Projectinitiatie: De eerste stap naar succesvol projectbeheer

"Laten we bij het begin beginnen, een heel goede plaats voor de start." 

Wij zingen dan wel niet do-re-mi tegen de achtergrond van de Oostenrijkse Alpen, maar de wijze raad van Julie Andrews geldt net zo goed voor projectbeheer als voor muziek. Een goed begin legt een noodzakelijke basis voor succesvol projectbeheer. En met projectinitiatie kunt u ervoor zorgen dat u alle juiste vakjes aanvinkt voordat uw project van start gaat.   

Wat is projectinitiatie?

Projectinitiatie is de eerste stap om een nieuw project te beginnen. Tijdens de projectinitiëringsfase bepaalt u waarom u het project doet en welke bedrijfswaarde het zal opleveren, en gebruikt u die informatie om de belangrijkste belanghebbenden voor het project te winnen. 

De term "projectinitiatie" is afkomstig van een door het Project Management Institute (PMI) opgesteld model van vijf fasen. PMI schetst dit model in hun Guide to the Project Management Body of Knowledge, ook bekend als de PMBOK® Guide. Het model verdeelt de levenscyclus van een project in deze vijf fasen: 

• Projectinitiatie: Definieer uw project in grote lijnen en zorg voor draagvlak.

• Projectplanning: Gedetailleerde doelen stellen en een projectroutekaart maken.

• Projectuitvoering: Start uw project met behulp van de informatie uit de eerste twee stappen. 

• Projectprestaties: Doeltreffendheid meten aan de hand van belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's). 

• Projectafsluiting: Debriefing met belanghebbenden. 

Projectinitiatie vs. projectplanning

Tijdens de projectinitiatiefase definieert u uw project op hoog niveau, om de bedrijfswaarde ervan aan te tonen. Zodra u de steun van de voornaamste belanghebbenden hebt gekregen en hebt bewezen dat uw project haalbaar is, gaat u over naar de fase van de projectplanning. Daar definieert u uw specifieke doelstellingen, deliverables, en projectroutekaart in meer detail. U moet het zo zien: u wilt in de initiatiefase voldoende informatie verstrekken om goedkeuring te krijgen, en vervolgens tijd besteden aan het uitwerken van de details van de projectplanning nadat u groen licht hebt gekregen. 

Waarom is de projectinitiatiefase belangrijk? 

Een nieuw project beginnen is spannend, maar het is belangrijk om er zeker van te zijn dat uw initiatief werkelijk waarde zal toevoegen voordat u in de planningsfase springt. Dat is waar projectinitiatie om de hoek komt kijken: het biedt een gestructureerde aanpak om de business case van uw project aan te tonen en te bewijzen dat het werk dat u gaat doen haalbaar is. Projectinitiatie zorgt er ook voor dat u de belanghebbenden er al vroeg bij betrekt, zodat u essentiële middelen kunt veiligstellen, zichtbaarheid voor uw project krijgt, en kostbare hindernissen op de lange duur kunt voorkomen. 

Het projectinitiatieproces: 4 stappen om te beginnen

U hebt dus een aanlokkelijk nieuw projectidee bedacht - en nu? Hier leest u hoe u deze eerste fase van projectbeheer aanpakt en een stevige basis legt voor uw nieuwe project.

1. Stel een projectcharter of business case op

In deze eerste stap toont u aan waarom uw project nodig is en welk voordeel het zal opleveren. U kunt dit doen met een projectcharter of een business case. Deze twee documenten gaan uit van hetzelfde basisidee, aangezien ze allebei gebruikt worden om de belangrijkste projectdetails te schetsen en uw initiatief aan de belanghebbenden voor te leggen. Het belangrijkste verschil is de reikwijdte: u kunt een projectcharter gebruiken voor kleinere initiatieven, en een business case voor grotere projecten die veel middelen vergen. Zo kunt u bijvoorbeeld een projectcharter opstellen voor het herontwerpen van de homepage van uw bedrijf, en een business case voor een rebranding van het bedrijf als geheel. 

Ongeacht of u een projectcharter of een business case gebruikt: dit is uw kans om aan te tonen hoe uw project een toegevoegde waarde zal hebben voor uw bedrijf en waarom u specifieke middelen nodig hebt, zoals budget, uitrusting, of teamleden. Hier vindt u een ruwe schets van wat deze twee documenten gewoonlijk bevatten: 

Projectcharter

Een projectcharter laat zien waarom uw project belangrijk is, wat het inhoudt, en wie eraan zal werken - dit alles aan de hand van de volgende elementen: 

• Waarom: De doelen en het oogmerk van het project

• Wat: Het projectbereik, inclusief een schets van uw projectbudget

• Wie: Belangrijkste belanghebbenden, projectsponsors en projectteamleden

Business case

Een business case omvat alle onderdelen van een projectcharter, plus deze aanvullende elementen: 

• Een uitgebreide financiële analyse, met inbegrip van een raming van het investeringsrendement (ROI) die uw project zal opleveren 

• Een analyse van de projectrisico's en een risicobeheersplan

• Een actieplan met onder meer de manier waarop beslissingen zullen worden genomen (zoals een RACI-tabel), een communicatieplan, en de volgende stappen die u zult nemen als uw business case wordt goedgekeurd 

2. Identificeer de belangrijkste belanghebbenden en pitch uw project

Vervolgens moet u bepalen wie uw projectcharter of business case moet ondertekenen. Daartoe behoren de belangrijkste belanghebbenden die iets te zeggen hebben over het resultaat van uw project - bijvoorbeeld leidinggevenden, projectsponsors, of cross-functional teams die u om budget of middelen vraagt. Als u niet zeker weet wie uw belangrijkste belanghebbenden zijn, stel uzelf dan de volgende vragen: 

• Wie moet mijn project goedkeuren? 

• Wie zal middelen voor mijn project verschaffen? 

• Wie kan mijn project beïnvloeden? 

U kunt ook een analyse voor projectbelanghebbenden maken om er zeker van te zijn dat u geen belangrijke spelers over het hoofd ziet. Deze methode houdt in dat u de belanghebbenden in vier hoofdgroepen verdeelt: die met een grote invloed en een groot belang, een grote invloed en een gering belang, een geringe invloed en een groot belang, en een geringe invloed en een gering belang. Iedereen in de eerste groep (grote invloed en grote belangstelling) is waarschijnlijk een belangrijke belanghebbende, die uw project in de initiatiefase moet goedkeuren. 

Naast de voornaamste belanghebbenden is het nu ook een goed moment om andere personen te identificeren die de invloed van of belangstelling voor uw project kunnen ondervinden. Hoewel deze mensen uw initiatief niet officieel hoeven goed te keuren, kan het nuttig zijn hen al in een vroeg stadium op de hoogte te brengen, vooral als dit project van invloed zal zijn op hun werk. Ze kunnen misschien ook extra steun bieden in de vorm van inzicht of middelen.  

Als u in de initiatiefase de steun van de belanghebbenden krijgt, kunt u niet alleen zorgen voor goedkeuring, steun en middelen - het verhoogt ook de zichtbaarheid van het project en voorkomt kostbare hindernissen later in de levenscyclus van het project. 

3. Voer een haalbaarheidsstudie uit

U hebt uw project nu gepresenteerd, en aangetoond dat het een toegevoegde waarde heeft en past in het algemene strategische plan van uw bedrijf. Nu is het tijd om een haalbaarheidsstudie uit te voeren om te bevestigen dat uw project mogelijk is met de middelen die u ter beschikking hebt. 

Eenvoudig gezegd wordt in een haalbaarheidsstudie geëvalueerd of uw project een succes zou kunnen worden. Ze beantwoordt de volgende vragen: 

1. Beschikt mijn team over de nodige middelen om dit project te voltooien?

2. Zal er genoeg investeringsrendement (ROI) zijn om dit project de moeite waard te maken? 

Als u op beide vragen ja kunt antwoorden, hebt u een solide reden om met uw project door te gaan. Als uit uw haalbaarheidsstudie blijkt dat u niet genoeg budget of middelen hebt, hebt u een goede reden om terug te gaan naar de belanghebbenden en meer te vragen. En als de ROI van uw project niet hoog genoeg is, kunt u die gegevens gebruiken om uw projectplan aan te passen of om een geheel andere mogelijkheid na te streven. 

Heeft elk project een haalbaarheidssturdie nodig?

Haalbaarheidsstudies worden meestal gebruikt voor grotere projecten waarvoor aanzienlijke bedrijfsmiddelen nodig zijn. Voor kleinere projecten met een minimale impact op lange termijn hoeft u misschien geen haalbaarheidsstudie uit te voeren. U kunt deze stap ook overslaan als u in het verleden een soortgelijk project hebt geleid, uw concurrenten al succes hebben met een soortgelijk initiatief, of u in de afgelopen drie jaar een soortgelijke haalbaarheidsstudie hebt uitgevoerd. Bedenk wel dat een haalbaarheidsstudie tijd en middelen vergt, dus zorg ervoor dat het echt nodig is voordat u erin duikt. 

4. Stel uw team en tools samen

Nu uw project goedgekeurd is en de haalbaarheid ervan bewezen, kunt u eindelijk beginnen met het samenstellen van uw team, werkruimte en tools. Hier zijn enkele tips om u op weg te helpen: 

• Een goed team kan uw project tot een groot succes maken, en het kan tijd kosten om mensen met de juiste ervaring en vaardigheden te vinden. Het is een goed idee om zo snel mogelijk met dit proces te beginnen zodra uw project bevestigd is - vooral als u nieuwe werknemers moet werven of contractanten aan boord moet nemen. En afhankelijk van de procedures van uw bedrijf kan het zijn dat u van tevoren een aanvraag moet indienen om bestaande werknemers aan uw project te mogen toewijzen. 

• Bedenk hoe u uw teamstructuurkunt organiseren. Wilt u bijvoorbeeld een eenvoudige hiërarchische structuur met teamleden die rapporteren aan enkele teamleiders, of is het zinvoller om uw team op te delen per geografische regio?

• Waar u werkt kan invloed hebben op hoe u werkt. Als u van plan bent uw project op afstand te beheren, zorg er dan voor dat u de juiste infrastructuur hebt om een virtueel team te beheren. En als uw team ter plaatse zal werken, denk er dan aan dat u ruim voor de startvergadering van uw project kantoorruimte moet aanvragen. 

• Kies de juiste tools. Bedenk hoe uw team zal samenwerken aan dagelijkse taken. Bijvoorbeeld, gaat u e-mail gebruiken, Google docs, of meer robuuste projectbeheersoftware? Misschien wilt u een tool als Asanaoverwegen, waarmee u de teamcommunicatie op één plaats kunt centraliseren, taken kunt toewijzen met duidelijke eigenaars en vervaldatums, en gemakkelijk projecten kunt organiseren op een manier die op maat van uw team is gemaakt..

Volgende: Projectplanning

De projectinitiatiefase stelt u in staat een stevige basis voor uw project te leggen. Zij zorgt ervoor dat u de zakelijke behoefte aan uw project bewijst, de nodige goedkeuringen verkrijgt, de haalbaarheid van uw werk bevestigt, en een begin maakt met het samenstellen van uw team. 

Als dat gedaan is, kunt u de details van uw projectplan afwerken, en uw specifieke doelstellingen, deliverables, mijlpalen, en projectroutekaart bepalen. Een goede planning dus, en op veel mooie projecten (en successen) in het verschiet.