И наконец необходимо запланировать эту работу в календаре, образовав временной блок.

Сравнение блокирования времени с учётом времени

Учёт времени представляет собой процесс регистрации времени, затрачиваемого на проекты, обычно для последующего выставления счетов. Учёт времени в большей степени является бизнес-функцией, нежели стратегией управления временем. Учёт времени часто применяется в таких коллективах и организациях, как творческие агентства, юридические фирмы и команды, состоящие из фрилансеров и внештатных работников, труд которых учитывается по времени, затрачиваемому на их услуги. Если вы хотите начать применять этот метод, существует множество отличных инструментов и интеграций, помогающих вести учёт времени.

Блокирование времени помогает вести учёт времени, поскольку оно даёт чёткое понимание того, сколько времени затрачивается на каждую инициативу, вам же остаётся просто следить за временными блоками или корректировать их в случае каких-либо изменений.

Кому подходит метод блокирования времени?

Метод блокирования времени малоэффективен, когда календарь в основном заполнен совещаниями. Однако, если в вашем расписании часто возникают окна свободного времени, вы можете использовать эту стратегию для более эффективной организации и сосредоточения усилий. Как гласит закон Паркинсона, «работа заполняет собой всё время, отведённое на её выполнение», поэтому блокирование времени — это отличный способ взять под контроль своё расписание и грамотно спланировать работу.

Метод блокирования времени особенно эффективен в следующих обстоятельствах:

• Когда вы постоянно пытаетесь выполнять сразу несколько задач

• Когда требуется сосредоточиться на какой-то одной задаче и не отвлекаться на другие

• Когда нужно более целенаправленно распределить время и энергию на работе

• Когда необходимо чётко понять, на что каждый день тратится время

• Когда у вас не получается обойтись без переработки

Начиная применять метод блокирования времени, воспринимайте каждый блок как цельную часть работы, в пределах которой можно заняться критически важными проектами и погрузиться в работу.

Что такое «погружение в работу»?

Термин «погружение в работу» придумал Кэл Ньюпорт, один из крупнейших современных сторонников метода блокирования времени. Хотя метод блокирования времени не раз применялся в истории человечества, а одним из его ранних адептов был Бенджамин Франклин, Ньюпорт стал первым, кто объединил блокирование времени с методом погружения в работу в нашем цифровом веке. Согласно Ньюпорту, метод блокирования времени помогает спланировать большие блоки времени, позволяющие погрузиться в важную работу, не отвлекаясь на посторонние дела.

Семь советов, как начать применять метод блокирования времени уже сегодня

Стратегию блокирования времени не сложно реализовать на практике, но она может быть не так проста с точки зрения последовательного применения. С помощью этих семи советов вы сможете взять под контроль своё расписание. Кроме того, вы получите представление о подводных камнях, с которыми можете столкнуться на том или ином этапе процесса.

1. Определите фронт работ на текущий день

Как и в случае с другими стратегиями управления временем, первым делом необходимо определить, что нужно сделать в тот или иной день или неделю. Если вы ещё не начали так делать, возьмите на вооружение и ведите список дел, содержащий всю вашу важную работу.

Помните, что нужно не только знать, над чем работать, но и каков приоритет у задач. Определите самые важные дела, чтобы заниматься ими в течение дня. В идеале необходимо найти инструмент, позволяющий добавлять в работу сведения и контекст, например приоритет той или иной задачи, какие-либо важные вложения или документы, заинтересованных участников задач и т. д.

Потенциальный подводный камень:

Даже при использовании метода блокирования времени могут быть дни, когда невозможно выполнить всю работу. Если не расставить приоритеты, у вас не будет чёткого представления о том, какие задачи нужно непременно завершить сегодня, а что можно отложить на завтра.

2. Определите, когда вы наиболее продуктивны

Создавая временные блоки, вы планируете период времени для выполнения работы, будь то ответы на электронные письма, участие в совещаниях, сортировку списка дел или что-то ещё. Блоки времени полезны и сами по себе, но их эффективность можно повысить, адаптировав работу к своим предпочтениям в плане продуктивности.

Если таких предпочтений у вас ещё нет, подумайте, когда, на ваш взгляд, вы работаете наиболее продуктивно. Вы ощущаете прилив сил по утрам? Тогда запланируйте самые энергозатратные мероприятия (будь то какая-то конкретная работа или совещания) на первую половину дня. Или же в начале дня вы менее активны? Тогда запланируйте на это время какие-нибудь мелкие задачи вроде ответов на электронные письма, чтобы продуктивность не падала. Ближе к вечеру открывается второе дыхание? Тогда оставьте важные задачи на это время и позаботьтесь, чтобы ничто не отвлекало вас от работы.

Потенциальный подводный камень:

Через несколько дней после начала блокирования времени оцените, как вы себя чувствуете в конце дня. Вы ощущаете истощение? Если да, возможно, вы неправильно определили, в какое время дня вы наиболее продуктивны. Попробуйте изменить график блоков работы и посмотреть, поможет ли это.

3. По возможности проводите совещания одним блоком

Совещания — это ещё одна возможность правильно использовать время своей наибольшей продуктивности. Если совещания проводятся эпизодически в течение всего дня, это может отрицательно сказаться на продуктивности. В Asana мы называем это дырявым расписанием! Проведение разрозненных совещаний может снизить продуктивность и заметно усложнить ваш график рабочего дня. Постоянно отвлекаясь на совещания, вы не сможете сосредоточиться на конкретной работе, да так, чтобы ещё и оставалось свободное время.

Как и в случае с задачами, можно создавать временные блоки под совещания. Вместо того чтобы эпизодически проводить совещания в течение дня, сформируйте единый блок совещаний, максимально приближенных друг к другу по времени, с несколькими перерывами между ними, чтобы можно было отдохнуть, восстановиться и оставить больше времени на конкретную работу. Кроме того, можно подобрать себе инструмент, автоматически контролирующий этот процесс, например, Clockwise.

Потенциальный подводный камень:

Возможны ситуации, когда совещания будут выходить за пределы временного блока, запланированного для совещаний. Это нормально. Блокирование времени — это стратегия, помогающая планировать своё время, но она не может вписать весь ваш рабочий день в идеальный график. Чтобы преуспеть в блокировании времени, постарайтесь проявлять гибкость, составляя расписание, и при необходимости переносите сроки выполнения тех или иных задач.

4. Планируйте временные блоки

Когда вы определитесь с наиболее продуктивным для себя временем дня и отведёте определённый интервал для совещаний, самое время запланировать и остальные временные блоки. Обдумайте свои приоритеты на день и запланируйте время на каждую группу задач в своём расписании. Вполне допустимо возвращаться к одним и тем же задачам несколько раз за день. Например, вы можете запланировать два или три временных блока для проверки сообщений и ответа на них.

Потенциальный подводный камень:

Рекомендуем спланировать временные блоки так, чтобы вы могли видеть их и обеспечивать их соблюдение. Но если всё ваше рабочее время полностью расписано, сотрудникам может быть сложно вписаться в ваш график с каким-нибудь внеплановым совещанием или перехватить вас для важного разговора.

Чтобы этого не происходило, мы предлагаем маркировать каждый временной блок в календаре. Например, по утрам это может быть «Время для мелких задач», «Личное время» в обеденный перерыв и «Рабочий блок без посторонних дел» во второй половине дня для более сосредоточенной работы. Зная временные блоки вашего расписания, сотрудники будут лучше понимать, как им выстроить свой график с учётом вашего плана на день.

5. Блокируйте личное время

Блокирование времени касается не только планирования рабочих интервалов, но и периодов на ежедневный отдых. Создание временного блока для личных дел, как и в случае рабочего времени, позволяет эффективнее справляться с ними. Предусмотрев обеденный перерыв, также выделите время на небольшие паузы, повседневные дела и прочие задачи, которые приходится выполнять каждый день: забрать детей из школы или провести разминку в начале второй половины дня.

Потенциальный подводный камень:

Не в каждом блоке личного времени нужна какая-то цель. Можно оставить открытый временной блок, чтобы потом по ситуации решить, как его использовать: пойти прогуляться, посмотреть соцсети, убраться в квартире или позвонить родителям. Если вы не зададите чёткую цель такому блоку, то сможете заняться тем, что больше всего нужно в данный момент, без ущерба принципам (мы никому об этом не расскажем).

5. Предусмотрите незапланированные перерывы или работу

Блокирование времени не сработает, если не быть готовым к непредвиденным обстоятельствам, таким как появление срочных дел или внеплановых совещаний, которые выпадают на временной блок, выделенный для важной работы. С одной стороны у вас должна быть возможность разобраться с такими обстоятельствами, но так, чтобы это не сорвало все ваши планы на день.

Если такие ситуации на работе возникают часто, рекомендуем предусмотреть на вторую половину дня свободный временной блок, который можно использовать по ситуации. Таким образом вы обеспечите некоторый запас времени для различных непредвиденных задач. А если такие обстоятельства возникнут утром, то прерванную ими работу можно будет перенести на этот компенсирующий блок во второй половине дня.

Потенциальный подводный камень:

Убедитесь, что внезапно возникшая задача действительно более приоритетна, чем та, над которой вы работали на момент её появления. Хотя непредвиденная работа зачастую и кажется срочной, она далеко не всегда важнее того, чем вы занимались в тот момент. Всегда помните о приоритетах в работе и учитывайте их при корректировке своего графика.

6. Предусматривайте потерянное время

Даже самый искусный мастер блокирования времени может терять время в течение дня. Так или иначе, вам придётся иногда проверять сообщения в Slack или в электронной почте, которые представляются очень важными. Может поступить телефонный звонок, на который нужно обязательно ответить. Если вы работаете дома, вас наверняка будут отвлекать домочадцы, дети или домашние питомцы. И это нормально!

Выделите одни временные блоки для мелких задач с переключением внимания, а другие — для более сосредоточенной работы. Занимаясь проверкой электронной почты или мелкими повседневными делами, можно отвлекаться без особого ущерба. Но если вы создадите временной блок для погружения в серьёзную работу, лучше всего отложить все уведомления и включить режим «Не беспокоить».

Потенциальный подводный камень:

Придётся приложить усилия, чтобы продумать наилучшую стратегию сведения отвлекающих факторов к минимуму. Корректируйте временные блоки по мере необходимости. Постепенно вы научитесь терять меньше времени, применяя этот метод.

7. Вносите необходимые корректировки

Как и в случае всех стратегий управления временем, временные блоки придётся так или иначе корректировать, пока они не начнут работать на вас. Добиться идеального дня с помощью этого метода с первого раза не получится. Нужно какое-то время, чтобы понять, как это должно работать. Помните, что данная стратегия эффективна, только если она соответствует вашим целям и потребностям, поэтому оптимизируйте работу и не используйте стратегии, которые не способствуют повышению вашей продуктивности.

Потенциальный подводный камень:

Если блокирование времени вам не подходит, это тоже нормально. Можно попробовать другой метод управления временем, такой как ограничение по времени, — стратегия управления временем, ориентированная на достижение целей, при которой каждой задаче назначается дата начала и завершения. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашими рекомендациями относительно метода ограничения по времени.

Пример блокирования времени

У каждого сотрудника своё расписание, поэтому и календарь с временными блоками будет отличаться. Но если реализовать семь описанных выше стратегий, то ваш календарь может выглядеть примерно так:

Следующий шаг — решить, чем занять появившееся свободное время

Метод блокирования времени помогает более рационально использовать время. Выделяя время на ту или иную важную работу, вы сможете сосредоточиться на выполнении задач, не разрываясь между несколькими делами и не тратя время и энергию на отвлекающие моменты. Но как и в случае всех прочих стратегий управления временем, блокирование времени эффективно, только если у вас есть чёткое понимание того, что нужно сделать и в какие сроки.

Дополнительные советы по организации и управлению работой приведены в нашей статье о составлении реально работающего списка дел.