프로젝트 예산을 편성하고 예산에 맞춰 실행하는 방법

프로젝트가 자동차라면 예산은 연료입니다. 트럭에는 가솔린이 필요하듯이 프로젝트가 진행되려면 자금과 리소스가 있어야 합니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트가 연료 부족 없이 제때 도착해야 할 목적지에 다다를 수 있도록 가장 효과적인 방식으로 이러한 리소스를 계획하고 사용할 권한이 있습니다.

프로젝트 업무를 진행하는 데 프로젝트 예산이 필수적이기 때문에 확실한 예산 계획을 편성하여 그대로 실행하는 방법을 아는 것은 커리어 동안 개발할 수 있는 가장 중요한 프로젝트 관리 스킬 중 하나입니다.

프로젝트 예산이란?

프로젝트 예산은 어떤 용도로 언제까지 얼마를 지출할지 상세히 기술한 계획입니다. 예산 계획을 미리 세우고 이를 활용하여 프로젝트 지출을 모니터링하면 여러 프로젝트에서 흔히 발생하는 리소스 부족과 예산 초과를 줄일 수 있습니다. 실제로 Project Management Institute의 2021년 설문 조사에 따르면 지난 12개월간 조직의 프로젝트 중 62%만이 당초 예산 내에서 완료되었다고 보고되었습니다.

프로젝트를 시작하기 전에 예산을 정하면 업무 범위를 정하고 비용을 통제하는 데 도움이 됩니다. 또한 이해관계자에게 프로젝트의 당위성을 알려 필요한 자금을 지원받는 좋은 방법이기도 합니다. 상세한 지출 계획이 있으면 승인자가 목표에 얼마만큼의 비용이 필요한지 이해하는 데 도움이 되기 때문입니다. 또한 프로젝트가 진행됨에 따라 프로젝트를 기준점 삼아 실제 지출과 책정된 지출을 비교하여 추가 비용이 발생할 때 이를 줄일 수 있습니다.

프로젝트 예산을 편성하는 9가지 단계

프로젝트 예산을 편성하는 것은 어려워 보일 수 있지만 순서대로 단계를 따르면 충분히 할 수 있습니다. 지금부터 예산 편성 프로세스의 각 부분을 설명하겠습니다.

1. 프로젝트 목표 설정하기

프로젝트 목표는 프로젝트 종료 시까지 달성하기로 계획한 것입니다. 프로젝트 목표는 업무의 지향점을 이해하는 데 도움이 되고 나머지 프로젝트 계획을 수립하는 데 있어서 나침반 역할을 하기 때문에 프로젝트 목표 설정부터 시작하는 것이 좋습니다.

훌륭한 목표란 명확하게 정의되고 반증 가능하여 프로젝트가 끝났을 때 성공을 측정하는 벤치마크로 사용할 수 있는 목표입니다. 명확한 목표를 세우려면 SMART 방법론을 사용해 보세요. SMART는 구체적이고(specific), 측정 가능하고(measurable), 달성 가능하고(achievable), 현실적이며(realistic), 기한이 있는(time-bound) 목표를 의미합니다. 예를 들어 웹사이트의 방문자 수를 늘리려고 하는 경우, ‘분기 말까지 웹사이트 홈페이지에 유입되는 오가닉 트래픽을 10% 높이는 것’을 목표로 설정할 수 있습니다.

2. 프로젝트 범위 정의하기

목표를 설정한 후에는 이러한 목표를 달성하는 데 필요한 업무의 범위를 결정합니다. 프로젝트 범위는 수행할 업무와 수행하지 않을 업무, 그리고 염두에 둬야 할 마감일과 결과물과 같은 프로젝트의 경계를 설정합니다. 프로젝트 범위를 정의할 때에는 다음을 고려하세요.

• 이용 가능한 리소스: 목표로 삼고자 하는 특정한 결과물을 정하기 전에 이용 가능한 리소스를 잘 조사해야 합니다. 예산 한도가 정해져 있거나 프로젝트 팀의 업무 가능성에 제약이 있는 경우 이에 맞게 결과물을 조정해야 할 수 있습니다. 따라서 결과물과 필요한 리소스(이에 대해서는 나중 단계에서 다룹니다)에 대해 자세히 결정하기 전에 어떤 제약이 있는지 알아두는 것이 좋습니다.

• 시간의 제한: 프로젝트 기간이 촉박한가요? 아니면 필요한 만큼 시간을 확보할 수 있나요? 촉박한 프로젝트 일정은 리소스 비용에 영향을 미칠 수 있습니다. 예를 들어 마감일이 촉박하면 빨리 처리하는 대가로 프리랜서에게 더 많은 비용을 지급해야 할 수도 있습니다.

• 목표가 아닌 것: 프로젝트 범위에 포함되지 않는 것은 무엇인가요? 달성을 위해 노력할 필요가 없는 것이 무엇인지 식별하면 범위 변동과 잠재적인 과다 지출을 예방할 수 있습니다.

프로젝트 범위는 경계를 설정하는 것과 관련된 것임을 잊지 마세요. 프로젝트 범위는 달성하고자 하는 것이 무엇이며 어떤 유형의 업무를 하게 되는지 그리고 어떤 결과물이 바람직한지 이해하는 데 유용합니다.

3. 결과물을 하위 종속 관계로 나누기

다음으로 프로젝트 범위에 포함되는 모든 결과물의 목록을 작성하고 하위 종속 관계로 나누세요. 예를 들어 프로젝트 결과물 중 하나가 블로그 게시물을 발행하는 것이라면 다음과 같은 개별 항목으로 나눌 수 있습니다.

• 블로그 초안 작성

• 블로그 편집

• 디자인 이미지 제작

• Wordpress에 게시

• 소셜 미디어에 공유

이 방법을 사용하면 예산을 편성할 때 숨겨져 있는 프로젝트 비용을 포함할 수 있습니다. 예를 들어 블로그 게시물 전체에 대한 예산만 추산하려고 하면 프리랜서 편집자에 대한 시간당 요금이나 유료 소셜 게시물 가격과 같은 추가 비용을 누락할 가능성이 커집니다.

목록보다 다이어그램을 선호한다면 업무 분류 체계(WBS)를 작성해 보세요. 이 시각적 툴은 업무를 여러 수준으로 나누어 주요 목표가 최상단에서 시작하고 결과물과 하위 종속 관계가 그 밑으로 확장되어 가도록 되어 있습니다.

4. 필요한 리소스 목록 작성하기

모든 결과물과 하위 종속 관계를 작성했다면 이제 각 항목별로 필요한 리소스의 목록을 작성할 차례입니다. 최대한 구체적으로 작성하고 ‘리소스’가 단지 인력이나 장비만을 의미하는 것이 아닐 수도 있다는 점을 기억하세요. 교육이나 업무를 처리할 물리적인 공간과 같은 간접 비용도 포함될 수 있습니다.

우선 목록 작성을 시작할 때 고려해야 할 일반적인 프로젝트 비용 범주 몇 가지를 소개합니다.

• 팀 멤버: 누구에게 업무를 맡길 것인가요? 월급을 지급받는 사내 인력에게 맡길 것인지 시간을 기준으로 외부 인력을 고용해야 하는지 기록해야 합니다.

• 조달: 외부 리소스를 확보하려면 무엇을 해야 하나요? 예를 들어 사용하기에 좋고 영업 담당자와 커뮤니케이션하기에 가장 좋은 제품을 조사하고 툴을 구매하기 위해 팀 멤버가 필요할 수 있습니다.

• 교육: 팀 멤버가 기대 수준을 충족하려면 시간이나 리소스가 필요한가요? 직원이 새로운 직원을 교육하는 데 필요한 시간이나 새로운 스킬을 배우는데 필요한 강의 과정에 대해 고려하세요.

• 장비: 필요한 툴이 무엇인가요? 여기에는 추가 컴퓨터 모니터, 디자인 소프트웨어, 심지어 인터넷 서비스와 같은 것이 포함될 수 있습니다.

• 공간: 팀이 일하게 될 곳은 어디인가요? 예를 들어, 회의실이나 새로운 팀 멤버의 책상을 둘 공간이 필요한지 고려하세요.

• 조사: 필요한 데이터는 무엇인가요? 사용자 조사 연구, 웹 분석 또는 여론 조사와 같은 정보가 필요할지 생각해 보세요. 

• 전문 서비스: 법률 또는 마케팅 컨설턴트와 같은 외부 전문가를 채용해야 하나요? 

• 출장: 교통편, 숙박, 이동 중 식사를 위한 수당이 필요한가요? 

5. 금액 추산하기

결국, 예산은 비용을 추산한 것입니다. 미래를 예측할 수는 없지만 최대한 정확하게 추산하는 데 도움이 되는 방법이 몇 가지 있습니다. 한 가지만 고집할 필요는 없습니다. 프로젝트의 고유한 상황에 따라 이러한 접근 방식 몇 가지를 조합하여 사용할 수도 있습니다.

다음은 예산 편성에 사용할 수 있는 몇 가지 추산 기법입니다.

각 개별 항목의 비용을 추산하여 합산하기

종종 상향식 추산이라고도 불리는 이 방법은 해당 프로젝트에 포함되는 결과물과 하위 종속 관계를 정확히 파악하고 있는 경우에 사용하면 좋습니다. 만약 업무 분류 체계를 작성했다면 이미 이 방법을 쓸 준비가 잘 된 상태라고 할 수 있습니다.

만약을 대비하여 추산한 비용을 이러한 방식의 다른 비용과 비교해 볼 수 있습니다. 예를 들어, 과거에 비슷한 프로젝트에서는 어느 정도의 예산이 소요되었는지 확인해 보는 것입니다.

고정 금액에서 시작하여 거꾸로 나아가기

이 방식에서는 고정된 예산 금액에서 시작하여 여러 개의 결과물 또는 프로젝트 마일스톤으로 나눕니다. 거꾸로 생각해 나아가기 때문에 다소 어려울 수 있으며 이는 프로젝트 결과물에 어느 정도 비용이 소요될지 아직 모르는 상태라면 더 그럴 수 있습니다. 하지만 한정된 예산으로 어떤 목표를 달성할 수 있을지 판단해야 한다면 이 방식이 유용합니다.

이 방법을 사용해야 할 경우, 이러한 선택 사항 중 다른 하나와 결합하여 사용해 보세요. 예를 들어 달성 가능한 목표가 무엇인지 결정한 후 상향식 접근 방식을 택하여 중요한 부분을 놓치지 않았는지 확인합니다.

유사한 프로젝트와 예산 비교하기

이전의 프로젝트는 어떤 항목을 계획대로 (또는 계획을 벗어나) 지출했는지에 대한 실제 기록이라는 점에서 과거 데이터가 묻혀 있는 금광과 같습니다. 이러한 이유 때문에 간과된 비용이나 예기치 못한 상황이 지출에 영향을 미치는 방식을 확인하는 데 도움이 됩니다. 되도록이면 과거의 유사한 프로젝트를 통해 배운 점 이 무엇인지 살펴보아야 합니다.

여러 가지 상황 고려하기

다양한 결과가 나올 수 있는 복잡한 프로젝트의 경우 추산하는 것이 어려울 수 있습니다. 예를 들어 4월에 야외 이벤트를 계획 중이라면 날씨에 따라 비용이 달라질 것입니다. 예상치 못한 더위를 피하기 위해 천막이나 부채가 필요할 수 있고 너무 춥다면 난방 도구가 필요하며 우천 시에는 실내 장소를 알아봐야 할 것입니다.

이와 같은 경우 각각의 상황에 대해 지출을 추산하는 것이 좋습니다. 예산이 얼마나 유동적이냐에 따라 보수적으로 선택할 수도 있고 가장 금액이 많이 드는 상황에 맞춰 계획할 수도 있습니다. 또는 최악, 최선의 결과와 발생 가능성이 가장 높은 결과에 대한 예상 지출을 계산하여 세 가지 경우의 평균을 낼 수도 있습니다.

6. 따로 비상 자금 준비하기

때때로 예상치 못한 일이 발생하는 경우가 있습니다. 툴이 고장나고 일정이 변경되며 백 년에 한 번 나올까 말까 한 팬데믹이 일을 더 어렵게 만들기도 합니다. 아니면 비즈니스 자산을 할인된 가격에 구매할 수 있는 기회처럼 프로젝트 중에 기대하지 않았던 기회를 발견하게 될 수도 있습니다. 비상 준비금이 있으면 계획이 변경될 때 예산에 미치는 영향을 줄일 수 있습니다. 일반적으로 총 예산에서 5~10%를 비상금으로 떼어 놓을 것을 권장합니다.

예산 편성은 추산을 해 나가는 프로세스이기 때문에 항상 비상 자금을 포함해야 합니다. 만약 100% 정확한 예산을 수립하였고 추가 자금이 필요하지 않았다면 남은 자금으로 결산 결과를 개선할 수 있습니다.

7. 예산 작성하기

이 시점에서는 프로젝트의 결과물, 배정된 리소스, 추산 비용을 모두 식별했을 것입니다. 이제부터 실제 예산 문서 작성이라는 흥미로운 부분이 시작됩니다. 지금부터 핵심적인 구성 요소 몇 가지를 소개하겠습니다.

• 각 결과물, 하위 결과물, 필요한 리소스에 대한 개별 항목과 각각에 대한 예상 비용

• 각 리소스가 필요해지는 시기와 자금을 사용할 것으로 예상하는 시기에 대한 타임라인.

• 예산의 각 구성 요소를 담당하는 사람. 예를 들어, 프리랜서의 작업 시간과 청구서 추적은 보조 편집자가 담당한다는 것에 주목할 수 있습니다.

• 각 개별 항목에 대해 회사 예산의 어떤 부분을 사용할지 명확하게 규정한 문서. 예를 들어, 동영상 광고 제작에는 마케팅 부서의 예산을 사용하고 컴퓨터 업그레이드에는 IT 부서의 예산을 사용할 수 있습니다.

• 전체 프로젝트의 총지출 금액. 가능하다면 사용하게 될 부서별 예산에 대한 개별적인 총계를 포함하도록 하세요.

• 프로젝트 킥오프 후 편성된 비용 대비 실제 발생한 비용을 추적할 공간. 

프로젝트 예산 편성 툴

제대로 된 프로젝트 예산 편성 툴을 선택하는 것도 중요합니다. 선택한 프로그램에 총금액을 자동 계산하는 기능이 있어서 개별 항목을 조정할 때마다 일일이 수작업으로 재계산하지 않아도 되는지 확인하세요. 또한 선택한 툴로 예산을 쉽게 실시간 공유하고 업데이트할 수 있어야 모든 팀 멤버가 가장 최신 버전의 정보로 일할 수 있습니다.

기본적인 엑셀 스프레드시트부터 더 강력한 기능의 프로젝트 관리 소프트웨어까지 선택할 수 있는 옵션은 매우 많습니다. 당연한 이야기지만 저희는 Asana에 편파적입니다. 개별 항목의 입력과 총계 계산, 사용자 지정 필드 구성, 소유자 배정이 가능하고 팀원과 손쉽게 정보를 공유할 수 있는 Asana를 추천합니다. 실제 예산뿐만 아니라 지난 워크플로를 반복 사용할 수 있고, 프로세스 문서를 작성하며 프로젝트 예산 템플릿을 저장하여 어떤 단계든 누락되지 않도록 할 수 있습니다.

8. 지출 추적 계획 수립하기

예산은 편성한 대로 실행해야만 가치가 있습니다. 편성된 비용 대비 실제 발생한 비용을 얼마나 자주 확인할 것인지 미리 계획하여 잠재적인 문제가 너무 커지기 전에 완화하세요. 또한 예산이 초과되거나 남는 경우 어떻게 할 것인지도 미리 결정하세요.

Asana와 같은 툴의 좋은 점은 예산을 실시간으로 공유, 관리, 추적할 수 있다는 것입니다. 예를 들어 Asana의 전체 보고서 기능은 프로젝트에서 자동으로 데이터를 가져와 지출, 작업 상태, 완료된 마일스톤을 한 곳에 표시해 주기 때문에 프로젝트가 계획대로 진행 중인지 아닌지 확인하기 위해 여기저기 찾아볼 필요가 없습니다.

9. 주요 이해관계자로부터 승인 받기

이제 프로젝트 예산을 작성했으니 프로젝트 이해관계자와 공유하여 승인을 요청할 차례입니다. 여러분이 상세하게 작성한 계획은 승인자에게 각 개별 항목이 프로젝트 목표에 기여하는 방식을 매우 분명하게 보여 줄 것입니다.

프로젝트 예산 예시

예를 들어, 모바일 앱의 결제 단계를 업데이트하는 중이고 3분기에 평균 결제 시간을 25% 줄이는 것이 프로젝트 목표라고 가정해 보겠습니다. 이러한 목표를 달성하기 위해 두 가지 우선적인 결과물을 살펴보고 필요한 리소스를 계획하였습니다.

다음은 프로젝트 예산이 어떤 형태를 띠는지 보여주는 간단한 예시입니다. 각 항목별로 타임라인, 소유자, 추산 비용이 포함되어 있음을 주목하세요. 각 개별 항목에 대해 어떤 부서의 예산을 사용할지도 표시되어 있고 예산 승인과 실제 지출을 추적하기 위해 열이 추가되어 있습니다.

프로젝트 예산을 계획하여 스마트하게 지출하세요

잘 짜여진 예산은 계획, 승인, 실행을 비롯한 전체 프로젝트 라이프 사이클을 원활하게 진행하는 데 도움이 됩니다. 예산 편성 기술에 숙달된 후에는 프로젝트 팀이 핵심 목표를 달성하고 높은 품질의 결과물을 내놓기 위해 필요한 리소스를 확보할 수 있도록 하세요. 또한 계획대로 지출하기 위한 프로세스를 수립하면 예상치 못한 비용이 발생할 때 이를 해결하고, 예산 승인자의 신뢰를 얻으며, 탄탄한 프로젝트 성공 실적을 쌓아갈 수 있을 것입니다.

프로젝트 관리에 대해 더 알아보고 싶으신가요? 성공에 필요한 25가지 핵심 프로젝트 관리 스킬을 확인하세요.