Как отдавать приоритет самой важной работе

Как и большинство людей, вы, наверное, начинаете рабочий день, намереваясь провести его как можно более продуктивно. Но время идёт, и количество срочных запросов и новых задач в вашем списке только увеличивается. Почти всегда это приводит к тому, что вы откладываете то, что собирались делать.

Если это звучит знакомо, вы не одиноки. Многие не занимаются расстановкой приоритетов задач, и работа превращается в игру в догонялки. Мы рискуем сорвать важные сроки и постоянно беспокоимся о том, как бы остаться в потоке и не растерять концентрацию. Но всему есть предел. С помощью этих простых методов расстановки приоритетов вы сможете чётко управлять загрузкой, чтобы всегда быть на шаг впереди и укладываться в сроки.

Начав определять приоритет рабочих задач, вы сможете действовать на опережение, что позволит вам повысить продуктивность своего труда, соблюдать сроки и лучше управлять своим временем. Прочитайте наши советы и сформируйте процесс, который поможет вам расставлять приоритеты в своей работе:

Начните с создания списка всех своих дел

Невозможно решить, у каких задач более высокий приоритет, если у вас нет единого списка всего, что нужно сделать. Этот этап может показаться излишним, и им зачастую пренебрегают, торопясь приступить к реализации проектов. Это неправильно. Потратьте немного времени, чтобы составить список необходимых задач для всех ваших проектов. Обязательно разбейте крупные задачи на подзадачи, чтобы они не казались такими сложными.

Как только ваши задачи будут собраны и перечислены в одном месте, добавьте дополнительную информацию, например количество времени, которое потребуется для их выполнения, уровень важности или срочности, а также дату выполнения. Собрав все задачи в одном месте, вы сможете увидеть общую картину того, что должно быть сделано, понять общий объём работы для целей тайм-менеджмента, и определить что, скорее всего, требует вашего внимания прямо сейчас.

Не стоит пока беспокоиться об упорядочивании своих задач. Для начала просто соберите их все в одном месте. Собрать всё вместе — важнейший первый шаг, потому что если вы сможете организовать себя в начале проекта или квартала, вам будет гораздо легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.

Совет от Asana: «Мои задачи» — это функция Asana, которая автоматически собирает все назначенные вам задачи в одном месте. Она представляет собой главный список, который позволяет концентрироваться на нужной работе, а также определять приоритет задач и систематизировать их по сроку выполнения.

Выберите метод определения приоритета задач

Как именно вы будете расставлять приоритеты в задачах, зависит от вашего рода занятий и стиля работы. Однако есть несколько распространённых методов определения приоритетов задач, которые могут вам подойти. Давайте рассмотрим их подробнее:

1. Съешьте лягушку

Метод «Съешьте лягушку» не подразумевает включения в рацион земноводных. Это система, основанная на словах мудрейшего Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». В мире управления работой это означает, что первым делом нужно браться за большие или сложные задачи, и только после них переходить к менее важным и срочным.

Важные задачи, связанные с наиболее значимыми направлениями работы или целями и ключевыми результатами (OKR), должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы приступаете к работе. Как только вы съели свою лягушку на сегодня, можно браться за другие дела, выбирая наиболее срочные из них и испытывая при этом меньше стресса, потому что самое важное вы уже сделали.

Метод «Съешьте лягушку» в действии. Доделайте важную презентацию, которую вы будете показывать руководству в конце недели, прежде чем отвечать на письма, работать над формой оценки, звонить клиентам или доводить до идеала правки в договоре. Если взяться за большой проект в первую очередь, вы не потеряете концентрацию и не будете отвлекаться на посторонние задачи и вопросы. Так вам будет проще выполнить большой объём работы.

2. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра или матрица «Важно/срочно» — это метод, при котором задачи распределяются по четырём секторам на основании того, являются ли они «срочными», «важными», «срочными и важными» или «несрочными и неважными». Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии США во время Второй мировой войны, а позже — президент страны, умел быстро принимать решения, для чего он и создал этот метод.

Такой подход позволяет понять, что нужно сделать сейчас (важно и срочно), что нужно спланировать (важно, но несрочно), что можно делегировать (неважно, но срочно), а что можно вообще отбросить (неважно и несрочно). Это отличный метод для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и организации работы.

Матрица Эйзенхауэра в действии. Коллега только что прислал вам письмо с просьбой помочь с презентацией для клиентов. Это срочный запрос, потому что подготовить презентацию надо сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу? Оцените срочность и важность каждой задачи из своего списка на сегодня и определите, сможете ли вы поставить их на паузу, чтобы помочь коллеге, или придётся всё же ему отказать. Понимание своих обязательств также поможет вам говорить «нет», когда это необходимо.

3. Метод АБВГД

Согласно методу АБВГД вам нужно взять созданный список задач и назначить каждой задаче букву в соответствии с её важностью, а затем начать работать над ними в этом порядке. Это способ быстро оценить важность задач, чтобы определить их приоритет и управлять своим временем. Вы как бы даёте своим задачам оценки от А (очень важно) до Д (можно не принимать во внимание). Начинать работу нужно всегда с задач А и Б, потому что именно от них зависит её успех.

Метод АБВГД также хорошо применять в сочетании с методом «Съешьте лягушку». Если начать день с задач А и Б, то его остаток можно потратить на менее важные задачи — В, Г и Д.

Метод АБВГД в действии. Сегодня у вас восемь часов рабочего времени и список задач, выполнение которых займёт пятнадцать часов. Однако когда вы присвоите каждой задаче букву, окажется, что только две из них относятся к категории А; большинство же являются задачами под буквой Г, которые можно делегировать или выполнить позже. Теперь вы можете всё внимание уделить задачам А и оставить задачи Д на потом или передать коллеге. Вы только что были перегружены, а теперь у вас есть список задач с приоритетами, из которого сразу понятно, что на сегодня важнее всего.

4. Деление на куски

В методе деления на куски под куском подразумевается отрезок времени, в течение которого вы концентрируетесь на определённой задаче. Это может быть отдельная работа (например, просмотр входящих сообщений), часть большего проекта (написание первой черновой версии документа) или подборка мелких несвязанных между собой задач. Самое главное здесь, что это отрезки времени, в течение которых вы не будете делать ничего другого.

Отключите внешние помехи и дайте другим понять, что вы сейчас недоступны, воспользовавшись такой функцией платформы для совместной работы, как «Не беспокоить». Также можно использовать собственный календарь, чтобы выделять время, в течение которого вы можете сфокусироваться на задачах, чтобы никто не назначал вам встречи в эти промежутки. Если вам нравится этот метод, возможно, вам стоит внедрить политику «Среды без встреч» для себя и своей команды, если это возможно. В любом случае важно делать перерывы между периодами сконцентрированной работы, чтобы расслабиться и освежиться.

Деление на куски в действии. Вы можете начать свой день с одного часа работы над дизайном, а потом сделать перерыв на кофе. Затем у вас два часа запланированных заранее встреч, перерыв на обед и тридцать минут, отведённые ответам на письма. Затем вы один час занимаетесь анализом информации о новом клиенте. Вы отмечаете все свои действия в календаре для самоконтроля, а также, чтобы никто не назначал вам встречи на эти часы. В конце дня вы ненадолго прерываетесь на социальные сети, идёте на собрание команды по статусам и заканчиваете день ещё одним часом работы над дизайном.

Совет от Asana. Если для управления задачами вы используете Asana, то можете создать настраиваемые поля и указывать дополнительную информацию, например оценку в виде буквы (если вы используете метод АБВГД), срочность и важность (если вы предпочитаете матрицу Эйзенхауэра), уровень приоритета (для метода «Съешьте лягушку») или примерное время на выполнение задачи.

Составьте расписание задач с помощью календаря

Независимо от того, тратите вы на задачу несколько минут или несколько дней, у неё есть начало и конец. Поэтому после составления списка задач укажите дату начала и дату завершения каждой из них. Так вы будете уверены в том, что ничего не потеряется при добавлении новых задач и изменении приоритетов.

Если вам назначили задачу без чётких дат начала и завершения, запросите эту информацию, чтобы запланировать время на её выполнение и сформировать ожидания. Имея эти даты, вы сможете даже установить свой личный срок выполнения раньше необходимого, чтобы оставить время на возможные проблемы или закончить работу раньше. Смотрите на работу как на пазл: вам нужно знать, что сойдутся все детали, крайними из которых являются даты начала и завершения.

Продолжая метафору, если задачи — это элементы пазла, а даты начала и завершения — это его края, то ваш календарь — это доска, на которой вы собираете пазл с общей картиной. Планируйте работу, упорядочивайте задачи, которые имеют высокий приоритет и требуют много усилий, так, чтобы это не приводило к перегрузке, и вы успевали всё в срок. Если вы выбрали какой-то один или сразу несколько из перечисленных выше методов определения приоритетов, используйте их, чтобы более эффективно создавать расписания и управлять временем.

Совет от Asana. С помощью представления календаря в Asana можно находить дни, когда вы чересчур загружены, а также свободные промежутки времени. Передвигайте задачи по календарю и распределяйте работу равномернее. Превентивное управление календарём позволяет работать организованно и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи нужно выполнить.

Информируйте коллег о ходе работы над задачами

И наконец, не забывайте держать в курсе коллег, которые ждут выполнения вами задач или хотят получить немного вашего времени. Заранее предоставляя им обновления статуса по задаче, а также информацию о том, когда вы планируете её закончить, или о том, что возникли проблемы или задержки, можно сократить количество получаемых вопросов о статусе задачи. Вместо того чтобы постоянно отвечать на эти вопросы, можно продолжать продуктивно работать.

Совет от Asana. С помощью функции комментариев к задачам можно делиться актуальной информацией и задавать вопросы прямо в задаче, чтобы общение было связано с конкретной работой. Кроме того, с помощью обновления статуса в проекте можно информировать всех заинтересованных лиц о ходе работы над всем проектом, а не отдельными задачами.

Работа с приоритетами — продуктивная работа

Чётко расставленные приоритеты позволяют повысить продуктивность, лучше управлять временем и всегда быть уверенным в том, что сроки будут соблюдены. Чтобы ещё больше повысить производительность, пользуйтесь инструментом для управления работой, например Asana, с помощью которого все задачи независимо от их размера можно контролировать в одном месте.

Дополнительные советы приводятся в нашей статье Восемнадцать советов, стратегий и быстрых побед в тайм-менеджменте для наилучшего выполнения работы.