Девять стратегий для успешного управления несколькими проектами

Если вы управляете группой людей или программой, у вас наверняка есть сразу несколько текущих проектов. Однако уследить за всеми движущимися элементами порой бывает трудно. Без хорошего процесса управления несколькими проектами трудно понять, какую работу нужно сделать приоритетной, как помочь коллективу эффективно управлять своей загрузкой и будет ли всё сделано вовремя.

К счастью, для этого есть более эффективный способ. Если вы испытываете трудности с организацией и управлением работой в нескольких проектах одновременно или с распределением нагрузки внутри коллектива, описанные далее десять стратегий помогут вам держать всё под контролем.

1. Определение одного места для размещения всех проектов

• Проблема: недостаточная прозрачность всех ваших проектов.

• Решение: планируйте все проекты своей группы в одном месте и управляйте ими оттуда же.

Например, если вы занимаетесь дорожной картой продукта, предусматривающей запуск сразу нескольких продуктов, вам нужно знать, сколько именно должно быть запусков, что входит в каждый из них и когда все они должны состояться. Планирование и управление всеми запусками из единого центра позволит видеть сразу всю текущую работу и состояние дорожной карты в целом. Что мы рекомендуем использовать в качестве инструмента управления несколькими проектами? Если у вас ещё нет подобного средства, лучшим выбором будет платформа для управления работой или проектами. В идеале она должна быть гибкой, простой в использовании и доступной для совместной работы. Мы убеждены, что Asana — это отличный вариант, к которому стоит присмотреться.

2. Определение целей, планов, обязанностей и ожиданий

• Проблема: вы видите несоответствия в ожидаемых результатах и процессах.

• Решение: чётко сформулируйте цели, планы и обязанности.

Без стандартного процесса организации работы или планирования проектов управление каждым из них, по всей видимости, будет проходить по-разному. Как следствие, результаты могут быть неоднородными, на создание нового проекта будет каждый раз тратиться лишнее время, а часть работы может даже остаться невыполненной.

Чтобы этого не допустить, доведите до сведения коллектива все планы, процессы и обязанности с самого начала. На уровне проекта это означает чётко поставленные цели, определение всех этапов и частей работы, которые должны быть выполнены, включение всех указанных элементов в расписание и распределение обязанностей. Не забудьте выделить время на рассмотрение отзывов и согласования — их также можно легко упустить из вида, если вы работаете над проектом в авральном режиме или без чёткого плана.

Затем чётко определите все планы, процессы и обязанности на уровне программы и предоставьте доступ к ним. Установите задачи рабочей группы и очертите круг проектов, которые помогут вам в их выполнении. Цели проектов должны помогать группе в работе над этими задачами, а они, в свою очередь, должны помогать вашей компании в достижении её целей.

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами управления проектами, определите ряд правил на уровне коллектива. Например, можно попросить руководителей крупных проектов составлять проектное задание, прежде чем приступать к выработке плана проекта. Вы также можете создавать шаблоны для часто повторяющихся проектов. Такие шаблоны помогут каждый раз одинаково успешно выполнять похожие проекты без необходимости заново обдумывать каждый шаг.

3. Назначение высшего приоритета самой важной работе

• Проблема: вы не уверены в том, какие проекты сделать приоритетными для своей группы.

• Решение: посмотрите, насколько проекты важны для более крупных целей компании. Какие и них оказывают наибольшее влияние? Начните оттуда.

Самые простые проекты всегда хочется выполнить первыми, но это неправильно. Вместо этого расставьте приоритеты в зависимости от того, что наиболее значимо для целей вашей компании. «Ваши главные приоритеты должны соответствовать этим целям и помогать вам стать на один шаг ближе к их достижению», — говорит писательница Кейси Флейшер Хики. Следовательно, необходимо стратегически расставлять приоритеты как на макроуровне (например, перенести малозначимый проект на следующий квартал), так и на микроуровне (отсортировать список повседневных дел в порядке важности).

Например, ваша группа может работать над пятью запусками продуктов одновременно. И хотя все они вполне сопоставимы по объёму работ, один из них потенциально может оказать значительно большее влияние на привлечение новых клиентов, чем остальные четыре. Второй же проект будет способствовать удержанию клиентов и повышению их ценности в течение жизненного цикла. Поскольку вам известно, что для компании более высокое значение имеет ценность клиентов в течение жизненного цикла, вам следует в первую очередь обеспечить персоналом именно второй проект, а уже потом решить, у кого есть время поработать над проектами с более низким приоритетом.

Вы не только сможете наилучшим образом распределять время и управлять ресурсами, но также не будете блуждать в потёмках, не понимая, какую роль ваши проекты играют в достижении целей компании.

4. Предоставление возможности работать гибко

• Проблема: ваша группа не может без затруднений отслеживать смену приоритетов и перераспределять работу.

• Решение: получите общее представление о работе всех своих сотрудников.

Расстановка приоритетов группы и выстраивание работы в соответствии с ними имеет важнейшее значение. Но в нужные моменты не менее важна и гибкость. Однако если вы отслеживаете свою работу с помощью электронных таблиц и списков дел в нескольких инструментах, то будете испытывать затруднения с получением информации о том, чем заняты ваши сотрудники в тот или иной момент времени. В результате при смене приоритетов вы не будете знать, что нужно изменить в рабочем графике, насколько загружен каждый из участников группы или как определить работу, которую необходимо приостановить. Один из способов избежать этого — внедрение процесса контроля изменений.

После создания единого источника достоверной информации для всего коллектива вы сможете управлять несколькими проектами, не беспокоясь о смене приоритетов. Так как работа каждого сотрудника будет у вас на виду, вы сможете сразу оценивать потолок загрузки группы и ход выполнения текущих задач. А если вам потребуется изменить приоритет задачи, то сделать это можно будет, не переживая о том, что она может где-нибудь затеряться.

И, наконец, не забывайте о полноценном обмене информацией — в сети и вне её. В инструменте управления проектами или в ходе обычных встреч один на один расспрашивайте своих сотрудников об их загрузке и проверяйте, всё ли идёт по графику.

5. Информирование об ожиданиях и управление ими

• Проблема: вы с заинтересованными лицами не имеете чёткого представления о том, что и когда происходит.

• Решение: обменивайтесь информацией там, где идёт работа.

Сотрудникам, испытывающим затруднения с обменом информацией, не хватает прозрачности в своей работе, а также в работе коллег и заинтересованных лиц из других подразделений. Когда вы не представляете, чем занимаются другие специалисты, вам не хватает сведений, чтобы понять, почему меняются сроки, вы не знаете об изменении приоритетов и как идут работы по проекту в целом.

Когда обмен информацией ведётся там же, где и работа, ваши сотрудники и заинтересованные лица из других подразделений получают все необходимые сведения о ней. Кроме того, получая актуальные данные в реальном времени, все могут видеть, как продвигаются проекты.

Лучший способ добиваться успеха снова и снова — это найти инструмент для управления работой, который позволяет предоставлять актуальную информацию о статусе и ходе работ там же, где они ведутся. Вместо того чтобы «размазывать» данные и обновления по электронным таблицам, документам и прочим инструментам, вы можете с лёгкостью получать все нужные сведения нажатием одной кнопки и делиться ими с заинтересованными лицами — нажатием другой.

6. Контроль работы в разных проектах для управления загрузкой и хронологиями

• Проблема: вы не уверены, насколько много (или мало) работы у каждого отдельного сотрудника.

• Решение: найдите способ контроля загрузки каждого сотрудника по разным проектам.

У планирования каждого проекта в разных местах есть и другой подводный камень: у вас нет возможности видеть всю работу одного человека в разных проектах. Это означает, что вы так или иначе полагаетесь на то, что сотрудники сами будут информировать вас о чрезмерной или недостаточной загрузке. Это усложняет предотвращение таких проблем, как срыв сроков, до того, как ситуация выйдет из-под контроля или (с другой стороны) выявление специалистов, которые задействованы не полностью.

Управление всеми проектами из единого центра — это хороший первый шаг к решению подобных проблем. Однако вам также нужно видеть все задачи в каждом проекте, исполнителей и диапазоны дат этих задач, чтобы можно было определять перегруженных сотрудников и хронологические конфликты проектов. Это позволит откладывать, убирать или переназначать отдельные задачи, чтобы проекты не выбивались из графика. Фильтры, позволяющие это делать, есть не во всех инструментах, поэтому проверьте наличие подобного функционала перед покупкой.

Например, ваш дизайнер может отвечать за небольшую задачу, например редактирование пары фотографий для следующего запуска продукта, но при этом может в одиночку разрабатывать, а также организовывать печатать и доставку брошюр, визиток и плакатов для конференции, которая состоится в следующем месяце! В то же время другой дизайнер может сидеть без дела. Сопоставив их загрузку в приложении, вы сразу же заметите это несоответствие и перераспределите работу более справедливо.

7. Корректировка графиков проектов для достижения максимальной производительности

• Проблема: даты начала проектов не согласованы, в результате чего сотрудники перегружены, работа блокируется, а проекты задерживаются.

• Решение: планируйте каждый проект, учитывая общее состояние своего портфеля.

Даже самый тщательно продуманный проект может сойти с рельсов, если он планируется без учёта всего объёма работ вашей группы за месяц, квартал или год. Например, если вы пытаетесь запустить три разных веб-обновления одновременно, они могут конфликтовать между собой или тянуться дольше, чем ожидалось, потому что команда пытается сделать всё и сразу.

Вместо этого вам стоит планировать и координировать работу команды, учитывая весь объём программы, а также создать план управления инцидентами. Вот несколько советов:

• Сдвигайте даты начала похожих проектов. Это особенно актуально, если одна и та же группа работает над несколькими проектами. Рекомендуется сдвинуть даты начала и завершения каждого такого проекта, чтобы отдельные сотрудники не пытались сдать работу по пяти проектам одновременно. Вместо этого дайте им возможность сосредоточиться на одном проекте, а затем уже переходить к следующему.

• Ищите зависимости. Вам нужно выполнить модернизацию инфраструктуры, прежде чем строить новый веб-сайт? В таком случае планируйте начало зависимого проекта после даты сдачи первого.

• Отмечайте одинаковые задачи. Если одна и та же работа присутствует в двух разных проектах, объедините её в одну задачу. Проследите за тем, чтобы эта работа (например, привлечение нового поставщика или закупка оборудования для съёмки рекламных роликов) была выполнена вовремя, а оба проекта шли по графику.

Распределение времени может иметь решающее значение в соблюдении сроков нескольких проектов и поддержании работоспособности коллектива на высоком уровне.

8. Делегирование работы без потери прозрачности

• Проблема: между микроменеджментом и полным отсутствием управления грань очень тонкая. Как её соблюсти?

• Решение: предоставьте своей команде единый источник достоверной информации, чтобы при необходимости ограничиваться лишь сверками.

Ни один руководитель, будь то руководитель продукта или руководитель проектов не хочет стать микроменеджером, но терять из вида задачи и не понимать, что происходит с работой в группе, — ещё хуже, так как это не позволит вам стать эффективным лидером. Хорошая новость заключается в том, что надежда есть всегда.

Предоставив сотрудникам единый источник достоверной информации, вы получаете возможность отслеживать всю работу своего коллектива. Когда всё, чем занимаются специалисты, находится в общедоступном и централизованном проекте, вы можете с первого взгляда определить загрузку сотрудников, сроки выполнения задач и ход работы над ними в целом. Это позволяет при необходимости контролировать задачи безо всякого микроменеджмента.

9. Контроль и сохранение рабочих процессов, не изобретая велосипед каждый раз

• Проблема: вы заново создаёте свои рабочие процессы в начале каждого проекта.

• Решение: сохраняйте шаблоны и упрощайте процесс планирования своих проектов.

Допустим, вы только что закончили свою квартальную маркетинговую кампанию и готовитесь к следующему кварталу. Однако вы не помните, как именно организовывали свою работу — с тех пор очень многое изменилось, а у вас и так слишком много параллельных проектов. Вы не уверены в первоначальной расстановке компонентов. Как же повторить успешную кампанию, не упустив при этом из виду ключевые задачи?

Перестаньте заново изобретать велосипед в начале каждого проекта. Вместо этого создавайте шаблоны и упрощайте запуск своих проектов — так вы сможете использовать проверенные рабочие процессы снова и снова. Когда настанет время подготовить новый проект, просто возьмите один из своих шаблонов, чтобы начать работу быстрее и эффективнее.

Также не забывайте регулярно обновлять свой шаблон, внося в него новые задачи или этапы, которые были добавлены к процессу, либо новые рабочие процессы, разработанные недавно. Считайте свой шаблон живым документом — чтобы организовать самый эффективный и продуктивный процесс, вам следует постоянно совершенствовать шаблон с применением передовых методов и новой аналитической информации. И, наконец, ваш шаблон должен быть доступен в центральном источнике достоверной информации вашей группы, чтобы им мог воспользоваться каждый сотрудник для успешного начала работы над проектами.

Успешное управление несколькими проектами — всегда

Для руководителей команд управление несколькими проектами одновременно обычно является повседневной реальностью. Мы надеемся, что эти советы помогут вам отслеживать все меняющиеся элементы вашей рабочей программы, сохранять высоких уровень организации, соблюдать сроки и достигать своих целей — раз за разом.