프로젝트 관리를 위한 업무 분류 체계(WBS) 소개 및 사용 방법

업무 분류 체계(WBS)는 프로젝트를 시각적으로 분류하는 체계입니다. 업무 범위에서부터 시작하는 업무 분류 체계는 결과물이 결과물을 만들어 내는 프로젝트로 이어지는 과정을 보여줍니다.

업무 분류 체계는 시각적으로 표시되므로 워크플로 관리 소프트웨어와 프로젝트 관리 프레임워크를 조합하여 만들 수 있습니다. 이러한 수단에는 타임라인, 칸반 보드, 캘린더가 포함됩니다.

이 글에서는 업무 분류 체계를 만드는 방법과 포함해야 하는 내용을 자세히 설명하고 자신의 업무에 어떻게 적용하면 좋을지 예시를 통해 보여드립니다.

프로젝트 관리에서 업무 분류 체계란?

업무 분류 체계를 사용하면 계층 구조를 통해 프로젝트를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 업무 분류 체계를 통해 결과물을 하위 결과물로 분류하여 프로젝트를 시각화하고 핵심적인 종속 관계를 개략적으로 표시할 수 있습니다. 모든 업무 분류 체계는 다음과 같은 몇 가지 구성 요소로 이루어져 있습니다.

• 프로젝트 계획, 설명, 이름을 비롯한 프로젝트의 기준이 되는 정보 또는 범위 기술서

• 프로젝트 이해관계자

• 체계적으로 계획된 프로젝트 일정

• 프로젝트 결과물 및 이를 위한 하위 작업

프로젝트 매니저는 업무 분류 체계를 사용하여 팀이 복잡한 프로젝트 범위를 분류하고, 프로젝트 및 종속 관계로 연결된 결과물을 시각화할 수 있도록 도우며, 팀원에게 할 일 목록과 대비되는 시각적인 프로젝트 개요를 제공합니다.

이와 같은 요소를 가지고 하위 결과물의 계층적 구조를 바탕으로 업무 분류 체계를 만듭니다. 또한 프로젝트에는 필요한 업무와 전체적인 프로젝트 타임라인을 토대로 한 여러 단계가 포함될 수 있습니다.

업부 분류 체계의 2가지 유형

1. 결과물 기반 업무 분류 체계: 이 유형은 업무의 계층 구조를 결과물 지향적인 방식으로 나누는 것입니다. 복잡하게 느껴진다 해도 걱정하지 마세요. 포괄적인 프로젝트 범위를 살펴보고 이러한 범위를 구성하는 결과물로 업무를 나눈다는 것을 의미하는 것입니다. 이러한 접근 방식은 연간 수익 보고서를 작성하는 것처럼 명확한 결과가 있는 단기적인 프로젝트에 가장 좋습니다.

2. 단계 기반 업무 분류 체계: 이 방식에서는 일군의 작업을 하나로 묶는 업무 패키지를 만들기 위해 프로젝트 단계를 사용합니다. 그런 다음 이러한 작업 그룹을 단계별로 완료합니다. 단계 기반 업무 분류 체계는 향후 3년간 고객 유지율을 20%로 끌어올리려는 경우와 같이 결과를 명확하게 정의하기 어려운 장기 프로젝트에 사용하는 것이 좋습니다.

업무 분류 체계의 3가지 계층

업무 분류 체계의 계층으로 작업을 종속 관계별로 분류할 수 있습니다. 프로젝트는 저마다 서로 다른 특성이 있으므로 업무 분류 체계의 계층 역시 서로 다른 특성을 가집니다. 대부분의 프로젝트가 어떠한 형태로든 종속 관계를 가지고 있지만, 하위 종속 관계가 필요하지 않은 프로젝트도 있습니다.

업무 분류 체계에는 다양한 개수의 종속 관계 계층이 있을 수 있지만, 주로 세 가지 주요 계층이 있습니다. 각 계층은 상위 작업에 연결되어 있으며, 상위 작업을 완료하는 데 필요한 업무가 종속 관계로 분류되어 있습니다.

업무 분류 체계의 세 가지 주요 계층에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

계층 1: 상위 작업

업무 분류 체계의 첫 번째 계층은 프로젝트의 가장 간소화된 형태입니다. 이 계층은 상위 작업으로 구성되어 있기 때문입니다. 일반적으로 첫 번째 계층은 프로젝트 목표와 동일합니다.

예를 들어, 프로젝트 팀이 웹사이트 디자인을 개편하는 프로젝트를 진행한다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 업무 분류 체계의 첫 번째 계층은 다음과 같습니다.

• 새로운 웹사이트 디자인 출시하기

예시에서 알 수 있듯이, 첫 번째 계층은 간단하며 이해하기 쉽습니다. 첫 번째 계층은 기본적인 목표이며 다양한 프로젝트 관리 단계의 첫 단계입니다. 이러한 목표를 달성하는 데 필요한 업무는 두 번째 계층과 세 번째 계층에 자리합니다.

계층 2: 종속 관계 및 작업

여기서부터는 프로젝트의 규모에 따라 업무 분류 체계가 조금 더 복잡해집니다. 업무 분류 체계의 두 번째 계층은 종속 관계라고도 하는 상위 작업의 하위 작업으로 구성됩니다.

새로운 웹사이트 디자인을 출시하기 위해 필요한 작업의 예시를 살펴보겠습니다.

• 크리에이티브 브레인스토밍 세션 열기

• 브랜드 가이드라인 개편하기

• 메시징 프레임워크 만들기

• 로고 새로 디자인하기

• 새로운 사진 추가하기

두 번째 계층은 첫 번째 계층보다 약간 더 상세하지만 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 종속 관계를 거시적으로 설명한 개요입니다.

계층 3: 하위 작업

업부 분류 체계의 세 번째 계층에서는 종속 관계를 하위 종속 관계라고 부르는 관리하기 더 쉬운 구성 요소로 한 번 더 분류합니다. 프로젝트 라이프 사이클의 최하위 계층인 이 단계에서는 가장 상세하게 작업을 정의하게 됩니다. 이러한 실행 가능한 작업을 통해 필수 결과물을 모두 완료하기 위한 과정을 단순화할 수 있습니다.

위의 예시를 계속 이어가서 새로운 사이트 디자인에 사용할 수 있는 세 번째 계층 작업은 다음과 같은 것이 될 수 있습니다.

• 브랜드 색상 선정

• 브랜드 무드 보드 제작

• UX 디자이너 배정

• 목업 디자인 제작

• 목업 검토 및 승인

• 브랜드 사진 촬영 일정 수립

• 사진 크기 조정 및 편집

예를 통해 알 수 있듯이, 세 번째 계층에서는 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 작업이 훨씬 더 명확해집니다. 업무 분류 체계의 시각적 요소를 얼마나 구체적으로 표시하고자 하는지에 따라 계층을 추가할 수도 있습니다.

업무 분류 체계를 구성하는 요소

기본적으로 업무 분류 체계는 계층 구조를 시각적으로 구성한 축소된 버전의 프로젝트 계획입니다. 그러므로 업무 분류 체계는 목표, 결과물, 타임라인, 주요 이해관계자를 비롯하여 성공적인 프로젝트 헌장에 포함되는 모든 요소를 갖추고 있습니다.

업무 분류 체계를 만들려면 먼저 무엇을 포함할지 알아야 합니다. 모르더라도 걱정하지 마세요. Asana가 도와드리겠습니다. 지금부터 업무 분류 체계에 포함할 주요 요소를 살펴보겠습니다.

업무 분류 체계 사전

프로젝트 체계를 새로 구성할 때 업무 분류 체계 사전을 시작점으로 삼으면 매우 좋습니다. 바람직한 업무 분류 체계의 시각적인 특성상 상세하게 설명할 수 있는 여지가 많지 않기 때문에 업무 분류 체계 사전을 사용하면 각 작업을 더 자세하게 기술할 수 있습니다. 사전을 만드는 것은 프로젝트 팀 멤버가 알아야 할 상세 작업 정보를 더 쉽게 찾는 데 도움이 되는 중요한 부분입니다.

일반적으로 프로젝트 매니저가 사전을 만들지만, 다양한 부서에서 팀원들의 도움을 받으면 좋습니다. 이렇게 하면 사전을 최대한 유용하게 만들고 모든 작업을 정확하게 설명할 수 있습니다.

업무 분류 체계 사전에 포함해야 하는 필드는 다음과 같습니다.

• 작업 이름: 단어 몇 개 이내의 길이로 알기 쉽고 간단하게 만드세요.

• 설명: 좀 더 자세하게 기재하되 문장 한두 개를 넘지 않도록 하세요.

• 결과물: 여기에서는 구체적으로 적는 것이 좋습니다. 무엇을 완료해야 하는지 정확하고 명확하게 밝히세요.

• 예산: 지출 금액과 지출 항목, 지출 시기를 비롯한 예상 비용을 기재합니다.

• 마일스톤: 작업 일괄 완료와 같이 프로젝트 타임라인에서 중요한 시점을 지정합니다.

• 승인: 승인이 필요한 작업이 있다면 어떤 작업인지 기재합니다.

이 외에도 다양한 필드를 포함할 수 있지만, 고려해야 하는 중요한 점은 프로젝트에 참여하는 팀원이 다양한 작업을 완료하는 데 필요한 프로젝트 업무에 관해 정보를 찾을 수 있는 리소스를 만드는 것입니다.

작업 설명

작업 설명은 작업 이름과 목표에 대한 간략한 설명으로 이루어져 있습니다. 업무 분류 체계에는 상세한 설명을 제공할 수 있는 공간이 없으므로 추가적인 정보는 업무 분류 체계 사전에서 제공할 수 있습니다.

작업 설명의 목적은 팀원이 작업에 대한 정보를 쉽게 알아볼 수 있도록 가능한 한 간략하게 설명하는 것입니다. 그러므로 여기에서는 필요한 정보를 상세히 설명하느라 너무 많은 시간을 할애하지 않도록 해야 합니다.

작업 소유자

작업 소유자 배정은 업무를 책임지고 처리하고 커뮤니케이션을 수행하기 위해 포함해야 하는 중요한 정보입니다. 찾고자 하는 정보를 찾기 쉬울수록 작업 처리 속도가 더 빨라집니다. 대체로 프로젝트 매니저가 작업 소유자이지만 작업 유형에 따라 부문장이나 매니저가 작업의 소유자가 될 수 있습니다.

프로젝트 정보를 찾아 헤매느라 시간을 허비하는 것만큼 최악인 것은 없습니다. 작업 소유자를 배정하면 프로젝트 이해관계자가 적절한 사람에게 직접 질문할 수 있기 때문에 팀의 생산성을 높일 수 있습니다.

작업 예산

작업 예산을 항상 포함해야 하는 것은 아니지만 큰 예산이 필요한 프로젝트는 신중히 추적해야 합니다. 할당된 예산에 얼마나 근접했는지 쉽게 추적할 수 있도록 작업에 구체적인 예산 한도를 설정하는 것이 좋습니다.

예산을 추적하지 않으면 지출이 예산을 초과하여 수익률을 떨어뜨릴 수 있습니다. 그러므로 총예산뿐만 아니라 개별 작업 비용 또한 추적해야 합니다.

완료일

목표하는 완료일을 추적하는 것은 중요하다는 점에 누구나 동의할 것입니다. 그러므로 완료일이 변경되는 상황에 대비하는 것이 중요합니다.

할당된 타임라인이 서로 겹치는 여러 프로젝트를 관리하기란 어려울 수 있지만, 피할 수 없을 때가 있습니다. 진행 상태를 올바르게 추적할 수 있도록 타임라인이나 기타 프로젝트 관리 툴에서 각 작업을 관리해야 합니다. 적절한 툴을 사용하여 진행 상태를 추적하면 타임라인 지연을 실시간으로 포착하고 마감일이 몰려 원래 마감일을 놓치게 되는 문제를 방지하기 위해 조치를 취할 수 있습니다.

작업 상태

타임라인 추적과 더불어 작업 상태를 기록하는 것은 진행 상태를 신속히 확인하는 데 있어 중요합니다. 작업의 상태를 나타내는 여러 가지 방법이 있지만 일반적으로 '시작됨,' '진행 중,' '완료됨' 등과 같은 용어를 사용합니다.

작업 상태를 기록하면 진행 상태를 추적하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 팀의 생산성을 개략적으로 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 작업을 완료하지 못하는 팀이 특정 패턴을 보인다면 내재된 문제가 있을 수 있습니다. 이렇게 하면 팀의 업무량이나 커뮤니케이션과 관련하여 문제가 커지기 전에 해결책을 찾아 나설 수 있습니다.

업무 분류 체계 작성 방법

드디어 업무 분류 체계를 작성할 차례입니다. 업무 분류 체계는 계층 구조를 시각적으로 나타내는 형식이므로 다양한 수단을 사용할 수 있습니다. 무엇보다도 좋은 점은 팀에 맞는 최적의 수단을 선택할 수 있다는 것입니다.

많은 팀이 사용하는 시각적 수단에는 타임라인, 칸반 보드, 캘린더가 있습니다. 사용하는 소프트웨어에 따라 기능이 약간씩 다를 수 있습니다. 업무 분류 체계를 만드는 방법을 자세히 이해할 수 있도록 이 세 가지 수단을 살펴보겠습니다.

타임라인(또는 간트 차트)

타임라인은 다양한 색을 사용하여 보기 좋은 방식으로 업무를 시각화할 수 있는 훌륭한 툴입니다. 또한 타임라인은 업무 관리 체계에 꼭 필요한 기능을 제공합니다. 플로 차트 또는 간트 차트라고도 하는 타임라인의 몇 가지 기능은 다음과 같습니다.

• 기존의 스프레드시트 가져오기

• 진행 상태 추적하기

• 작업 조정하기

• 종속 관계에 따라 작업 연결하기

• 마감일 변동 사항 조정하기

• 작업 소유자 배정

• 일정이 없는 작업 저장하기

• 색상 추적 조정하기

• 계층별로 섹션 나누기

• 작업 필터링 및 정렬하기

기존의 스프레드시트를 가져오거나 타임라인 소프트웨어에서 직접 구축하는 등 다양한 방법으로 업무 분류 체계 작성을 시작할 수 있습니다. 타임라인은 시각적 레이아웃이 다르고 자유롭게 조정할 수 있는 기능을 갖추고 있으므로 칸반 보드와 캘린더와는 다릅니다. 팀에 알맞은 시각적 요소가 무엇인지 결정하는 것은 무엇을 선호하는지에 달려있습니다.

칸반 보드

칸반 보드는 타임라인과 비슷하지만, 시각적으로 구성된 방식이 다릅니다. 칸반 보드는 작업을 가로 선으로 정리하지 않으며 보드와 같은 형태로 설계되어 있습니다. 칸반 소프트웨어를 사용하면 다음과 같은 기능을 사용하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다.

• 진행 상태 추적하기

• 작업 조정하기

• 종속 관계에 따라 작업 연결하기

• 마감일 변동 사항 조정하기

• 워크플로 생성하기

• 한 곳에서 커뮤니케이션하기

• 제품 로드맵 계획하기

칸반 보드는 업무 분류 체계를 구축하는 데 사용할 수 있는 훌륭한 수단입니다. 또한, 일상에서 리소스 관리에 가장 많이 사용되는 툴 중 하나이기도 합니다. 칸반 보드의 가장 좋은 점 중 하나는 작업의 상세 정보를 미리 파악할 수 있다는 것입니다. 따라서 업무 분류 체계 사전을 만들 수 없을 때 칸반 보드를 사용하면 좋습니다.

칸반 보드를 사용하여 업무 분류 체계를 만드는 가장 좋은 방법은 먼저 칸반 보드에서 계층 구조를 구축하는 것입니다.

캘린더

업무 분류 체계를 만들기 위해 선택할 수 있는 세 번째 수단은 팀 캘린더 소프트웨어입니다. 앞서 설명한 두 가지 수단만큼 업무 분류 체계 작성에 많이 사용되지는 않지만, 프로젝트를 시각화할 수 있는 훌륭한 툴입니다. 특히, 대규모 프로젝트의 경우 일간, 주간, 월간 보기를 전환할 수 있어 유용합니다.

캘린더는 업무 분류 체계를 만드는 데 사용할 수 있는 훌륭한 툴으로, 앞서 소개한 두 가지 수단과는 다른 시각적 경험을 제공합니다. 캘린더를 사용하여 업무 분류 체계 작성을 시작하려면 먼저 기존에 사용하던 스프레드시트를 가져오거나 캘린더 소프트웨어에서 새로운 프로젝트를 구축할 수 있습니다.

업무 분류 체계 예시

업무 분류 체계를 구성하는 요소가 무엇인지 알아봤으니 이제 다양한 소프트웨어 툴을 사용하여 업무 분류 체계를 만드는 방법을 알아볼 차례입니다. 업무 분류 체계의 실제 예를 살펴보겠습니다. 업무 분류 체계를 만드는 데 사용하는 수단이 무엇인지에 따라 템플릿의 모습에 약간의 차이가 있을 수 있지만, 수단과 관계없이 업무 분류 체계에는 비슷한 작업 계층 구조와 계층이 포함되어야 합니다.

업무 분류 체계 작성에 도움이 되는 업무 분류 체계 예시를 준비했습니다.

업무 분류 체계 작성에 도움이 되도록 앞서 예를 든 프로젝트를 바탕으로 업무 분류 체계 예시를 만들었습니다.

업무 분류 체계 이름: 웹사이트 디자인

설명: 새로운 브랜딩을 바탕으로 이전 버전의 웹사이트 디자인을 개편합니다.

완료일: 2021년 9월 15일

예산: $50,000

첫 번째 계층:

1. 웹사이트 디자인 개편하기

두 번째 계층:

1. 브랜드 가이드라인 개편하기 (완료)

2. 메시징 프레임워크 만들기 (완료)

3. 로고 새로 디자인하기 (진행 중)

4. 새로운 사진 추가하기 (보류)

세 번째 계층:

1. 브랜드 가이드라인 개편하기

• 브랜드 색상 — Kat Mooney

• 브랜드 무드 보드 — Kat Mooney

• UX 디자인 — Ray Brooks

2. 메시징 프레임워크 만들기

• 헤드라인 — Daniela Vargas

• 미션 선언문 — Daniela Vargas

• 언어 가이드라인 — Daniela Vargas

3. 로고 새로 디자인하기

• 스케치 — Kabir Madan

• 목업 — Kat Mooney

• 최종 디자인 — Kat Mooney

4. 새로운 사진 추가하기

• 사진 촬영 — Kabir Madan

• 사진 편집 — Kat Mooney

• 최종 선정 — Kabir Madan

프로젝트의 규모, 복잡도, 타임라인, 선택한 소프트웨어에 따라 업무 분류 체계가 다른 모습을 띨 수 있다는 점에 유의하세요. 이러한 각 요소는 프로젝트의 종속 관계와 시각적 계층 구조를 형성합니다.

자신에게 맞는 업무 분류 체계를 만들어 보세요

업무 분류 체계는 생각하는 것만큼 만들기 어렵지 않습니다. 업무 분류 체계에 익숙해지고 나면 시각적 계층 구조나 프로젝트 작업을 추가하는 것만으로도 이점을 얻을 수 있습니다. 업무 관리 툴을 사용하면 시각적 요소를 선호하는 사람이나 언어적 요소를 선호하는 사람 모두가 자신에게 알맞은 업무 분류 체계를 선택할 수 있습니다.

Asana를 사용하면 목록, 타임라인, 보드, 캘린더 중에서 원하는 보기를 간편하게 선택할 수 있습니다. 일을 위한 일에 허비하는 시간을 줄이고 싶으신가요? Asana를 사용해 보세요.