12 советов для повышения продуктивности на рабочем месте

Мы в Asana не определяем продуктивность как «способность постоянно выполнять как можно больше работы». Мы даже не считаем, что продуктивность — это способность делать всё возможное каждый день. В нашем представлении эффективными являются те люди, которые тратят меньше времени на работу по организации работы, такую как посещение совещаний по статусу проекта без особых целей, поиск документов и получение согласований, а основные свои усилия направляют на труд, приносящий пользу организации. 

Наиболее продуктивные команды тратят меньше времени на мелкие задачи, чтобы у них было больше возможностей делать важную работу, и при этом не нужно было бы трудиться больше.

Повышение продуктивности без роста загрузки может казаться фантастикой, но именно в этом и заключается наша миссия. Узнайте, как повысить продуктивность и сократить объём работы по организации работы с помощью таких инструментов управления работой, как Asana.

1. Упростите окружающую обстановку

• Проблема. В вашем рабочем пространстве слишком много всего происходит, и это отвлекает.

• Решение. Найдите простые способы управлять обстановкой. Сосредоточьтесь на том, что вы можете контролировать, и начните с этого.

Работаете ли вы из дома или из офиса, рабочее пространство играет важную роль в том, насколько продуктивным и сосредоточенным вы сможете быть. В 2020 году рабочие пространства существенно изменились, когда пандемия COVID-19 неожиданно вынудила многих из нас учиться работать из дома. Возможно, у вас не было достаточно времени на то, чтобы создать дома комфортную для работы обстановку — и если так, то вы не одиноки.

В апреле 2020 года мы опросили около 5000 работников во всём мире, чтобы узнать, насколько изменилась их жизнь с переходом к работе из дома. Выяснилось, что у 53% участников опроса не было отдельного стола, компьютера или ноутбука, а также надёжного интернет-соединения, а 43% работали на кухне, на диванах и даже в кроватях.

Где бы вы ни работали, постарайтесь сократить внешние отвлекающие факторы, чтобы было проще концентрироваться на насущных делах. Чтобы добиться этого, лучше начать с малого. Например, если вас часто отвлекает шум, попробуйте шумоподавляющие наушники. Если у вас нет хорошего рабочего кресла, попробуйте использовать подушку для поясницы. Упрощая рабочую обстановку и находя способы избавиться от отвлекающих факторов, можно сосредоточиться и работать в потоке.

Отвлекающие факторы дорого обходятся, поэтому мы стараемся избавляться от них при любой возможности. Используя Asana, сотрудники могут концентрироваться и выполнять работу, не отвлекаясь, потому что все знают, что происходит и за что они отвечают, поэтому нет нужды встречаться для обсуждения текучки.”

2. Попробуйте использовать стратегии управления временем

• Проблема. У вас появились плохие привычки, связанные с прокрастинацией.

• Решение. Победите прокрастинацию с помощью проверенных методик управления временем.

Все люди склонны к прокрастинации. И это не обязательно плохо — на самом деле, прокрастинация часто помогает нам быть счастливее и принимать более качественные решения. Но, когда речь идёт о повышении производительности и выполнении важной работы, следует ограничить прокрастинацию по времени, чтобы не проводить весь рабочий день в социальных сетях.

Техники управления временем — это способы проанализировать предстоящую работу, чтобы настроиться на неё, сократить прокрастинацию и повысить продуктивность. Даже если просто с заранее спланировать выполнение стоящих перед вами задач, это поможет сосредоточиться. Есть несколько методик управления временем, созданных для повышения продуктивности, в том числе:

• Метод помидора. Чтобы начать использовать метод помидора, поставьте таймер на 25 минут и начните работать. Когда 25 минут истекут, сделайте пятиминутный перерыв, который лучше всего потратить на движение: например, вы можете дойти до кухни и найти что-нибудь, чтобы перекусить (хотя можно и полистать социальные сети, если вам этого хочется). Повторяйте 25-минутные периоды работы и пятиминутные перерывы четыре раза. После четвёртого интервала сделайте перерыв подольше, от 20 до 30 минут. Почему такой подход называется методом помидора? Эта стратегия управления временем появилась в Италии, где традиционно используются кухонные таймеры в виде помидоров.

• Принцип Парето. Принцип Парето, также известный как правило 80/20, довольно прост. Согласно этому принципу, вы тратите 20% своего времени на выполнение 80% работы. Применяя принцип Парето к управлению временем, вам нужно сначала выполнять те 80% работы, которая занимает 20% времени. Избавитесь от тех задач, которые занимают мало времени, вы будете чувствовать, что уже чего-то добились, и вам будет легче сосредоточиться на основной работе на день (то есть на тех 20% работы, которые занимают 80% времени).

• Доведение дел до конца. Метод доведения дел до конца был разработан Дэвидом Алленом в начале 2000-х. Следуя этой методике управления временем, вы записываете всю работу, которую нужно выполнить, и затем разбиваете её на более мелкие элементы, если это необходимо. Так вам не нужно будет держать все задачи в голове и мысленно определять их приоритет, вместо этого вы видите всё в одном месте и работаете с задачами. Для использования методики доведения дел до конца вам нужна система записи задач, например, инструмент управления задачами.

• Съешьте лягушку. Принцип управления временем «Съешьте лягушку» основан на знаменитой цитате Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Согласно этому принципу вы должны приступать к наиболее сложной работе в самом начале рабочего дня, пока вами ещё не овладела прокрастинация. Когда вы закончите эту сложную работу, всё остальное будет казаться намного более приятным, как и всё, что попало бы вам в рот после лягушки.

3. Перестаньте создавать видимость работы

• Проблема. Работа по организации работы не даёт команде работать продуктивно.

• Решение. Попробуйте организовать для сотрудников единый источник достоверной информации с помощью инструмента повышения производительности, чтобы им было проще работать над тем, что действительно важно.

Работа по организации работы является основной причиной большого количества бессмысленных действий. В офисе это часто неважные, но занимающие много времени задачи, повторяющаяся работа, а также затянутые процессы поиска информации и получения согласований. Когда непонятно, кто, когда и что должен сделать, мы тратим много времени на непродуктивные дела.

Чтобы избавиться от бессмысленной работы, создайте для сотрудников единый источник достоверной информации обо всех задачах. Когда все видят картину в целом и могут самостоятельно делать выводы, больше энергии тратится на продуктивный совместный труд, а объём работы по организации работы сокращается. Как же построить такую систему для своей команды? Попробуйте инструмент для управления работой, например, Asana.

Используя инструмент для управления работой, можно стандартизировать и централизовать рабочие процессы. Работайте над большими идеями без второстепенных задач. Вместо того чтобы гоняться за согласованиями, вы сможете видеть, как у вашего руководителя или других участников процесса идут дела, в задаче согласования. Вместо того чтобы писать письмо с вопросом о том, когда коллега закончит работу над задачей, вы сможете отслеживать ход её выполнения на общей платформе по управлению работой. Снижая количество бессмысленного труда, вы освобождаете время для продуктивной работы над важными задачами.

До того, как мы начали использовать Asana, я тратила много времени на организацию работы — например, управление запросами, сбор обновлений статуса, отслеживание мелких деталей задач — вместо работы над стратегией или дизайном. Теперь я экономлю время, а в нашем процессе меньше этапов согласования, потому что вся необходимая информация легко доступна в одном месте.”

4. Используйте наиболее продуктивные часы по максимуму

• Проблема. У вас множество встреч в течение дня, поэтому, когда вы всё-таки соберётесь заняться работой, коротких промежутков между встречами не хватает, чтобы сосредоточиться.

• Решение. Планируйте встречи так, чтобы они шли подряд. Это позволит сосредоточиться на работе во время наиболее продуктивных часов.

Если вы хоть раз отвечали на вопрос, сова вы или жаворонок, то понимаете, что наиболее продуктивное время дня у всех разное. Кому-то нравится разобраться с делами с самого утра и им проще сфокусироваться на задачах в это время. Кто-то предпочитает выделять время для глубокого погружения в работу после обеда. Если вы понимаете, когда вы наиболее продуктивны, вам будет проще структурировать свой день и проводить его с пользой.

Разобравшись, когда лично вы наиболее продуктивны, добавляйте «время для сконцентрированной работы» в календарь на эти часы. Тогда вместо частых встреч в течение всего дня у вас будет расписание, позволяющее полностью погружаться в продуктивную работу. Выделать «время для сконцентрированной работы» в календаре можно вручную или же с помощью приложения для управления календарём, например, Clockwise, позволяющее автоматизировать эту работу. В любом случае, попробуйте оптимизировать свой график, чтобы эффективнее использовать наиболее продуктивное время.

Также можно составить расписание на неделю так, чтобы один из дней был полностью свободен от встреч. Мы в Asana практикуем среды без совещаний, чтобы у всех была в этот день возможность с головой уйти в работу. Погружение в работу — это любой отрезок времени, когда вы можете работать, ни на что не отвлекаясь. Когда вам не нужно беспокоиться о совещаниях, можно больше времени посвятить продуктивной работе. 

5. Избегайте многозадачности

• Проблема. Вы работаете над несколькими задачами сразу, но на всё это уходит очень много времени.

• Решение. Беритесь за одну задачу за раз, чтобы добиться состояния потока.

Любопытный факт: на самом деле люди плохо справляются с многозадачностью. Когда вы пытаетесь делать два дела сразу, ваш мозг намного медленнее обрабатывает информацию по обеим задачам. В результате вместо того, чтобы сделать что-то одно хорошо, вы делаете два дела, но хуже.

Откажитесь от решения нескольких задач одновременно, концентрируйтесь только на одном деле, и вы сразу отметите прирост продуктивности. Позаботьтесь в том, чтобы у вас было достаточно времени для глубокого погружения в работу. Это позволит вам достичь состояния потока. Состоянием потока называется полное погружение в работу, когда вы трудитесь с большей энергией, вовлечённостью и радостью. Такое состояние не только помогает справляться с работой быстрее, оно раскрывает творческий потенциал и повышает вовлечённость.

Вот несколько простых советов, которые помогут избавиться от привычки делать несколько дел сразу и добиться состояния потока:

• Избавьтесь от отвлекающих факторов: положите телефон экраном вниз и отключите уведомления из социальных сетей и мессенджеров на компьютере.

• Перед началом работы перекусите, сходите в туалет и налейте себе стакан воды, чтобы не отвлекаться из-за физического дискомфорта.

• Слушайте успокаивающую музыку, если она помогает вам сосредоточиться. Выбирайте музыку без слов или на языке, на котором не говорите.

• Придумайте, как себя развлечь, если вам становится скучно. Если вы занимаетесь рутинными или слишком простыми задачами, попробуйте сделать их немного увлекательнее: считайте, сколько времени у вас уходит, соревнуйтесь с собой или ищите повторяющиеся элементы в работе, чтобы отогнать скуку.

Долгое время для нашей креативной компании было нормально просто реагировать на поступающие задачи. Но без чёткого процесса нам не удавалось работать с высокой эффективностью.”

6. Отдавайте приоритет важной работе

• Проблема. У вас много работы, но вы не знаете, с чего начать.

• Решение. Свяжите свою ежедневную работу с целями команды или компании, чтобы понимать, какие задачи важнее других, и как каждая из них связана с общими целями.

Понимать, как ваша работа связана с целями компании или инициативами команды не просто приятно — это критически важно для поддержания продуктивности. Когда вы хорошо понимаете это, то можете более эффективно расставлять приоритеты в работе и выполнять наиболее важные задачи в первую очередь. Кроме того, мотивация тех сотрудников, которые знают, как их труд связан с инициативами компании, в два раза выше.

И наоборот: если у вас нет простого и понятного способа связать свою ежедневную работу с целями команды и всей компании, невозможно понять, что имеет наибольшее значение. Лучший способ определить такие связи — использовать программное обеспечение для управления работой, например, Asana. Когда цели и инициативы команды контролируются там же, где координируется ежедневная работа, вся команда может точно определять приоритет задач и выполнять их. По данным Отчёта Asana о целях 84% сотрудников, использующих программное обеспечение для управления совместной работой, заявляют, что хорошо понимают, как их деятельность связана с целями компании, чем могут похвастаться только 43% сотрудников, не использующих такие инструменты.

7. Сократите количество уведомлений

• Проблема. Вас отвлекают постоянные уведомления от почтового приложения, мессенджеров и инструментов для управления проектами.

• Решение. Попробуйте приостановить уведомления или использовать режим «Не беспокоить».

Чтобы сконцентрироваться на текущей задаче и добиться наилучшего возможного результата, нужно избавиться от отвлекающих факторов. Чаще всего нас отвлекают уведомления. Они могут быть и важными, например, от почтового приложения или Slack, и чем-то не связанным с работой, например, обновления в социальных сетях и СМС.

Чтобы повысить продуктивность, необязательно полностью отключаться от внешнего мира. Вместо этого используйте инструменты, которые дают возможность включить режим «Не беспокоить». Так вы сможете с головой погрузиться в работу и не беспокоиться о том, что вас отвлечёт не вовремя появившееся уведомление.

У режима «Не беспокоить» есть ещё один плюс: он даёт вашим коллегам знать, что вы заняты работой. Большинство инструментов, в которых используется этот режим, предупредят других сотрудников, что сейчас вы не получаете уведомления, при этом они будут точнее понимать, когда стоит ждать от вас ответа. Они будут знать, что сейчас вы заняты, но ответите, когда закончите работу. Это отличный способ формировать здоровые рабочие привычки и поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

Рекомендуем нашим сотрудникам работали в то время, которое максимально подходит каждому лично, но просим, чтобы при этом они предупреждали о своей доступности заранее. Когда будет нужно, просто отключите уведомления. Если одному сотруднику удобно писать всем ночью, когда дети лягут спасть, это не должно создавать для всех ощущение, что с его сообщениями нужно срочно что-то сделать.”

8. Интегрируйте рабочие инструменты

• Проблема. Вы тратите слишком много времени на то, чтобы переключаться между разными рабочими инструментами: чатами, почтой, электронными таблицами и так далее.

• Решение. Управляйте работой на платформе, которая выступает единым источником достоверной информации и позволяет интегрировать другие рабочие инструменты, чтобы не нужно было переключаться между ними.

Знаете ли вы, что каждый сотрудник в среднем использует 10 инструментов каждый день? Когда информация о работе разбросана по разным каналам, вы тратите драгоценное время просто на то, чтобы переключаться между инструментами в поиске того, что вам нужно. Когда контекст находится в одном месте, сама работа ведётся в другом, а обмен информацией о ней — в третьем, у вас уходит слишком много сил просто на то, чтобы получить все нужные данные, и это пагубно сказывается на продуктивности.

Вместо этого вам нужно использовать единый источник достоверных сведений, с которым можно интегрировать все рабочие инструменты. Это избавит вас от разрозненности информации и повысит продуктивность работы. Добиться этого поможет инструмент для управления работой, с помощью которого команда сможет планировать и согласовывать свои действия. Соединив информацию и координацию в одном месте, вы получаете простой способ хранить необходимый для работы контекст там же, где она выполняется.

9. Автоматизируйте ручной труд

• Проблема. Вы тратите слишком много времени на распределение задач и сортировку работы вручную.

• Решение. Выберите инструмент, который позволяет автоматизировать рутинные задачи.

Труд, выполняемый вручную, например, перераспределение запросов, предоставление информации заинтересованным лицам и перемещение задач по этапам проекта — это ещё одна составляющая работы по организации работы. Если вы управляете командой или проектом, то наверняка тратите немало времени на эти действия вместо того, чтобы сосредоточиться на продуктивной работе, имеющей большое значение.

Чтобы сократить объём ручного труба, найдите инструмент, который его автоматизирует. Так вам не нужно будет беспокоиться о том, что задачи распределены неправильно, причём вам не нужно будет контролировать это лично. Вместо того чтобы тратить пять минут тут и десять минут там на перенаправление задачи или приведение формы в порядок, воспользуйтесь правилами в Asana, которые сделают всё это за вас. Просто выберите триггер — например, создание новой задачи или изменение статуса задачи — и действие — например, добавление в задачу заинтересованных лиц для её отслеживания или изменение срока её выполнения. Это один из самых простых для реализации советов по повышению продуктивности, который принесёт вам наилучшие результаты.

С помощью правил мы теперь экономим от 2 до 6 шагов для каждого из наших 40-50 клиентских запросов в спринте, потому что задачи автоматически добавляются в нужные проекты и двигаются по этапам.”

10. Говорите «нет»

• Проблема. У вас просто слишком много дел.

• Решение. Научитесь говорить «нет» новым проектам или создайте у себя привычку объяснять свои приоритеты и доступность, когда вам предлагают участие в новых инициативах.

Совет говорить «нет» новой работе может показаться противоречащим самой идее продуктивности. Разве самые продуктивные люди не те, кто успевает делать всё? На самом деле нет. Продуктивные люди знают свои приоритеты, а значит, и понимает, что не входит в их круг.

Когда вы отказываетесь от задач, на которые у вас нет времени, вы освобождаете себе время для важных дел, связанных с инициативами или целями компаниями, которые входят в план вашего проекта. В конце концов, не следует пытаться успеть сделать всё. Найдите способ концентрироваться на задачах, которые наиболее важны для вас и для всей команды.

Чтобы эффективно говорить «нет», устанавливайте ожидания для команды. Вот несколько советов о том, как к этому подойти:

• Внедрите стратегии управления изменениями. Управление изменениями — это методика обнаружения, документирования и санкционирования изменений в работе или в проектах. При наличии процесса управления изменениями, заинтересованные лица могут отправить запрос на внесение изменений — например, объёма проекта или его ключевых целей. Затем это предложение рассматривается другими заинтересованными лицами. Если изменение одобрено, можно приступать к его реализации — причём к этому времени уже будет понятно, каков приоритет этого изменения и к каким последствиям оно приведёт.

• Попробуйте использовать форму для подачи заявок на работы. Если запросы на выполнение работ поступают по множеству разных каналов, стандартизируйте и упростите процесс их подачи с помощью форм. Форма заявки на выполнение работ позволяет унифицировать данные, которые вы хотите получать вместе с такими запросами: например, относительный приоритет, идеальный срок исполнения и так далее.

• Объясняйте приоритеты как можно раньше и чаще. Даже если вы не говорите «нет», убедитесь в том, что другие участники команды и заинтересованные лица понимают относительные приоритеты ваших задач. Так вы сможете обеспечить их вовлечённость в вашу работу.

• Попробуйте говорить «не сейчас». Если у вас не получается говорить «нет», попробуйте переносить задачи на потом. Держите их в своём списке на чёрный день, но не мешайте себе продуктивно работать, стараясь выполнить задачи, на которые у вас нет времени.

11. Настройтесь на успех

• Проблема. Вы каждое утро тратите драгоценное время на то, чтобы понять, на чём сосредоточиться сегодня.

• Решение. Сортируйте предстоящую работу в конце дня, чтобы с утра было сразу понятно, с чего начать.

Всем знакомо то чувство, когда с утра мы приступаем к работе, и на нас обрушивается множество писем и сообщений. Внезапно ваш тщательно составленный в уме список дел рушится, и вы всё утро сортируете письма и отвечаете на них. Плохо организованная рабочая среда пагубно влияет на продуктивность. Она не способствует концентрации, а постоянно отвлекает вас.

Чтобы не проводить утро так, настройтесь на успех предыдущим вечером. Перед окончанием работы, потратьте пять минут на изучение списка задач на следующий день. Тогда вы будете знать, что нужно сделать, и сможете провести день продуктивно.

12. Повысьте прозрачность в команде

• Проблема. Вы и ваши коллеги тратите слишком много времени на поиск информации и организацию согласований.

• Решение. Используйте единый источник достоверной информации, чтобы работать, согласовывать решения и находить контекст в одном месте.

Повысив доступность информации в доступность сведений о проектах, можно существенно сократить объём работы по организации работы и увеличить продуктивность. Сейчас работа зачастую распределена по разным каналам. Любое время, которое мы тратим на поиск информации о работе, наведение справок или попытки отследить её статус, идёт в ущерб продуктивности, ведь все по-настоящему важные дела при этом откладываются на потом. Но чтобы улучшить совместную работу, а также баланс работы и личной жизни, нужно найти способ взаимодействовать более эффективно.

Лучше всего использовать для этого инструмент для управления работой. Такие системы помогают организовать рабочие процессы в организации так, чтобы обеспечить прозрачность, необходимую команде для того, чтобы быстрее достигать целей. Эти инструменты помогают координировать сотрудников и работу так, чтобы у всех была информация, необходимая для продуктивного выполнения наиболее важных дел.

Если вы готовы начать управлять работой, попробуйте Asana, инструмент, разработанный для повышения прозрачности и сокращения работы по организации работы, чтобы вы могли сосредоточиться на продуктивном выполнении задач, имеющих большое значение.

Благодаря Asana мы смогли увидеть общий объём работ, который нам предстояло выполнить, после чего мы заново расставили приоритеты и стратегически перестроить разные виды работ.”

Продуктивные команды эффективно работают вместе

У наиболее продуктивных команд всё разложено по полочкам, к которым у всех есть доступ. Это позволяет не просто продуктивно трудиться в вакууме — вы работаете вместе и остаётесь на связи с командой, чтобы как можно быстрее и качественнее выполнять поставленные задачи. Наиболее продуктивным командам удаётся сократить объём работы по организации работы, то есть количество непродуктивных задач, которые мешают заниматься действительно важными делами.

Если вы готовы повысить продуктивность и сосредоточиться на самых важных задачах, попробуйте Asana, инструмент для управления работой, созданный обеспечения эффективного командного взаимодействия.