Восемь шагов к созданию эффективного отчёта о статусе проекта

Очередная неделя подходит к концу, а воз и ныне там: снова приходится раскапывать гору электронных таблиц и почты, приводить это к общему виду в разных инструментах и готовить отчёт о ходе проекта...

Отчётность о ходе работы необходима для синхронизации действий коллектива и раннего выявления рисков, а также для соблюдения графиков и бюджета. Однако ручная обработка этой информации, получаемой из разных источников, является одной из главных составляющих работы по организации работы — бесполезной деятельности, которая мешает выполнению важных задач, направленных на достижение цели.

Вместо того чтобы сводить всё вручную, воспользуйтесь шаблоном отчёта о статусе проекта и стандартизируйте этот процесс. Это позволит тратить меньше времени на непродуктивный сбор данных и уделять больше энергии полезной работе.

Если вы готовитесь к составлению первого в своей жизни отчёта о статусе проекта или ищете более продуманную систему, эта статья расскажет о том, что такое отчёт о статусе проекта, как его составить, а также как использовать отчётность по проекту таким образом, чтобы каждый раз укладываться в сроки. Приступим.

Что такое отчёт о статусе проекта?

Отчёты о статусе проектов — это своевременные уведомления о ходе выполнения ваших проектов. Лаконично написанные отчёты о состоянии проекта содержат общую информацию о ходе проекта, по которой участники группы могут сразу получить представление о том, что происходит в его рамках. Своевременный отчёт о состоянии проекта поможет его группе и заинтересованным лицам из других подразделений определить, что идёт по плану, каковы препятствия и что будет дальше.

Регулярная публикация отчётов о статусе проекта очень важна, потому что позволяет держать всех заинтересованных в курсе событий. Такие отчёты отвечают на общие вопросы ещё до того, как участники группы получают возможность их задать, и дают сотрудникам понять, что всё идёт по плану, поэтому вы с коллегами можете уверенно двигаться дальше.

Частота публикации отчётов о статусе проекта зависит от его хронологии. Одним проектам лучше подходит еженедельная отчётность, о других же можно рассказывать не чаще одного раза в месяц. Публикуйте отчёты настолько часто, насколько это может быть полезно заинтересованным лицам. Отчётность не должна быть реакцией на то, что пошло не так. Её предназначение — держать группу в курсе того, как продвигается выполнение проекта: идёт по графику, находится под угрозой или отстаёт.

Преимущества эффективной отчётности по проектам

Отчётность ради отчётности — это неверный подход. Эффективная отчётность обладает рядом преимуществ. При правильном отображении состояния проекта вы можете:

Следить за состоянием проекта

Самое худшее для проекта — это когда вы подходите к концу хронологии и понимаете, что всё это время шли по неверному пути. Подобные «сюрпризы» никто не любит, и вы как руководитель проекта должны сделать так, чтобы весь ваш коллектив мог в любой момент определить состояние проекта.

Отчёты о статусе проекта являются отличным способом добиться этого при минимальных объёмах ручного труда. Так как в подобных отчётах общие сведения приводятся вместе с важными показателями, у всех пользователей появляется представление о состоянии проекта. А что если он выбился из графика? Это можно быстро исправить, чтобы уложиться в отведённые сроки и бюджет проекта.

Кратко описывать ход выполнения проекта

Отчёты о статусе проекта не относятся к мониторингу в реальном времени. Эти отчёты представляют собой обобщение сведений, полученных за прошлую неделю, последние две недели или прошедший месяц работ по проекту. Для заинтересованных лиц это возможность узнать, насколько хорошо вы соблюдаете план проекта.

Если вы ищете советы по поводу того, как составлять отчёты по проектам в режиме реального времени, ознакомьтесь с нашей статьёй об универсальных инструментах составления отчётов для любой команды.

Снизить объём ручного труда

У вас как у руководителя проекта и без того очень много работы. Вам совсем не хочется тратить дополнительные часы каждую неделю или месяц на сбор данных из разных мест. Инструменты для составления отчётности по проектам позволяют легко сгруппировать всю эту информацию в одном месте и создать отчёт о статусе проекта нажатием одной кнопки.

Публиковать следующие шаги и поручения

Отчёты о статусе проекта предназначены вашей проектной группе, спонсору проекта, важным заинтересованным лицам и участвующем в проекте специалистам из других подразделений. Поскольку эти отчёты носят общий характер, они подходит всем, кто хочет быть в курсе хода выполнения проекта.

Это оптимальный способ сообщить всем о том, что происходит, не вдаваясь в лишние подробности. При наличии важных следующих шагов или поручений по проекту поделитесь ими здесь, чтобы все знали, чего ожидать.

Заранее распознавать препятствия

Если в проекте что-то пошло не так, отчёт даст коллегам понять, в чём причина задержки и что вы делаете, чтобы её устранить. По аналогии с процессом управления рисками проекта опережающая отчётность о состоянии проекта помогает распознавать и преодолевать проблемы, прежде чем они окажут влияние на его хронологию.

Попрощаться с совещаниями по статусу

Дни совещаний по статусу сочтены. Теперь мы знаем, что это неэффективная трата времени. В отличие от личных встреч отчёты о статусе проекта размещаются в централизованном инструменте, с которым участники группы могут сверяться асинхронно, когда захотят. При необходимости они могут сослаться на эту информацию или углубиться в подробности. Сэкономленное время можно выделить на более полезные мероприятия, такие как коллективное обсуждение или общее собрание коллектива.

Для начала объедините отчётность с эффективным управлением проектами

Самое большое преимущество отчётов о статусе проекта заключается в том, что они позволяют сократить объём ручной работы, свести информацию воедино и держать всех в курсе событий без затруднений. Если нужная информация разбросана по нескольким инструментам, не получится эффективно использовать шаблоны отчётности по проектам — вам всё равно придётся вручную открывать сводную таблицу Excel и электронную почту группы для сбора информации.

Вместо этого переходите на программное обеспечение управления проектами в качестве единого источника достоверной информации. Такое программное обеспечение даст вам следующие возможности:

• У вас будет единый источник достоверной информации, поэтому участники группы будут видеть, кто какую работу выполняет и когда должен закончить.

• Информацию по проекту можно наглядно отобразить на диаграмме Ганта, Канбан-доске, календаре или в виде списка, похожего на электронную таблицу.

• Отчёты о статусе можно будет создавать нажатием одной кнопки.

• У участников группы появится место, где они смогут ознакомиться с отчётом по статусу и при желании найти дополнительную информацию.

• Вы получите доступ к дополнительным сведениям о проекте, включая план проекта, план обмена информацией, цели и вехи проекта, ожидаемые результаты и многое другое.

Разумеется, мы считаем, что Asana является отличным вариантом. Asana — это инструмент управления работами, которым может пользоваться вся ваша группа. Сотрудникам из разных подразделений нужен способ просматривать отчёты о состоянии дел за прошлые периоды. Главным заинтересованным лицам нужна общая картина хода управления всей программой или портфелем проектов, а вашим коллегам нужен способ отслеживать индивидуальную работу на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Восемь шагов к созданию отличного отчёта о статусе проекта

Итак, как готовить отчёты о статусе проекта? Создайте чёткую структуру, чтобы следовать ей при подготовке всех будущих отчётов. Она также должна соответствовать проектному заданию, чтобы отчёты не отклонялись от темы.

С помощью этого руководства вы поймёте, что включать в отчёт о статусе проекта, на примере пошагового создания отчёта о проекте по удовлетворённости сотрудников.

1. Готовьте отчётность там, где ведётся работа

Прежде чем создавать отчёт, начните отслеживать информацию о своей работе в инструменте управления проектами. В этом случае вам не придётся вручную собирать сведения из множества источников — вместо этого вы сможете сократить объём ручной работы и создать отчёт несколькими кликами.

Работая в инструменте управления проектами, можно легко отслеживать зависимые элементы и предстоящие задачи, поэтому текущее состояние проекта никогда не станет для вас неожиданностью.

2. Дайте название отчёту

Для ясности в его качестве можно просто использовать название проекта. Если отчёты по этому проекту составляются регулярно, то стоит добавить дату или отметку времени.

Пример названия отчёта по проекту: Февраль 2020 — инициатива по удовлетворённости сотрудников

3. Обозначьте состояние проекта

Состояние проекта — это его текущий статус. Состояние проекта может меняться от отчёта к отчёту, особенно если вы сталкиваетесь с препятствиями или обнаруживаете новые риски проекта. Найдите средство управления проектами, позволяющее информировать коллег о статусе проекта и о том, всё ли идёт по плану. Одним из способов является использование системы цветовых обозначений (зелёный = по плану, жёлтый = под угрозой, красный = отстаёт).

Пример уведомления о состоянии проекта Статус проекта — по плану.

4. Добавьте краткое содержание отчёта

Краткое содержание отчёта должно состоять из 2–3 предложений. Его цель — предоставить информацию в сжатом виде тем, у кого нет времени читать весь отчёт.

Это первый раздел вашего отчёта, поэтому здесь лучше всего:

• Указать основные события

• Отметить главные препятствия

• Выделить внезапные риски проекта

Пример резюме отчёта о статусе проекта: Результаты нашего опроса собраны и находятся на рассмотрении. На первый взгляд видно, что удовлетворённость сотрудников составляет 80%, что на 3 пункта выше, чем в предыдущем опросе. Комитет по вовлечённости работает с исполнительным руководством над тем, какие новые инициативы по вовлечённости следует реализовать в наших ключевых целевых областях, к которым относятся карьерный рост и прозрачность.

5. Добавьте общий обзор каждой ключевой области

В зависимости от проекта ключевые области могут меняться от отчёта к отчёту или оставаться неизменными. Например, в Agile-проекте, который постоянно совершенствуется, вы, скорее всего, будете использовать динамические ключевые области, которые охватывают то, над чем ваша группа работала в рамках последнего спринта. Если же говорить о проекте по планированию мероприятия, есть определённое количество ключевых областей, которые необходимо обозначать всегда, например продвижение, регистрация и спикеры.

Для каждой ключевой области отчёта о статусе добавьте несколько пунктов списка, рассказывающих о ходе работ, достижениях и планирующейся работе.

Пример общего обзора ключевой области: результаты опроса

• 70% сотрудников приняли участие в исследовании удовлетворённости.

• Общий показатель удовлетворённости составил 80%.

• Только у 57% сотрудников есть чёткий путь карьерного роста. Это на 5% ниже, чем по результатам прошлого опроса.

• 41% сотрудников назвали прозрачность в качестве главного улучшения, которое они хотели бы видеть.

6. Добавьте ссылки на другие документы или ресурсы

Пусть от вас не требуется указывать все мельчайшие детали хода выполнения проекта, некоторым людям будут нужны подробности. Заинтересованным лицам, которым нужна более детальная информация, можно предоставить ссылки на документы или ресурсы. Это может быть более конкретная информация о проекте, например, ссылки на его определённые вехи, или более широкое влияние проекта, например, ссылка на бизнес-цели, достижению которых способствует проект.

Пример. Добавьте ссылку на опрос об удовлетворённости сотрудников, а также на более глобальные OKR компании в отношении повышения вовлечённости сотрудников на протяжении финансового года.

7. Обозначьте все препятствия, с которыми столкнулся проект

Любые проекты сталкиваются с трудностями. Они могут проявляться в виде рисков проекта, неожиданного изменения бюджета или задержек, влияющих на хронологию проекта. Информирование заинтересованных лиц по мере возникновения проблем поможет всем быстро приспособиться и следовать графику.

Пример препятствия. Высшее руководство должно изучить результаты исследования до следующего собрания комитета по вовлечённости, но это невозможно в ближайшие три недели. Это повлияет на ход работ в нашем проекте.

8. Обрисуйте дальнейшие шаги

Сюда можно включить список дальнейших действий, благодарности коллегам, или что-то ещё.

Пример. Спасибо Саре А. за постоянные напоминания принять участие в исследования, которые она рассылала!

Шаблон для отчёта о статусе проекта

Чтобы сразу же воспользоваться всем, что вы узнали в предыдущем разделе, просто воспользуйтесь этим шаблон отчёта:

Название отчёта:

Напишите здесь название отчёта. Для простоты можно указать название проекта и дату составления отчёта.

Состояние проекта:

В проекте всё по плану, он под угрозой или отстаёт?

Сводка:

Добавьте сюда краткое описание наиболее важных выводов из отчёта о статусе проекта. Учитывайте, что занятые заинтересованные лица, возможно, будут просматривать только этот раздел, поэтому включите в него все основные моменты или препятствия, о которых необходимо знать всему коллективу.

Ключевая область 1: общий обзор

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

Ключевая область 2: общий обзор

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

Ключевая область 3: общий обзор

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

• Конкретные данные о ходе работ, достижениях и предстоящей работе.

Дополнительная информация и ссылки:

Дайте ссылки на соответствующие этапы проекта или более общую информацию о проекте, которая может понадобиться заинтересованным лицам. Этот раздел — возможность для участников группы углубиться в детали или понять, как проектная инициатива вписывается в более крупные стратегические цели.

Препятствия:

Возникли ли какие-либо проблемы? Как вы собираетесь их решить?

Дополнительные заметки:

Хотите добавить что-то ещё, чем нужно поделиться с командой? Каковы основные дальнейшие шаги?

Пример отчёта о статусе проекта

Прочитать пошаговое руководство по написанию отчёта о статусе проекта полезно, но иногда, чтобы понять, как должен выглядеть такой отчёт, проще всего посмотреть на конкретный пример, не правда ли? Если вы согласны, наш пример вам поможет.

Название отчёта: Запуск электронной книги

Статус проекта: По плану

Сводка:

На этой неделе многое удалось сделать! Мы всё ещё на стадии разработки концепции, но на этой неделе Авери Ломакс выберет тему. Команды контента и дизайна готовы приступать к работе, как только мы дадим сигнал.

Концепция:

• Группа планирования встретилась для обсуждения темы

• У нас есть три финальные идеи, мы выберем из них одну в пятницу

• Команда контента получит задание в следующий четверг

Контент:

• Команда контента готова начинать работу над текстом, как только мы определимся с идеей

• Они собирают актуальную информацию о компании, которая будет включена в материал

Дизайн:

• Команда дизайна рассмотрела пять вариантов электронных книг, чтобы определиться со стилем

• Они выберут шаблон к следующему вторнику

Дополнительные заметки:

• Джен в отпуске всю следующую неделю, направляйте все вопросы по контенту Джой

• Спасибо Генри за подготовку огромного списка тем нам на выбор!

Проблемы:

Как все знают, у нас не так много времени на подготовку электронной книги. Мы должны работать вместе, используя средство управления проектом, чтобы все были в курсе происходящего и действовали организованно. Спасибо!

Оптимизируйте отчётность с помощью инструмента управления работами

Приведённый выше отчёт понятен и прост для восприятия. При построении этого отчёта в таком инструменте управления работой, как Asana, вы можете автоматически заполнять все разделы, кроме сводки. В Asana это будет выглядеть так:

Рекомендации по подготовке отчётов по статусу проектов

Теперь вы знаете, что должно быть в отчёте о статусе проекта, но, возможно, у вас остались дополнительные вопросы. Эти рекомендации помогут вам создавать полезные и эффективные отчёты о статусе вашего проекта.

Как часто нужно создавать отчёты?

Частота публикации отчётности зависит от типа проекта, который вы ведёте. Если у вашего проекта короткие сроки или дела идут быстро, старайтесь публиковать отчёты о статусе проекта еженедельно. Если же инициатива, по которой вы отчитываетесь, является долгосрочным проектом, то, скорее всего, вам достаточно будет отправлять отчёты раз в две недели или даже раз в месяц. Самое главное — держать заинтересованных лиц проекта в курсе событий.

При использовании инструмента составления отчётности по проекту можно установить для себя задачу всегда публиковать отчёты о статусе в определённый день каждую неделю. Эти повторяющиеся напоминания позволяют легко информировать заинтересованных лиц независимо от того, отправляете ли вы еженедельные обновления статуса или ежемесячные отчёты о проделанной работе. В любом случае заинтересованные лица начнут ожидать ваших обновлений, что означает менее частые проверки с их стороны (к тому же они будут благодарны за то, что вы постоянно держите их в курсе).

Если отправлять отчёты регулярно, то можно обойтись без множества встреч по проекту (мы все знаем, что никто не любит ненужные совещания). Экономьте время для более важной работы.

Кто должен получать отчёты?

Это зависит от проекта и от того, кто в нём занят, но, как правило, планируйте отправку обновлённой информации всем заинтересованным лицам, работающим над проектом. На этапе планирования проекта вы должны были создать анализ заинтересованных лиц, куда также входят спонсоры и участники группы. Если вы в этом не уверены, обратитесь к своему плану проекта.

Даже если отчёт о статусе на этой неделе не касается конкретного участника группы, вы всё равно должны поделиться информацией со всеми. Важно, чтобы общий обзор был доступен всем. Участники, которым не нужно углублённо изучать отчёт, могут быстро просмотреть краткую сводку, в то время как другие, более заинтересованные, могут погрузиться в детали, которые вы предоставили.

Насколько подробным должен быть отчёт?

В отчёте о статусе не следует приводить все мелкие детали. Проделанная работа говорит сама за себя, вы просто сводите эту информацию и добавляете немного цвета. Рассматривайте отчёт как заголовок в газете: в него нужно включать только самую важную информацию о проекте, затрагивающую наибольшее число участников.

Вам нужно всегда указывать, всё ли идёт по плану или проект под угрозой либо отстаёт, предоставить краткий обзор того, что выполнено и что предстоит, а также добавить ссылку на другие ресурсы для тех, кому нужно больше подробностей.

Где писать отчёт о статусе проекта?

Лучше всего писать и делиться обновлениями статуса в инструменте управления работой. Ищите платформу, которая предлагает обзоры проектов, чтобы у команды был единый источник достоверной информации обо всей работе, связанной с проектом. Тогда, вместо управления проектами с помощью электронных таблиц, вы сможете хранить всю информацию — обновления статуса, проектные задания, ключевые цели и важные вехи проекта — в одном месте. Такая платформа также позволяет с лёгкостью делиться обновлениями, и все заинтересованные смогут легко найти предыдущие отчёты, не перегружая вашу почту.

Подводим итоги проекта: как кратко описать проделанную работу

Отчёты о статусах, о которых мы рассказываем, используются регулярно в процессе реализации проекта, чтобы держать всех в курсе. Но после окончания проекта полезно отправить всем итоговый отчёт. Это своего рода основные факты и выводы по вашему проекту. Такой отчёт позволяет подвести итоги проекта для заинтересованных коллег. Используйте его для официального закрытия проекта.

Это тоже общий обзор, но вместо актуальной информации вы подводите в нём итоги и рассказываете о результатах проекта. Вот несколько вопросов, на которые стоит ответить в итоговом резюме проекта:

• Какие цели были у этого проекта и были ли они достигнуты?

• Был ли проект завершён вовремя и в рамках выделенного бюджета (если применимо)?

• Какие успешные моменты стоит выделить?

• С какими проблемами мы столкнулись?

• Какие уроки мы можем вынести из этого проекта для более успешной реализации будущих проектов?

Помогайте всем заинтересованным двигаться по плану с помощью отчётов, которые готовятся сами по себе

Если вы хотите добиться высоких результатов в очередном проекте, попробуйте рассылку обновлений статуса проекта. Они помогут вам сохранить продуктивность, эффективность и подотчётность, а всем остальным — быстро (и в увлекательной форме) узнать, что происходит.

Используйте предоставленные нами ресурсы для создания отчётов, которые дают достаточно информации без лишней детализации. Найдите решение для управления проектами, например Asana, в котором есть функции, специально разработанные для создания отчётов о статусе. Вы будете экономить время и поддерживать организацию на максимальном уровне.