Самое полное руководство по управлению программами

Управление несколькими проектами может казаться жонглированием несколькими шарами, которые вот-вот упадут на землю. Чтобы удержать все шары в воздухе, нужно видеть общую картину, охватывающую несколько взаимозависимых инициатив, и при этом управлять работами по каждому отдельному проекту. Управление проектами помогает улучшить синхронизацию и повысить чёткость для всего коллектива, а также снизить стресс, связанный с ведением нескольких проектов сразу. Однако если проекты, которыми вы управляете, связаны между собой, есть более надёжный способ — управление программами.

При правильном подходе управление программами помогает расставлять приоритеты и управлять схожими инициативами. В этом руководстве рассматривается всё, что нужно знать об управлении программами, чтобы вы смогли начать применять его уже сегодня.

Что такое управление программами?

Управление программами — это одновременное ведение нескольких взаимосвязанных проектов. В роли главы программы вы будете участвовать в разработке плана управления ресурсами в рамках программы и руководить связанными между собой проектами, входящими в её состав, чтобы привести их к успеху. Руководители программ также связывают задачи проектов с более масштабными целями бизнеса.

Если вам это показалось знакомым — вот так сюрприз! — вы, возможно, уже применяете на практике процессы управления программами, а не занимаетесь управлением отдельными проектами. Однако если вы затрудняетесь ответить, какое место управление программами занимает в вашем текущем рабочем процессе, то вот как эти схожие методологии соотносятся друг с другом:

Управление программами и управление проектами

Проект — это совокупность задач, направленных на достижение конкретной цели. Управление проектами — это процесс планирования, управления и выполнения работ внутри коллектива. Программное обеспечение управления проектами помогает проектным группам реализовывать всё это путём улучшения чёткости и командного взаимодействия.

С другой стороны, программа — это группа проектов, необходимых для достижения стратегических целей бизнеса. Например, все новые функции, которые ваша компания запускает в течение квартала, будут считаться программой, несмотря на то, что у каждой функции, скорее всего, будет свой проект. Управление программами — это процесс ведения более долгосрочных, независимых инициатив в связке с целями компании. Программа будет включать в себя множество связанных проектов, у каждого из которых может быть свой руководитель. Читайте о различиях между руководителем программы и менеджером проекта.

Управление программами и управление портфелями проектов

Управление программами и управление портфелями проектов во многом схоже между собой. Разница заключается лишь в типах проектов, находящихся под управлением. Все проекты внутри программы связаны между собой и часто взаимозависимы. Например, программой может быть совокупность всех маркетинговых кампаний для продвижения новых функций, запуск которых ожидается в течение года, или даже план управления грантами для некоммерческих организаций. Все эти функции связаны между собой, поэтому они подпадают под управление программами, а не под управление портфелями проектов. Портфель же может состоять из всех маркетинговых инициатив в течение квартала или года независимо от того, связаны они друг с другом или нет. Программное обеспечение управления портфелями проектов — это инструмент, который команды используют, чтобы отслеживать указанные проекты и делиться аналитической информацией с заинтересованными лицами.

Управление программами и управление продуктами

Управление продуктами — это разработка новых продуктов внутри компании. Менеджер по продуктам — это руководитель группы, который отвечает за успех продукта: от обработки отзывов пользователей до успешного запуска конечного продукта.

Программа может охватывать инициативы любого типа, включая новый продукт. Например, можно создать программу для управления процессом разработки продуктов на предстоящий год. У проектов по разработке отдельных продуктов будут свои менеджеры, однако программой в целом будет управлять руководитель программы.

Управление программами и управление работой

Управление программами, как и пять стадий управления проектами и управление портфелями проектов — это отдельные ветви управления работой. Управление работой — это системный подход по налаживанию рабочих процессов организации (будь то проект, текущий процесс или рутинные задачи) для обеспечения чёткости, необходимой командам для достижения своих целей. Основной задачей управления работой является координация людей, работы и команд на всех уровнях организации, чтобы у каждого был доступ к необходимой информации. С помощью программного обеспечения для управления работой можно координировать планы, проекты и процессы во всей организации.

Функции и обязанности в управлении программами

В процессе управления программами занято множество ролей и должностей. Если вы разрабатываете новый процесс управления программами для своей организации, все роли и обязанности сразу вам, скорее всего, не понадобятся, но важно знать, что они собой представляют и что привносят в программу.

Руководитель программы

Руководитель программы возглавляет группу смежных проектов. Одной из его ключевых обязанностей является контроль того, чтобы инициативы, входящие в программу, соответствовали задачам компании. Руководитель программы должен часто сверять ход выполнения проектов в рамках своей программы, чтобы подтверждать их соответствие стратегическим и деловым целям.

Успешный руководитель программы также будет:

• Добиваться поддержки программы со стороны руководства

• Управлять ожиданиями на уровнях выше и ниже

• Обеспечивать согласованное принятие решений в программе

• Разрабатывать план управления ресурсами в рамках программы

• Смягчать риски и использовать возможности путём создания реестра рисков.

Часто задаваемый вопрос: нужна ли сертификация, чтобы стать руководителем программ?

Существует множество доступных сертификатов для руководителей программ. Наиболее известным является сертификат руководителя программ от Института управления проектами (PMI). Тем не менее, сертификация не является обязательным требованием, чтобы считаться руководителем программы.

Те, кто всё же решил получить сертификат руководителя программ, ставят своей цель продемонстрировать, что они серьёзно относятся к управлению программами как к карьерному пути. Сертификат руководителя программ также может повысить уровень потенциального заработка или шансы быть нанятым на должность, связанную с управлением программами.

Спонсор или спонсорская группа

Спонсор — это участник программы, занимающий самое высокое положение в организации. В обязанности спонсора входит согласование и одобрение ключевых элементов программы, таких как финансирование, ожидаемые результаты и, при необходимости, экономическое обоснование. Спонсор также должен поддерживать программу и способствовать получению поддержки со стороны руководства. Наконец, спонсор назначает старшего ответственного за программу.

Старший ответственный за программу

Старший ответственный назначается спонсором. В его обязанности входит принятие решений от имени спонсорской группы. По сути, он отвечает за то, чтобы программа выполняла поставленные перед ней задачи. Несмотря на то, что основные финансовые показатели, такие как бюджет программы, утверждает спонсор, именно старший ответственный обязан привлекать средства из бюджетов различных команд или от финансового отдела своей компании.

Кроме того, старший ответственный будет тесно взаимодействовать с руководителем программы, чтобы обеспечить стратегическое согласование программы с задачами бизнеса. Несмотря на то, что руководитель программы отвечает за воплощение программы в жизнь, именно старший ответственный обязан поддерживать стратегическую связь между программой и главными заинтересованными лицами организации.

Менеджер по реорганизации бизнеса

Менеджер по реорганизации бизнеса отвечает за разработку и выполнения плана реализации преимуществ, который представляет собой процесс обеспечения того, чтобы программа представляла измеримую ценность для организации. Руководитель программы будет работать со старшим ответственным над формулированием и достижением результатов программы, но именно менеджер по реорганизации бизнеса отвечает за то, чтобы эти результаты использовались по назначению.

Четыре преимущества управления программами

Если вы уже управляете несколькими проектами, то, возможно, задаётесь вопросом: действительно ли существует настолько большая разница между тем, что я уже делаю, и управлением программой? Ответ: да, вполне возможно! Управление программами подойдёт не всем командам, однако оно даёт четыре основных преимущества.

1. Определение связи проектов со стратегическими целями бизнеса

Управление программами и связанные с ним роли и сферы ответственности помогут вашей команде соотнести схожие проекты со стратегическими целями бизнеса. Помимо координации множества проектов в рамках программы её руководитель также создаёт общую картину и формирует целостный взгляд на проекты в рамках программы. Руководитель программы может связать задачу каждого проекта с задачей программы, а затем обеспечить тесное соответствие задач программы целям и OKR компании.

2. Просмотр зависимостей между проектами

Поскольку руководитель программы отвечает за несколько смежных проектов, ему легче наглядно представить взаимозависимость проектов и решать возникающие проблемы. В процессе управления множеством различных проектов между ними могут возникать зависимости, которые трудно визуализировать, если рассматривать каждый проект в отдельности. Руководитель программы не только держит на виду цели — в данном случае это стратегические бизнес-цели вашей компании — но и внимательно отслеживает происходящее. Управление программами — это лучший способ координировать работу над смежными проектами в режиме реального времени.

3. Упрощение распределения ресурсов

Помимо визуализации и управления взаимозависимостью проектов руководитель программы также может помочь с упрощением и оптимизацией распределения ресурсов. Поскольку он имеет представление обо всех проектах, реализуемых в рамках программы, и о том, как эти проекты связаны друг с другом, ему проще понять, какие ресурсы нужны — будь то рабочее время сотрудника, увеличение бюджета, новый инструмент или программное обеспечение.

Поскольку работа финансируется на уровне программы, её руководитель и старший ответственный могут совместными усилиями определить, какие проекты нуждаются в тех или иных ресурсах. Если одна проектная группа достигает поставленных целей досрочно, руководитель программы может перераспределить ресурсы проекта, чтобы все остальные проекты в рамках программы достигли своих целей вовремя.

4. Согласование рисков и возможностей

В программе, как можно представить, риски и возможности расширяются в связи с количеством активных проектов. Однако поскольку руководитель программы видит общую картину по всем проектам в рамках программы, он может более надёжно предотвращать риски и использовать возможности.

Например, одним из элементов управления рисками проекта является распределение ресурсов и обеспечение сбалансированности и укомплектованности каждой проектной группы. На уровне программы ресурсы можно распределять и перераспределять по мере необходимости, чтобы снизить риск неукомплектованности проекта, выхода за рамки бюджета или отклонения от графика.

С другой стороны, руководитель программы знает, как программа влияет на стратегические цели бизнеса и какой вклад в них внесёт, поэтому может распознавать новые возможности, такие как продление срока выполнения проекта или изменение его плана для получения дополнительного желаемого результата.

Как Discovery Digital Studios держит под контролем сложные процессы с помощью Asana

Discovery Inc. — это медиагигант, стоящий за такими известными развлекательными сетями, как TLC, Animal Planet и Food Network. Контент-команды его подразделения Digital Studios каждый месяц создают тысячи видеороликов для социальных сетей и потребительских приложений.

Директор по управлению контентом Майк Сингер и его команда раньше отслеживали производства видеоматериалов с помощью электронных таблиц и потоков электронной почты. Майку была нужна общая платформа, которая могла бы обеспечить контроль надо всем разрабатываемым контентом одновременно, а также помогала бы фиксировать самые актуальные сведения о производственном процессе каждого видео и его статусе. Иными словами, ему нужен был инструмент управления программами, такой как Asana. Настраиваемые рабочие процессы Asana позволили бы определить комплексные процессы работы над контентом, дать заинтересованным лицам общее представление о результатах работы всей команды, а также поддерживать связь и информировать как отдельных исполнителей, так и внешние группы.

У нас было несколько рабочих процессов, которыми мы управляли отдельно друг от друга. Было здорово объединить их в Asana, увидеть, как они взаимосвязаны, и распознать зависимости, которые невозможно отследить в электронной таблице.”

Контент-команды Discovery также пользуются портфелями, с помощью которых они получают общее представление о конкретной группе активных проектов. Например, они могут создать портфель для контроля программы проектов кулинарных курсов для приложения Food Network Kitchen, а также контролировать статус и даты запуска смежных проектов кампаний по контенту.

Команды также пользуются интеграциями для объединения Asana с другими своими инструментами. С помощью интеграции Asana для Outlook они могут превращать поручения из электронной почты в задачи Asana, не выходя из почтового ящика. У них также есть возможность добавить любое письмо в качестве комментария к задаче, сокращая тем самым количество писем в ящике и не теряя при этом важную информацию. Интеграция Asana для Slack позволяет им видеть уведомления по проектам, оставлять комментарии и создавать новые задачи, не покидая платформу Slack. И, наконец, благодаря интеграции Zapier + Asana команда экономит время за счёт автоматизации большего количества своих процессов.

Такая чёткость позволяет с точностью предсказывать, сколько времени займёт работа, что также помогает замечать задержки в проекте, выявлять препятствия и возвращаться в колею. Вся команда работает эффективнее, потому что вся нужная ей информация централизована, синхронизирована и легкодоступна.

Раздражение от непонимания того, где находится информация, просто исчезло. Произошёл культурный сдвиг в зону антистресса. Все процессы стали намного проще.”

Согласовывайте проекты со стратегией с помощью управления программами

Управление программами — это более целостный подход к управлению несколькими проектами и связыванию этих проектов со стратегическими целями. Если управление несколькими проектами начинает ощущаться как жонглирование, которое вот-вот выйдет из-под контроля, попробуйте управление программами, чтобы получить более широкое представление о том, как проекты связаны между собой.